Khi nói đến nghệ thuật và thẩm mỹ giao tiếp, hẳn bạn thường nghĩ đến yếu tố ngôn từ, lời ăn tiếng nói hàng ngày. Tuy nhiên, ngôn từ khung hình, gồm có những cử chỉ, động tác được biểu lộ qua ánh mắt, nụ cười, hành vi của bàn tay. tưởng như đơn thuần nhưng lại có công dụng rất hiệu suất cao, giúp bạn truyền đạt tới những nhân viên cấp dưới và đồng nghiệp những thông điệp, ý nghĩ khó diễn đạt bằng lời nói trực tiếp. Giao tiếp là một hình thức hoạt động giải trí của con người. Thông qua giao tiếp, những mối quan hệ giữa con người được xây đắp. Sự hiểu biết và nắm những quy luật của giao tiếp góp thêm phần làm tăng hiệu suất cao lao động và kiểm soát và điều chỉnh những quan hệ xã hội. Ngày nay mọi mô hình việc làm đều yên cầu nhân viên cấp dưới phải có kỹ năng giao tiếp tốt. Đây là một kỹ năng rất quan trọng bên cạnh yếu tố trình độ bởi nó giúp bạn trở thành một nhân viên cấp dưới hoàn hảo nhất và có nhiều thời cơ thăng quan tiến chức .
63 trang
| Chia sẻ : lylyngoc
| Lượt xem: 8499
| Lượt tải : 10
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Luận văn Kỹ năng giao tiếp nơi công sở, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
dự tính kinh doanh thương mại mới, lệch giá phòng kinh doanh thương mại tụt thê thảm và hiệu quả chàng trưởng phòng này bị khiển trách nặng nề có rủi ro tiềm ẩn bị giáng chức. Những thói quen khiến sếp bực mình Không thể hiện sự phát minh sáng tạo Không một nhà quản lý nào muốn có một nhân viên cấp dưới tuy làm được việc nhưng luôn phải nhắc nhở chi tiết cụ thể từng việc làm cần phải làm và làm thế nào, phải chỉ bảo bạn từng chút một, không những thế mà họ còn ngồi chờ chỉ huy hướng dẫn, trong những lúc rảnh rỗi, hết việc là lại long dong trên mạng lướt web. Việc đó không riêng gì khiến sếp mất thời hạn và stress, mà còn làm suy giảm lòng tin của sếp về năng lượng của bạn mà nguyên do của sự không phát minh sáng tạo này là do bạn không có nghĩa vụ và trách nhiệm, thiếu sự nhiệt tình, thiếu năng nổ và hơn thế nữa là bởi sự không dữ thế chủ động trong việc làm dẫn đến những việc làm trở nên thiếu sót nhiều hơn. Thể hiện quá mức Dù điều đó xuất phát từ tham vọng, động lực, nguồn năng lượng quá lớn hay chỉ là một mong ước làm hài lòng người khác, thì đấy cũng là một trong nhiều thói quen mà sếp không ưa. Có những người luôn muốn biểu lộ bản thân để được cấp trên chú ý quan tâm nhiều hơn và để được thăng quan tiến chức bằng cách làm xong việc sếp giao và hấp tấp vội vàng nhảy sang làm luôn những việc sếp không giao ( làm quá những việc sếp giao ) nhưng rốt cuộc chỉ làm cho ông sếp cảm thấy không dễ chịu và bực tức lên vì không như ý muốn dẫn đến việc bạn bị chỉ huy nhìn nhận thấp. Một rủi ro tiềm ẩn khác nữa là khi quá dữ thế chủ động, nhiệt tình, bạn hoàn toàn có thể đang vượt quá bổn phận của mình và giẫm lên chân một ai đó. Ví dụ : Chẳng hạn, bạn miệt mài bổ trợ thêm sắc tố và hình vẽ cho một báo cáo giải trình nghiên cứu và điều tra. Sếp không những không ấn tượng việc bạn siêng năng và phát minh sáng tạo và lại cho rằng bạn đang làm một việc không thiết yếu. Lẽ ra, thời hạn đó bạn hoàn toàn có thể làm xong một việc khác. Lúc nào cũng có nguyên do Mỗi khi làm gì sai hoặc có lỗi, bạn lại cố tìm ra một nguyên do để bào chữa thay vì thẳng thắn nhận lỗi và sửa chữa thay thế. Đây là một thói xấu rất dễ gặp ở hầu hết những nhân viên cấp dưới. Họ luôn kiếm cớ để “ bao biện ” cho những việc họ chưa hoàn thành xong. Đó là một trong những thói quen gây không dễ chịu nhất so với sếp. Nếu bạn đưa ra nguyên do, có nghĩa là bạn đã không chú tâm đến nghĩa vụ và trách nhiệm của mình và lại tìm cách biện hộ bản thân vì sự không chú tâm đó. Ví dụ : “ Tôi không làm xong được bản báo cáo giải trình vì xe của tôi bị thủng săm và khi tôi về nhà thì trời đã rất muộn ”. Dù bạn nói đúng đi nữa, điều sếp nghe thấy là : “ Đó không phải là lỗi của tôi. Chiếc săm thủng giúp tôi miễn nghĩa vụ và trách nhiệm ”. Sếp sẽ không tập trung chuyên sâu vào điều bạn nói mà tập trung chuyên sâu vào điều bạn muốn nói. Ví dụ : Khi bạn chưa hoàn thành xong việc làm được giao, bạn nói với sếp rằng trong ngày hôm qua xe bạn hỏng và bạn đã phải mất cả ngày để đi sửa nó. Với sếp, dù lý do đó có thật hay không, sếp vẫn cho rằng đó là lỗi của bạn. Bởi vì xe hỏng là việc riêng của bạn còn việc làm ở công ty là nghĩa vụ và trách nhiệm của bạn. Lúc nào cũng phàn nàn Trong việc làm, mỗi khi phải thao tác stress, căng thẳng mệt mỏi, bạn lại cảm thấy bực tức và luôn cáu bẳn với mọi người hay than vãn, phàn nàn về điều kiện kèm theo thao tác, về thái độ của đồng nghiệp. Điều đó cho thấy bạn không trấn áp được bản thân và chỉ có người không chuyên nghiệp mới hành vi như vậy. Bạn nên hiểu rằng những đồng nghiệp và thậm chí còn là sếp cũng phải thao tác với cường độ như vậy nhưng tại sao họ lại không phàn nàn ? Hỏi quá nhiều Người biết hỏi là người mưu trí và mạnh dạn, nhưng nếu gặp việc gì cũng hỏi và nhiều khi chưa nghĩ kỹ cũng hỏi bạn sẽ bị coi là kém cỏi và ngớ ngẩn. Lẽ thường, đặt câu hỏi không phải là điều gì tệ hại, đặc biệt quan trọng là khi bạn muốn hiểu rõ về việc làm trước khi đảm nhiệm. Trong trong thực tiễn, biết đặt câu hỏi là điều được khuyến khích. Tuy nhiên, hỏi quá nhiều, và lại hỏi nhiều câu ngớ ngẩn, lại khiến sếp dễ bực mình. Trước hết, hỏi nhiều và linh tinh sẽ làm tiêu tốn lãng phí thời hạn của sếp. Những thắc mắc như vậy cũng làm xấu hình ảnh của bạn trong mắt người khác. Sếp sẽ do dự khi phải giao việc quan trọng cho bạn nếu nhớ lại lần trước bạn đã phải nhờ người khác tương hỗ từ đầu đến cuối. Xét cho cùng, sếp nhìn nhận cao những nhân viên cấp dưới đủ tháo vát để tự hiểu việc. Bốn kiểu “ chính trị gia ” nơi công sở Đời sống công sở muôn màu muôn vẻ luôn sống sót nhiều kiểu đồng nghiệp khác nhau. Vậy những người được ca tụng là “ chính trị gia ” công sở là ai và cần ứng xử thế nào trong mối quan hệ với họ ? Dưới đây là 4 kiểu “ chính trị gia ” thường thấy nhất, phong thái đặc trưng của họ và một vài lời khuyên giúp bạn ứng biến trong mối quan hệ với họ : Kiểu “ học giả ” Thích phỏng đoán những chuyện đang xảy ra xung quanh. Có thể họ có những nguồn thông tin nội bộ, nhưng cũng có khi tin tức mà họ đưa ra chỉ là để “ nói cho có chuyện ”. Ví dụ : Tuần tới sếp của bạn đi công tác làm việc ở Pari với một cô trợ lý đắc lực và sếp nhu yếu bạn phải giữ bí hiểm trong bộ phận nhưng bạn đã lỡ lời nói ra với một người khác trong bộ phận khác, không may người đó đã nghĩ xấu về việc này và đem chuyện này ra bàn luận với những đồng nghiệp khác trong bộ phận dẫn đến hiểu lầm và làm cho sếp của bạn trở nên khó xử với mọi người. Kiểu “ hoạt động hiên chạy dọc ” Đó là kiểu người luôn giành quyền đứng vị trí số 1 trong những dự án Bất Động Sản. Tuy không phải khi nào cũng có những sáng tạo độc đáo hay nhưng lại không thích nghe những quan điểm sự không tương đồng hay quan điểm trái ngược. Đây là kiểu người hay phô trương, cao ngạo giống như đã nói ở trên. Ví dụ : Đồng nghiệp của bạn và bạn vừa mới