Phần mềm PowerPoint là một trong những ứng dụng tin học văn phòng phổ biến nhất bên cạnh Word và Excel. Ứng dụng được sử dụng trong mọi hoạt động nhằm giúp người sử dụng tạo được những bài báo cáo, bài thuyết trình chuyên nghiệp cho công việc, học tập. Vì vậy, việc thành thạo cách làm slide thuyết trình sẽ giúp bạn ghi điểm trong mắt các thầy cô, sếp của mình. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách làm PowerPoint thuyết trình cho những người mới bắt đầu, cùng theo dõi ngay bạn nhé!
Vì sao phải sử dụng Powerpoint?
PowerPoint là một trong số các phần mềm của Bộ công cụ Microsoft Office, là phần mềm cho phép trình chiếu nội dung qua các slide nhằm truyền tải thông tin. Người dùng có thể tạo các slide thuyết trình để phục vụ, hỗ trợ cho các buổi thuyết trình hay báo cáo công việc. Với những công dụng hữu ích và tuyệt vời này, Powerpoint được sử dụng phổ biến và rộng rãi cho quá trình giảng dạy, học tập và làm việc. Tùy vào từng nhu cầu mà PowerPoint được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau bao gồm:
- Giúp thầy cô giáo, giảng viên trong những tổ chức triển khai giáo dục tạo bài giảng sinh động, trực quan cho lớp học .
-
Sử dụng cho các mục đích cá nhân như lập bản đồ tư duy và trình chiếu ảnh gia đình.
- Tạo tài liệu bán hàng và tiếp thị .
- Tạo bài thuyết trình tại những sự kiện như đám cưới, lễ kỷ niệm, mừng thọ mang dấu ấn riêng
- Tạo bài thuyết trình trình diễn cho những loại sản phẩm / dịch vụ, dự án Bất Động Sản, ngân sách và kinh tế tài chính của doanh nghiệp
- Tạo lịch biểu, báo cáo giải trình, biểu đồ và đồ thị cho từng ngành .
Hướng dẫn những thao tác cơ bản để làm PowerPoint thuyết trình đẹp
Một bài thuyết trình PowerPoint đẹp, ấn tượng và chuyên nghiệp không riêng gì nhờ vào vào những nội dung mà còn cần đến người thao tác hoàn thành xong bài thuyết trình. Chính thế cho nên, tìm hiểu thêm những bước dưới đây để làm slide thuyết trình đẹp và ấn tượng người nhìn nhất nhé !
Chọn giao diện, hình nền cho slide
PowerPoint có sẵn nhiều mẫu giao diện được cài sẵn mà bạn hoàn toàn có thể lựa chọn theo nhu yếu của mình hoặc tương thích với chủ đề của bài thuyết trình. Mỗi giao diện có một sắc tố và phong cách thiết kế khác nhau, nếu như khó để đưa ra được giao diện tương thích thì người sử dụng nên chọn những giao diện và hình nền có sắc tố trung tính, ví dụ điển hình như xanh lam, trắng và hồng nhạt .
Để xem những bảng chủ đề có sẵn, bạn hãy vào mục “ Design ” trên thanh Menu và chọn vào hình tượng hình tam giác bên cạnh nó để lan rộng ra giao diện. Sau khi thực thi, lựa chọn hình nền tương thích mà bạn muốn sử dụng cho bài thuyết trình của mình .
Ngoài cách này, bạn hoàn toàn có thể sử dụng hình ảnh được lưu ngay tại máy tính để làm hình nền cho trang slide của mình bằng cách chọn mục “ Format Background ” trong tab Design. Kế đó, chọn vào ô “ Picture or texture fill ” và tại phần “ Insert picture from ” chọn mục File. Cuối cùng, sau khi đến nơi tàng trữ chọn ảnh muốn chèn làm hình nền cho slide và nhấn Open để tải ảnh lên .
