Họp nhóm là hoạt động không thể thiếu tại các tổ chức, doanh nghiệp, v.v. Vậy nếu bạn được giao nhiệm vụ tổ chức một buổi họp nhóm, bạn sẽ cần phải làm gì? Hãy để Glints giúp bạn, tham khảo ngay bài viết dưới đây để biết các quy tắc tổ chức họp nhóm thành công, cũng như các bước để tổ chức một cuộc họp hiệu quả.
7 Quy tắc tổ chức họp nhóm thành công
Xác định đúng đối tượng cần mời
Một cuộc họp chắc như đinh không hề thiếu người tham gia rồi phải không nào. Vì vậy một trong những yếu tố quan trọng để tổ chức cuộc họp thành công xuất sắc là mời đúng đối tượng người dùng .
Với vai trò của người tổ chức, bạn cần xác định đúng đối tượng cần mời để không làm lãng phí thời gian và công sức cho cả bạn và người mời không có sự liên quan.
Một cuộc họp nhóm hiệu quả nên duy trì từ 5 – 7 thành viên. Vì nếu số lượng thành viên quá đông, bạn sẽ vô tình biến họ trở thành thính giả và không đem lại nhiều giá trị góp phần .
Gửi tài liệu trước cuộc họp
Để có một cuộc họp hiệu quả, bạn cần san sẻ trước những tài liệu tương quan đến người tham gia. Điều này được cho phép người tham gia hoàn toàn có thể làm quen với những cụ thể và mọi người đều xuất phát từ một điểm .
Hơn nữa, thời hạn trong cuộc họp hoàn toàn có thể dành nhiều hơn để mọi người cùng trao đổi, đàm đạo những yếu tố .
Đảm bảo đến đúng giờ
Vấn đề giờ giấc chắc như đinh bạn cần phải quan tâm vì không đúng giờ là một thói xấu nơi văn phòng .
Một cuộc họp thành công xuất sắc là khi nó tuân thủ yếu tố thời hạn. Bởi khi một ai đó đến muộn hơn thời hạn khởi đầu sẽ khiến cuộc họp lê dài thêm. Ngoài ra, việc khiến những người đến đúng giờ phải chờ đón những người chậm trễ thật không công minh .
Vì vậy khi tổ chức cuộc họp, thay vì ngồi đợi mọi người đến đủ mới khởi đầu họp bạn nên khởi đầu theo đúng thời hạn pháp luật .
Việc đúng giờ rất quan trọng trong công việc.
Đọc thêm: Mẫu Kế Hoạch Quản Lý Thời Gian Là Gì? Học 8 Bước Lên Kế Hoạch Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả
Tương tác với người tham gia bằng các câu hỏi
Trong một cuộc họp nếu người thuyết trình cứ nói một mạch mà không hề tương tác nào với người tham gia thì thật sự sai lầm đáng tiếc. Vậy nên bạn hãy cố gắng nỗ lực tạo ra sự tương tác với mọi người bằng cách tạo ra những câu hỏi, khuyến khích mọi người đưa ra quan điểm và quan điểm của mình .
Cách quản lý cuộc họp này chắc như đinh sẽ khiến cho buổi họp của bạn trở nên hiệu quả hơn rất nhiều, và yếu tố cần xử lý trong cuộc họp sẽ nhanh gọn được xử lý .
Tập trung cao độ
Khi nói về một yếu tố trong cuộc họp, bạn hãy tập trung chuyên sâu vào yếu tố đó, hạn chế đi dấn vào những câu truyện thiếu tương quan .
Một trong những trách nhiệm khó nhất trong cuộc họp và hướng mọi người tập trung chuyên sâu. Cho dù bạn là ai đi chăng nữa người tổ chức hay người tham gia điều có trách nhiệm hướng cuộc họp đi đúng chủ đề, tập trung chuyên sâu vào yếu tố chính .
Bám sát chủ đề và mục tiêu của cuộc họp
Lợi ích từ việc mời đúng đối tượng người dùng sẽ giúp cho những thành viên tham gia có ý thức tập trung chuyên sâu, bám sát vào tiềm năng và chủ đề của cuộc họp .
Khi cuộc họp diễn ra, nhiều lúc sự sôi sục quá mức sẽ khiến cho tiềm năng của cuộc họp bị lệch khỏi khuynh hướng. Khi đó, người dẫn dắt cuộc họp cần biết cách điều hướng những thành viên quay trở về với nội dung chính của cuộc họp .
Kỹ năng tổ chức và điều hướng cuộc họp vô cùng quan trọng bạn cần biết là giữ thái độ tích cực, tôn trọng quan điểm của mọi người và đưa ra giải pháp xử lý tương thích .
Tổng kết cuộc họp
Có thể nói đây là một trong những phần rất là quan trọng khi kết thúc bất kể một cuộc họp nào. Việc làm này sẽ giúp người tham gia cảm thấy tự do, thay vì áp lực đè nén về yếu tố thời hạn .
Tổng kết cuộc họp bằng cách tinh tế.
10 bước tổ chức cuộc họp hiệu quả
Cách tổ chức một cuộc họp đạt hiệu quả cao nhất, xem ngay 10 bước dưới đây .
Trước cuộc họp
Xác định những gì muốn đạt được
Trước khi mở màn tổ chức một cuộc họp bạn cần xác lập tiềm năng, những gì mong ước đạt được sau cuộc họp. Một cuộc họp không có tiềm năng chắc như đinh sẽ rất không có ý nghĩa và khó thể thành công xuất sắc .
