Viết báo cáo là công việc điển hình trong đời sống công sở. Biết cách viết một báo cáo hiệu quả là một kỹ năng hữu ích có thể giúp bạn trở thành một nhân viên có giá trị cho bất kỳ công ty hay tổ chức nào. Trong bài viết này, Glints sẽ cùng bạn thảo luận về kỹ năng viết báo cáo và cách sử dụng báo cáo tại nơi làm việc, ngoài ra, chúng mình cũng sẽ xem xét cấu trúc cơ bản và các thành phần của báo cáo, cũng như các tips hiệu quả để viết một báo cáo thành công.
Báo cáo là gì?
Trước khi tìm hiểu về kỹ năng viết báo cáo, hãy cùng Glints mổ xẻ khái niệm báo cáo là gì. Báo cáo là một tài liệu bằng văn bản trình bày kết quả của một cuộc điều tra, dự án hoặc sáng kiến. Nó cũng có thể là một phân tích chuyên sâu về một vấn đề hoặc tập hợp dữ liệu cụ thể.
Mục đích của báo cáo là để thông báo, giáo dục và trình bày các lựa chọn và khuyến nghị cho hành động trong tương lai. Báo cáo là một yếu tố không thể thiếu của rất nhiều lĩnh vực, bao gồm khoa học, công nghệ, chăm sóc sức khỏe, tư pháp hình sự, kinh doanh và học thuật. Ngoài ra, một số nơi còn có vị trí chuyên biệt được gọi là báo cáo viên, những người phụ trách hầu hết các báo cáo cơ bản trong công ty.
Tầm quan trọng của kỹ năng viết báo cáo
Vậy tại sao kỹ năng viết báo cáo giải trình lại quan trọng ? Câu vấn đáp chính là vì tính ứng dụng và thực tiễn của nó. Rất nhiều ngành nghề coi việc viết báo cáo giải trình như một nghĩa vụ và trách nhiệm chính. Ví dụ, những bác sĩ phải viết những báo cáo giải trình y tế trình diễn những nghiên cứu và phân tích của họ về 1 số ít bệnh nhân và / hoặc trường hợp cấp cứu khẩn cấp. Các sĩ quan công an viết báo cáo giải trình phác thảo những cụ thể của những cuộc thẩm vấn và đối chất. Trong khi đó, những nhà quản lý dự án Bất Động Sản viết những báo cáo giải trình liên tục để update cho người giám sát của họ về cách một dự án Bất Động Sản đơn cử đang tăng trưởng. Điểm chúng chính là toàn bộ những báo cáo giải trình này phải được viết tốt, đúng chuẩn và hiệu suất cao .
Các loại báo cáo phổ biến
Có 1 số ít loại báo cáo giải trình khác nhau, tùy thuộc vào mục tiêu và người mà bạn trình diễn báo cáo giải trình của mình. Dưới đây là list những loại báo cáo giải trình thông dụng nhất :
- Báo cáo học tập: Kiểm tra mức độ hiểu của học sinh về chủ đề, chẳng hạn như báo cáo sách, báo cáo về các sự kiện lịch sử và tiểu sử
- Báo cáo kinh doanh: Xác định thông tin hữu ích trong chiến lược kinh doanh, chẳng hạn như báo cáo tiếp thị, bản ghi nhớ nội bộ, phân tích SWOT và báo cáo tính khả thi
- Báo cáo khoa học: Chia sẻ kết quả nghiên cứu, chẳng hạn như tài liệu nghiên cứu và nghiên cứu điển hình trên các tạp chí khoa học
Báo cáo kinh doanh
Các báo cáo giải trình hoàn toàn có thể được chia thành nhiều loại dựa trên cách chúng được viết. Ví dụ, một báo cáo giải trình hoàn toàn có thể là chính thức hoặc không chính thức, ngắn hoặc dài và có tính nội bộ hay công khai minh bạch .
