Trong thời đại kỹ thuật số tăng trưởng như lúc bấy giờ, giao tiếp qua điện thoại không phải là điều quá mới lạ. Nhưng liệu bạn có chắc rằng mình đã biết giao tiếp một cách đúng đắn chưa ? Việc đó tưởng chừng rất đơn thuần nhưng lại yên cầu nhiều kỹ năng thiết yếu. Đặc biệt, khi bạn trao đổi với người mua, chỉ cần mắc phải một sai lầm đáng tiếc nhỏ cũng sẽ khiến họ không dễ chịu và rời khỏi cuộc trò chuyện .
Làm thế nào để tránh được những trường hợp đó ? Hãy cùng tò mò 10 kỹ năng giao tiếp qua điện thoại dưới đây để khiến bạn trở nên ấn tượng ngay từ phút mở màn .
Khi bạn gọi điện cho người mua, việc họ nhấc máy và dành thời hạn cho cuộc chuyện trò là vô cùng quý báu. Ậm ừ, không biết nói gì sẽ làm mất thời hạn của bạn và người nghe. Khách hàng sẽ cảm thấy không muốn liên tục trao đổi thông tin, thậm chí còn là tắt máy ngang. Muốn tránh điều đó, bạn nên sẵn sàng chuẩn bị trước nội dung cần nói, sắp xếp những sáng tạo độc đáo ra giấy sao cho hài hòa và hợp lý .
Theo thống kê, thời lượng “vàng” cho các cuộc gọi là từ 30 giây đến 1 phút đầu tiên. Vì vậy, bạn nên cân nhắc đưa những ý quan trọng lên đầu.
2. Luôn để sổ bút trước mặt
Trước khi giao tiếp với người mua, bạn hãy sẵn sàng chuẩn bị sẵn một cuốn sổ và cây bút nhằm mục đích ghi lại những thông tin quan trọng, đồng thời hãy chắc rằng bạn không bỏ lỡ bất kể cụ thể nào. Từ đó, bạn hoàn toàn có thể hiểu rõ người mua để dữ thế chủ động tương hỗ những câu hỏi hay vướng mắc của họ. Đặc biệt, khi người mua dữ thế chủ động gọi đến, bạn cần khai thác thông tin một cách vừa đủ nhất để thuận tiện cho những hoạt động giải trí chăm nom hay marketing sau này .
Đừng quên ghi lại những thông tin quan trọng trong cuộc gọi (Nguồn: Pixapay)
Việc ghi chú lại giúp bạn thanh tra rà soát thông tin hiệu suất cao, kiểm soát và điều chỉnh cuộc trò chuyện một cách hài hòa và hợp lý và thu được tác dụng mình muốn .
3. Chú ý đến thời điểm gọi điện thoại
Để cuộc trò chuyện của bạn thành công xuất sắc thì thời gian gọi điện thoại là một yếu tố rất quan trọng cần quan tâm .
Bạn nên tránh gọi vào thời hạn ngoài giờ thao tác, như sáng sớm, giữa trưa hoặc buổi tối, vì đây là lúc mọi người nghỉ ngơi, vui chơi và họ sẽ không muốn đảm nhiệm thêm bất kể thông tin gì. Để đạt hiệu suất cao hơn thì bạn cũng không nên gọi vào đầu giờ thao tác. Vào khoảng thời hạn này, mọi người thường tập trung chuyên sâu để xử lý việc làm và sẽ cảm thấy bực mình khi bạn làm phiền bằng cuộc gọi. Hãy khôn ngoan và lựa chọn những khung giờ thích hợp nhất để gọi điện .
Trong trường hợp người mua đề xuất liên hệ vào lúc khác, bạn nên khôn khéo hỏi xem khi nào tương thích để bạn gọi lại .
4. Xưng danh và nêu mục đích cuộc gọi
Khi gọi điện cho người mua, tiên phong bạn phải chào hỏi, xưng danh tính rõ ràng ( tên, vị thế hoặc tên công ty ) để người nghe biết bạn là ai. Bạn cũng nên nhắc lại thông tin của người nhận để chắc rằng mình đã gọi đúng .
Việc tiếp theo là bạn phải nêu mục tiêu của cuộc gọi. Điều đó giúp người nghe phân biệt được yếu tố mà bạn sắp nói, đồng thời cũng tạo cho họ một khoảng chừng thời hạn để thanh tra rà soát lại những thông tin tương quan .
5. Thể hiện thái độ thân thiện, tích cực
Khi giao tiếp qua điện thoại, người mua không hề nhìn nhận được hình thức bề ngoài, tác phong hay cử chỉ của bạn. Điều duy nhất để họ thấy được sự chuyên nghiệp qua cuộc hội thoại chính là thái độ và giọng điệu. Hãy giữ một giọng nói nhẹ nhàng, truyền cảm giúp mang lại cảm xúc tự do, dễ chịu và thoải mái cho người nghe .
Sự thân thiện giúp bạn tạo ấn tượng tốt với khách hàng (Nguồn: Oxbridge Academy)
Bên cạnh đó, bạn nên nở nụ cười khi trò chuyện với người mua. Có lẽ bạn nghĩ điều đó là không thiết yếu vì họ không hề nhìn thấy được. Nhưng thực sự nụ cười sẽ ảnh hưởng tác động đến giọng điệu của bạn đấy ! Sự vui tươi, nhiệt tình, biểu lộ thái độ thân thiện, luôn lắng nghe người mua sẽ tạo nên hiệu ứng tích cực cho cuộc chuyện trò .
6. Nói rõ ràng, dễ hiểu với tốc độ vừa phải
Khi gọi điện để tư vấn, thương lượng với người mua, bạn nên sử dụng từ ngữ dễ hiểu, tránh dùng những thuật ngữ chuyên ngành hoặc nói xen kẽ 2 ngôn từ. Như vậy người mua sẽ cảm thấy không dễ chịu và không hiểu bạn muốn nói gì hoặc cho rằng bạn là người thích bộc lộ .
Bạn nên nói với một vận tốc vừa phải, rõ ràng để người nghe nắm được nội dung và kịp thu nhận thông tin. Nói nhanh sẽ không giúp tiết kiệm chi phí thời hạn mà chỉ khiến bạn phải lặp lại lời nói nhiều lần và làm tốn thời hạn của cả hai bên .
7. Không để khách hàng độc thoại
Khi người mua là người gọi điện, họ thường đã chuẩn bị sẵn sàng rất kỹ nội dung cuộc trò chuyện và chuẩn bị sẵn sàng dữ thế chủ động đi vào yếu tố, đặt câu hỏi cho bạn … Họ sẽ nói nhiều, nhưng bạn đừng chỉ biết im re, hãy đáp lại họ bằng những câu như : “ Vâng ”, “ tôi hiểu ”, “ tôi đang nghe ”. Điều này biểu lộ rằng bạn vẫn đang lắng nghe và hiểu họ đang nói gì .
8. Không làm việc riêng khi nói chuyện
Khi chuyện trò điện thoại, bạn không nên thao tác riêng, như nhà hàng siêu thị hay lướt web … kể cả khi bạn là người nghe. Điều đó sẽ khiến bạn bị xao nhãng và bỏ lỡ nội dung, dẫn đến cuộc hội thoại hoàn toàn có thể sẽ bị gián đoạn .
Tập trung vào cuộc gọi khiến người nghe cảm thấy được tôn trọng (Nguồn: Kênh tuyển sinh)
Nếu đầu máy bên kia nhận ra bạn không tập trung chuyên sâu, họ sẽ nhìn nhận bạn theo khunh hướng xấu đi. Đồng nghĩa với việc, bạn đang bị nhìn nhận là thiếu nhã nhặn khi giao tiếp bằng điện thoại và khiến họ phật ý muốn kết thúc cuộc trò chuyện .
9. Tóm tắt lại nội dung trước khi kết thúc
Là người nói, bạn cần nhắc lại nội dung cuộc trò chuyện để chắc rằng đối phương đã nắm được tổng thể những nội dung đã trao đổi. Đồng thời việc này còn giúp bạn kiểm tra lại thông tin nếu có xô lệch và tránh được những rắc rối sau này .
Đây cũng là cách biểu lộ bạn rất chăm sóc tới yếu tố mà người mua san sẻ, khiến họ cảm thấy được tôn trọng và tin yêu bạn nhiều hơn .
10. Chào tạm biệt
Trước khi chào tạm biệt, bạn hãy thử ghi điểm tuyệt đối với khách hàng bằng câu chúc tốt lành hay một lời cảm ơn vì đã dành thời gian cho cuộc gọi. Điều này sẽ khiến họ cảm thấy vui vẻ, thoải mái, bên cạnh đó cũng thể hiện bạn là một người chu đáo, lịch sự. Đừng quên phải để khách hàng gác máy xuống trước bạn nhé!
Hãy nói lời chào tạm biệt trước khi kết thúc (Nguồn: Hope speak)
Trong kinh doanh thương mại, giao tiếp qua điện thoại là một công cụ tương hỗ đắc lực cho cuộc thương lượng giữa những bên. Việc quan tâm đến những hành vi tuy nhỏ sẽ tương hỗ cuộc trao đổi diễn ra suôn sẻ và mang lại hiệu quả tốt đẹp .
