Giao tiếp qua điện thoại là hình thức phổ biến nhất hiện nay, cách giao tiếp này rất hữu ích dù bạn có ở nơi đâu cũng có thể liên hệ trao đổi thông tin trực tiếp với nhau mà không cần gặp mặt. Sử dụng hình thức giao tiếp qua điện thoại cần đến rất nhiều kỹ năng. Vậy bạn đã biết có bao nhiêu kỹ năng giao tiếp qua điện thoại. Tất cả những kỹ năng đó đều có trong khóa học kỹ năng giao tiếp cho người đi làm? Sẽ giúp bạn rèn luyện kỹ năng giao tiếp qua điện thoại đạt kết quả cao? Cùng unica.vn tìm hiểu dưới đây nhé!
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại là gì?
Kỹ năng tiếp xúc qua điện thoại chính là năng lực truyền đạt thông điệp một cách hiệu suất cao và tạo ra ấn tượng tích cực trong cuộc gọi điện thoại. Điện thoại là một công cụ tiếp xúc quan trọng trong kinh doanh thương mại, do đó, kỹ năng tiếp xúc qua điện thoại là rất quan trọng để kiến thiết xây dựng mối quan hệ tốt với người mua và đối tác chiến lược kinh doanh thương mại .
– Lắng nghe và hiểu nhu yếu của người gọi : Cần lắng nghe và hiểu nhu yếu của người gọi trước khi trả lời hoặc đưa ra giải pháp .
– Nói chậm và rõ ràng : Cần nói chậm và rõ ràng để người nghe hoàn toàn có thể hiểu rõ thông điệp .
– Sử dụng ngôn từ chuyên nghiệp : Sử dụng ngôn từ chuyên nghiệp và tôn trọng để tạo sự chuyên nghiệp và trình độ .
– Tạo sự niềm nở và vui tươi : Cần tạo sự niềm nở và vui tươi để tạo sự tự do và tin cậy cho người nghe .
– Đưa ra thông tin vừa đủ và đúng mực : Cần đưa ra thông tin rất đầy đủ và đúng mực để tránh những hiểu lầm và tranh cãi sau này .
Kỹ năng tiếp xúc qua điện thoại
Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp qua điện thoại
Kỹ năng tiếp xúc qua điện thoại là một kỹ năng quan trọng trong kinh doanh thương mại và có tầm quan trọng vô cùng đặc biệt quan trọng. Điện thoại là một phương tiện đi lại tiếp xúc hầu hết giữa những công ty, giữa người mua và nhân viên cấp dưới kinh doanh thương mại. Do vậy, kỹ năng tiếp xúc qua điện thoại sẽ tác động ảnh hưởng đến những mối quan hệ kinh doanh thương mại cũng như đến hình ảnh của công ty .
– Tạo ấn tượng tích cực : Một cuộc gọi điện thoại tốt sẽ tạo ấn tượng tích cực với người nghe, giúp thôi thúc mối quan hệ kinh doanh thương mại và hoàn toàn có thể tạo ra doanh thu bán hàng .
– Tăng tính chuyên nghiệp : Một cuộc gọi điện thoại chuyên nghiệp sẽ giúp tăng tính chuyên nghiệp của công ty và nhân viên cấp dưới, giúp tạo sự tin yêu với người mua .
– Tiết kiệm thời hạn và ngân sách : Giao tiếp qua điện thoại giúp tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn và ngân sách vận động và di chuyển của nhân viên cấp dưới kinh doanh thương mại, đặc biệt quan trọng là khi phải liên lạc với những đối tác chiến lược ở xa .
– Nâng cao hiệu suất cao tiếp xúc : Kỹ năng tiếp xúc qua điện thoại giúp nhân viên cấp dưới kinh doanh thương mại tăng hiệu suất cao tiếp xúc, đặc biệt quan trọng là trong những trường hợp phải đưa ra quyết định hành động nhanh .
1. Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại khi bạn là người gọi
Xác định thời gian gọi đến
Cân nhắc thời hạn gọi đến cũng là một trong những điều quan trọng trong văn hóa truyền thống tiếp xúc qua điện thoại. Bạn hãy tránh những thời hạn gọi đến như giờ thao tác sáng sớm, giờ nghỉ buổi trưa hay buổi tối. Những thời hạn đó họ thường rất bận không chuẩn bị sẵn sàng trao đổi, trò chuyện với bạn, thậm chí còn hoàn toàn có thể họ sẽ cảm thấy không dễ chịu và nổi cáu vì bị làm phiền. Vì vậy việc lựa chọn thời hạn thích hợp để gọi điện sẽ mang lại cho bạn hiệu quả như mong ước, đó cũng chính là kỹ năng gọi điện thoại mà bạn cần biết .
