Kỹ năng soạn thảo văn bản là kỹ năng được thực hiện trên các phần mềm ứng dụng như Microsoft Word bằng cách thực hiện các thao tác có liên quan đến văn bản như nhập thông tin, chỉnh sửa, trình bày văn bản, lưu trữ và in ấn văn bản.
Đây là một trong những phần trong chương trình ĐH và là kỹ năng thiết yếu mà bất kể nhà tuyển dụng nào cũng muốn thấy ở trong CV của những ứng viên lúc bấy giờ .
2. Tầm Quan Trọng Của Kỹ Năng Soạn Thảo Văn Bản
Kỹ năng soạn thảo văn bản chiếm một vai trò quan trọng trong đời sống kinh tế, xã hội hiện nay. Một văn bản kém chất lượng có thể để lại hậu quả khá nặng. Chẳng hạn như kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại không tốt sẽ dẫn đến làm cho khách hàng của bạn không hài lòng và học sẽ tìm đến một nhà cung cấp khác.
Hay nếu như văn bản kém đó được in ra thì chắc như đinh doanh nghiệp của bạn sẽ tốn thêm một khoản ngân sách dành cho việc in lại .
Khi đi xin việc, nếu như kỹ năng soạn thảo văn bản của bạn không tốt, điều đó có thể khiến cho bạn không nhận được lời mời phỏng vấn cho công việc bạn mong muốn. Gửi một bản CV hoặc thư xin việc mắc nhiều lỗi cho thấy rằng bạn không chuyên nghiệp.
Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính sẽ giúp cho các cơ quan hành chính cũng như là người dân có thể tinh gọn lại các thủ tục hành chính, rút ngắn được thời gian để thực hiện các thủ tục này, giúp cho các cơ quan hành chính ban hành những thông tin, văn bản pháp luật đến với người dân một cách nhanh nhất.
Kỹ năng soạn thảo các hợp đồng thương mại Microsoft Word sẽ giúp cho các xí nghiệp nhanh gọn hơn trong việc ký kết hợp đồng, bây giờ có thể sử dụng các hợp đồng được soạn thảo từ trước thay vì phải viết tay như ngày xưa.
3. Yêu cầu chung trong soạn thảo văn bản
a. Yêu cầu chung về nội dung
– Văn bản phải có tính mục đích. Văn bản quản lý hành chính nhà nước được ban hành dưới danh nghĩa là cơ quan Nhà nước để nhằm đề ra các chủ trương, chính sách hay giải quyết các vấn đề cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó.
Vậy nên, khi soạn thảo những văn bản tiến tới phát hành một văn bản nào đó cần phải có tính mục tiêu rõ ràng. Yêu cầu này yên cầu văn bản cần phải bộc lộ được số lượng giới hạn và tiềm năng của nó .
Trước khi đi vào soạn thảo văn bản cần xác lập rõ được mục tiêu văn bản được phát hành để làm gì ? nhằm mục đích xử lý yếu tố gì ? số lượng giới hạn của yếu tố ? tác dụng của việc triển khai văn bản ?
– Văn bản phải có tính khoa học. Văn bản có tính khoa học phải được viết ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu, thể thức theo đúng quy định và nội dung có sự nhất quán. Một văn bản có tính khoa học đảm bảo các nội dung sau:
- Có đầy đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết
- Các thông tin khi đưa vào văn bản cần phải được xử lý và đảm bảo chính xác
- Đảm bảo sự logic về mặt nội dung, bố cục trình bày chặt chẽ, sự nhất quán về chủ đề
- Đảm bảo tính thống nhất của văn bản
– Văn bản cần phải có tính đại chúng. Văn bản phải được trình bày rõ ràng, dễ hiểu để phù hợp với trình độ dân trí nói chung, phù hợp với mọi đối tượng có liên quan đến thi hành văn bản để có thể hiểu rõ được đầy đủ nội dung văn bản.
Văn bản phải phản ánh được ý chí, nguyện vọng chính đáng, bảo vệ quyền và quyền lợi hợp pháp của toàn dân .