Tạo một slide mới
Một bài thuyết trình bằng powerpoint gồm có nhiều slide gộp lại như slide ra mắt và những slide chức nội dung. Để thực thi thao tác tạo một slide mới, bạn thao tác những bước như sau :
- Vào mục Home và chọn “ New Slide ”
- Sau khi chọn, nhiều định dạng mẫu slide sẽ được hiển thị và bạn chỉ cần chọn một trong những mẫu tương thích với nội dung của bài thuyết trình hoặc báo cáo giải trình bạn đang triển khai
Trường hợp nếu muốn sử dụng slide mới có cùng kiểu định dạng với slide trước đó, bạn chỉ cần nhấn chuột phải vào slide đó và chọn mục “ Duplicate Slide ”
Thêm nội dung trong slide
Một bài thuyết trình không hề thiếu phần nội dung. Sau khi chọn được giao diện tương thích thì cần đưa những nội dung vào bài, tùy cách trình diễn mà nội dung trên slide gồm có chữ viết, video hay biểu đồ, âm thanh hay hình ảnh. Trong những định dạng slide, PowerPoint đã có sẵn khung, bạn chỉ cần nhấp vào khung và nhập nội dung muốn biểu lộ. Nếu muốn thêm khung để nhập thông tin thì bạn chọn mục Insert và chọn Textbox. Tiếp đó click chuột vào vị trí cần thêm khung và nhập nội dung cần chèn vào slide .
Ngoài ra, để slide của bạn thêm phần đẹp mắt và mê hoặc bạn hoàn toàn có thể chèn thêm nội dung theo những dạng như Table ( chèn bảng ), Image ( chèn hình ảnh ), Shape ( chèn hình học hoặc ký hiệu ), Chart ( chèn đồ thị ), Video, … Thao tác thực thi vô cùng thuận tiện và đơn thuần, chỉ cần vào mục Insert và chọn dạng nội dung muốn chèn .
Định dạng văn bản trong slide
Để bài thuyết trình được thích mắt và giúp mọi người dễ xem cũng như dễ theo dõi, những bạn cần sửa đổi và đổi khác một số ít định dạng như font chữ, cỡ chữ, sắc tố hay những hiệu ứng cho chữ. Một vài quan tâm về việc định dạng văn bản trong slide mà bạn cần quan tâm khi triển khai, đơn cử :
- Lựa chọn phông chữ và những hiệu ứng dễ đọc .
- Sử dụng màu phông chữ và màu nền tương phản với nhau để nội dung của bài được điển hình nổi bật
- Ngoài ra, kích cỡ phông chữ tối thiểu được sử dụng là 28, đặt lượng văn bản tương thích trong một slide
- Hạn chế sử dụng nhiều màu chữ, kiểu chữ trên cùng 1 slide
Tìm hiểu thêm:
Chọn hiệu ứng thích hợp
Việc chọn hiệu ứng trong Powerpoint giúp việc trình diễn slide trở nên sinh động và ấn tượng người xem hơn cũng như tăng thêm tính chuyên nghiệp cho người triển khai. Một số hiệu ứng hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm như Hiệu ứng hình ảnh, hiệu ứng đồ thị, hiệu ứng văn bản, hiệu ứng chuyển slide, …
Để thêm hiệu ứng cho một đối tượng người tiêu dùng, tiên phong bạn nhấp chuột vào đối tượng người dùng cần thêm hiệu ứng, sau đó chọn tab Animation trên thanh menu và chọn hiệu ứng thích hợp cho từng đối tượng người dùng trên slide. Ngoài ra, bạn cũng hoàn toàn có thể tùy chỉnh thời hạn Open những hiệu ứng sao cho tương thích nhất ở trong mục Duration .