nhận được một dự án Bất Động Sản lớn. Khi thực thi dự án Bất Động Sản, đồng nghiệp của bạn đứng trên quan điểm của người phương Đông để đưa ra ý tưởng sáng tạo, bạn lại đứng trên lập trường của người phương Tây để đưa ra sáng tạo độc đáo cho dự án Bất Động Sản đó ngay lập tức đồng nghiệp đó bác bỏ ngay quan điểm của bạn bằng cách phán rằng ” tất cả chúng ta là người phương Đông không nên vận dụng theo cách của người phương Tây ”. Kiểu “ phất ngầm ” Thường là người rất lôi cuốn, luôn nỗ lực vượt lên trước bằng cách tận dụng sự trợ giúp hoặc sáng tạo độc đáo của người khác hơn là tự mình siêng năng thao tác. Kiểu người này thường thích chỉ trích những đồng nghiệp khác và giành hết mọi công lao khi cần. Ví dụ : Đột nhiên bạn nghĩ ra một sáng tạo độc đáo hay cho một dự án Bất Động Sản nào đó của công ty nhưng vì quá nóng vội với những ý tưởng sáng tạo táo bạo mà mình vừa mới nghĩ ra và không hề chờ đến cuộc họp tới nên hấp tấp vội vàng trình diễn riêng sáng tạo độc đáo này cho một người khác trong công ty, rất hoàn toàn có thể bạn sẽ bị người này cướp đi ý tưởng sáng tạo đó. Kiểu “ siêu cố vấn ” Lúc nào cũng kè kè theo những sếp lớn, và giữ vai trò “ tai mắt ” cho họ. Kiểu đồng nghiệp này thường không gây tác động ảnh hưởng xấu đi đến bạn nhưng bạn lại không biết sau sống lưng họ sẽ “ báo cáo giải trình ” những gì. Ví dụ : Mối quan hệ của bạn với một đồng nghiệp là thư ký của sếp hiện không được tốt cho lắm. Tuần tới, công ty của bạn có tổ chức triển khai chọn ra những người có đủ năng lượng để thực thi một dự án Bất Động Sản lớn tại Pari. Bạn là người có năng lực nên rất hoàn toàn có thể sẽ là một trong số đó. Tuy nhiên vì đã có hiềm khích sẵn với đồng nghiệp đó nên cô thư ký này đã đi ” báo cáo giải trình ” những điều không tốt về bạn với cấp trên. Vì vậy, rất hoàn toàn có thể bạn sẽ bị mất thời cơ tốt đẹp lần này. Những thói quen tốt trong giao tiếp nơi công sở Trong công sở, bên cạnh những thói quen xấu mà nhiều người thường mắc phải và những thói quen đó đều không có lợi và thậm chí còn hoàn toàn có thể gây ảnh hưởng tác động tới việc làm, nhưng có những thói quen lại giúp việc làm của bạn triển khai xong tốt và nhanh hơn. Dưới đây là một vài thói quen mà bạn không ngờ tới quyền lợi của nó : Đọc nhiều tài liệu và sách báo Đây là thói quen của không ít người ở chốn công sở. Thay vì phải tham gia vào 1 số ít khóa đào tạo và huấn luyện trong giờ thao tác thì họ thường đọc những tài liệu, sách báo có tương quan đến nghành thao tác và cập nhập thêm những thông tin, kiến thức và kỹ năng bên ngoài. Ví dụ : Gail Hernandez, người quản lý bộ phận tiếp thị tại New Hampshire đã kể một câu truyện của bản thân cô đó là khi được giao nhận một dự án Bất Động Sản mới, có những kỹ năng và kiến thức mới và khó hiểu. Thay vì phải ĐK một lớp học cơ bản cô đã dành một thời hạn nhất định trong giờ thao tác để đọc những tài liệu và sách báo tương quan. Sau một thời hạn ngắn cô đã có được những kiến thức và kỹ năng cô cần cho dự án Bất Động Sản và hơn thế nữa cô còn thu lượm được kiến thức và kỹ năng về một nghành nghề dịch vụ mới. Bỏ bớt những việc không tương quan và thiết yếu Vấn đề ở đây là không phải họ bỏ lại không làm việc làm được giao mà thường xem xét lại việc làm và thời hạn thao tác một ngày của mình. Nhận biết đâu là việc làm quan trọng và cần chăm sóc nhất để làm. Thay vì làm những việc làm mà hiệu quả không đem lại quyền lợi gì cho việc làm, họ dành thời hạn đó để tâm lý và hoàn thành xong việc làm quan trọng hơn. Và họ luôn có sự tổ chức triển khai sẵn trong đầu, những việc làm đều được lên kế hoạch, hơn thế, họ luôn là một người quyết đoán trong việc dàn xếp mọi việc làm, làm những việc quan trọng và thiết yếu trước. Hầu hết tất cả chúng ta đều có thói quen vấn đáp thư điện tử hay hành lang cửa số chat ngay khi chúng hiện lên màn hình hiển thị. Thói quen này sẽ khiến bạn bị sao nhãng trong việc làm và nhiều lúc sẽ lấy đi của bạn một khoảng chừng thời hạn mà bạn không nhận ra. Vì vậy, nhiều người đã tự lao lý và sắp xếp một thời gian nhất định trong ngày để dành thời hạn cho nó mà không bị ảnh hưởng tác động gì nhiều đến thời hạn thao tác Ví dụ : Bạn nên kiểm tra thư vào buổi sáng khi đến cơ quan, sau khi ăn trưa về và trước khi tan sở. Điều này vẫn bảo vệ bạn hoàn toàn có thể vấn đáp nhanh những thư vướng mắc gửi đến và không làm bạn bị mất tập trung chuyên sâu khi đang thao tác khác. Tạo ra khoảng chừng thời hạn giải lao ngắn trong giờ thao tác Họ hoàn toàn có thể được cho phép mình nghỉ khoảng chừng 5 phút trong giờ thao tác mỗi khi họ cảm thấy mỏi mệt và đi lại quanh phòng, uống một tách trà hoàn toàn có thể giúp thư giãn giải trí đầu óc và lấy lại ý thức để liên tục thao tác. Không quá cầu toàn trong mọi việc Trong đời sống cũng như việc làm, những người cầu toàn luôn trì hoãn hoặc làm một việc làm mất rất nhiều thời hạn chính bới họ mong ước một hiệu quả hoàn mỹ. Điều này chưa hẳn là tốt do tại khó có việc gì hoàn toàn có thể tuyệt đối. Một số người cũng ý thức việc quá cầu toàn trong việc làm sẽ khiến cho việc làm đôi lúc không mấy hiệu suất cao mà còn hoàn toàn có thể bị chậm trễ và thật sự rất stress. CHƯƠNG 3 : XÂY DỰNG VĂN HÓA GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ Nghi thức xã giao nơi công sở Những nghi thức ứng xử chốn công sở đã trở thành việc nên làm và đôi lúc là bắt buộc phải làm. Tuy nhiên, không phải ai cũng chấp hành và thực thi một cách trang nghiêm với nhiều nguyên do khác nhau. Cách hành xử văn hóa truyền thống chốn công sở hay còn gọi là văn hóa truyền thống ứng xử mang lại rất nhiều quyền lợi. Thứ nhất, nó là thước đo sự văn minh của mỗi nhân viên cấp dưới. Thứ hai, nó góp thêm phần kiến thiết xây dựng môi trường tự nhiên thao tác văn minh và thân thiện. Thứ ba, thiên nhiên và môi trường thao tác thân thiện tạo điều kiện kèm theo cho nhân viên cấp dưới lao động hứng khởi và tự do. Nghi thức ứng xử chốn công sở là những điều “ hiển nhiên biết ” nhưng không hẳn là “ hiển nhiên làm ” của phần đông dân công sở. Đó hoàn toàn có thể do ý thức hoặc có những trường hợp nhân viên cấp dưới chưa nhận thức được phải làm thế nào để có một cách hành xử văn minh. Những kỹ năng cần biết khi giao tiếp nơi công sở Kỹ năng sử dụng điện thoại cảm ứng Trong việc làm thời văn minh, bạn thường phải dùng đến chiếc điện thoại cảm ứng như một công cụ thao tác hữu hiệu. Nếu không học cách sử dụng điện thoại thông minh, công cụ này hoàn toàn có thể “ giết chết ” thời hạn của bạn. Khi gọi điện thoại cảm ứng, hãy luôn biết rõ mình muốn nói gì. Có thể gạch đầu dòng trước những điều định nói và cần nói. Như thế bạn sẽ tiết kiệm chi phí được thời hạn cho bạn và cho cả người nghe. Điều chỉnh cách trò chuyện cho thích hợp với từng đối tượng người dùng. Những người bận rộn thường thích cách tiếp cận trực tiếp, nói ngắn gọn và hạn chế trò chuyện phiếm. Những người dễ hòa đồng thì thích chuyện trò thân thương hơn. Hạn chế chuyện trò riêng. Nói chuyện phiếm thì vui nhưng nó làm mất