– Văn bản phải có tính bắt buộc thực hiện. Nhà nước quản lý xã hội bằng pháp luật, thông qua văn bản để truyền đạt các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước. Do đó, văn bản phải có tính bắt buộc thực hiện.
Tùy theo đặc thù và nội dung thì văn bản phản ánh và biểu lộ quyền lực tối cao của Nhà nước ở những Lever khác nhau, bảo vệ cơ sở pháp lý để Nhà nước triển khai quyền lực tối cao của mình, truyền đạt ý chí của Nhà nước đến với nhân dân và những chủ thể pháp lý khác .
Để bảo vệ tính bắt buộc triển khai, văn bản phải được phát hành đúng với thẩm quyền, văn bản đó là phạm pháp nếu như phát hành trái thẩm quyền. Vậy nên, văn bản cần phải có nội dung hợp pháp, được phát hành đúng hình thức và trình tự theo đúng lao lý .
– Văn bản phải có tính khả thi. Đây là một yêu cầu đối với văn bản, là sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu về tính mục đích, khoa học, đại chúng, công quyền.
Để những nội dung của văn bản được thi hành không thiếu và nhanh gọn thì văn bản phải bảo vệ vừa đủ những nhu yếu sau :
- Nội dung văn bản phải đưa ra được những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, tức là phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể.
- Khi quy định các quyền cho chủ thể phải đi kèm các điều kiện đảm bảo thực hiện các quyền đó.
- Phải nắm vững được điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản để xác lập trách nhiệm của họ trong văn bản cụ thể.
b. Yêu cầu về ngôn ngữ của văn bản
– Sử dụng ngôn từ, cách diễn đạt dễ hiểu, đơn thuần .
– Sử dụng những từ ngữ đại trà phổ thông, không dùng từ địa phương và từ ngữ quốc tế nếu không thực sự thiết yếu. Đối với những thuật ngữ trình độ, để xác lập rõ nội dung thì phải được lý giải ở trong văn bản .
– Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm từ được dùng nhiều lần trong văn bản thì hoàn toàn có thể viết tắt nhưng những chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó .
– Viết hoa được thực thi theo những quy tắc chính tả lao lý .
Một số những vấn đề cần lưu ý:
– Sử dụng thời quá khứ, hiện tại, tương lai tương thích với nội dung mà văn bản muốn bộc lộ .
– Các quy phạm pháp luật phần đông chỉ vận dụng với những hành vi xảy ra sau khi quy phạm pháp luật được phát hành có hiệu lực thực thi hiện hành, trừ rất ít những quy phạm có hiệu lực hiện hành hồi tối .
– Khi diễn đạt quy phạm pháp luật thì cần chú ý quan tâm đến việc xác lập thời gian hành vi mà lao lý tất cả chúng ta cần soạn thảo sẽ kiểm soát và điều chỉnh .
– Đảm bảo độ chính xác cao nhất về chính tả và thuật ngữ .
– Khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo có những sáng tạo độc đáo riêng của mình nên họ biết cần sử dụng thuật ngữ nào là tương thích, phản ánh được đúng nội dung về những pháp luật soạn thảo văn bản .
c. Yêu cầu về thể thức của văn bản
Thể thức văn bản là tập hợp những thành phần để cấu trúc nên văn bản, gồm có những thành phần chung vận dụng so với toàn bộ những loại văn bản và những thành phần bổ trợ trong trường hợp đơn cử .
Văn bản hành chính phải được soạn theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày được quy định tại Nghị định 09/2010/NĐ-CP và bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư và theo quy định chung tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính đảm bảo các điều kiện sau:
– Khổ giấy
– Định lề trang văn bản
– Kiểu trình diễn
– Phông chữ, cỡ chữ
Về cơ bản văn bản gồm có 3 phần là phần khởi đầu, phần nội dung và phần kết thúc theo 9 yếu tố cơ bản sau :
– Quốc hiệu, tiêu ngữ
– Tên tổ chức triển khai, cơ quan phát hành văn bản
– Số, ký hiệu văn bản
– Địa chỉ, ngày tháng năm phát hành văn bản
– Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
– Nội dung của văn bản
– Chức vụ, họ tên và chữ ký người có thẩm quyền
– Dấu của tổ chức, cơ quan
– Địa chỉ nhận
Ngoài ra còn có các thành phần khác như:
– Dấu chỉ mức độ: việc xác định và đóng dấu độ mật, dấu thu hồi đối với những văn bản có nội dung bí mật của Nhà nước được thực hiện theo các quy định tại Điều 5, 6, 7, 8 của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
– Dấu chỉ mức độ khẩn cấp: tùy theo độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn cấp theo 4 cấp độ như sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc và hỏa tốc hẹn giờ.