Tạo slide master trên Powerpoint
Slide master được sử dụng trong PowerPoint để định dạng slide nhằm mục đích tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn và đơn thuần hóa những thao tác định dạng từ chữ, giao diện, bố cục tổng quan, hiệu ứng hoạt động, … Người dùng sẽ định dạng slide tiên phong một lần và sử dụng công cụ Slide Master cho những slide còn lại .
Để tạo Slide Master trong PowerPoint, bạn cần bấm chọn vào tab View và chọn mục Slide Master. Trong mục Slide Master, bạn cần thiết lập định dạng cho hàng loạt những trang slide trong cùng 1 file và không được nhập nội dung tại đây .
Trình chiếu slide
Sau khi triển khai xong việc tạo nội dung và hiệu ứng cho slide của mình một cách hoàn hảo, bạn hoàn toàn có thể khởi đầu trình chiếu slide theo 2 cách :
Cách 1: Thực hiện trình chiếu slide từ trang đầu đầu tiên bằng cách nhấn phím F5 trên bàn phím hoặc chọn Slide Show -> From Beginning.
Cách 2: Trình chiếu slide từ trang đang mở bằng cách nhấn tổ hợp phím Shift + F5 trên bàn phím hoặc chọn Slide Show -> From Current Slide.
Nhấn vào mũi tên phải hoặc mũi tên xuống, click chuột hoặc nhấn Enter để chuyển sang slide tiếp theo. Nhấn mũi tên trái hoặc mũi tên lên để quay lại trang trình diễn trước đó. Nếu bạn cần thoát trình chiếu để sửa đổi những trang chiếu theo ý muốn bạn chỉ cần nhấn Esc để thoát .
Lưu slide
Sau khi trình chiếu và sửa đổi, để lưu file PowerPoint trên máy tính, bạn chọn vào tab File trên thanh menu tiếp đó chọn mục Save và chọn nơi tàng trữ sau cuối là lưu file dưới định dạng. pptx hoặc. ppt .
Một số kỹ năng để làm PowerPoint thêm phần độc đáo, ấn tượng và chuyên nghiệp.
Để thêm phần ấn tượng, độc lạ cũng như tăng tính chuyên nghiệp cho bài thuyết trình của mình thì bạn cần trau dồi và rèn luyện thêm một số ít kỹ năng. Tham khảo những kỹ năng sau đây :
Chèn clip vào slide
Chèn video vào slide giúp người nghe thuận tiện hiểu và nắm rõ được yếu tố mà bạn đang trình diễn cũng như thuận tiện theo dõi được hơn. Với cách làm này bài thuyết trình của bạn sẽ ghi được dấu ấn và tăng thêm phần độc lạ hơn trong mắt người theo dõi .
Sau khi chèn video, trên thanh menu sẽ hiện hai công cụ gồm :
- Video Tools được cho phép chèn đoạn video ngắn thuận tiện cũng như sửa đổi nhanh gọn, thuận tiện
- Video Format được cho phép người sử dụng đổi khác sắc tố, tạo hiệu ứng cho video như đổ bóng, tạo khung hay phản chiếu, …
Chọn lựa màu sắc phù hợp
Màu sắc cũng là một yếu tố quyết định hành động bài PowerPoint có đẹp và để lại ấn tượng cho người xem hay không. Khi làm slide bạn nên sử dụng hòa giải những gam sắc tố để tăng thêm phần ấn tượng và tính link trong bài thuyết trình. Nhờ đó giúp nội dung bài PowerPoint được sinh động và người xem thuận tiện chớp lấy và theo dõi thông tin hơn .
Sử dụng hình chất lượng cao
Trong một bài PowerPoint thì không thể nào thiếu hình ảnh chính thế cho nên việc hình ảnh chất lượng, không bị vỡ hình sẽ đem đến cảm xúc tự do hơn cho người xem. Thêm vào đó, bạn cũng cần kiểm soát và điều chỉnh kích cỡ và chọn vị trí bức ảnh sao cho hòa giải với toàn diện và tổng thể slide nhất .