thời hạn và gây không dễ chịu cho người bên kia đầu dây khi họ đang bận rộn. Bạn hoàn toàn có thể trò chuyện qua loa về thời tiết, thời sự nhưng đừng lôi chuyện mái ấm gia đình ra làm đề tài. Hãy vấn đáp thẳng câu hỏi của đối tác chiến lược. Tránh ậm ừ dễ tạo sự không chuyên nghiệp. Nếu bạn không biết câu vấn đáp, hãy nói bạn sẽ gọi cho họ sau khi đã có đáp án đúng chuẩn. Nếu bạn đưa ra một phán đoán sai lầm đáng tiếc cho người tin cậy bạn, họ sẽ không khi nào tin bạn nữa. Cuối buổi trò chuyện, hãy xác nhận lại những điều đã trao đổi. Như thế cả hai hoàn toàn có thể xem mình đã thống nhất với nhau được điều gì để hoàn toàn có thể đưa ra cách xử lý thích hợp. Dưới đây là một vài chú ý quan tâm cơ bản cho bạn để tự tin hơn khi thực thi một cuộc gọi cho người mua hoặc đối tác chiến lược của bạn : Nếu bạn là người gọi điện thoại cảm ứng Giới thiệu những thông tin cơ bản về bản thân hoặc công ty mà mình đại diện thay mặt. Trình bày sơ lược về mục tiêu cuộc gọi. Mọi người thường có khuynh hướng đề phòng và không tự do khi trò chuyện với người lạ qua điện thoại cảm ứng. Điều này sẽ làm giảm hiệu suất cao của cuộc điện thoại thông minh. Quan tâm đến thời hạn và thời gian gọi. Trừ trường hợp bất khả kháng, tránh gọi cho người khác trước 6 h sáng và sau 10 h đêm. Giờ nghĩ trưa cũng không phải là lúc thích hợp để bạn mở màn trình diễn một yếu tố với ai đó. Khi chuyện trò với người khác, việc tìm một khoảng trống yên tĩnh là rất quan trọng. Bạn không hề duy trì một cuộc gọi khi liên tục bị ngắt quãng bởi tiếng ồn và sự mất tập trung chuyên sâu. Chuẩn bị không thiếu nội dung cần trao đổi với người mua. Những thông tin như số liên lạc, địa chỉ, Ngân sách chi tiêu, thời hạn cần được trao đổi một cách đúng chuẩn và nhanh gọn. Đừng bắt người mua phải chờ đón bạn tìm tòi những thứ đó từ đống tài liệu dài cộp, hay phải gọi lại lần nữa để đính chính. Cố gắng biểu lộ một giọng nói rõ ràng và truyền cảm. Lời nói cần ngắn gọn, súc tích, truyền đạt đủ nội dung cần nói. Bạn hoàn toàn có thể tưởng tượng rằng mình đang đứng trước mặt người nghe, và sử dụng hết năng lực biểu cảm để biểu lộ thành ý của mình. Việc tưởng tượng họ đang nhìn chúng sẽ giúp bạn thuận tiện hơn trong việc gây xúc cảm bằng chính thái độ và sự ứng xử của mình. Cần chú ý quan tâm những điểm sau : Là người dữ thế chủ động gọi, nếu thực sự bạn cần họ. Đừng gọi quá sớm hay quá trễ. Những cuộc gọi không quan trọng hoàn toàn có thể để cho trợ lý hoặc thư ký lo, những yếu tố quan trọng nên được chính bạn nói. Đừng gửi lời nhắn vào hộp thư thoại vấn đáp sẵn. Nếu họ đi vắng hoàn toàn có thể gọi di động hoặc gọi lại sau. Đừng thúc giục người đối lập nhanh gọn đưa ra câu vấn đáp, đừng khiến họ ám ảnh với những cuộc gọi của bạn. Điện thoại rất tiện nghi nhưng nếu bạn lạm dụng nó, đối tác chiến lược và người mua hoàn toàn có thể cảm thấy đang bị đeo bám. Nếu bạn là người nghe điện thoại thông minh Chú ý đến câu chào đầu vì chính câu nói tiên phong sẽ tạo được thiện cảm cho người nghe. Thông thường, tất cả chúng ta hoàn toàn có thể nói “ Đây là …. xin kính chào quí khách ” hoặc “ Tôi là …. Xin chào bạn … ” Tỏ ra nồng nhiệt, chăm sóc và ngọt ngào khi nghe điện thoại cảm ứng. Điều này giúp người gọi tự do và thuận tiện giao tiếp với bạn hơn. Luôn quan tâm đến người gọi, biết đặt những câu hỏi và vấn đáp một cách đúng mực. Điếu này giúp bạn ghi nhận thông tin tốt nhất, tạo hiệu suất cao cho cuộc trao đổi. Việc lắng nghe và tỏ ra mình đang lắng nghe là một phép nhã nhặn tối thiểu trong giao tiếp. Bạn hoàn toàn có thể khôn khéo dùng những yếu tố kích thích quy trình nói của người gọi : dạ, vâng … Tóm tắt nội dung cuộc chuyện trò sau khi nắm được những thông tin quan trọng. Hỏi lại khi cảm thấy thông tin nào đó là quan trọng hoặc là thiết yếu phải kiểm tra lại. Luôn ghi chép hoặc thu âm nếu cảm thấy cần. Xin lỗi và thương lượng khôn khéo nếu bạn cần chấm hết cuộc trò chuyện để xử lý một việc làm khác. Mong người gọi chờ máy, hoặc hứa rằng bạn sẽ gọi lại ngay khi hoàn toàn có thể, tùy vào trường hợp. Khi cảm thấy cuộc gọi quá dài và bạn muốn chấm hết nó, hãy cố gắng nỗ lực ứng xử một cách khôn khéo và tế nhị. Cần chú ý quan tâm những điểm sau : Đừng đợi chuông reo quá 3 lần rồi mới nhấc máy. Nếu tình thế bắt buộc không hề nhấc ngay, hãy xin lỗi họ và nói nguyên do. Mọi người đều nên có nghĩa vụ và trách nhiệm vấn đáp điện thoại cảm ứng. Nếu người chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trực điện thoại cảm ứng đi vắng, bạn hãy dữ thế chủ động ra nghe và chuyển điện thoại thông minh nếu cần. Đừng vấn đáp điện thoại thông minh khi đang ăn. Người bên kia hoàn toàn có thể nghe rõ tiếng nhai của bạn. Đừng nói quá to hoặc quá nhỏ. Nếu nơi thao tác được cho phép bạn nghe nhạc thì hãy đeo tai nghe hoặc vặn vừa đủ nghe. Tránh gây tiếng ồn làm ảnh hưởng tác động đến vận tốc thao tác của đồng nghiệp và phá vỡ bầu không khi yên tĩnh chốn văn phòng. Những điều này nghe có vẻ như đơn thuần nhưng không phải ai cũng chấp hành và thực thi một cách tráng lệ. Nếu bạn có cuộc gọi quan trọng và không hề không nghe, hãy ra ngoài trò chuyện. Điều này vừa giúp bạn tự do vừa không làm ảnh hưởng tác động đến đồng nghiệp. Kỹ năng thuyết trình Nhiều người cảm thấy lo ngại, thậm chí còn hoảng sợ khi phải thuyết trình trước đông người. Nhưng trong việc làm, nếu thuyết trình tốt, bạn sẽ có thời cơ để khẳng định chắc chắn mình với sếp cũng như những đồng nghiệp, tạo bàn đạp đi tới thành công xuất sắc. Với giá trị như vậy nên bạn tuyệt đối không nên chủ quan, thiếu cẩn trọng trong khâu sẵn sàng chuẩn bị cho buổi thuyết trình. Nói hay là một chuyện nhưng nói trước đông người thế nào cho thuyết phục lại là chuyện khác, yên cầu bạn năng lực quan sát nhanh gọn, ứng phó linh động và tự tin. Những gì bạn sắp nói, quan điểm sống của bạn không ít tác động ảnh hưởng đến cách nghĩ của mọi người. Sau đây là 5 nguyên tắc giúp bạn có được buổi diễn thuyết thành công xuất sắc nơi công sở : Giới thiệu và nhắc lại những ý chính Hầu hết, những bài thuyết trình đều có mục tiêu rõ ràng và ý nghĩa quan trọng. Vì vậy, bạn nên thao tác trang nghiêm, tập trung chuyên sâu để có được một bài phát biểu hấp dẫn. Khi mở màn thuyết trình nên triển khai 1 số ít điệu bộ nhằm mục đích lôi cuốn sự quan tâm của khán thính giả như : đưa ra sự thông tin, những số liệu thống kê hay là những câu bông đùa nào đó, những lời trích dẫn nổi tiếng ví dụ điển hình … Hãy tích lũy tài liệu và tổ chức triển khai nội dung bài diễn thuyết theo những ý chính để khán giả tiện theo dõi. Nên nhớ rằng, không phải ai nghe qua cũng hiểu ngay nội dung bạn định nói. Thậm chí có những người mù tịt về những gì mà bạn đang đề cập. Bởi vậy, bạn phải hướng họ đi theo những vấn đề trong bài thuyết trình. Những vấn đề đó sẽ giúp người theo dõi tưởng tượng được những gì mà họ đang nghe và hiểu hơn về nội dung bạn muốn san sẻ. Trong quy trình chuyện trò, thi thoảng, bạn nên nhắc lại những ý chính để khắc sâu hơn trong tâm lý người nghe. Với