Quản lý gia tài bằng Excel là một quy trình quan trọng trong việc lập kế hoạch và giám sát sự suy giảm của những gia tài kinh doanh thương mại. Đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc sử dụng đúng mẫu quản lý gia tài là cực kỳ quan trọng để bảo vệ tính minh bạch, rõ ràng và tiện cho việc theo dõi, giám sát. Dưới đây là TOP 5 mẫu quản lý gia tài bằng Excel không lấy phí và chi tiết cụ thể nhất 2023 đã được 1O ffice tổng hợp .
Quản lý gia tài bằng Excel là một trong những giải pháp thông dụng để quản lý gia tài cho những doanh nghiệp vừa – nhỏ và cá thể. Dưới đây là những bước để quản lý gia tài bằng Excel :
Xác định mục đích và phạm vi quản lý tài sản: Điều này sẽ giúp xác định các thông tin cần thiết để theo dõi và lưu trữ, cũng như định dạng bảng tính phù hợp. Xác định mục đích sử dụng bảng tính Excel để quản lý tài sản (ví dụ: quản lý tài sản cá nhân, quản lý tài sản công ty). Xác định phạm vi quản lý tài sản (ví dụ: quản lý tài sản cố định, tài sản lưu động, tài sản thực phẩm)
Chuẩn bị dữ liệu: Danh sách tài sản, thông tin chi tiết của từng tài sản, bao gồm tên tài sản, mô tả, giá trị, ngày mua, số seri, thông tin bảo hành,… Đồng thời, phải kiểm tra tính chính xác của dữ liệu.
Thiết lập bảng tính Excel để quản lý tài sản: Tạo một bảng tính Excel và đặt tên cho các cột theo thông tin tài sản cần quản lý. Đồng thời, nên thêm các cột khác để theo dõi thông tin bảo trì, sửa chữa hoặc thay thế tài sản.
Nhập dữ liệu vào bảng tính Excel: Sau khi đã có danh sách tài sản và thông tin chi tiết, tiến hành nhập dữ liệu vào bảng tính Excel. Chỉnh sửa các cột để đưa thông tin vào các cột tương ứng.
Tính toán và phân tích thông tin về tài sản: Sử dụng các công thức tính toán trong Excel để tính tổng giá trị tài sản, tổng số tài sản và các thông tin khác cần thiết. Hoặc có thể tạo bảng tổng hợp để theo dõi tình trạng tài sản theo nhiều tiêu chí khác nhau.
Theo dõi và cập nhật thông tin về tài sản trên bảng tính Excel: Khi có thay đổi về thông tin tài sản, hãy cập nhật thông tin tài sản trong bảng tính Excel. Theo dõi tình trạng của tài sản và cập nhật thông tin bảo trì, sửa chữa hoặc thay thế tài sản khi cần thiết.
2. Các tính năng của Excel tương hỗ cho việc quản lý gia tài, mẫu sản phẩm
Excel là một công cụ khá can đảm và mạnh mẽ để quản lý gia tài và mẫu sản phẩm trong doanh nghiệp. Các công dụng của Excel tương hỗ cho việc quản lý gia tài và loại sản phẩm gồm có :
2.1 Tạo list gia tài
Excel cung ứng nhiều cách để tạo list gia tài, từ việc tạo bảng tính mới và nhập thông tin gia tài vào những cột tương ứng, đến việc sử dụng những biểu mẫu sẵn có hoặc tải xuống từ mạng .
Ví dụ : Tạo 1 bảng tính Excel mới và đặt tên là “ Danh sách gia tài ”, sau đó tạo những cột thông tin như tên gia tài, mã gia tài, ngày mua, giá trị, số lượng, vị trí tàng trữ, trạng thái sử dụng, sau đó nhập thông tin, diễn đạt của từng gia tài vào bảng tính đó .
2.2 Sắp xếp, tìm kiếm, lọc tài liệu
Chức năng này giúp người dùng có cái nhìn trực quan hơn và thuận tiện tìm kiếm, sắp xếp những gia tài trong list. Người dùng hoàn toàn có thể sắp xếp những gia tài theo tên, giá trị, ngày mua, hoặc những thuộc tính khác. Họ cũng hoàn toàn có thể tìm kiếm những gia tài dựa trên những từ khóa hoặc điều kiện kèm theo đơn cử, hoặc lọc tài liệu để chỉ hiển thị những gia tài thỏa mãn những điều kiện kèm theo tìm kiếm đơn cử .