Kỹ năng tiếp xúc qua điện thoại khi bạn là người gọi
Giới thiệu, chào hỏi xưng xanh tính và mục đích gọi đến
Trong bất kể trường hợp cuộc gọi nào bạn cũng nên chào hỏi, ra mắt bản thân và mục tiêu của cuộc gọi này để người nghe sễ dàng hiểu được và phản hồi cuộc trò chuyện với bạn. Đây là việc bạn cần phải làm trước khi khởi đầu cho cuộc trò chuyện được trôi chảy .
Chuẩn bị trước nội dung cuộc gọi
Việc sẵn sàng chuẩn bị trước nội dung cuộc gọi sẽ tiết kiêm thời hạn của bạn và người mua. Bạn không hề gọi điện cho người mua trò chuyện cách ngập ngừng, ậm ờ gây khó hiểu cũng như người nghe không cảm thấy tự do. Vậy cách tốt nhất để sẵn sàng chuẩn bị cho một cuộc tiếp xúc qua điện thoại là gì ? Tốt nhất bạn nên sẵn sàng chuẩn bị tổng thể những điều muốn nói trong đầu hoặc vạch ra giấy để lúc gọi điện trao đổi nhanh gọn hơn .
Giọng nói nhẹ nhàng, truyền cảm
Cách giao tiếp qua điện thoại vốn không thể được rõ ràng như trao đổi trực tiếp, bạn cần chuẩn bị cho mình kỹ năng giao tiếp qua điện thoại bằng giọ nói nhẹ nhàng truyền cảm rõ ràng để người nghe có thể nghe và hiểu được nội dung bạn vừa nói. Ngoài ra giọng nói nhẹ nhàng truyền cảm khi giao tiếp cũng gây được nhiều ấn tượng cho người nghe.
Không sử dụng từ ngữ chuyên ngành
Đối với việc tiếp xúc sử dụng từ ngữ chuyên ngành với người người mua vì họ không biết để hiểu về nó, điều này sẽ rất dễ gây thất bại trong cuộc trò chuyện của bạn. Bạn nên lựa chọn ngôn từ dễ hiểu để miêu tả cho người nghe .
Kết thúc cuộc gọi
– Khi hết thông tin nên kết thúc cuộc gọi
– Đừng quên cảm ơn và chào tạm biệt người nghe
– Gác máy nhẹ nhàng nếu sử dụng máy bàn
2. Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại khi bạn là người nghe
Đừng để người gọi chờ quá lâu
– Bạn nên bắt máy nhanh nhất hoàn toàn có thể, so với việc chờ điện thoại chuông quá 3 tiếng gây cảm xúc không dễ chịu cho người gọi. Trong trường hợp cuộc gọi đến lúc bạn không tiện bắt máy hoặc bận bạn hoàn toàn có thể gọi lại cho họ và nêu ra nguyên do không nghe máy được ngay cũng như hẹn thời hạn đơn cử hoàn toàn có thể gọi lại .
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại
Điều này bộc lộ bạn là người nhã nhặn trong tiếp xúc .
Đừng để đối phương độc thoại
Trong quy trình tiếp xúc bạn không nên để đối phương độc thoại trong cuộc trò chuyện đó, bạn cần đáp lại bằng những câu như ” Tôi hiểu rồi “, ” vâng ” … đó là những tín hiệu đối phương cho thấy bạn đang lắng nghe những thông tin từ họ
Thể hiện thái độ tích cực
Mặc dù những biểu cảm không bộc lộ rõ như tiếp xúc trực tiếp nhưng bạn đừng nghĩ là đối phương tiếp xúc qua điện thoại không biết được biểu cảm của bạn đang tức giận hay cởi mở nhé, bởi toàn bộ bộc lộ qua giọng nói của bạn. Vì vậy, khi nhận điện thoại bạn hãy nghe với thái độ niềm nở, tích cực, luôn nở nụ cười vì họ sẽ cảm nhận được thái độ của bạn đó .
Chuẩn bị sẵn giấy bút trước mặt
Thông thường cá cuộc trò chuyện như tư vấn người mua hay trao đổi thông tin quan trọng gì bạn nên chuẩn bị sẵn sàng sẵn giấy bút trước mặt để tiện ghi lại những thông tin từ phía đối phương. Cách này giúp bạn dữ thế chủ động hơn trong việc đưa ra câu hỏi cũng như câu trả lời so với người mua
Tránh ăn uống khi nói chuyện.