những người quen hùng biện, họ gọi đây là quy tắc “ nêu những gì sẽ nói và nhắc lại điều đã nói ”. Nói chuyện bằng mắt Nói như vậy không có nghĩa là bạn cứ nhìn chằm chằm vào người ta, nhưng khi bạn nhìn vào người nghe, họ sẽ cảm thấy bạn đang thực sự trò chuyện với họ chứ không phải là với căn phòng mà họ đang đứng, họ sẽ quan tâm hơn vào bài phát biểu của bạn. Đừng hướng ánh mắt của bạn lên trần nhà hay bất kỳ nơi nào khác bởi điều đó gây cho người ta cảm xúc bạn đang không tự tin. Khi phát hiện ánh mắt của ai đó đang nhìn bạn, hãy dừng lại vài giây. Tuy nhiên bạn không nên nhìn quá lâu hay tỏ ra thiếu tự nhiên bởi đây là điểu tối kị khi diễn thuyết. Cố gắng duy trì ánh mắt tự nhiên như lúc chuyện trò với một người quen vậy. Nếu bạn cảm thấy thật khó để nhìn vào mắt người ta, bạn hoàn toàn có thể nhìn vào lúc giữa lông mày của họ ( nhìn theo kiểu chữ W hoặc M ). Như thế sẽ khiến bạn không còn hoảng sợ hay thiếu tự nhiên mà còn khiến người đối lập cảm xúc bạn đang nhìn vào mắt họ, tăng được sự an toàn và đáng tin cậy, sự thú vị tập trung chuyên sâu của khàn giả hơn. Tự nhiên, tự tin Bạn đã khi nào tự đặt câu hỏi, tại sao 1 số ít người hoàn toàn có thể trò chuyện rất hấp dẫn trong khi 1 số ít khác gây cho người ta cảm xúc tẻ nhạt và nhàm chán khi trò chuyện ? Thực tế, có nhiều yếu tố tạo nên một buổi diễn thuyết mê hoặc nhưng cách trò chuyện tự nhiên của người diễn thuyết đóng vai trò không nhỏ. Để cho cách nói của mình được tự nhiên, không quá gò bò sách vở, bạn hãy linh động, tiếp tục đổi khác âm lượng, âm điệu lên bổng, xuống trầm cũng như xúc cảm như thể bạn đang trò chuyện hằng ngày với bè bạn, đồng nghiệp. Một người thông thường hoàn toàn có thể đọc 200 đến 300 từ trong một phút và hoàn toàn có thể nói 100 đến 150 từ cũng trong khoảng chừng thời hạn đó. Nếu cứ nói một cách túc tắc, không âm điệu, không cảm hứng, người theo dõi sẽ cảm thấy bạn không phải đang nói mà là đọc, đọc với vận tốc chậm rãi, từ từ khiến người nghe lo ngại. Đây chính là nguyên do gây nên sự mất tập trung chuyên sâu. Vì thế, giữ cho lời nói, hành vi thật tự nhiên là yếu tố quan trọng giúp bạn thành công xuất sắc. Tìm hiểu về khoảng trống, khu vực thuyết trình Nói chuyện trước công chúng là việc dễ gây cho bạn sự lo ngại, căng thẳng mệt mỏi, vì thế, bạn nên chú ý quan tâm đến cả những chi tiết cụ thể nhỏ để phòng ngừa trường hợp giật mình xảy ra. Đó là nguyên do tại sao chúng tôi khuyên bạn dành chút thời hạn ngó qua phòng thuyết trình, để xem cách sắp xếp đồ vật, điểm đặt máy chiếu, vị trí bạn sẽ đứng và mọi người sẽ ngồi đâu, nếu hoàn toàn có thể bạn hãy tập thuyết trình trước tại khu vực mà bạn chuẩn bị sẵn sàng thuyết trình sắp tới. Nếu quá bận rộn không đến xem phòng trước được, bạn cũng nên khám phá qua vài thông tin chủ chốt : diện tích quy hoạnh phòng và lượng người theo dõi. Nếu bạn chỉ thuyết trình trước 20 người nhưng căn phòng lại hoàn toàn có thể chứa tới 100 người, bạn phải chuẩn bị sẵn sàng để nói to, rõ hơn, vừa nói vừa có sự chuyển dời vị trí cho hài hòa và hợp lý, không chuyển dời quá nhanh hoặc quá chậm. Nhiệt độ, ánh sáng trong phòng cũng là yếu tố cần khám phá bởi nếu không biết rõ điều này, bạn hoàn toàn có thể bị lạnh cóng hay tệ hơn là đổ mồ hôi khi thuyết trình. Cuối cùng hãy báo trước cho những người tương quan chuẩn bị sẵn sàng những gì bạn cần khi thuyết trình như micro, loa, máy chiếu … Tất nhiên, đây chỉ là những yếu tố tiểu tiết, tuy nhiên càng chu đáo bao nhiêu thì bài thuyết trình của bạn sẽ thành công xuất sắc bấy nhiêu. Nhanh chóng bỏ lỡ lỗi khi thuyết trình Cho dù bạn có rèn luyện kĩ bao nhiêu đi nữa thì vẫn hoàn toàn có thể mắc một vài lỗi nhỏ khi thuyết trình. Đây là trường hợp không ai muốn gặp và bạn nên chuẩn bị sẵn sàng tâm lí ứng phó. Bạn cần phải tráng lệ với chính mình nếu muốn người nghe tôn trong bạn. Những lỗi về phát âm hoàn toàn có thể xảy ra, đôi lúc vì nói nhanh, bạn hoàn toàn có thể bị vấp nhưng đừng quá bận tâm đến đó. Đa số người nghe không chú ý đến lỗi nhỏ đó mà chỉ tập trung chuyên sâu vào nội dung của bài thuyết trình. 9 lần bạn mắc lỗi, người theo dõi đều bỏ lỡ thì đến lần thứ 10 họ cũng chẳng để tâm làm gì. Khán giả chỉ chăm sóc bạn đang trình diễn nội dung gì, điều đó có ý nghĩa thế nào với họ mà thôi. Vì vậy nếu bạn cứ chú ý đến lỗi của mình, vô tình bạn đã kéo người theo dõi tập trung chuyên sâu vào đó. Tốt hơn hết, bạn cứ bỏ lỡ những lỗi ấy thật nhanh, giữ thái độ bình tĩnh và lấy nội dung bài nói để ăn được điểm. Có rất nhiều hình thức thuyết trình được công chúng chăm sóc từ những kiểu thường thì đến chính thống, kiểu dành cho một người nghe đến hàng vạn người nghe. Vì thế, không có quy tắc riêng cho mỗi kiểu bài. Năm quy tắc trên sẽ giúp bạn chuẩn bị sẵn sàng kĩ càng hơn cho bài thuyết trình của mình. Nếu bạn biết vận dụng chúng một cách tương thích, bạn sẽ gặt hái được những thành công xuất sắc ngoài mong đợi. Để viết một email hiệu suất cao Tiêu đề đúng chủ đề Tiêu đề của một bài báo luôn có 2 công dụng : lôi cuốn sự quan tâm của fan hâm mộ và cho họ biết nội dung chính của bài báo là gì để họ xem có nên đọc tiếp không. Tiêu đề của e-mail cũng như vậy. Vì thế, hãy đặt tiêu đề e-mail ngắn gọn nhưng cần lựa chọn kỹ lưỡng ngôn từ để thông tin cho người nhận nội dung đúng mực của e-mail. Nếu e-mail bạn gửi mang tính định kỳ, ví dụ điển hình như những báo cáo giải trình hàng tuần về một dự án Bất Động Sản, bạn nên ghi thêm ngày tháng gửi trong tiêu đề e-mail. Không ai muốn nhận phải thư rác ; vì thế, nếu bạn đặt tiêu đề e-mail tương thích thì thời cơ để người nhận đọc e-mail của bạn sẽ cao hơn, nếu không họ sẽ xóa ngay hoặc chẳng khi nào mở ra Bạn cũng đừng khi nào bỏ trống tiêu đề e-mail bởi việc này cũng giống như bạn đăng một bài báo mà không có tên. Một chủ đề, một e-mail Nếu bạn muốn trình diễn nhiều yếu tố với ai đó, hãy viết e-mail riêng cho từng chủ đề. Khi đó, người nhận sẽ thuận tiện sắp xếp để vấn đáp tổng thể e-mail của bạn. Vì một số ít yếu tố họ hoàn toàn có thể vấn đáp ngay một cách ngắn gọn, nhưng 1 số ít khác họ cần nhiều thời hạn hơn để nghiên cứu và điều tra. Việc viết những e-mail riêng rẽ cũng giúp bạn nhận được những câu vấn đáp rõ ràng hơn. Cũng giống như thư tín thương mại truyền thống lịch sử, nội dung e-mail nên cô đọng và rõ ràng. Bạn nên sử dụng những câu ngắn và tương quan trực tiếp đến điều muốn nói, nêu rõ nguyên do viết e-mail trong đoạn đầu. Tạo điều kiện kèm theo thuận tiện cho việc phản hồi Hãy cho người nhận e-mail biết bạn muốn họ vấn đáp bạn theo cách nào, ví dụ điển hình qua điện thoại cảm ứng hay gặp trực tiếp. Bạn nhớ ghi thông tin liên lạc, gồm có tên, chức vụ và số điện thoại thông minh trong e-mail ( kể cả e-mail nội bộ ). Bạn càng tạo điều kiện kèm theo thuận tiện để người nhận e-mail trả lời, Phần Trăm họ làm thế càng cao hơn. Hãy là người dùng e-mail chuyên nghiệp Nếu bạn thường liên lạc qua e-mail, bạn nên quét dọn hộp thư của mình tiếp tục. Nếu bạn cần viết một e-mail dài để vấn đáp nhưng