Ví dụ : Sắp xếp những gia tài theo giá trị từ cao đến thấp : chọn cột giá trị, nhấn vào nút sắp xếp trong Excel và chọn thứ tự sắp xếp là từ lớn đến bé. Hoặc tìm kiếm thông tin của gia tài đơn cử bằng cách nhập tên gia tài vào ô tìm kiếm trên Excel. Hoặc hoàn toàn có thể lọc những gia tài theo trạng thái sử dụng là “ đang sử dụng ”, bạn hoàn toàn có thể chọn ô lọc tài liệu, chọn cột trạng thái sử dụng và chọn giá trị “ đang sử dụng ” .
2.3 Tính toán tổng giá trị gia tài
Quản lý gia tài bằng Excel giúp người dùng tính tổng giá trị của những gia tài trong list. Người sử dụng hoàn toàn có thể sử dụng những công thức giám sát đơn thuần hoặc những công cụ đã được tích hợp trên Excel như hàm SUM hoặc AVERAGE để thống kê giám sát tổng giá trị những gia tài .
Một số hàm tính được sử dụng nhiều cho việc quản lý gia tài như :
- Hàm SUM: Hàm này được sử dụng để tính tổng giá trị của các tài sản. Ví dụ: =SUM(B2:B10) sẽ tính tổng giá trị của các tài sản từ ô B2 đến ô B10.
- Hàm IF: Hàm này được sử dụng để kiểm tra một điều kiện và trả về kết quả khác nhau tùy thuộc vào kết quả của điều kiện đó. Ví dụ: =IF(B2>1000, “Đắt”, “Rẻ”) sẽ kiểm tra giá trị của tài sản ở ô B2, nếu lớn hơn 1000 thì trả về “Đắt”, ngược lại thì trả về “Rẻ”.
- Hàm VLOOKUP: Hàm này được sử dụng để tìm kiếm một giá trị trong một bảng và trả về giá trị ở cột khác trong hàng đó. Ví dụ: =VLOOKUP(A2, D:E, 2, FALSE) sẽ tìm kiếm giá trị của tài sản ở ô A2 trong cột D, nếu tìm thấy thì trả về giá trị ở cột E.
- Hàm COUNTIF: Hàm này được sử dụng để đếm số lượng tài sản thỏa mãn một điều kiện. Ví dụ: =COUNTIF(C2:C10, “>100”) sẽ đếm số lượng tài sản có giá trị lớn hơn 100 trong cột C.
- Hàm AVERAGE: Hàm này được sử dụng để tính trung bình giá trị của các tài sản. Ví dụ: =AVERAGE(B2:B10) sẽ tính giá trị trung bình của các tài sản từ ô B2 đến B10.
2.4 Theo dõi thông tin về gia tài hao mòn, thay thế sửa chữa
Chức năng này được cho phép người dùng theo dõi thông tin về gia tài, gồm có những thông tin về thực trạng hao mòn của gia tài và thời hạn cần phải sửa chữa thay thế gia tài đó. Người dùng hoàn toàn có thể sử dụng những công thức và công cụ thống kê giám sát của Excel để đo lường và thống kê thời hạn hao mòn của gia tài và đưa ra những Dự kiến về thời hạn cần sửa chữa thay thế gia tài đó .
Ví dụ : Nhà quản lý muốn theo dõi thông tin về việc thay thế sửa chữa những gia tài bị hư hỏng hoặc cần được tăng cấp. Họ hoàn toàn có thể thêm một cột trạng thái vào list gia tài và update trạng thái của từng gia tài khi chúng bị hư hỏng hoặc cần được sửa chữa thay thế .
2.5 Tạo báo cáo giải trình thống kê về gia tài
Excel cung cấp nhiều công cụ để tạo báo cáo bao gồm các biểu đồ, đồ thị và bảng thống kê. Người dùng có thể tùy chỉnh các báo cáo để phù hợp với nhu cầu của họ và chia sẻ chúng với các bên liên quan khác.
