Kỹ năng giao tiếp là một tập hợp những hành vi, quy tắc, cách ứng xử giữa các cá nhân với nhau hoặc giữa cá nhân với một tập thể. Một cuộc giao tiếp gọi là thành công khi nó đạt được mục đích nhất định giữa người nói và người nghe.
Chắc hẳn bạn đã nghe qua “ Nghệ thuật giao tiếp ”, tại sao lại gọi giao tiếp là một nghệ thuật và thẩm mỹ ? Có thể nói, để hoàn toàn có thể giao tiếp giỏi thì ta cần phải cung ứng được rất nhiều kỹ năng : Kỹ năng quan sát, kỹ năng lắng nghe, kỹ năng thuyết phục, diễn đạt, …
Giao tiếp trong công việc được thể hiện trên nhiều khía cạnh: nó không chỉ là face – to – face ( giao tiếp trực tiếp) mà còn là giao tiếp qua chứng từ, email, văn bản,… Vậy hãy cùng nhau tìm hiểu xem tầm quan trọng của giao tiếp trong công việc.
2. Vai trò của kỹ năng giao tiếp trong công việc
Bất kì một lĩnh vực hoạt động kinh doanh nào cũng cần phải giao tiếp. Đây là chìa khóa tạo nên sự thành công, là lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ. Vì vậy, ta có thể xác định rõ một số vai trò của kỹ năng giao tiếp trong công việc như:
- Thể hiện toàn vẹn quan điểm của bản thân trải qua việc giao tiếp .
- Tự tạo phong thái riêng cho bản thân từ lời nói, cử chỉ .
- Nâng cao năng lực truyền thông online, tăng thiện cảm so với người đối lập .
- Hạn chế những hiểu lầm hoàn toàn có thể gây ra xích míc .
- Là chìa khóa giúp những cá thể hiểu nhau hơn, từ đó ngày càng tăng niềm tin đoàn kết, san sẻ thông tin .
Từ xa xưa ông cha ta có câu “ Học ăn học nói học gói học mở” để nói về tầm quan trọng của việc giao tiếp trong cuộc sống. Bên cạnh đó, đây còn là một trong những kỹ năng mềm quan trọng mà các cá nhân bắt buộc phải có, vì vậy, bên cạnh kỹ năng quản lý nhân sự thì kỹ năng giao tiếp cũng là yếu tố quan trọng để giúp bạn thăng tiến trên con đường phát triển.
II- Các hình thức trong giao tiếp
Giao tiếp là một khái niệm chung để chỉ sự tương tác, ứng xử giữa các cá nhân với một nhóm đối tượng nào đó. Vậy, trong thực tiễn có các hình thức giao tiếp nào là chủ yếu, hãy cùng tìm hiểu phần tiếp theo.
1. Bằng lời nói : Giao tiếp bằng ngôn ngữ nói
Là một hình thức giao tiếp phổ cập, cách truyền tải thông tin khi sử dụng lời nói sẽ ngày càng tăng hiệu suất cao trong việc trao đổi và phản hồi .
Không chỉ vậy, mỗi tổ chức triển khai còn là một môi trường tự nhiên doanh nghiệp đa văn hóa với những cá thể đến từ nhiều địa phương khác nhau cho nên vì thế vốn từ ngữ cũng sẽ khác thế cho nên có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ góp thêm phần gỡ bỏ những rào cản do ngôn từ và độc lạ văn hóa truyền thống tạo nên .
Bên cạnh đó, đối với các nhà quản trị, có khả năng hoạt ngôn cũng là một cách để tạo động lực cho nhân viên bởi “ lời nói không mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau”.
2. Phi ngôn ngữ : Giao tiếp bằng ngôn ngữ cơ thể, nét mặt và giọng nói
Giao tiếp phi ngôn từ hoàn toàn có thể hiểu là cách trao và nhận thông điệp qua biểu lộ bên ngoài như : ánh mắt, nét mặt, cử chỉ, ngôn từ khung hình ( body toàn thân language ), ..
Theo như nghiên cứu và điều tra, yếu tố phi ngôn ngữ chiếm tỉ trọng 55 % trong việc tác động ảnh hưởng đến người khác. Ta hoàn toàn có thể kể đến 1 số ít loại giao tiếp phi ngôn từ :
- Haptics : Việc sử dụng cảm ứng trong giao tiếp để khơi gợi cảm hứng cho người đối lập. Nó hoàn toàn có thể khơi gợi sự yêu thương, lòng thông cảm .
- Kinesics : Nghiên cứu về ngôn từ khung hình của một người : cử chỉ, tư thế, nét mặt. Trong tâm lý học, thường nét mặt và cử chỉ sẽ cung ứng thêm thông tin về đối thoại hơn là lời nói .