Đọc thêm: Cách Báo Cáo Công Việc Cho Sếp: Kỹ Năng Báo Cáo Bạn Không Thể Bỏ Qua
Cấu trúc cơ bản của một báo cáo
Cấu trúc của một báo cáo giải trình nhờ vào vào loại báo cáo giải trình và mục tiêu viết báo cáo giải trình. Mặc dù những báo cáo giải trình hoàn toàn có thể sử dụng cấu trúc độc lạ khác nhau nhưng hầu hết đều tuân theo mẫu cơ bản sau :
- Tóm tắt ý chính: Cũng giống như phần tóm tắt trong một bài báo học thuật, phần tóm tắt ý chính là một phần độc lập tóm tắt những phát hiện trong báo cáo của bạn để người đọc biết về chủ đề của báo cáo. Chúng chủ yếu dành cho các báo cáo chính thức.
- Giới thiệu: Để thiết lập nội dung cho phần thân của báo cáo, phần giới thiệu của bạn có nhiệm vụ giải thích chủ đề tổng thể mà bạn sắp thảo luận, cùng với tuyên bố luận điểm và bất kỳ thông tin cơ bản cần biết nào trước khi bạn đi vào kết quả của riêng mình.
- Phần thân: Phần thân của báo cáo giải thích tất cả những khám phá chính của bạn, được chia thành các tiêu đề chính và tiêu đề phụ. Phần thân chiếm phần lớn toàn bộ báo cáo; trong khi phần giới thiệu và kết luận chỉ dài một vài đoạn, thì phần thân có thể kéo dài hàng trang.
- Kết luận: Kết luận là nơi bạn tập hợp tất cả các thông tin trong báo cáo của mình và đi đến một diễn giải hoặc đánh giá dứt khoát. Đây thường là nơi tác giả đưa ra ý kiến hoặc suy luận cá nhân của riêng họ.
Tuy nhiên, nếu bạn đã quen với cách viết một bài nghiên cứu và điều tra, bạn sẽ nhận thấy rằng việc viết báo cáo giải trình tuân theo cùng một cấu trúc giới thiệu-thân-kết, đôi lúc thêm phần tóm tắt. Báo cáo cũng thường có những nhu yếu bổ trợ riêng, ví dụ điển hình như trang tiêu đề và mục lục .
7 bước để viết một báo cáo chuyên nghiệp
Chọn một chủ đề chính cho báo cáo
Trước khi khởi đầu viết, bạn cần chọn chủ đề cho báo cáo giải trình của mình. Thông thường, chủ đề sẽ được chỉ định cho bạn, như với hầu hết những báo cáo giải trình kinh doanh thương mại, hoặc được xác lập trước bởi đặc thù việc làm của bạn, như với những báo cáo giải trình khoa học. Nếu đúng như vậy, bạn hoàn toàn có thể bỏ lỡ bước này .
Nếu bạn chịu nghĩa vụ và trách nhiệm chọn chủ đề của riêng mình, cũng như với rất nhiều báo cáo giải trình học thuật, thì đây là một trong những bước quan trọng nhất trong hàng loạt quy trình viết. Cố gắng chọn một chủ đề tương thích với hai tiêu chuẩn sau :
- Có thông tin đầy đủ: Chọn một chủ đề không quá chung chung nhưng cũng không quá cụ thể, đủ thông tin để điền vào báo cáo nhưng không quá nhiều đến mức bạn không thể bao quát hết.
- Đó là điều bạn quan tâm: Mặc dù đây không phải là một yêu cầu nghiêm ngặt, nhưng nó sẽ giúp ích cho chất lượng của báo cáo nếu bạn quan tâm đến chủ đề này.
Tiến hành nghiên cứu chủ đề
Với những báo cáo giải trình kinh doanh thương mại và khoa học, nghiên cứu và điều tra thường là của riêng bạn hoặc do công ty cung ứng — mặc dầu vẫn còn nhiều hoạt động giải trí tìm kiếm những nguồn bên ngoài ở cả hai loại báo cáo giải trình này .
Đối với những bài báo học thuật, bạn hầu hết tự điều tra và nghiên cứu, trừ khi bạn bắt buộc phải sử dụng tài nguyên của trường. Đó là một trong những nguyên do tại sao việc chọn đúng chủ đề lại quan trọng đến vậy ; bạn sẽ không tiến xa nếu chủ đề bạn chọn không có đủ điều tra và nghiên cứu sẵn có .