Ví dụ : Một báo cáo giải trình thống kê về gia tài hoàn toàn có thể được thực thi bằng cách sử dụng biểu đồ cột để bộc lộ số lượng gia tài theo loại, biểu đồ tròn để biểu lộ tỷ suất Phần Trăm những loại gia tài, biểu đồ đường để biểu lộ giá trị gia tài theo thời hạn và biểu đồ điểm để biểu lộ thực trạng sử dụng của những gia tài. Bằng cách sử dụng những biểu đồ này, người dùng hoàn toàn có thể thuận tiện nhìn nhận và nghiên cứu và phân tích thông tin về gia tài, từ đó hoàn toàn có thể đưa ra những quyết định hành động quản lý gia tài hiệu suất cao hơn .
3. TOP 5 + mẫu quản lý gia tài bằng Excel chi tiết cụ thể nhất 2023
Các thành phần không hề thiếu trong mẫu quản lý tài sản cố định gồm có : gia tài, mã gia tài, số lượng, ngày mua, giá mua, thời hạn sử dụng, vị trí tàng trữ, trạng thái hiện tại .. Dưới đây là 5 mẫu quản lý gia tài bằng Excel không tính tiền và chi tiết cụ thể nhất cho những nhà quản lý .
3.1 Quản lý tăng, giảm tài sản cố định
Đây là mẫu quản lý tài liệu giúp người dùng quản lý những thông tin về tài sản cố định của công ty, gồm có thông tin như tên gia tài, giá trị, số lượng, ngày mua và ngày thanh lý. Bằng cách update thông tin về tài sản cố định này, người dùng hoàn toàn có thể thuận tiện theo dõi sự tăng giảm của tài sản cố định trong công ty .
3.2 Nhãn tài sản cố định
Đây là mẫu giúp người dùng dán nhãn cho tài sản cố định để thuận tiện phân biệt và theo dõi. Ví dụ, người dùng hoàn toàn có thể dán nhãn gia tài bằng một số ít hoặc mã duy nhất để xác lập những tài sản cố định .
3.3 Mẫu theo dõi tài sản cố định
Đây là mẫu giúp người dùng theo dõi thông tin cụ thể về tài sản cố định, gồm có tên gia tài, giá trị, ngày mua, ngày hết hạn sử dụng, người sử dụng và trạng thái hiện tại của gia tài. Bằng cách sử dụng mẫu này, người dùng hoàn toàn có thể thuận tiện quản lý tài sản cố định và theo dõi sự tiêu tốn và giá trị của chúng theo thời hạn .
3.4 Lịch biểu kiểm kê tài sản cố định
Đây là mẫu giúp người dùng lên kế hoạch kiểm kê tài sản cố định. Mẫu này gồm có những thông tin như tên gia tài, số lượng, đơn vị chức năng, người sử dụng và ngày kiểm kê. Bằng cách sử dụng mẫu này, người dùng hoàn toàn có thể lên kế hoạch kiểm kê tài sản cố định của công ty một cách hài hòa và hợp lý, bảo vệ việc kiểm kê được thực thi đúng thời hạn và đúng cách .
3.5 Bảng kiểm kê tài sản cố định
Đây là mẫu giúp người dùng ghi lại tác dụng kiểm kê tài sản cố định, gồm có tên gia tài, số lượng, đơn vị chức năng, giá trị, trạng thái hiện tại của gia tài và ghi chú. Bằng cách sử dụng mẫu này, người dùng hoàn toàn có thể thuận tiện theo dõi và update thông tin về tài sản cố định một cách không thiếu và đúng chuẩn .
Các mẫu quản lý gia tài bằng Excel trên đây đều mang đặc thù tìm hiểu thêm và hoàn toàn có thể được tùy chỉnh theo nhu yếu và nhu yếu của từng tổ chức triển khai hay cá thể. Tuy nhiên, việc sử dụng Excel để quản lý gia tài hoàn toàn có thể giúp cho việc quản lý được đơn thuần hóa, tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn và tăng độ chính xác hơn .