Giao tiếp không riêng gì để trao đổi thông tin mà còn bộc lộ phong thái của bạn. Giao tiếp phi ngôn từ là cách để nhìn nhận sự tinh xảo bởi ta hoàn toàn có thể xét tới năng lực trấn áp nét mặt, hành vi của họ. Nhiều nhà quản lý còn trau dồi kinh nghiệm tay nghề để hoàn toàn có thể “ đọc vị ” một cá thể trải qua hành vi và cử chi cho nên vì thế ta hoàn toàn có thể hiểu được tầm quan trọng của Giao tiếp phi ngôn từ trong công việc .
3. Viết : Giao tiếp bằng ngôn ngữ viết, ký hiệu và con số
Ngôn ngữ viết là hình thức giao tiếp có tinh lọc, được nghiền ngẫm và xem xét kỹ lưỡng trước khi truyền đạt thông tin. Hình thức này còn được sự hỗ trợ của mạng lưới hệ thống dấu câu, những kí hiệu và văn tự giúp người viết biểu lộ rõ ràng hơn về nội dung muốn truyền đạt .
Bên cạnh đó, vốn từ vựng được sử dụng là vô hạn, được lựa chọn, hoàn toàn có thể thay thế sửa chữa nên thông tin truyền đi có độ chính xác cao và trong những trường hợp đặc biệt quan trọng nó sẽ khó đổi khác được .
Tuy nhiên, để có kỹ năng giao tiếp trong công việc tốt thì sẽ có một số lưu ý khi sử dụng: Tránh sử dụng các từ mang tính khẩu ngữ, các từ địa phương; câu văn sử dụng phải rõ ràng, mạch lạc, sử dụng các câu dài, mang văn phong lịch sự, sử dụng đúng lối hành văn trong môi trường công sở.
4. Trực quan: Giao tiếp bằng nhiếp ảnh, nghệ thuật, bản vẽ, phác thảo, biểu đồ và đồ thị
Giao tiếp trong công việc không riêng gì dừng lại ở giao tiếp bằng lời nói, giao tiếp phi ngôn ngữ, giao tiếp bằng văn bản mà ta hoàn toàn có thể giao tiếp trải qua mạng lưới hệ thống biểu đồ, đồ thị, ..
Đối với từng ngành nghề đơn cử, sẽ có những mô hình giao tiếp trực quan khác nhau mà khi nhìn vào đó, người lao động sẽ hiểu thông tin mà đối phương muốn truyền đạt .
Ví dụ: Trong môi trường tài chính, các cá nhân sẽ có khả năng đọc hiểu biểu đồ đường thẳng để phân tích kỹ thuật trong chứng khoán, mô hình đảo nến chiều để thể hiện phạm vi cao thấp với giá đóng mở của các mã cổ phiếu,…
III. 10+ kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong công việc
Giao tiếp là một trong những yếu tố quan trọng trong cuộc sống thường ngày nói chung và trong môi trường làm việc nói riêng. Nhưng để giao tiếp sao cho hiệu quả giúp bạn đạt được mục đích của bản thân thì cần phải có rất nhiều các kỹ năng.
1. Chuẩn bị trước khi giao tiếp
Bí quyết thành công xuất sắc giúp bạn giao tiếp hiệu suất cao là hãy chuẩn bị sẵn sàng thật kỹ lưỡng trước khi thực thi một cuộc hội thoại nào đó bởi không một sự chuẩn bị sẵn sàng nào là thừa thãi. Bạn cần vạch ra những ý chính mà bản thân muốn truyền đạt, nói với ai, nói thế nào trong vòng bao lâu .
Nếu đã biết rõ mục tiêu của một cuộc hội thoại, hãy lên một dàn ý chi tiết cụ thể – điều đó giúp bạn tránh được sự lặp ý, thiếu ý và giảm yếu tố lo ngại khi giao tiếp .
2. Giao tiếp rõ ràng, mạch lạc
Giao tiếp rõ ràng mạch lạc không riêng gì tăng năng lực truyền đạt thông tin của mỗi cá thể mà còn bộc lộ sự tự tin của bản thân. Trong giao tiếp, hãy bỏ hẳn những từ ngữ “ à ”, “ ừm ”, … nên biết ngắt nghỉ đúng chỗ. Việc nói một câu văn quá dài không riêng gì làm người khác khó hiểu ý mà bạn muốn truyền đạt mà còn khiến bạn mất nguồn năng lượng nếu thực thi hành vi đó trong một thời hạn dài. Giao tiếp mạch lạc là một trong số những kỹ năng quan trọng của nhà quản trị doanh nghiệp .