Lựa chọn bố cục phù hợp
Việc sắp xếp một bố cục tổng quan nội dung tương thích trên slide giúp người xem thuận tiện quan sát và dễ theo dõi bài thuyết trình hơn. Đồng thời, việc lựa chọn bố cục tổng quan tương thích sẽ tác động ảnh hưởng tới những yếu tố khác như hình ảnh, sắc tố cũng như nội dung trình diễn của bài thuyết trình. Ngoài ra, để thuận tiện bạn hoàn toàn có thể sử dụng sẵn những layout có trong PowerPoint .
Sử dụng hiệu ứng animation sinh động
Sử dụng hiệu ứng Animation giúp các hình ảnh và chữ được chuyển động sinh động khi xuất hiện trong bài PowerPoint. Để quyết định được hiệu ứng animation phù hợp cho bài thuyết trình, bạn có thể chọn Preview để xem trước hiệu ứng.
Thiết kế Infographic
Khi làm bài thuyết trình không hề tránh được những chủ đề cần tới bảng số liệu hay những bảng thống kê toàn những con chữ và số lượng. Thiết kế Infographic sinh ra để xử lý những yếu tố này, với phong cách thiết kế này người theo dõi sẽ ấn tượng và thấy lôi cuốn hơn về bài thuyết trình của bạn .
Tham khảo một số slide thiết kế khác
Tham khảo các slide thiết kế khác từ internet hoặc bạn bè có thể giúp bạn có thêm ý tưởng về bố cục và hình thức của nội dung hiển thị trong slide PowerPoint của mình. Nhờ đó làm cho bài thuyết trình của bạn trở nên chuyên nghiệp và độc đáo hơn.
Những nguồn tham khảo, học hỏi để cải thiện kỹ năng làm PowerPoint thuyết trình
Theo dõi các kênh social hướng dẫn và đào tạo cách làm PowerPoint thuyết trình
Ngày nay, những trang mạng xã hội ngày càng tăng trưởng và phổ cập thoáng đãng trong đời sống. Đây là nguồn tài liệu tuyệt vời để bạn học hỏi thêm nhiều kiến thức hữu dụng như cách tạo slide thuyết trình thích mắt. Ngoài tìm hiểu và khám phá trải qua những website hướng dẫn cách làm slide thì bạn hoàn toàn có thể tham gia những nhóm, forum trên Facebook hay xem video hướng dẫn trên YouTube và Tiktok để cải tổ kỹ năng .
Tham khảo thông qua tài liệu và giáo trình
Bên cạnh việc tìm nguồn tìm hiểu thêm, kỹ năng và kiến thức trải qua internet thì một nguồn tìm hiểu thêm truyền thống lịch sử đó là học từ những tài liệu và sách giáo khoa. Những tài liệu, giáo trình này bạn hoàn toàn có thể mua lại ở những nhà sách và những trang bán hàng trực tuyến hoặc xin lại từ những anh chị khóa trước. Những bạn cũng cần chọn những loại giáo trình và tài liệu tìm hiểu thêm tương thích để hoàn toàn có thể thuận tiện học và thực hành thực tế .
Lời kết
Trên đây là hàng loạt những san sẻ của FPT Arena về cách làm PowerPoint đơn thuần cho người mới mở màn để hoàn thành xong một bài trình chiếu đẹp và chuyên nghiệp nhất. Ngoài ra, bài viết con cung ứng 1 số ít kỹ năng để hoàn toàn có thể làm slide PowerPoint đẹp và ấn tượng. Mong rằng những san sẻ của chúng tôi bạn đọc đã có thêm kinh nghiệm tay nghề cũng như những kiến thức và kỹ năng hữu dụng. Nếu bạn có bất kể vướng mắc hay do dự về bài viết, đừng ngại ngần mà hãy liên hệ ngay với FPT Arena để được tương hỗ, giải đáp ngay nhé !