4. Ưu, điểm yếu kém của việc quản lý gia tài bằng Excel
4.1 Ưu điểm khi quản lý gia tài bằng Excel
Dễ dàng thao tác, sử dụng bởi Excel là một phần mềm phổ cập và đơn thuần, vì thế người sử dụng hoàn toàn có thể nhanh gọn khám phá cách sử dụng và tạo bảng tính để quản lý gia tài .
Tiết kiệm ngân sách so với việc sử dụng phần mềm quản lý gia tài chuyên nghiệp hoặc thuê dịch vụ quản lý gia tài từ bên ngoài .
Excel có tính tùy biến cao, phân phối rất nhiều công cụ để tùy chỉnh bảng tính và phong phú những mẫu công thức tính cung ứng được nhiều nhu yếu khác nhau của người sử dụng .
4.2 Nhược điểm khi quản lý gia tài bằng Excel
Dễ thao tác lỗi bởi việc nhập liệu và thống kê giám sát trên Excel trọn vẹn phụ thuộc vào vào người sử dụng, nên nếu không cẩn trọng hoặc có sai sót trong quy trình nhập liệu, hoàn toàn có thể dẫn đến sai sót trong đo lường và thống kê và dẫn đến những rủi ro đáng tiếc về kinh tế tài chính và kinh doanh thương mại .
Excel số lượng giới hạn về quy mô tài liệu, vì thế nếu số lượng gia tài quá lớn, việc quản lý bằng Excel hoàn toàn có thể trở nên khó khăn vất vả và gây ra sự cố .
Không cho phép cập nhật dữ liệu liên tục từ các nguồn khác nhau, điều này có nghĩa là người sử dụng phải cập nhật thủ công thông tin về tài sản, điều này tốn thời gian và không hiệu quả trong trường hợp có số lượng tài sản lớn.
5. Sử dụng phần mềm quản lý gia tài hiệu suất cao 1O ffice
Giải pháp cho tổng thể những điểm yếu kém trên đó là sử dụng phần mềm quản lý gia tài 1O ffice, phần mềm này sẽ giúp những doanh nghiệp xử lý được một số ít hạn chế của việc quản lý gia tài bằng Excel. Dưới đây là 1 số ít tính năng của việc sử dụng phần mềm 1O ffice để quản lý gia tài :
- Quản lý tài sản trực tuyến: Phần mềm 1Office cho phép quản lý tài sản trực tuyến, giúp cho việc quản lý và truy xuất thông tin tài sản dễ dàng hơn, không bị giới hạn bởi thời gian và địa điểm.
- Tính năng quản lý vị trí tài sản: Phần mềm 1Office cung cấp tính năng quản lý vị trí tài sản, cho phép người dùng theo dõi tài sản đang được sử dụng ở đâu, giúp tăng hiệu quả trong việc kiểm kê và định vị tài sản.
- Hỗ trợ quản lý về bảo trì và sửa chữa: Phần mềm 1Office cho phép người dùng theo dõi các thông tin liên quan đến bảo trì, sửa chữa tài sản, giúp cho việc bảo trì, sửa chữa được thực hiện kịp thời, đúng cách và tiết kiệm chi phí.
- Tính năng báo cáo và thống kê: Phần mềm 1Office cung cấp tính năng báo cáo và thống kê tài sản, giúp cho người dùng có cái nhìn tổng quan về tình trạng tài sản và đưa ra các quyết định quản lý hiệu quả hơn.
- Quản lý tài sản đa phương tiện: Phần mềm 1Office hỗ trợ quản lý tài sản đa phương tiện như thiết bị điện tử, phần mềm, nội thất, phương tiện vận chuyển và các tài sản khác, giúp cho việc quản lý tài sản được hoàn thiện hơn.
Nhận demo sử dụng phần mềm 1O ffice không lấy phí
Tóm lại, sử dụng phần mềm quản lý gia tài hiệu suất cao 1O ffice sẽ giúp xử lý được những điểm yếu kém của việc quản lý gia tài bằng Excel, đem lại hiệu suất cao cao hơn trong việc quản lý gia tài cho những doanh nghiệp .
