Chắc hẳn không ai có thể phủ nhận vai trò quan trọng của tin học văn phòng trong cuộc sống hiện nay. Nó giúp chúng ta có cơ hội để tiếp cận với nền công nghệ tiên tiến, hiện đại, nâng cao hiểu biết. Tuy nhiên, tin học văn phòng bao gồm những nội dung gì? Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp kỹ năng máy tính cơ bản giúp bạn có cái nhìn tổng quát để rèn luyện các kỹ năng cần thiết phục vụ cho công việc của mình.
Tin học văn phòng là kỹ năng bắt buộc phải có của những sinh viên mới ra trường lúc bấy giờ nếu muốn tìm được một việc làm tương thích. Đó hầu hết là những kỹ năng như soạn thảo văn bản, nhập tài liệu, nén file hoặc giải nén file, sử dụng 1 số ít hàm cơ bản để thống kê giám sát hoặc tìm kiếm, tổng hợp thông tin trên mạng .
Trong thời đại cách mạng công nghiệp, máy tính là một ý tưởng quan trọng làm biến hóa trọn vẹn cục diện quốc tế. Máy tính cùng với sự sinh ra của tin học văn phòng giúp con người khai thác được nguồn thông tin vô tận để giải quyết và xử lý thông tin một cách hiệu suất cao, nhanh gọn đồng thời tiết kiệm ngân sách và chi phí tối đa ngân sách và thời hạn .
– công cụ soạn thảo văn bản phổ biến nhất hiện nay, bạn có thể tạo ra các kiểu văn bản với nhiều cách thể hiện khác nhau từ font chữ, đồ họa, hiệu ứng, video và âm thanh… Ngày nay, Microsoft Word còn có thêm nhiều cải tiến, hỗ trợ người dùng trong việc kiểm tra chính tả, ngữ pháp. Khi làm quen với trình soạn thảo văn bản, bạn nên học các kỹ năng như:
- Nhập văn bản, định dạng văn bản bằng các ngôn ngữ khác nhau, lựa chọn font chữ, cỡ chữ, màu chữ,…
- Chèn bảng biểu vào trong văn bản, cách thêm dòng, thêm cột, cách thay đổi đường viền của bảng biểu
- Cách chèn sơ đồ, hình khối vào bảng biểu
- Cách trộn văn bản
- Cách dàn số trang để in một văn bản theo quy chuẩn
+ Microsoft Excel
– là công cụ giải quyết và xử lý bảng tính, tạo lập bởi những dòng, cột, để nhập tài liệu, công thức thống kê giám sát. Excel có giao diện thân thiện, tính năng ưu việt để thiết lập, giải quyết và xử lý bảng và thống kê giám sát theo những hàm excel thường dùng trong văn phòng, công thức sẵn có .
- Các tính năng cơ bản của tin học văn phòng Excel:
- Tạo định dạng bảng tính dữ liệu: định dạng số, bảng, xóa cột, hàng,…
- Các hàm thường dùng trong excel để tính toán, hỗ trợ tính bảng lương, tính điểm,…
- Kỹ năng vẽ các biểu đồ trong file excel ứng với từng dữ liệu
- Cách gắn link vào trong một file
- Cách thiết lập bảo mật
+ Powerpoint
- Là một công cụ chuyên dùng để trình bày các vấn đề trong cuộc họp. Nó dựa trên văn bản đã soạn kết hợp với video, hình ảnh, bảng biểu để biểu thị vấn đề rõ ràng hơn.
Bạn hoàn toàn có thể sử dụng nó để :
- Chỉnh sửa, vẽ biểu đồ, hình khối, vẽ mindmap
- Gắn link vào trong file
- Sử dụng hiệu ứng trình chiếu, thiết kế
- Sử dụng slide master
- Bảo mật file
- Xuất file định dạng PDF
Kỹ năng soạn thảo văn bản bằng 10 ngón tay
Ban đầu khi mới làm quen với máy tính, việc soạn thảo văn bản bằng 10 đầu ngón tay tưởng chừng như rất khó, tuy nhiên sau một thời hạn rèn luyện, bạn thậm chí còn còn không cần nhìn vào màn hình hiển thị mà vẫn hoàn toàn có thể đánh máy bằng 10 đầu ngón tay. Việc dùng 10 đầu ngón tay đánh máy giúp bạn giải quyết và xử lý văn bản một cách linh động, thuần thục. Đây cũng là ấn tượng giúp bạn ăn được điểm hơn trong mắt cấp trên và những người xung quanh bởi nó là thước đo cho sự chuyên nghiệp của bạn trong việc làm .
Sử dụng các phím tắt trên bàn phím máy tính
Việc sử dụng các phím tắt thay bằng chuột máy tính giúp bạn tiết kiệm khá nhiều thời gian trong công việc. Trên bàn phím máy tính sẽ có một số phím tắt như Ctrl+C, Ctrl+V, Alt+Tab, Function+Tab,…Sử dụng hiệu quả những loại phím tắt này sẽ giúp bạn gửi thông tin, lưu trữ thông tin thao tác một cách hiệu quả.
Sử dụng Email thành thạo
Kỹ năng soạn thảo email cũng là một kỹ năng quan trọng mà những nhân viên cấp dưới văn phòng cần phải trau dồi. Đó không riêng gì là việc bạn gửi một file đi cho người khác mà là cách bạn sắp xếp, lý giải trong email sao cho hài hòa và hợp lý khi gửi cho đối tác chiến lược, người mua .
Học tin học văn phòng bằng cách thiết lập chữ ký gồm tên, địa chỉ liên hệ, chức vụ, công ty bạn đang làm ; setup chính sách tự động hóa vấn đáp email. lọc email, lưu lại ưu tiên những email quan trọng giải nén file để gửi email … Kỹ năng này giúp bạn không bỏ lỡ thông tin mới, quan trọng của việc làm .
Kết luận
Trên đây là tổng hợp kỹ năng máy tính cơ bản giúp bạn hệ thống hóa các kỹ năng tin học của một nhân viên văn phòng. Nó không chỉ quan trọng đối với người đi làm mà đối với học sinh, sinh viên cũng rất quan trọng. Tuy nhiên khi đã thành thạo những kỹ năng này, bạn chắc chắn sẽ tìm được một công việc phù hợp với trình độ của mình. Đồng thời, hãy luôn tích cực trau dồi thêm nhiều kỹ năng cần thiết khác như kỹ năng mềm, kỹ năng đàm phán để có cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp của mình nhé.
Tìm hiểu ngay!
Bài viết liên quan:
