Kỹ năng của nhà quản trị là những phẩm chất giúp họ hoàn thành xong những trách nhiệm một cách hiệu suất và chất lượng. Robert L. Katz xác lập ba bộ kỹ năng quan trọng cho một nhà quản trị thành công xuất sắc là kỹ năng trình độ, kỹ năng nhân sự và kỹ năng nhận thức, tư duy .
Một nhà quản trị khi sở hữu kỹ năng tốt sẽ giúp họ tạo ra sự khác biệt và có thể khẳng định bản thân. Bên cạnh đó, nhà quản trị sẽ dễ dàng nắm rõ được những việc mình cần làm, xác định được mục tiêu hướng đến, đánh giá vấn đề và chọn lựa giải pháp tối ưu trong những tình huống bất ngờ, như vậy sẽ giúp họ hoạt động năng suất hơn.
Đối với tổ chức triển khai, khi chiếm hữu một nhà quản trị có kỹ năng tốt sẽ giúp cỗ máy công ty quản lý và vận hành trơn tru và ngặt nghèo hơn. Cụ thể như việc liên kết những thành viên trong tổ chức triển khai với nhau, truyền đạt thông tin cho cấp dưới thế nào cho dễ hiểu, quản lý nhân sự sao cho hiệu suất cao, đúng người, đúng việc .
Top 3 kỹ năng quan trọng cần có của một nhà quản trị
1. Kỹ năng trình độ ( Technical Skills )
Nhóm kỹ năng kỹ thuật ( Technical Skills ) hay kỹ năng cứng là tổng thể và toàn diện những năng lực, trình độ của một nhà quản trị cần chiếm hữu để thực thi trách nhiệm hoặc giải quyết và xử lý việc làm nhất định. Kỹ năng này không phải là kỹ năng mềm, đây là năng lực mà một cá thể có được khi trải qua học tập, thực hành thực tế, thực nghiệm .
Ví dụ:
- Một người quản lý công xưởng, nhà máy sẽ cần có chuyên môn, hiểu biết về máy móc, vận hành, kỹ năng quản lý, điều phối các ca làm việc,…
- Quản lý về các sản phẩm lĩnh vực công nghệ đòi hỏi một người cần có kỹ năng về kỹ thuật máy tính, am hiểu, cập nhật xu hướng về các công nghệ mới,…
Trong trong thực tiễn, khái niệm “ technical skills ” không riêng gì được hiểu đơn thuần là năng lực sử dụng máy móc, công cụ kỹ thuật, mà đây là kỹ năng yên cầu cả việc tạo ra những loại sản phẩm mới, năng lực bán hàng, bán dịch vụ, loại sản phẩm .
Nhà quản trị ở vị trí việc làm nào cũng sẽ cần sự am hiểu thâm thúy và là chuyên viên ở nghành đó. Nhóm kỹ năng này rất quan trọng, chỉ khi có năng lực trình độ để giải quyết và xử lý việc làm thì nhà quản trị mới hoàn toàn có thể đạt được hiệu suất tối đa. Đồng thời, chỉ khi có năng lực trình độ, nhà quản trị mới hoàn toàn có thể tương hỗ, hướng dẫn hay điều phối việc làm cho những nhân viên cấp dưới cấp dưới .
Bên cạnh đó, kỹ năng trình độ cũng giúp nhà quản trị tạo dựng được uy tín, niềm tin với nhân viên cấp dưới của mình. Ít một nhân viên cấp dưới nào cảm thấy tin yêu người chỉ huy không có năng lượng, sự hiểu biết về nghành, loại sản phẩm của doanh nghiệp .
Nhóm kỹ năng technical skills đặc biệt quan trọng quan trọng cho những nhà quản trị cấp trung. Trên thực tiễn, những nhà quản trị cấp cao hoàn toàn có thể hiểu biết, có năng lực trình độ nhưng hoàn toàn có thể không yên cầu quá thâm thúy. Quản lý cấp cao thường kiến thiết xây dựng những kế hoạch toàn diện và tổng thể, phong phú và rộng hơn so với nhà quản trị cấp trung .
Ví dụ: Nếu công ty hoạt động về mảng công nghệ, cung cấp các phần mềm, các nhà quản lý cấp trung như trưởng phòng công nghệ, trưởng phòng sản phẩm, trưởng phòng bảo trì, bảo hành là những người có kỹ năng chuyên môn về kỹ thuật giỏi nhất chứ không phải là tổng giám đốc.