Khi tiếp xúc bạn không nên ẩm thực ăn uống việc này làm đổi khác giọng nói của bạn trong quy trình tiếp xúc gấy không dễ chịu cho người nghe. Điều đó sẽ khiến đối phương có ấn tượng xấu vì họ nghĩ rằng bạn không tôn trọng họ và không xem trọng cuộc trò chuyện đó .
Nhắc lại nội dung cuộc trò chuyện
Trường hợp hợp bạn là người nghe nên bạn cần nhắc lại nội dung cuộc trò chuyện để chắc rằng bạn đã nắm được nội dung của cuộc trò chuyện đó, đó cũng là cách bạn lấy được lòng tin của người gọi đến bởi việc nhắc lại nội dung cuộc trò chuyện thể hiện bạn rất quan tâm tới vấn đề của họ, điều đó khiến cho khách hàng cảm thấy mình được tôn trọng nhiều hơn.
Vì sao phải rèn kỹ năng giao tiếp qua điện thoại?
Có thể nói rằng vai trò của giao tiếp qua điện thoại đóng vai trò rất quan trọng giúp bạn nắm bắt những thông tin từ khách hàng từ đó có được những dữ liệu để kỹ năng thuyết phục họ mua hàng của bạn. Vì vậy việc ràn luyện kỹ năng giao tiếp qua điện thoại là rất cần thiết. Có nhiều nguyên nhân khiến bạn phải rèn luyện và nâng cao thêm kỹ năng giao tiếp qua điện thoại. Cụ thể, bao gồm một số lý do điển hình như sau:
Đây là hình thức giao tiếp phổ biến nhất
Không thể phủ nhận được mức độ phủ sóng của mạng điện thoại lúc bấy giờ, hầu hết ai cũng chiếm hữu cho mình một chiếc điện thoại để gọi điện, gửi tin nhắn và triển khai những nhu yếu khác. Vì vậy, câu trả lời tiên phong cho vướng mắc vì sao phải rèn kỹ năng nghe điện thoại là bởi đây là hình thức tiếp xúc thông dụng nhất lúc bấy giờ .
Kỹ năng tiếp xúc bằng điện thoại
Đã là hình thức tiếp xúc phổ cập nhất thì yên cầu bạn phải phải có những kỹ năng, phương pháp thực thi nhất định. Bởi nếu không, bạn hoàn toàn có thể rơi vào thực trạng “ dở khóc dở cười ” bởi người bên kia đầu dây nhìn nhận bạn là người thiếu nhã nhặn và những kỹ năng cơ bản .
Hình thức giao tiếp đóng vai trò quan trọng
Cuộc sống ngày càng bận rộn, rất khó để hoàn toàn có thể gặp gỡ trực tiếp và hình thức tiếp xúc qua điện thoại sinh ra như một giải pháp cực kỳ hoàn hảo nhất. Cũng chính vì thế mà hình thức tiếp xúc này đóng vai trò rất là quan trọng. Hằng ngày, bạn hoàn toàn có thể nhận nhiều cuộc gọi từ những đối tượng người dùng khác nhau, và mỗi đối tượng người dùng lại nhu yếu một kỹ năng tiếp xúc nhất định .
Có thể bán hàng, kinh doanh qua điện thoại
Vì sao phải rèn kỹ năng tiếp xúc qua điện thoại, bởi giờ đây, bạn hoàn toàn có thể bán hàng trực tiếp trải qua hình thức tiếp xúc này. Điều này lý giải cho việc nhiều doanh nghiệp, công ty đã vận dụng hình thức kinh doanh thương mại telesale ( chăm nom người mua qua điện thoại ). Và tác dụng cho thấy, mức độ hiệu suất cao trong bán hàng qua điện thoại cực kỳ cao, bạn hoàn toàn có thể chốt đơn một cách thuận tiện chỉ với vài phút trao đổi qua một cuộc thoại .
Giao tiếp bằng điện thoại
Bên cạnh đó, khi gọi điện cho người mua qua điện thoại, bạn sẽ giúp bản thân và cả người mua đều trở nên dữ thế chủ động hơn. Đồng thời, nó giúp tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn, sức lực lao động trong trường hợp người mua không có điều kiện kèm theo gặp trực tiếp .