Chuẩn bị nội dung cuộc họp và xếp thứ tự nội dung (Agenda)
Chắc hẳn bạn đã không ít nghe đến Agenda của một cuộc họp. Thuật ngữ này được hiểu đơn thuần là những nội dung tiến hành trong cuộc họp .
Để có một cuộc họp diễn ra thuận tiện và hiệu quả bạn cần sẵn sàng chuẩn bị nội dung cuộc họp, phác thảo ra những điều muốn thực thi, ước tính thời hạn cho từng phần và ai là người trình diễn, v.v.
Xác định người tham gia
Dựa vào tiềm năng của cuộc họp bạn sẽ xác lập đối tượng người dùng tham gia tương thích. Bạn cần hạn chế việc mời tràn làn, mời những người không có sự tương quan đến chủ đề của cuộc họp và những thông tin bạn cần tích lũy. Đây là một quy tắc vô cùng quan trọng mà Glints đã đề cập tới trong phần trên .
Quyết định hình thức tổ chức, thời gian và địa điểm
Sau khi đã xác lập được đối tượng người tiêu dùng tham gia, bạn sẽ quyết định hành động tới hình thức tổ chức, thời hạn và khu vực sao cho tương thích nhất với người tham gia .
Sau khi xác định người tham gia, bạn sẽ quyết định hình thức tổ chức, thời gian và địa điểm.
Mời người tham gia
Bạn có nhiều cách để gửi lời mời đến người tham gia, hãy bảo vệ rằng họ biết trước thời hạn này tối thiểu 3 ngày .
Với sự tăng trưởng can đảm và mạnh mẽ của internet và công nghệ tiên tiến bạn hoàn toàn có thể sử dụng những công cụ tạo lịch họp trực tuyến, đồng thời gửi lời mời đến những người tham gia .
Google Calendar là một trong những ví dụ nổi bật mà bạn hoàn toàn có thể thưởng thức tạo lịch họp và mời người tham gia .
Trong cuộc họp
Chào mừng và giới thiệu
Tưởng chừng như là một việc hết sức nhỏ nhặt, nhưng việc làm này có ý nghĩa vô cùng lớn giúp thu hút sự tập trung của người tham dự, dấu mốc bắt đầu cuộc họp. Đồng thời, việc làm này thể hiện sự tôn trọng của người tổ chức với những người tham gia.
Theo dõi các nội dung cuộc họp
Việc theo dõi agenda là một việc làm rất là quan trọng, giúp bảo vệ cuộc họp diễn ra theo đúng kế hoạch của bạn .
Trước khi mở màn một chủ đề bạn hãy hỏi những người tham gia xem liệu học có câu hỏi hay thắc nào về chủ đề vừa qua hay không. Điều này sẽ tạo cho người tham gia họ là một phần của cuộc họp, ngày càng tăng sự tương tác và tập trung chuyên sâu của họ .
Triển khai theo các nội dung cuộc họp đã lên từ trước
Dựa vào Agenda, bạn hoàn toàn có thể trấn áp nội dung trình diễn, tương tác bằng câu hỏi với người tham gia và chuyển sang phần tiếp theo .
Bạn cũng hoàn toàn có thể nhu yếu mọi người đặt câu hỏi vào phần ở đầu cuối. Điều này giúp mọi người tham gia cuộc họp đều xử lý được yếu tố của mình .
Đọc thêm: Phương pháp brainstorming hữu ích
Ghi lại các bước tiếp theo
Một trong những sai lầm đáng tiếc lớn mà người quản lý / người tổ chức cuộc họp mắc phải khi mở những cuộc họp là không chớp lấy được những bước tiếp theo sau cuộc họp .
Chẳng hạn, nếu bạn đã đưa ra quyết định hành động mới tại một cuộc họp thì bạn cần phải được ghi lại và theo dõi nó .
Kỹ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả.
Sau cuộc họp
Theo dõi các mục hành động
Bạn biết đấy, mức độ quan trọng để có một cuộc họp về một chủ đề tỷ suất thuận với tầm quan trọng để theo dõi nó. Bạn hoàn toàn có thể thực thi điều này bằng việc gửi email đến người tham gia để nhắc nhở về những gì họ đã đồng ý chấp thuận .
Bạn cũng hoàn toàn có thể lên lịch những trách nhiệm cần hoàn thành xong để chắc như đinh rằng những bước tiếp theo được triển khai .
Đọc thêm: Cách Sắp Xếp Thời Gian Biểu Làm Việc Tại Nhà Thật Khoa Học
Tạm kết
Trên đây là những chia sẻ về cách tổ chức họp nhóm, cũng như các quy tắc để có một buổi họp nhóm thành công, hiệu quả. Hy vọng bài viết đã trang bị cho bạn kỹ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả và biết cách điều hành cuộc họp tự tin nhất.
Nếu bạn còn bất kể câu hỏi nào, đừng ngần ngại để lại phản hồi để được Glints tương hỗ giải đáp nhé .
Bài viết có hữu dụng so với bạn ?
Đánh giá trung bình 3.4 / 5. Lượt nhìn nhận : 5 Chưa có nhìn nhận nào ! Hãy là người tiên phong nhìn nhận bài viết. Chúng tôi rất buồn khi bài viết không có ích với bạn Hãy giúp chúng tôi cải tổ bài viết này ! Làm sao để chúng tôi cải tổ bài viết này ?
Tác Giả