2. Kỹ năng nhận thức và tư duy (Conceptual Skills)
Kỹ năng nhận thức và tư duy ( Conceptual Skills ) là năng lực hình thành sáng tạo độc đáo, sự phát minh sáng tạo, cái nhìn thâm thúy, đa chiều của nhà quản trị về những trường hợp phức tạp để tạo ra những kế hoạch, giải pháp độc lạ, độc lạ cho doanh nghiệp .
Kỹ năng tư duy yên cầu nhà quản trị cần đặt mình vào những trường hợp giả định, thôi thúc họ nhìn nhận những yếu tố phức tạp của tổ chức triển khai trải qua bức tranh toàn diện và tổng thể, sau đó tìm ra giải pháp tối ưu và xu thế họ hành vi .
Nhóm kỹ năng này đặc biệt quan trọng quan trọng so với những nhà quản trị cấp cao. Nó yên cầu họ phải đồng cảm được phương hướng, kế hoạch tăng trưởng của doanh nghiệp, có năng lực nghiên cứu và phân tích, nhìn nhận, Dự kiến cho những trường hợp rủi ro đáng tiếc hoàn toàn có thể xảy đến trong tương lai .
Ví dụ: Dịch bệnh Covid ập đến và ảnh hưởng nghiêm trọng đến ngành hàng sản xuất áo thun của doanh nghiệp A. Nhà quản trị nhận thức được những thách thức và cả cơ hội vào thời điểm đó khi công ty chuyển hướng sang sản xuất các sản phẩm khẩu trang vải đa dạng, phù hợp theo từng nhóm khách hàng nhỏ tuổi, trẻ tuổi, trung niên…
Nhờ kỹ năng nhận thức và tư duy, biết kiểm soát và điều chỉnh phương hướng cho tương thích với nhu yếu, thời gian, nhà quản trị hoàn toàn có thể giúp công ty vượt qua những quy trình tiến độ khó khăn vất vả. Hoặc khi nhận thấy thời cơ, nhà quản trị cũng giúp công ty hoàn toàn có thể nhanh gọn chớp lấy và tăng trưởng tiêu biểu vượt trội .
3. Kỹ năng nhân sự ( Human or Interpersonal Managerial Skills )
Human or Interpersonal Managerial Skills hay còn được gọi là kỹ năng nhân sự, kỹ năng con người, đây là kỹ năng thiết yếu và gần như là bắt buộc so với bất kỳ một nhà quản trị nào .
Kỹ năng này gồm có :
- Phân công công việc đúng người, đúng thời điểm (việc đúng người)
- Điều phối nhân sự đúng vị trí, đúng với khả năng của người đó (người đúng việc)
- Khuyến khích, thúc đẩy, tạo động lực cho nhân viên cải thiện hiệu quả, nâng cao hiệu suất công việc bằng thái độ lắng nghe, đồng cảm, hỗ trợ, luôn đồng hành và tin tưởng họ.
Kỹ năng nhân sự sẽ giúp nhà quản trị thôi thúc nhân viên cấp dưới cấp dưới triển khai việc làm hiệu suất, hiệu suất cao hơn. Đồng thời giúp tối ưu hóa nguồn lực, tránh thực trạng “ zoombie văn phòng ”, thao tác đối phó, qua loa …
Ví dụ : Làn sóng sa thải nhân sự của những công ty công nghệ tiên tiến số 1 lúc bấy giờ đang cho thấy một thực tiễn, trong toàn cảnh kinh tế tài chính nhiều rủi ro đáng tiếc, nguồn lệch giá công ty suy giảm, nhà quản trị cần xem xét để cắt giảm nhân sự để tối đa những khoản ngân sách. Muốn vậy, họ phải có kỹ năng nhân sự để nhìn nhận, xác lập đâu là nhóm nhân viên cấp dưới có hiệu suất kém, thao tác không hiệu suất cao để sa thải, cắt giảm .
7 kỹ năng hỗ trợ cho một nhà quản trị xuất sắc
1. Kỹ năng lập kế hoạch và tư duy kế hoạch
Nhà quản trị muốn chèo lái doanh nghiệp của mình đi đúng phương hướng, đúng lộ trình và hướng tổ chức triển khai đến một tiềm năng chung, họ cần có kỹ năng lập kế hoạch, tư duy kế hoạch đơn cử cho tương lai .