lại chưa có thời hạn, hãy gửi một e-mail cho người gửi, thông tin bạn đã nhận được e-mail của họ, đồng thời cho biết thời hạn bạn sẽ vấn đáp họ một cách chính thức. Khi không hề check e-mail trong một ngày hay nhiều hơn, bạn cần thiết lập chính sách gửi e-mail vấn đáp tự động hóa để thông tin bạn trong thời điểm tạm thời không có trong văn phòng. E-mail nội bộ – Cũng cần chuyên nghiệp Bạn nên tiếp tục kiểm tra e-mail mà sếp hay đồng nghiệp gửi cho bạn và nhanh gọn vấn đáp, vì chúng thường tương quan đến những dự án Bất Động Sản cần hoàn thành xong đúng tiến trình, thông tin update, thông tin họp … Tuy nhiên, bạn cũng cần viết e-mail nội bộ theo cách chuyên nghiệp giống như e-mail gửi ra ngoài vì người nhận email của bạn trọn vẹn hoàn toàn có thể in chúng ra cho nhiều người khác đọc. Vì thế, bạn nên dùng công cụ kiểm lỗi chính tả và tuyệt đối tránh dùng từ lóng. Các công cụ giao tiếp phi ngôn ngữ Trang phục Các nhân viên cấp dưới rất dễ mắc phải sai lầm đáng tiếc này khi đến nơi thao tác. Hầu hết họ đều không nhận ra là họ đã mắc lỗi. Sai lầm này tưởng chừng rất nhỏ nhưng lại khiến cho hình ảnh của bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp và cản trở bước tiến của bạn trong tương lai. Dưới đây là 1 số ít góp ý về cách mặc phục trang nơi công sở : Đối với nam – Mùa nóng mặc bộ complete màu nhạt, vải mỏng mảnh hoặc không mặc áo vest ( chỉ mặc áo sơ mi dài tay hoặc ngắn tay bỏ trong quần, có hoặc không thắt caravatte ). – Mùa lạnh mặc bộ complete màu sẫm, vải dày ( tùy điều kiện kèm theo, ngoài mặc áo khoác ấm như : pa-đờ-suy, blu-dông ), có thắt caravatte, đi giày hoặc dép có quai hậu. Đối với nữ – Mùa nóng mặc áo dài truyền thống cuội nguồn. – Mùa lạnh mặc bộ complete nữ màu sẫm, vải dày, hoặc áo dài có khoác áo măng-tô với thân dài hơn áo ; ngoài mặc áo khoác ấm tùy điều kiện kèm theo, đi giày hoặc dép có quai hậu. Tuy nhiên, tùy theo điều kiện kèm theo của từng doanh nghiệp hoàn toàn có thể hướng dẫn pháp luật những y phục trong giờ thao tác ở công sở, nghênh tiếp, gặp gỡ người mua, đối tác chiến lược … Doanh nghiệp hoàn toàn có thể pháp luật mặc đồng phục theo 1 số ít ngày trong tuần, trong từng bộ phận hoặc tiến đến mặc đồng phục trọn vẹn. Trong trường hợp doanh nghiệp khó khăn vất vả hoặc chưa may được đồng phục cho cán bộ nhân viên cấp dưới thì so với nam hoàn toàn có thể mặc quần âu sẫm màu, áo sơ mi trắng bỏ trong quần, đi giày hoặc dép có quai hậu. Riêng với nữ thì hoàn toàn có thể tự chọn phục trang nhưng phải ăn mặc sao cho tương thích với thực trạng hiện tại cũng như văn hóa truyền thống của doanh nghiệp. Mỗi nghành nghề dịch vụ hoạt động giải trí có những quy tắc ăn mặc riêng, tuy nhiên, 10 điều sau đây sẽ giúp bạn biết lựa chọn phục trang tương thích nhất cho mình trong mọi thực trạng và thiên nhiên và môi trường công sở : 1. Ăn mặc lịch sự và trang nhã Dù trong môi trường tự nhiên nào, bạn cũng không nên mặc quần quá chật, váy ngắn quá mức hoặc để lộ một khoảng chừng rộng, khoét sâu ở cổ áo sơ mi. Chris Hauri – người sáng lập Miror Image, một công ty tư vấn hình ảnh và nhận diện tên thương hiệu ở Chicago, cho rằng phục trang của bạn tác động ảnh hưởng đến nhận thức trong kinh doanh thương mại, thiết kế xây dựng hình ảnh trong trí nhớ của người mua. 2. Không có ngày ngoại lệ Theo Lizandra Vega, tác giả của ” Hình ảnh thành công xuất sắc với những ấn tượng tốt, một việc làm suôn sẻ “, dù là ngày cuối tuần, bạn cũng không nên chọn những phục trang theo kiểu quá tự do như quần soóc, quần đùi ngắn, áo hai dây … Những phục trang này tạo cho đồng nghiệp và người mua cảm xúc bạn là người thiếu chuyên nghiệp, ăn mặc tùy hứng, không tôn trọng văn hóa truyền thống công ty. 3. Chọn giày tương thích Quần áo là một phần nhưng bạn cũng không được bỏ lỡ việc chọn giày cho tương thích. Vega gợi ý rằng, bạn nên chọn giày hở mũi để cơ động và sẵn sàng chuẩn bị bắt tay ngay vào việc làm trong khi Hauri lại khuyên nên chọn giày cao gót mới là hợp thời trang. 4. Tôn trọng nhà lãnh đạo Bạn không chắc như đinh mặc gì là tương thích với một cuộc họp giao ban cuối tuần hay buổi đón rước cấp chỉ huy. Cố gắng quan sát xung quanh để khuynh hướng cho mình phục trang tương thích. Đặc biệt, khi có chỉ huy tham gia, bạn cần quan sát xung quanh, chớp lấy yếu tố nhạy bén để biểu lộ sự tôn trọng chỉ huy qua cách ăn mặc của mình. Mỗi cán bộ nhân viên cấp dưới khi đến nơi thao tác phải đeo thẻ ảnh có ghi rõ họ tên, chức vụ ; trước cửa những phòng ban và trên bàn thao tác phải có biển đề tên, chức vụ ( nếu có ) để khách hoàn toàn có thể thuận tiện tìm kiếm và thuận tiện trong khi liên hệ việc làm. Một bộ quần áo thật sạch, ủi là thẳng nếp, giản dị và đơn giản, tương thích với thân hình, vị thế người mặc, hợp thời trang biểu lộ sự tự trọng, thái độ tráng lệ, lịch sự và trang nhã trong giao tiếp sẽ gây ấn tượng tốt, dễ gần, thân thiện ngay khi mới tiếp xúc lần đầu. Bởi lẽ, thứ nhất mọi người nhìn thấy rồi sau mới nghe thấy tất cả chúng ta, rồi nữa cách ăn mặc biểu lộ cách sử xự nhã nhặn của tất cả chúng ta mà không cần tất cả chúng ta phải phát ngôn. Do đó, doanh nghiệp phải xóa bỏ ngay những cách ăn mặc tùy tiện, thiếu nghiêm chỉnh như sau : Áo sơ mi bỏ ngoài quần. Mặc áo phông thun, quần bò, quần bó ống, váy quá ngắn, phục trang hở hang khêu gợi, lòe loẹt, lố lăng không tương thích với nghệ thuật và thẩm mỹ. Đi dép lê trong văn phòng thao tác. Đội mũ ( mũ cát, mũ phớt, mũ nồi, mũ len … ) trong phòng họp. Cắt tóc theo kiểu quái đản, kinh dị, khác người hoặc nhuộm tóc màu chạy theo mốt của những diễn viên điện ảnh, nghệ sĩ … Đeo kính đổi màu trong văn phòng thao tác. Ví dụ : Ngày phỏng vấn để xin việc, mặc dầu bạn có một kỹ năng và kiến thức rất tốt nhưng nếu bạn ăn mặc lề mề, không ngăn nắp mặc dầu đó chỉ là việc bạn quên bén đi việc bẻ ngay ngắn lại cái cổ áo trước khi đi phỏng vấn thôi thì chắc như đinh một điều rằng những nhà tuyển dụng khó mà nhận bạn vào làm được. Bắt tay Bắt tay là một nghi thức lễ tân, xã giao, một nét văn hóa truyền thống trong giao tiếp nói chung và trong giao tiếp chốn công sở nói riêng. Bắt tay là một động tác xã giao thông thường khi người ta gặp nhau hoặc giã từ nhau. Nó là một nghi thức rất quan trọng so với những cán bộ, công chức, những nhà kinh doanh … Có 3 bước bắt tay cơ bản : Bước 1 : Tiến gần tới ai đó, cách khoảng chừng 30 cm. chìa tay hơi chéo so với ngực, ngón tay cái chĩa thẳng. Bước 2 : Nắm tay lại, ngón tay cái khít với ngón tay cái của đối phương, nắm chặt tay họ mà không siết chặt. Bước 3 : Lắc tay đối phương 2, 3 lần rồi bỏ ra. Cần tuân thủ những nguyên tắc sau khi bắt tay đối tác chiến lược hoặc giữa đồng nghiệp vối nhau … Nam giới với nhau nên nắm cả bàn tay, siết chặt rồi giữ ít lâu. Giữa nam và nữ thì người nữ chỉ nên nắm hờ, nam không nên siết chặt hoặc nắm quá lâu làm bàn tay mềm yếu của người nữ bị đau, nhất là khi người nữ đeo nhiều nhẫn trên những ngón tay. Cần bắt tay với tư thế bình đẳng, tôn trọng lẫn nhau, tư thế đứng thẳng người, chỉ chìa tay phải ra ; người đứng ở chỗ cao không được chìa tay ra để bắt tay với người đứng ở chỗ thấp hơn. Bắt bằng tay phải ( trừ trường hợp không hề được ). Không nên bắt bằng tay trái vì như thế là vô lễ. Vừa bắt tay vừa ngậm thuốc lá, lại đút tay khác vào túi quần là điều tối kỵ. Phụ nữ hoàn toàn có thể mang găng khi bắt tay, riêng so với phái mạnh thì điều đó là không hề đồng ý được. Trao và nhận danh thiếp Trao tặng danh thiếp cho nhau cũng là một thẩm mỹ và nghệ thuật giao tiếp phi ngôn ngữ, một nét văn hóa truyền thống đời thường. Bởi vì qua danh thiếp người ta hoàn toàn có thể biết được phần nào về trình độ tri thức, việc làm và vị thế xã hội của nhau. Việc trao danh thiếp cũng cần đúng một vài quy tắc sau : Nên in danh thiếp bằng ngôn từ chính của quốc gia mình chính do đó là niềm tự hào, lòng tự trọng của dân tộc bản địa Nước Ta với quốc tế. Lần tiên phong đến liên hệ công tác làm việc với một cơ quan nào đó, bạn đưa danh thiếp vào trước cho thư ký để xem người ta có đồng ý chấp thuận tiếp mình hay không. Nếu là lần gặp gỡ tiên phong so với đối tác chiến lược của mình thì việc trao danh thiếp thuộc về người chủ. Khi trao danh thiếp : Đưa mặt có chữ về phía người nhận. Không cầm cả hộp đựng danh thiếp để trao. Đưa bằng hai tay. Vừa đưa vừa tự ra mắt về họ và tên. Khi nhận danh thiếp : Nhận bằng hai tay với thái độ trân trọng, tránh hờ hững, tránh vồ vập. Cố gắng nhớ tên và chức vụ của người trao rồi mới cất đi. Trao danh thiếp của mình. Nếu không có thì hãy xin lỗi và hẹn lần sau. Ngày nay, có một số ít người lại lạm dụng nó như để quảng cáo, tô vẽ bản thân của họ. Tránh in danh thiếp quá mỏng mảnh, lòe loẹt, cầu kỳ, hoặc quá nhiều chức vụ mà chẳng có tương quan, tương thích gì với doanh nghiệp, tổ chức triển khai mà bạn đang thao tác. Ví dụ : TS.Vật lý, Th.S Kinh tế, tổng giám đốc kiêm quản trị HĐQT … Hoặc có những người thích lễ nghĩa cũng tự in danh thiếp cho bản thân nhưng chức vụ lại đề rất tầm thường như : Nội trợ, nhân viên cấp dưới, … Về học vị, học hàm bạn hoàn toàn có thể thêm vào trước tên nhưng phải đúng với ngôn từ đang sử dụng để tránh bị hiểu nhầm. Phần địa chỉ cơ quan, nhà riêng ( nếu hoàn toàn có thể ) thì bạn nên in thêm phần tiếng Việt có đủ dấu để người đọc đỡ phải mất công đoán chữ. Ví dụ : B.S NGUYỄN VĂN A ( sẽ bị hiểu thành Bác sĩ A chứ không phải là Cử nhân Khoa học A ) hoặc M.A CAO THỊ HUỆ ( bị hiểu thành Ma Cao Thị Huệ chứ không phải là Thạc sĩ Văn chương Cao Thị Huệ ). Cử chỉ, điệu bộ, nét mặt Dáng điệu, cử chỉ, nét mặt là một phương tiện đi lại giao tiếp quan trọng mang tính phi ngôn ngữ. Nhìn chung so với cán bộ, công chức về cơ bản phải có những yếu tố sau : Điệu bộ chững chạc, khoan thai. Không ngồi rung đùi, nhổ râu khi tiếp khách. Tư thế ngồi của người giao tiếp, hoàn toàn có thể nói lên rất nhiều về bản thân con người, cũng như anh ta đang nghĩ gì, muốn gì vào thời gian đó. Những người đang cảm thấy mình đang bị kích thích, bị đe dọa tiến công, có bản tính ngần ngại … sẽ ngồi hai chân bắt chéo vào nhau theo lối cổ xưa và hoàn toàn có thể kèm theo hai tay khoanh trước ngực đặc biệt quan trọng là những người đi phóng vấn xin việc. Tặng quà Tặng quà ngày này được xem là một nét văn hóa truyền thống trong giới kinh doanh thương mại văn minh. Nó là cả một nghệ thuật và thẩm mỹ giao tiếp quan trọng trong kinh doanh thương mại, buộc những người trong cuộc phải có những hiểu biết nhất định nếu muốn hợp tác kinh doanh thương mại thành công xuất sắc với những đối tác chiến lược đến từ những nền văn hóa truyền thống khác nhau. Tặng quà phải làm thế nào truyền tải được những thông điệp ý nghĩa, hợp tác chân thành mới được gọi là văn hóa truyền thống khuyến mãi quà trong kinh doanh thương mại. Không đơn thuần là phép lịch sự và trang nhã … trong kinh doanh thương mại, khuyến mãi quà không hẳn chỉ là những yếu tố tuân theo những quy ước của phép nhã nhặn. Nó chính là thẩm mỹ và nghệ thuật giao tiếp thương mại góp thêm phần thôi thúc kinh doanh thương mại thành công xuất sắc. Biết Tặng Ngay quà đúng cách thì món quà sẽ góp thêm phần giúp bạn kiến thiết xây dựng và duy trì mối liên hệ lâu bền hơn. Có ba yếu tố quan trọng để việc khuyến mãi ngay quà thôi thúc kinh doanh thương mại thành công xuất sắc : khuyến mãi ngay đúng mục tiêu, đúng thời gian và quà Tặng Kèm phải có giá trị. Tặng đúng mục tiêu : Là người kinh doanh, trước khi Tặng quà bạn cần phải xác lập rõ ràng mục tiêu quà khuyến mãi ngay của bạn với đối tác chiến lược. Nếu bạn khuyến mãi ngay quà để biểu lộ sự hợp tác chân thành, mong ước duy trì mối quan hệ vĩnh viễn, nó phải biểu lộ được qua cả phương pháp chọn và trao quà Tặng Kèm. Tặng đúng thời gian : Không phải bất kỳ khi nào bạn Tặng Kèm quà, đối tác chiến lược cũng sẽ nhận. Tùy vào từng điều kiện kèm theo đơn cử và nhờ vào vào văn hóa truyền thống ứng xử trong giao tiếp khác nhau, bạn nên tìm hiểu và khám phá để Tặng Ngay quà đúng thời gian. Ví dụ : Người Nhật chỉ nhận quà sau khi đã kết thúc buổi gặp mặt hoặc kí kết xong một hợp đồng nhưng ngược lại, những đối tác chiến lược đến từ Brazil thường rất vui khi nhận được những món quà Tặng Ngay thân thiện trước khi vào bàn họp … Quà Tặng Ngay phải có giá trị : Đây là yếu tố quan trọng nhất trong việc khuyến mãi ngay quà. Tuy nhiên, giá trị ở đây không đơn thuần chỉ có nghĩa là đắt tiền mà phải biểu lộ được giá trị niềm tin thâm thúy. Một món quà Tặng Ngay có giá trị ý thức còn phải bộc lộ được sự tôn trọng văn hóa truyền thống, tập quán của người nhận. Ví dụ : Người Nhật, người Trung Quốc rất kị số 4 và số 9 bởi đó là những số lượng “ tử ” so với họ, hay như người Nước Hàn không thích được Tặng Kèm những vật sắc, nhọn bởi họ cho đó là hình tượng của sự cắt đứt mối quan hệ … Lời nói nơi công sở Nghi thức lời nói cũng là một bộ phận cấu thành nên “ Văn hóa doanh nghiệp ”. Lời nói nơi công sở phải bảo vệ có tính đúng mực, tránh đưa tin đồn thổi nhảm, thất thiệt, mơ hồ, hoặc không có thực. Lời nói nơi công sở cần bảo vệ tính sang chảnh vì nó đại diện thay mặt cho hình tượng văn hóa truyền thống của doanh nghiệp đó. Trong giao tiếp giữa chỉ huy với nhân viên cấp dưới, giữa những đồng nghiệp với nhau hoặc với người mua phải có thưa gửi đàng hoàng, có chủ ngữ rõ ràng, những câu nói xã giao như : cám ơn, cảm tạ, xin lỗi, làm ơn … Tránh nói những lời tục tĩu tại nơi thao tác, không làm người khác không dễ chịu vì lối trò chuyện như “ ăn to nói lớn ”, nói nhanh, bộp chộp, hay xen vào chuyện người khác. Không nên gió chiều nào che chiều ấy mà cần phải học cách nói lời của chính mình : Sếp luôn trọng dụng và quý những nhân viên cấp dưới có đầu óc, có tâm lý riêng. Nếu như bạn là người mà người khác nói gì thì mình nói ấy thì bạn dễ bị mọi người quên mất sự sống sót của bạn và vị thế của bạn ở trong cơ quan cũng chẳng cao quý gì. Có đầu óc thì dù chức vụ của bạn ở trong cơ quan thế nào, bạn cũng cần phải ghi nhận nói lên lời nói của mình, nên dũng mãnh nói lên cách tâm lý của mình. Có gì thì bình