Kỹ năng soạn thảo văn bản là kỹ năng rất quan trọng. Nó là một phần không hề thiếu ở tổng thể những vị trí thuộc bất kể nghành nào .
Kỹ năng soạn thảo văn bản là gì?
Khái niệm kỹ năng soạn thảo văn bản là cách bạn thực hiện các thao tác như nhập thông tin, chỉnh sửa, trình bày văn bản trên giấy hoặc phần mềm Microsoft Word. Đây cũng là kỹ năng mà bất cứ nhà tuyển dụng nào cũng mong muốn thấy được trong CV của ứng viên.
Vai trò của kỹ năng soạn thảo văn bản
-
Tạo ra ấn tượng ban đầu: Khi người khác đọc văn bản của bạn, dù là văn bản giấy hay trực tuyến, họ sẽ đánh giá sự thông minh và siêng năng của bạn dựa trên văn bản ấy. Do đó, văn bản quá nhiều lỗi chính tả và ngữ pháp sẽ làm bạn mất điểm trong mắt người đọc.
-
Xây dựng mối quan hệ với khách hàng: Khi soạn thảo hợp đồng thương mại mà hợp đồng đó kém chất lượng, sai lỗi chính tả sẽ làm khách hàng phật lòng và có thể họ sẽ tìm một đối tác khác. Như vậy, quan hệ hợp tác của doanh nghiệp bạn bị phá vỡ.
- Đạt được vị trí việc làm mong ước : Các nhà tuyển dụng thường nhìn nhận kỹ năng của bạn dựa trên CV. Một CV với kỹ năng soạn thảo văn bản tốt sẽ mở ra biết bao thời cơ việc làm cho bạn .
Các bước soạn thảo văn bản
- Xác định tiềm năng
- Chọn loại văn bản
- Sưu tầm tài liệu
- Xin thông tư cấp chỉ huy
- Hỏi quan điểm những cơ quan, tổ chức triển khai tương quan
- Suy luận ( những loại vi phạm mà văn bản hoàn toàn có thể mắc )
- Lập dàn bài
- Soạn thảo văn bản theo dàn bài
- Kiểm tra
10 Nguyên tắc soạn thảo văn bản chuyên nghiệp
Soạn thảo văn bản sẽ không quá phức tạp nếu bạn nắm được 10 nguyên tắc dưới đây. Thực hiện theo đúng 10 nguyên tắc này, chúng tôi đảm bảo rằng bạn sẽ luôn được đánh giá cao trong bất kỳ văn bản hay báo cáo nào
1. Hạn chế lỗi sai bằng các kỹ năng gõ, nhập chuyên nghiệp
Trong soạn thảo văn bản chuyên nghiệp, cần tránh các lỗi sai như nhập thiếu, thừa kí tự, nhập sai chữ. Bạn có thể hạn chế những lỗi này bằng cách rèn luyện khả năng, tốc độ gõ hoặc sử dụng các tính năng kiểm tra lỗi chính tả có sẵn trong Ms Word.
2. Đơn giản, tập trung vào vấn đề
Khi soạn thảo văn bản, bạn cần tập trung chuyên sâu vào yếu tố chính, sử dụng ngôn từ ngắn gọn, súc tích .
3. Chọn font chữ phù hợp, kích thước và màu sắc đúng tiêu chuẩn
Font chữ là một yếu tố rất quan trọng trong kỹ năng soạn thảo văn bản. Nó được coi là một kỹ năng word cơ bản. Thông thường, các loại giấy tờ, văn bản khác nhau sẽ có những yêu cầu về font và size chữ khác nhau. Tuy nhiên, trong trường hợp không có yêu cầu, bạn nên chọn font chữ là Time New Roman. Còn cỡ chữ là 12-14.