Tăng hiệu quả thành công trong công việc
Nếu nắm vững những kỹ năng tiếp xúc hiệu suất cao qua điện thoại, bạn hoàn toàn có thể thuận tiện chinh phục người mua, từ đó hiệu quả đạt được sẽ cao hơn rất nhiều. trái lại, bạn thiếu kỹ năng tiếp xúc qua điện thoại thì đồng nghĩa tương quan với việc bạn gật đầu thất bại .
Sau khi đã nắm được những nguyên do vì sao phải rèn kỹ năng tiếp xúc qua điện thoại, điều bạn cần chăm sóc là thiết kế xây dựng một cách tiếp xúc sao cho hiệu suất cao .
Thực trạng giao tiếp qua điện thoại
Điện thoại di động giờ đây đã trở thành một phần không hề thiếu trong đời sống của tất cả chúng ta, đặc biệt quan trọng là trong việc tiếp xúc. Dưới đây là một số ít tình hình về tiếp xúc qua điện thoại :
– Với sự sinh ra của những ứng dụng gửi tin nhắn như iMessage, Facebook Messenger, WhatsApp, Telegram, Line, … người dùng điện thoại ngày càng chuyển sang tiếp xúc bằng tin nhắn. Tuy nhiên, tin nhắn chỉ hoàn toàn có thể số lượng giới hạn về nội dung và không hề bộc lộ được xúc cảm của người gửi .
– Dù cho những ứng dụng gửi tin nhắn ngày càng thông dụng, nhưng cuộc gọi điện thoại vẫn là phương pháp tiếp xúc phổ cập nhất và thuận tiện nhất. Người dùng sẽ thuận tiện trao đổi thông tin và biểu lộ xúc cảm một cách trực tiếp hơn .
– Đây là một phương pháp tiếp xúc mới lạ và tăng trưởng trong những năm gần đây. Với sự Open của những ứng dụng như Zoom, Skype, Facetime, … việc tiếp xúc qua video call cũng trở nên thông dụng hơn, đặc biệt quan trọng trong trường hợp phải thao tác, học tập hoặc tiếp xúc với mọi người .
Ví dụ tình huống giao tiếp qua điện thoại
Dưới đây là một vài ví dụ về những trường hợp tiếp xúc qua điện thoại :
– Cuộc gọi điện thoại đến từ phía nhà sản xuất dịch vụ : Khách hàng nhận được cuộc gọi từ nhà sản xuất dịch vụ, họ hoàn toàn có thể nhu yếu tương hỗ, đặt câu hỏi về dịch vụ hoặc phản hồi về chất lượng của mẫu sản phẩm .
– Giao tiếp qua tin nhắn : Người dùng hoàn toàn có thể gửi tin nhắn để xác nhận thời hạn hẹn gặp hoặc biến hóa lịch trình. Ví dụ : ” Xin lỗi, tôi sẽ đến muộn 10 phút ” .
– Cuộc gọi video : Nhân viên công ty cần phải họp trực tuyến với đội ngũ ở những Trụ sở khác để đàm đạo về những dự án Bất Động Sản hoặc báo cáo giải trình quy trình tiến độ .
Kỹ năng tiếp xúc điện thoại
Câu hỏi về kỹ năng giao tiếp qua điện thoại
Để đặt câu hỏi kỹ năng tiếp xúc qua điện thoại, bạn hoàn toàn có thể thực thi theo những bước sau :
– Trước khi bạn mở màn đặt câu hỏi, hãy bảo vệ rằng bạn đã hiểu rõ yếu tố của mình. Bạn hoàn toàn có thể viết lại câu hỏi của mình để bảo vệ rằng nó rõ ràng và dễ hiểu .
– Bạn cần chọn người có trình độ và kinh nghiệm tay nghề để trả lời câu hỏi của bạn. Có thể liên hệ với chuyên viên hoặc nhân viên cấp dưới hoàn toàn có thể trợ giúp bạn về kỹ năng tiếp xúc qua điện thoại .
– Khi đặt câu hỏi, hãy tự tin và nhã nhặn. Tự trình làng mình và nêu rõ thắc mắc một cách rõ ràng, đơn cử và mục tiêu của việc hỏi để người nghe hoàn toàn có thể trả lời câu hỏi của bạn một cách đúng mực .
Tổng kết
Qua bài viết trên đây, chắc chắn bạn đã có lời lý giải cho thắc mắc vì sao phải rèn kỹ năng giao tiếp qua điện thoại. Hy vọng với những thông tin hữu ích mà Unica chia sẻ sẽ giúp bạn nâng cao kỹ năng giao tiếp một cách hiệu quả.
Đánh giá :
Tags:
Giao tiếp