tĩnh nói, tránh biến cuộc trò chuyện thành cuộc thi hùng biện : Bạn cần sống độc lập, thân mật với mọi người trong cơ quan, nói năng phải nhẹ nhàng, nhất là phải có xấp xỉ rõ ràng, không được nói theo kiểu ra lệnh. Tuy là nhiều lúc quan điểm của mọi người khác nhau, bạn có quan điểm thì vẫn hoàn toàn có thể bảo lưu được, nếu không vi phạm nguyên tắc thì không nhất thiết phải bảo vệ sống còn. Nếu như bạn chỉ thích nói và bắt mọi người nghe thì e rằng đồng nghiệp sẽ dần rời xa bạn. Nói năng cũng phải ghi nhận giữ chừng mực, điều quan trọng là phải nói đâu ra đấy : Thái độ nói năng mặc kệ tổng thể ; ngôn từ khung hình lịch sự và trang nhã ; ăn nói vui nhộn … đó đều thuộc phạm trù thẩm mỹ và nghệ thuật nói. Tất nhiên, điều quan trọng là bạn phải có lòng tự tin, biết được nghệ thuật và thẩm mỹ nói năng. Như vậy bạn sẽ càng tự tin hơn, ăn nói mê hoặc hơn. Đừng có khoe khoang mình ở cơ quan : Nếu bạn là người rất giỏi trình độ, nếu bạn được sếp trọng dụng thì những điều này có trở thành vốn khoe khoang của bạn hay không ? Nếu bạn như thế thì dễ làm đồng nghiệp không dễ chịu. Về phương pháp xưng hô trong lời nói nơi công sở tùy nhu yếu bảo vệ tính khách quan, sang chảnh, tuy nhiên cũng tùy từng thực trạng để lựa chọn cho tương thích : Đối với những người cùng cơ quan : Bạn không thiết yếu phải phân vân về việc chào hỏi 1 số ít người mà bạn không biết gì về cá thể họ – Đó là những người thuộc phòng, ban khác cùng đi chung thang máy với bạn, bảo vệ cơ quan, người điều khiển và tinh chỉnh thang máy hoặc giám đốc công ty. Trong quan hệ giữa những đồng nghiệp : Không nên dùng cách xưng hô kiểu “ chú cháu ” trong khi đang thi hành việc làm. Tùy theo thực trạng, trường hợp hoàn toàn có thể sử dụng những từ khác thay thế sửa chữa như : ông, bà, ngài … Xưng hô so với chỉ huy : Không nên gọi giám đốc, người giám sát bằng tên riêng trừ phi họ được cho phép bạn gọi như vậy. Nghi thức lời nói nơi công sở là một yếu tố mang tính thông lệ, quy ước được tạo lập bởi những chuẩn mực truyền thống cuội nguồn dân tộc bản địa và tập quán. Cán bộ nhân viên cấp dưới trong doanh nghiệp phải rèn luyện liên tục và coi đó như là một phần không hề thiếu trong những nền tảng để kiến thiết xây dựng một nền văn hóa truyền thống doanh nghiệp văn minh. Giải quyết xích míc đúng cách Ý kiến khác nhau trong việc làm là điều rất là thông thường và thiết yếu để có những biến hóa, phát minh sáng tạo, để xử lý yếu tố cũng như cải tổ hiệu suất cao việc làm. Nhưng hiểu rõ những tính năng tích cực của sự độc lạ quan điểm trong việc làm không làm cho việc xử lý những xích míc thuận tiện hơn. Mâu thuẫn với đồng nghiệp hoàn toàn có thể làm bạn rất không dễ chịu, và nếu bạn không biết cách xử lý, hiệu quả sẽ là những sự không tương đồng nóng bức và tác động ảnh hưởng đến việc làm của cả hai bên. Bạn vẫn hoàn toàn có thể tránh những cuộc đấu đá không thiết yếu và chuyển từ trường hợp xấu đi sang tích cực, và đem lại tác dụng tốt đẹp cho cả hai bên theo những giải pháp sau : Hãy chuẩn bị sẵn sàng kỹ Hãy chuẩn bị sẵn sàng cho một cuộc chuyện trò thẳng thắn. Bạn cần phải ghi nhận vai trò của mình, và hãy cố gắng nỗ lực hiểu kỹ hơn đồng nghiệp của mình. Trước khi chuyện trò với họ, bạn hãy ” hiểu rõ bản chất thực của xích míc “. Có ba loại xích míc thường gặp : Công việc : sự không tương đồng về việc làm đang triển khai. Mối quan hệ : xích míc xuất phát từ mối quan hệ giữa bạn và người kia. Quan điểm : hai người có cách nhìn nhận yếu tố khác nhau Hiểu rõ điều này hoàn toàn có thể giúp bạn có cách mở màn câu truyện rõ ràng hơn. Đầu tiên, hãy nói cho đồng nghiệp của bạn biết thực chất xích míc hai bên đang gặp phải và hỏi thử anh ấy có thấy yếu tố giống bạn không. Dù cho đặc thù của xích míc thế nào, đừng đem xúc cảm cá thể vào câu truyện. Mâu thuẫn sẽ thuận tiện được xử lý bằng những cái nhìn khách quan thay vì xúc cảm cá thể. Ngoài ra, hãy chuẩn bị sẵn sàng đủ thời hạn cho buổi chuyện trò này để bạn hoàn toàn có thể tìm được giải pháp. Hãy chuyện trò trực tiếp, ở một nơi riêng tư nếu hoàn toàn có thể, đừng dùng email hay điện thoại thông minh chỉ vì bạn cảm thấy ngại, vì email hay điện thoại thông minh sẽ hạn chế những hiệu suất cao của một cuộc trao đổi tráng lệ. Xác định mối chăm sóc chung Để khởi đầu một cuộc trò chuyện khó khăn vất vả một cách đúng đắn, điều quan trọng là bạn và đồng nghiệp của mình phải xác lập những gì cả hai đang có cùng quan điểm. Có thể đó là tiềm năng chung của cả nhóm, hay những lao lý cả hai cùng chấp thuận đồng ý. Hãy thử khởi đầu ” Cả hai tất cả chúng ta đều muốn có một kế hoạch tốt để giúp công ty tăng trưởng lên một nấc mới. ” hoặc ” Chúng ta đã từng có chung quan điểm về quyết định hành động này. ” Hãy nhớ rằng, đây phải là tiềm năng chung mà cả bạn lẫn người đồng nghiệp kia thật sự chăm sóc, chứ không phải là điều bạn cho rằng anh ấy cũng chăm sóc. Điều này sẽ cho người kia thấy rằng bạn thật sự muốn điều tốt cho cả hai bên, chứ không phải là bạn chỉ chăm sóc đến bản thân bạn. Hãy biết lắng nghe Cho dù bạn nghĩ rằng bạn đã hiểu quan điểm của đồng nghiệp mình, bạn nên lắng nghe những gì anh ấy nói. Bạn hoàn toàn có thể đặt những câu hỏi giúp bạn hiểu thêm về cách nhìn nhận yếu tố của anh ấy và xác lập rõ hơn liệu bạn đang gặp sự không tương đồng về quan điểm, về nghĩa vụ và trách nhiệm việc làm hay về quyền lợi mỗi bên. Như vậy, bạn sẽ không phải ” đoán xem điều gì xảy ra ” mà phải dữ thế chủ động lắng nghe. Đừng vờ vịt nghe mà phải lắng nghe và hiểu những gì anh ấy nói. Lắng nghe một cách dữ thế chủ động và cởi mở khi đồng nghiệp của bạn lý giải hoàn toàn có thể giúp bạn hiểu thêm về những thông tin quan trọng đem lại giải pháp cho sự không tương đồng bạn đang gặp phải. Hoặc bạn hoàn toàn có thể giúp anh ấy một vài lời khuyên mà anh ấy đang cần. Một không khí cởi mở, thân thiện sẽ xử lý yếu tố tích cực hơn. Về phía bạn, hãy mở lòng để san sẻ yếu tố của bạn. Đừng chỉ trích hay đổ lỗi cho người khác, hãy cho anh ấy biết tiềm năng của bạn. Nếu anh ấy có những câu hỏi thẳng thắn, hãy cho anh ấy thời cơ để nói hết những gì làm anh ấy hiểu nhầm. Đưa ra giải pháp Khi mọi thứ đã được làm rõ, hãy đưa ra giải pháp. Sử dụng những thông tin bạn có được trong buổi chuyện trò đó để đưa ra một giải pháp mới tốt nhất cho cả hai bên. Đừng để trong lòng những quan điểm gây tranh cãi. Nếu đồng nghiệp của bạn không đồng ý chấp thuận với giải pháp bạn đề xuất kiến nghị, hãy nỗ lực kéo anh ấy vào quy trình xử lý yếu tố rốt ráo và có lợi cho cả hai bên. Nếu tình hình trở nên tệ hơn … Cho dù bạn đã có sẵn sàng chuẩn bị chu đáo, vẫn có năng lực cuộc trò chuyện sẽ trở nên tồi tệ hơn. Những cuộc trao đổi sẽ trở thành cuộc đấu khẩu nếu một trong hai bên đưa vào những xúc cảm cá thể. Nếu bạn khởi đầu cảm thấy không khí nóng lên, hãy tìm cách đưa câu truyện trở về những mối chăm sóc chung. Hãy tập trung chuyên sâu vào mối quan hệ trong tương lai. Bạn hoàn toàn có thể không xử lý được xích míc dựa trên những yếu tố của quá khứ, nhưng