Khi soạn thảo những văn bản có đặc thù khẩn, cá thể hoặc đơn vị chức năng soạn thảo văn bản đề xuất kiến nghị mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định hành động .
– Các văn bản có khoanh vùng phạm vi, đối tượng người dùng được thông dụng, sử dụng hạn chế, sử dụng những hướng dẫn về khoanh vùng phạm vi lưu hành ví dụ điển hình như “ TRẢ LẠI SAU KHI HỌP ”, “ LƯU HÀNH NỘI BỘ ” .
– Những công văn, ngoài những thành phần được pháp luật hoàn toàn có thể bổ trợ địa chỉ cơ quan, tổ chức triển khai, thư điện tử, số điện thoại cảm ứng, số Fax, địa chỉ trang thông tin điện tử .
– Các văn bản cần được quản trị ngặt nghèo về số lượng phát hành thì cần có ký hiệu của người đánh máy và số lượng phát hành. Trong trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản cần phải có hướng dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản nhu yếu phải có tiêu đề, văn bản có từ 2 phụ lục trở lên thì những phụ lục cần được đánh số thứ tự bằng những số La Mã .
4. Các Kỹ Năng Soạn Thảo Văn Bản
a. Soạn thảo công văn
Công văn hành chính gồm có bố cục 3 phần là phần mở đầu, phần nội dung và phần kết thúc.
*Phần mở đầu:
– Cần trình diễn được mục tiêu, nguyên do hoặc là cơ sở để phát hành văn bản. Khi vận dụng vào thực tiễn thì ở phần khởi đầu ở mỗi công văn theo từng mục tiêu phát hành sẽ được trình diễn khác nhau .
– Công văn trao đổi : trình diễn rõ mục tiêu, nguyên do trao đổi .
– Công văn vấn đáp : trình diễn rõ mục tiêu, nguyên do trao đổi .
– Công văn đôn đốc, nhắc nhở : trình diễn rõ mục tiêu, nguyên do đôn đốc, nhắc nhở .
– Công văn mời họp, dự hội nghị : trình diễn rõ mục tiêu, nguyên do tổ chức triển khai hội nghị .
*Phần nội dung:
– Đây là phần quan trọng nhất để trình diễn mục tiêu phát hành văn bản. Tùy theo mục tiêu phát hành mà những công văn sẽ có sự khác nhau về nội dung, ngôn từ diễn đạt. Khi soạn thảo văn bản cần dựa vào mục tiêu, đặc thù của từng loại công văn, dựa vào đối tượng người tiêu dùng nhận văn bản và những nhu yếu, mức độ trình diễn đơn cử .
– Công văn trao đổi, đề xuất thì nội dung phải có tính hài hòa và hợp lý, khả thu, xác đáng, lập luận logic. Lời lẽ bộc lộ tính nhã nhặn, cầu thị, không được mang tính áp đặt, những nhu yếu khó thực thi .
– Công văn vấn đáp thì nội dung cần phải rõ ràng, rành mạch, sử dụng những luận cứ để nội dung vấn đáp có tính thuyết phục, trường hợp khước từ phải nhã nhặn và nhã nhặn .
– Công văn đôn đốc nhắc nhở phải nêu rõ những trách nhiệm giao cho cấp dưới, thời hạn triển khai, nghĩa vụ và trách nhiệm của cá thể, tổ chức triển khai tương quan .