Để thực thi lập kế hoạch đơn cử, nhà quản trị cần có tư duy kế hoạch và tầm nhìn bao quát. Họ cần xác lập những yếu tố quan trọng như sau :
- Mục tiêu chung mà tổ chức đang hướng đến và mục tiêu của từng phòng ban là gì?
- Mục tiêu ngắn hạn và dài hạn cần thực hiện là gì?
- Nguồn lực của doanh nghiệp hiện tại bao gồm những gì? Có đủ khả năng thực hiện kế hoạch hay không?
- Các tình huống không mong muốn có thể xảy ra? Kế hoạch dự phòng để thay đổi trong trường hợp có rủi ro.
2. Kỹ năng tiếp xúc
Nếu một nhà quản trị không hề truyền đạt thông tin đúng chuẩn, dễ hiểu cho nhân viên cấp dưới, không có năng lực chuyện trò tự tin với người khác thì rất dễ gặp khó khăn vất vả khi yêu cầu hoặc trao đổi một yếu tố nào đó .
Chính vì thế, để cải tổ kỹ năng tiếp xúc, nhà quản trị cần rèn luyện cách diễn đạt ngắn gọn, mạch lạc, biết cách sàng lọc thông tin và phản hồi mang tính thiết kế xây dựng. Đồng thời học cách lắng nghe, đồng cảm người khác và điều khiển và tinh chỉnh cảm hứng của bản thân sao cho tương thích với ngữ cảnh .
3. Kỹ năng đào tạo
Nhà quản trị khi đã quy tụ đủ năng lượng, kinh nghiệm tay nghề, kỹ năng và kiến thức thì hoàn toàn có thể truyền đạt và san sẻ cho nhân viên cấp dưới cấp dưới. Vấn đề lúc bấy giờ mà nhiều doanh nghiệp gặp phải là chương trình đào tạo và giảng dạy cho nhân viên cấp dưới mới chưa có lộ trình đơn cử, mạng lưới hệ thống chưa thực sự rõ ràng .
Do đó, nhà quản trị cần có kiến thiết xây dựng mạng lưới hệ thống giảng dạy chuyên nghiệp, đồng thời trực tiếp đứng ra hướng dẫn những nhân viên cấp dưới cấp dưới, nhằm mục đích tối ưu ngân sách quy trình huấn luyện và đào tạo cho tổ chức triển khai. Kỹ năng đào tạo và giảng dạy đặc biệt quan trọng thiết yếu cho nhà quản trị cấp trung gian và nhà quản trị cấp cơ sở, cũng là thời cơ để họ theo dõi, đánh giá thành tích những nhân viên cấp dưới của mình .
>> Tham khảo : Quy trình đào tạo và giảng dạy nhân viên cấp dưới mới
4. Kỹ năng xử lý yếu tố
Kỹ năng xử lý yếu tố và tìm cách ứng phó kịp thời mọi trường hợp của tổ chức triển khai là rất thiết yếu so với một nhà quản trị. Kỹ năng này được bộc lộ trải qua những hành vi như :
- Xác định vấn đề và lựa chọn giải pháp tối ưu
- Đề xuất các giải pháp sáng tạo cho nhân viên cấp dưới
- Quyết đoán
- Giữ bình tĩnh, giao tiếp tốt khi có vấn đề phát sinh
5. Kỹ năng thuyết trình
Tính chất việc làm của nhà quản trị yên cầu họ liên tục phải đứng trước những cuộc họp cùng nhân viên cấp dưới, đối tác chiến lược, người mua. Do đó, kỹ năng thuyết trình tự tin, trôi chảy, nêu rõ ý tưởng sáng tạo là không hề thiếu so với một nhà quản trị .
Để có kỹ năng thuyết trình tốt, nhà quản trị cần rèn luyện 1 số ít cách như sau :
- Sử dụng ngôn ngữ cơ thể kết hợp với lời nói mạch lạc, rõ ràng
- Giọng nói to, rõ, cố gắng phát âm đúng
- Nhìn thẳng vào người nghe và di chuyển ánh mắt liên tục đến tất cả mọi người
- Sử dụng cách truyền đạt qua hình ảnh, video, sơ đồ,…
- Chuẩn bị bài thuyết trình thật kỹ lưỡng và tập nói trước gương.
6. Kỹ năng quản lý thời hạn
Nhà quản trị tiếp tục phải triển khai nhiều việc làm cùng một lúc và đôi lúc khối lượng việc làm sẽ khiến họ quá tải. Do đó, kỹ năng quản lý thời hạn sẽ giúp nhà quản trị xác lập rõ những việc quan trọng, những việc cần triển khai xong trước để kịp thời hạn, tránh thực trạng quá tải gây trộn lẫn và áp lực đè nén .