Nghiên cứu chủ đềĐiều quan trọng không kém khác biểu lộ kỹ năng viết báo cáo giải trình chính là bạn chỉ nên tìm kiếm những nguồn uy tín : tài liệu chính thức, những báo cáo giải trình khác, tài liệu điều tra và nghiên cứu, điều tra và nghiên cứu nổi bật, sách của những tác giả được kính trọng, v.v. Bạn cũng hoàn toàn có thể sử dụng nghiên cứu và điều tra được trích dẫn trong những báo cáo giải trình tựa như khác. Bạn thường hoàn toàn có thể tìm thấy rất nhiều thông tin trực tuyến trải qua những công cụ tìm kiếm, nhưng một chuyến ghé thăm thư viện cũng hoàn toàn có thể giúp ích cho bạn .
Tạo dàn ý cho báo cáo
Bước tiếp theo trong quy trình viết báo cáo giải trình là kiến thiết xây dựng dàn ý. Báo cáo của bạn thường sẽ gồm có những mục sau :
- Trang tiêu đề
- Mục lục
- Giới thiệu
- Điều khoản tham chiếu
- Tóm tắt ý chính
- Phát hiện
- Phân tích
- Phần kết luận
- Tài liệu tham khảo hoặc thư mục
Thứ tự của những phần này — và việc bạn có quyết định hành động đưa toàn bộ chúng vào hay không — tùy thuộc vào loại báo cáo giải trình đơn cử, độ dài của báo cáo giải trình và mức độ sang trọng và quý phái của nó. Điều quan trọng nhất cần làm khi viết dàn ý là gồm có tổng thể những phần thiết yếu và vô hiệu những phần thừa thãi không góp phần trực tiếp vào mục tiêu của báo cáo giải trình .
Viết bản nháp đầu tiên
Viết bản nháp tiên phong của báo cáo giải trình là một trong những quy trình tiến độ quan trọng nhất để kiến thiết xây dựng một bản báo cáo giải trình chuyên nghiệp. Mục đích của bản nháp tiên phong không phải là để viết một tài liệu tuyệt đối, mà là để lấy toàn bộ những điểm chính của thông tin ra khỏi đầu bạn và đưa lên trang giấy. Bạn sẽ có thời hạn để thêm vào và sửa đổi sau lần thử tiên phong này, thế cho nên, tiềm năng chính của bạn chỉ là sắp xếp tài liệu và nghiên cứu và phân tích của mình thành một bản nháp sơ bộ .
Trong khi viết bản nháp tiên phong của báo cáo giải trình, bạn hoàn toàn có thể sẽ tìm thấy những lỗ hổng trong tài liệu hoặc lỗ hổng trong nghiên cứu và phân tích của mình. Ghi lại những yếu tố này, nhưng đừng cố xử lý chúng khi bạn viết. Thay vào đó, hãy hoàn thành xong bản nháp và lưu phần xử lý yếu tố khi bạn mở màn quy trình sửa đổi .
Phân tích dữ liệu và ghi lại kết quả
Trọng tâm của mọi báo cáo giải trình là phần “ phát hiện ”, tức là phần bạn trình diễn và diễn giải tài liệu của mình. Ví dụ, so với một kế toán viên, những phát hiện hoàn toàn có thể tương quan đến việc lý giải tại sao CP của công ty giảm trong quý trước. Đối với một nhà khoa học thiên nhiên và môi trường, những phát hiện của báo cáo giải trình hoàn toàn có thể gồm có một bản tóm tắt về một thí nghiệm về nhựa phân hủy sinh học và hiệu quả hoàn toàn có thể ảnh hưởng tác động ra làm sao đến những giải pháp quản trị chất thải .
Phân tích dữ liệuPhần phát hiện phải luôn cung ứng thông tin có giá trị tương quan đến chủ đề hoặc yếu tố bạn đang xử lý, ngay cả khi tác dụng không được lý tưởng. Nếu bạn Tóm lại rằng tài liệu không vừa đủ hoặc chiêu thức điều tra và nghiên cứu có sai sót, bạn sẽ cần lý giải điều này một cách chuyên nghiệp và thận trọng .
Đề xuất các giải pháp hoặc hành động liên quan
Phần cuối cùng của nội dung báo cáo là (các) đề xuất của bạn. Sau khi kiểm tra dữ liệu và phân tích chúng, bạn có đủ điều kiện để trình bày ý tưởng về những hành động nên được thực hiện để đáp ứng với những phát hiện của bạn. Ví dụ: sau khi xem xét số giờ làm thêm mà nhóm của họ đang làm việc, người quản lý dự án có thể đề xuất việc tuyển thêm một thành viên khác.