bàn về những mối chăm sóc trong tương lai, bạncó thể hòa giải sự không tương đồng. Nếu đồng nghiệp của bạn trở nên quá khích, tốt nhất bạn nên tạm ngưng buổi chuyện trò. Bạn hoàn toàn có thể ra khỏi phòng hoặc trong thời điểm tạm thời ngưng tranh cãi để quan sát tình hình xung quanh. Cách này sẽ giúp bạn biết cần phải làm gì tiếp theo. Bạn hoàn toàn có thể thử biến hóa cách trò chuyện : dùng bảng, dùng giấy để luận bàn, thậm chí còn hoàn toàn có thể ý kiến đề nghị liên tục câu truyện trong lúc ăn tối. Bạn sẽ trong thời điểm tạm thời ngăn sự quá khích của anh ấy, cũng như tránh làm tăng sự xích míc giữa hai người. Nếu toàn bộ những cách này đều không hiệu suất cao, hãy rút lui và tìm một người thứ ba để xử lý. Tình huống ví dụ về yếu tố tránh sự không tương đồng nơi công sở : Tổng kết cho thấy năm ngoái, công ty thu doanh thu vượt xa chỉ tiêu nên tổng giám đốc quyết định hành động chi 1 số ít tiền lớn cho nhân viên cấp dưới. Trưởng phòng nhân sự giao cho bạn cùng một đồng nghiệp trong phòng lên kế hoạch khen thưởng cho nhân viên cấp dưới với số tiền ấy. Bạn ý kiến đề nghị nên tổ chức triển khai cho nhân viên cấp dưới đi du lịch quốc tế vì từ trước đến giờ công ty chưa khen thưởng theo hình thức này. Đồng nghiệp của bạn cho rằng tình hình lạm phát kinh tế tăng cao, không nên dùng tiền đi du lịch mà nên chia vào lương để nhân viên cấp dưới có thêm thu nhập. Vậy là sự không tương đồng quan điểm xảy ra. Để hoàn toàn có thể xử lý ổn thỏa sự không tương đồng này, hãy thử 5 lời khuyên sau đây : Hãy biết cởi mở và lắng nghe Trước tiên, bạn hãy tạm gác lại quan điểm riêng để lắng nghe quan điểm của người khác. Tiền thưởng mang lại giá trị vật chất cho nhân viên cấp dưới và thực tiễn là nhiều nhân viên cấp dưới trong công ty muốn được thưởng bằng tiền. Sau khi đã nhìn nhận giá trị quan điểm của người khác, hãy trình diễn quan điểm của mình rằng đi du lịch quốc tế sẽ mang lại giá trị niềm tin to lớn cho nhân viên cấp dưới và là thời cơ giúp kết nối những thành viên trong công ty. Đừng biến sự không tương đồng trong việc làm thành sự không tương đồng cá thể Thay vì nói ” tôi cho rằng … còn anh cho rằng … “, hãy nói ” tất cả chúng ta có hai hướng xử lý yếu tố trên “. Cách nói này không mang tính cá thể và giúp hai bạn tập trung chuyên sâu xử lý việc làm : làm thế nào để đi đến thống nhất và đề ra được những hình thức khen thưởng nhân viên cấp dưới thỏa đáng. Luôn tìm chiêu thức xử lý Dù quan điểm khác nhau nhưng hai bạn vẫn có một điểm chung là việc làm : ai cũng muốn tìm ra giải pháp tốt nhất cho việc làm được giao. Vậy, hãy cùng ngồi lại tìm hướng xử lý, không nên cố tranh cãi để xem ai đúng, ai sai. Bạn hoàn toàn có thể xin quan điểm sếp để thực thi một cuộc khảo sát trong công ty xem nhân viên cấp dưới thích hình thức khen thưởng nào nhất để kiến thiết xây dựng một bản kế hoạch thích hợp. Tìm người hòa giải Để tránh sự không tương đồng, hai bạn hoàn toàn có thể trình diễn tiến trình việc làm và xin quan điểm của sếp. Sếp sẽ cho những bạn những hướng dẫn đơn cử hơn. Có thể rằng hai bạn sẽ trình lên một bản kế hoạch với hai sự lựa chọn, sếp bạn sẽ xem xét chọn hướng xử lý nào khả thi và đem lại quyền lợi cho nhân viên cấp dưới nhiều hơn. Luôn giữ trung khí với nhau Nổi nóng và khó chịu hoàn toàn có thể gây tổn hại cho tim, ảnh hưởng tác động rất nhiều đến niềm tin và không đem lại tác dụng tốt cho việc làm. Thay vào đó, hãy bình tĩnh và từ tốn ! Không nên chỉ trích cá thể đại loại như ” anh ta chỉ chăm sóc đến yếu tố vật chất ” … hoặc lôi kéo những người đồng quan điểm với bạn để nói xấu người còn lại. Điều này không giúp xử lý yếu tố mà chỉ cho thấy bạn xử sự thiếu chuyên nghiệp mà thôi. Nghi thức lời nói nơi công sở là một yếu tố mang tính thông lệ, quy ước được tạo lập bởi những chuẩn mực truyền thống cuội nguồn dân tộc bản địa và tập quán. Cán bộ nhân viên cấp dưới trong doanh nghiệp phải rèn luyện liên tục và coi đó như là một phần không hề thiếu trong những nền tảng để thiết kế xây dựng một nền văn hóa truyền thống doanh nghiệp tân tiến. KẾT LUẬN Khi nói đến thẩm mỹ và nghệ thuật giao tiếp, hẳn bạn thường nghĩ đến yếu tố ngôn từ, lời ăn tiếng nói hàng ngày. Tuy nhiên, ngôn từ khung hình, gồm có những cử chỉ, động tác được biểu lộ qua ánh mắt, nụ cười, hành vi của bàn tay … tưởng như đơn thuần nhưng lại có tính năng rất hiệu suất cao, giúp bạn truyền đạt tới những nhân viên cấp dưới và đồng nghiệp những thông điệp, ý nghĩ khó diễn đạt bằng lời nói trực tiếp. Giao tiếp là một hình thức hoạt động giải trí của con người. Thông qua giao tiếp, những mối quan hệ giữa con người được xây đắp. Sự hiểu biết và nắm những quy luật của giao tiếp góp thêm phần làm tăng hiệu suất cao lao động và kiểm soát và điều chỉnh những quan hệ xã hội. Ngày nay mọi mô hình việc làm đều yên cầu nhân viên cấp dưới phải có kỹ năng giao tiếp tốt. Đây là một kỹ năng rất quan trọng bên cạnh yếu tố trình độ bởi nó giúp bạn trở thành một nhân viên cấp dưới tuyệt vời và có nhiều thời cơ thăng quan tiến chức. Do đó, hãy không ngừng cải tổ và vun đắp kỹ năng giao tiếp nơi công sở để gặt hái thành công xuất sắc trong việc làm của mình. Trong đời sống, trong giao tiếp hàng ngày con người luôn phải ứng phó với biết bao trường hợp, có lúc thuận tiện giải quyết và xử lý, có lúc thật phức tạp, khó xử. Xã hội càng văn minh thì nhu yếu trong giao tiếp của con người càng cao. Ứng xử một cách mưu trí, khôn khéo, tế nhị, kịp thời, có hiệu suất cao, đạt tới mức độ thẩm mỹ và nghệ thuật, thời nay còn được coi như tuyệt kỹ thành công xuất sắc trong đời sống, trong việc làm. Chúc những bạn thành công xuất sắc. TÀI LIỆU THAM KHẢO [ 1 ] Giao tiếp trong kinh doanh thương mại và đời sống, Đoàn Thị Hồng Vân, NXB Thống kê, 2006. [ 2 ] Kỹ năng giao tiếp và thương lượng trong kinh doanh thương mại, Thái Trí Dũng, NXB Thống Kê. [ 3 ] Truyền thông giao tiếp trong kinh doanh thương mại, Nguyễn Hữu Thân, NXB Thống Kê, 2006. [ 4 ] [ 5 ] ương 1 ) [ 6 ] [ 7 ] BẢNG PHÂN CHIA CÔNG VIỆC Tên Phần tiếp đón Phần trăm triển khai xong 1. Võ Thị Anh Thi Chương 1. Cơ sở lý luận Chương 2. Thực trạng của giao tiếp nơi công sở Những thói quen xấu trong giao tiếp nơi công sở Những thói quen khiến sếp bực mình 4 kiểu “ chính trị gia ” nơi công sở Chương 3. Xây dựng văn hóa truyền thống giao tiếp nơi công sở Trang phục Những kỹ năng cần biết khi giao tiếp nơi công sở – 100 % – 100 % 2. Dương Như Hồng Chương 2. Thực trạng giao tiếp nơi công sở Thực trạng giao tiếp nơi công sở Cử chỉ, điệu bộ, nét mặt – 100 % – 90 % 3. Trần Thị Tường Vi Chương 2. Thực trạng giao tiếp nơi công sở Đố kỵ so với đồng nghiệp của mình Chương 3. Xây dựng văn hóa truyền thống giao tiếp nơi công sở Giải quyết xích míc đúng cách Trao và nhận danh thiếp Bắt tay Lời nói nơi công sở – 100 % – 95 % 4. Đoàn Thị Tuyết Nhung Chương 2. Thực trạng của giao tiếp nơi công sở Những thói quen tốt trong giao tiếp nơi công sở Chương 3. Xây dựng văn hóa truyền thống giao tiếp nơi công sở Tặng quà – 100 % – 100 %