4. Chọn kích thước và căn lề giấy đúng tiêu chuẩn
Tiêu chuẩn căn lề trong một số văn bản cũng rất nghiêm khắc. Ví dụ về tiêu chuẩn căn lề cơ bản: lề trên: 20 – 25 mm, lề dưới: 20 – 25 mm, lề trái 30 – 35 mm, lề phải: 15 – 20 mm.
5. Căn chỉnh các đoạn văn bản
Trong soạn thảo văn bản, bạn nên căn chỉnh các đoạn văn bản sao cho có sự giãn cách dòng, cách đoạn hợp lý. Khi hết một đoạn văn bản, cần phải có dấu chấm kết thúc và xuống dòng sang đoạn mới để văn bản trông đẹp và rõ ràng về nội dung hơn.
6. Phần mở đầu
Phần mở màn là phần dẫn vào nội dung chính của văn bản. Do đó, phần này nên lôi cuốn người xem bằng 1 số ít ký tự đặc biệt quan trọng, viết chữ in hoa, hoặc chọn những kiểu chữ thẩm mỹ và nghệ thuật .
7. Sử dụng hình ảnh
Hình ảnh giúp cho nội dung văn bản của bạn không bị nhàm chán. Ngoài ra, trong 1 số ít văn bản hành chính, bạn còn phải sử dụng những biểu đồ để biểu lộ nội dung đoạn văn bản một cách trực quan .
8. Khoảng cách dòng phù hợp
Khoảng cách dòng tiêu chuẩn trong soạn thảo văn bản là 1.5 lines .
9. Chia nhỏ đoạn văn bản và đặt tiêu đề
Với những đoạn văn bản dài, có nhiều nội dung chính, bạn nên chia nhỏ thành những đoạn để người đọc dễ tiếp thu và tưởng tượng hơn. Đặt tiêu đề cho văn bản cũng là một việc rất quan trọng. Tiêu đề hay, mê hoặc sẽ lôi cuốn nhiều người đọc đoạn văn bản của bạn .
10. Ngắt trang (Page break), ngắt đoạn (Section break)
Công cụ Microsoft Word được cho phép bạn ngắt trang, ngắt đoạn một cách thuận tiện mà không phải nhấn phím Enter nhiều lần. Điều này đặc biệt quan trọng tốt khi bạn thao tác với những đoạn văn bản dài .
Khóa đào tạo Kỹ năng soạn thảo văn bản
Soạn thảo văn bản vô cùng thiết yếu trong việc làm và đời sống. Dù bạn đang làm việc làm gì, ở bất kỳ vị trí nào cấp quản trị hay nhân viên cấp dưới, trong doanh nghiệp tư nhân hay nhà nước thì bạn đều phải tiếp xúc, giải quyết và xử lý với những loại văn bản .
Do đó, học cách soạn thảo văn bản là điều cần thiết cho những ai chưa biết cách soạn thảo một văn bản đơn giản hay một hợp đồng. Khóa học “Kỹ năng soạn thảo văn bản” tại PMS sẽ giúp bạn hiểu và vận dụng các phương pháp soạn thảo vào công việc, để công việc hiệu quả và khoa học, chuyên nghiệp hơn. Đồng thời, bạn sẽ được rèn luyện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính và email chuyên nghiệp giúp bạn dễ dàng hơn trong các hoạt động thương mại.
Học viện PMS— — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — –Để tìm hiểu và khám phá thêm những khóa huấn luyện khác tại Học viện PMS, những Anh / Chị sung sướng liên hệ :Học viện Tư vấn – Đào tạo PMSTrụ sở : Tầng 9, Tòa nhà Thủy Lợi 4, 102 Nguyễn Xí, P. 26, Quận Q. Bình Thạnh, TP Hồ Chí MinhCN Tỉnh Bình Dương : Đại học Quốc Tế Miền Đông, Đường Nam Kỳ Khởi Nghĩa, P. Hòa Phú, Thành phố mới Tỉnh Bình Dương, Tỉnh Tỉnh Bình Dương
Điện thoại: 028 7300 6069
E-Mail : [email protected] : https://vvc.vn/