– Công văn mời họp phải nêu được tóm tắt nội dung chính, thành phần tham gia, thời hạn, khu vực, nhu yếu, đề xuất, …
*Phần kết thúc:
– Trình bày ngắn gọn để xác lập nghĩa vụ và trách nhiệm triển khai hoặc nhu yếu, đề xuất .
b. Soạn thảo tờ trình
Tờ trình gồm có bố cục 3 phần chính như sau: phần mở đầu, phần nội dung và phần kết thúc.
*Phần mở đầu: trình bày ngắn gọn và rõ ràng về mục đích, lý do trình hoặc căn cứ pháp lý với vấn đề cần trình, duyệt.
*Phần nội dung chính:
– Trình bày nội dung về yếu tố trình duyệt. Với những nội dung đơn thuần thì hoàn toàn có thể trình diễn trực tiếp trong tờ trình, với những nội dung phức tạp thì chỉ cần trình diễn một cách tóm tắt những nội dung chính và những nội dung đơn cử, cho tiết hoàn toàn có thể được trình diễn ở những văn bản kèm theo .
– Nêu những giải pháp thực thi : giải pháp phải có tính khả thi và được trình diễn một cách đơn cử, rõ ràng với những luận cứ đi kèm những tài liệu, thông tin có độ an toàn và đáng tin cậy lớn .
– Có thể lường trước được những yếu tố hoàn toàn có thể gặp để đề xuất kiến nghị ngay những giải pháp khắc phục và quá trình thực thi .
– Đề xuất những yêu cầu với cấp trên .
*Phần kết thúc:
– Bày tỏ mong ước tờ trình được phê duyệt .
– Thực hiện nghi thức “ Xin trân trọng cảm ơn ” .
c. Soạn thảo biên bản
Biên bản có nhiều loại và mỗi loại biên bản lại có những hiệu quả khác nhau và việc kiến thiết xây dựng bố cục tổng quan cũng khác nhau. Những loại biên bản đã được mẫu hóa thì phải theo mẫu có sẵn. Tuy nhiên, loại biên bản nào cũng phải tuân theo trình tự nhất định như sau :
– Phần mở đầu: ghi rõ thời gian và địa điểm lập biên bản, thành phần tham dự.
– Phần nội dung: trình bày diễn biến sự kiện.
– Phần kết thúc: trình bày tóm tắt kết luận hoặc lời phát biểu bế mạc của chủ tọa nếu như đó là văn bản hội nghị, nhận xét kết luận khi đó là biên bản kiểm tra, thanh tra.
Xem thêm :
Kết Luận:
Bài viết trên đây Leanh.edu.vn đã trình bày những thông tin liên quan đến kỹ năng trình bày văn bản và một số những kinh nghiệm cho người mới bắt đầu. Mong rằng các bạn đã biết cách để soạn thảo văn bản chuyên nghiệp như thế nào
Để có thêm nhiều hơn những kiến thức hơn về tin học có thể tham khảo thêm các bài viết về tin học văn phòng tại trang Leanh.edu.vn
Nếu các bạn muốn được học và nâng cao kiến thức và kỹ năng tin học văn phòng để các bạn có được hành trang và vũ khí tốt nhất khi đi làm trong thực tế thì hãy tham gia khóa học dưới đây:
Khóa học TIN HỌC VĂN PHÒNG trực tuyến
Trong khóa đào tạo và huấn luyện này, những bạn sẽ được đội ngũ giảng viên nhiều năm kinh nghiệm tay nghề san sẻ những kiến thức và kỹ năng, kỹ năng tin học văn phòng hiệu suất cao nhất. Chương trình học sẽ đi từ kiến thức và kỹ năng nền tảng đến kiến thức và kỹ năng nâng cao, học triết lý đến đâu thực hành thực tế luôn đến đó .
Đồng thời, bạn cũng được giảng viên hỗ trợ xuyên suốt quá trình học. Mọi thắc mắc sẽ được giảng viên hỗ trợ nghiệp vụ cho đến khi thành thạo thì thôi. Hãy đăng ký khóa học tin học văn phòng online ngay để được nhận ưu đãi học phí cực hấp dẫn nữa nhé!