Chỉnh sửa và phân phối báo cáo
Giai đoạn sau cuối của việc viết báo cáo giải trình là sửa đổi nó một cách kỹ lưỡng. Bạn sẽ cần sửa đổi những lỗi ngữ pháp, lỗi chính tả và lỗi đánh máy .
Bạn cũng sẽ cần kiểm tra lại tài liệu của mình, bảo vệ rằng những trích dẫn của bạn là đúng chuẩn và đọc hàng loạt tài liệu để bảo vệ nó trình diễn một câu truyện mạch lạc. Nếu báo cáo giải trình sẽ được nhiều fan hâm mộ đọc, bạn hoàn toàn có thể quyết định hành động nhờ người khác đọc lại báo cáo giải trình hoặc đưa ra quan điểm của họ về mức độ dễ đọc của nội dung .
Phân phối báo cáo giải trình hoàn toàn có thể có những hình thức khác nhau tùy thuộc vào nghề nghiệp đơn cử của bạn. Bạn hoàn toàn có thể gửi email cho người giám sát của mình, trình diễn trong cuộc họp nhân viên cấp dưới hoặc xuất bản nó trên tạp chí. Bất kể nó được đọc thế nào và ở đâu, tiềm năng của bạn luôn là tạo ra một tài liệu ngắn gọn, không thiếu thông tin và hiệu suất cao để góp thêm phần tăng hiệu suất tại nơi thao tác .
Đọc thêm: Cách Viết Báo Cáo Thực Tập & 5 Lưu Ý Để Bài Báo Cáo Hoàn Hảo
Một vài tips giúp bạn viết báo cáo hiệu quả
Dưới đây là 1 số ít gợi ý giúp bạn cải tổ kỹ năng viết báo cáo giải trình :
- Hiểu đối tượng mục tiêu của bạn: Bạn cần hiểu báo cáo này dành cho ai, tại sao họ cần thông tin này và bạn muốn họ làm gì sau khi đọc nó. Thấu hiểu đối tượng đọc sẽ giúp bạn định hướng phong cách báo cáo và đảm bảo truyền đạt thông tin của mình một cách hiệu quả.
- Đọc lại cẩn thận: Không gì có thể làm hỏng một báo cáo chất lượng ngoại trừ một lỗi đánh máy bị bỏ sót. Trước khi bạn gửi hoặc trình bày báo cáo của mình, hãy nhớ đọc lại cẩn thận xem có lỗi nào hay không.
- Hãy cởi mở khi nhận phản hồi: Tùy thuộc vào chức danh công việc của bạn, bạn có thể nhận được những lời chỉ trích hoặc phản hồi về (các) báo cáo của mình. Cố gắng tiếp thu và cởi mở đối với chúng. Nếu bạn sẵn sàng nhận phản hồi và thực hiện các đề xuất của cấp trên, kết quả là kỹ năng viết báo cáo của bạn sẽ được cải thiện.
- Sử dụng thời gian của bạn một cách khôn ngoan: Viết một báo cáo chất lượng có thể mất từ vài giờ đến vài tuần. Trước khi bạn bắt đầu, hãy đảm bảo sắp xếp thời gian hợp lý và đặt lịch viết thường xuyên và cho cả các công việc hàng ngày để giữ tiến độ của bạn đi đúng hướng.
Kết
Vậy là Glints đã cùng bạn tìm hiểu kỹ năng viết báo cáo và cách tiếp cận cơ bản khi bắt đầu một báo cáo bất kỳ. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn nhanh chóng làm quen với một trong số các loại văn bản thường thấy tại nơi làm việc. Nếu cảm thấy thích thú với các nội dung tương tự, hãy ghé qua Blog của Glints để cập nhật thêm nhiều tips thú vị dành cho dân văn phòng nhé!
Bài viết có hữu dụng so với bạn ?
Đánh giá trung bình 3.7 / 5. Lượt nhìn nhận : 3 Chưa có nhìn nhận nào ! Hãy là người tiên phong nhìn nhận bài viết. Chúng tôi rất buồn khi bài viết không hữu dụng với bạn Hãy giúp chúng tôi cải tổ bài viết này ! Làm sao để chúng tôi cải tổ bài viết này ?
Tác Giả