7. Kỹ năng nghiên cứu và phân tích thị trường
Nhà quản trị có kỹ năng nghiên cứu và phân tích thị trường tốt hoàn toàn có thể mang lại nhiều thời cơ tăng trưởng cho doanh nghiệp. Đặc biệt là ngày này, với sự cạnh cạnh quyết liệt của môi trường tự nhiên kinh doanh thương mại, sự tăng trưởng vượt bật của công nghệ tiên tiến … thì việc xác lập lợi thế cạnh tranh đối đầu và xu thế thị trường là rất thiết yếu để một doanh nghiệp hoàn toàn có thể sống sót vĩnh viễn .
Phương pháp nâng cao kỹ năng của nhà quản trị
Kỹ năng trình độ ( technical skills ), kỹ năng nhận thức và tư duy ( Conceptual Skills ) là 2 kỹ năng nhờ vào phần nhiều vào năng lực, sự tương thích với việc làm, đồng thời cần có kĩ năng cá thể khác nhau của mỗi người .
Tuy nhiên, nhà quản trị hoàn toàn có thể cải tổ kỹ năng nhân sự ( Human or Interpersonal Managerial Skills ) để nâng cao hiệu suất việc làm của mỗi nhân viên cấp dưới bằng một số ít giải pháp sau :
Giao tiếp cởi mở, hòa đồng
Hãy thực sự tập trung chuyên sâu lắng nghe người khác, để họ san sẻ hết câu truyện và hạn chế việc cắt ngang. Khi trao đổi một yếu tố nào đó, hãy nhắc lại vài cụ thể cốt lõi mà người đó vừa san sẻ, việc này giúp đối phương cảm thấy được lắng nghe và tôn trọng .
Bên cạnh đó, hãy học cách đồng cảm những gì mà người khác không nói ra. Thay vào đó, hãy quan sát khuôn mặt, cử chỉ, sắc thái … từ người đối lập để thu nhận thông tin .
Ủy quyền, tránh thực trạng quản lý vi mô
Nhà quản trị không phải là người ôm đồm mọi việc làm của tổ chức triển khai hay làm thay nhân viên cấp dưới nếu năng lượng, kỹ năng nhân viên cấp dưới đó chưa đủ để triển khai trách nhiệm .
Thay vào đó, hãy học cách ủy quyền cho nhân viên, tránh tình trạng quản lý vi mô công việc của cấp dưới. Xét về công việc cụ thể, nhà quản trị có thể ủy quyền cho cấp dưới thực hiện các nhóm việc như:
- Việc gấp nhưng không cần tư duy nhiều như đặt vé máy bay, đặt phòng họp, đặt lịch gặp khách hàng,…
- Việc nhỏ, thực hiện trong thời gian nhanh chóng
- Việc cần ít tư duy, có thể là một công việc lặp đi lặp lại
- Việc làm tốn thời gian nhưng không cần nhiều tư duy, không quan trọng
- Việc có thể hướng dẫn nhanh chóng cho nhân viên thực hiện
- Việc mà nhà quản trị không có chuyên môn sâu sắc như thiết kế đồ họa, sửa chữa thiết bị,…
Học hỏi không ngừng về kỹ năng quản trị
Thái độ cầu tiến, update kỹ năng và kiến thức và luôn học hỏi không ngừng để không bị tụt lại phía sau là nhu yếu rất là thiết yếu so với một nhà quản trị. Theo đó, nhà quản trị cần update những kỹ năng và kiến thức mới, những kỹ năng phong phú để ship hàng cho việc làm hiện tại. Luyện tập cách tư duy, hoạch định phương hướng và tiến hành việc làm hiệu suất cao dựa trên tình hình thực tiễn .
Tầm quan trọng tương đối của ba kỹ năng của Robert L. Katz có thể thay đổi theo cấp độ trách nhiệm quản trị. Ở các cấp quản trị cơ sở, nhu cầu chính là kỹ năng chuyên môn và kỹ năng nhân sự. Ở cấp độ trung gian, hiệu quả của nhà quản trị phụ thuộc phần lớn vào kỹ năng nhân sự và tư duy, nhận thức. Ở cấp độ cao nhất, kỹ năng tư duy, nhận thức được xem là kỹ năng quan trọng nhất để nhà quản trị cấp cao có thể thành công.