Xem thêm: 7 kỹ năng quản lý cần thiết của nhà quản trị và 7 cách cải thiện kĩ năng quản lý cho bạn
3. Biết cách lắng nghe, quan sát
Đây là yếu tố thường được đưa vào Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp bởi nó thể hiện sự tinh tế, tôn trọng lẫn nhau giữa các cá nhân trong một tổ chức. Việc một cá nhân “ thao thao bất tuyệt” chỉ quan tâm tới suy nghĩ của bản thân mà không để người khác cùng chia sẻ sẽ dẫn tới việc người khác cảm thấy bị áp đặt.
Bản chất của việc giao tiếp là để trao đổi, san sẻ thông tin do đó bộc lộ bản thân là một người lắng nghe sẽ giúp người khác tăng thiện cảm so với bạn, biểu lộ bạn là một người tinh xảo .
4. Giao tiếp với thái độ thân mật
Việc giao tiếp với thái độ thân thiện sẽ giúp đối phương mở lòng hơn trong việc san sẻ, truyền đạt thông tin. Tùy vào mô hình giao tiếp khác nhau mà sự “ thân thương ” được nhắc tới cũng sử dụng khác nhau. Đối với mô hình giao tiếp bằng văn bản, “ sự thân thương ” được nhắc tới là cách hành văn nhã nhặn nhưng vẫn mang lại cảm xúc tôn trọng, thân mật, không làm đối phương cảm thấy xa lánh .
5. Linh hoạt trong phong cách giao tiếp
Một cá thể được gọi là có năng lực giao tiếp giỏi khi họ hoàn toàn có thể ứng phó với những trường hợp phát sinh bất thần khi giao tiếp. Để hoàn toàn có thể đạt hiệu suất cao cao hơn trong việc giao tiếp thì năng lực linh động, thích ứng nhanh với môi trường tự nhiên là vô cùng quan trọng .
Nếu bạn là một nhà quản trị, khả năng linh hoạt trong giao tiếp là vô cùng quan trọng. Tùy thuộc vào từng đối tượng giao tiếp mà bạn sẽ thiết lập phong cách và hình thức giao tiếp sao cho phù hợp. Bên cạnh đó, nó cũng thể hiện kỹ năng nhân sự của nhà quản trị.
6. Sử dụng nhiều phương diện giao tiếp khác nhau
Việc sử dụng nhiều hình thức giao tiếp khác nhau trong một cuộc hội thoại không riêng gì giúp bạn truyền đạt thông tin hiệu suất cao hơn mà còn hoàn toàn có thể đạt được thành công xuất sắc trong giao tiếp .
Các phương tiện đi lại sẽ hỗ trợ cho nhau giúp cá thể miêu tả tâm lý thuận tiện hơn. Việc sử dụng những hình ảnh, biểu đồ sẽ giúp cuộc trò chuyện trở nên sôi động hơn và nó sẽ hỗ trợ trong việc truyền tải thông tin một cách nhanh gọn .
7. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể
Là một trong những chìa khóa mang lại thành công cho cuộc nói chuyện, sử dụng ngôn ngữ cơ thể là một yếu tố được sử dụng khá phổ biến để cải thiện kỹ năng giao tiếp trong công việc.
Trong một cuộc hội thoại, việc sử dụng ánh mắt, cử chỉ, hay những hành vi nhỏ là vô cùng quan trọng. Chắc chắn ta sẽ không hề có cái nhìn thiện cảm với một cá thể luôn rung chân khi trò chuyện. Vì vậy, đây là một yếu tố khá quan trọng trong list kỹ năng giao tiếp trong môi trường tự nhiên thao tác giúp bạn bộc lộ phong thái của bản thân, đạt hiệu suất cao cao khi thao tác .
8. Phê bình mang tính chất xây dựng
Trong thiên nhiên và môi trường doanh nghiệp không hề thiếu việc những quan điểm bị đưa ra là sai lầm đáng tiếc và phải thực thi tới việc phê bình. Nhưng, hãy phê bình một cách chân thành, đừng để quá nhiều xúc cảm ép chế bởi nó hoàn toàn có thể làm mất thiện cảm của người khác dành cho bạn .
Không chỉ vậy, việc phê bình này chỉ nên mang tính kiến thiết xây dựng để cá thể đó trở nên tốt hơn và họ sẽ sửa lại quan điểm của bản thân chứ không phải là sự áp đặt của bạn dành cho đối phương .
9. Điều chỉnh ngữ điệu, tốc độ nói phù hợp
Ngữ điệu là một yếu tố không hề bỏ lỡ để có kỹ năng giao tiếp trong doanh nghiệp một cách hiệu suất cao .
Nếu việc nói quá nhanh sẽ khiến người nghe không hề tiếp thu toàn bộ những thông tin mà bạn truyền tải thì việc nói quá chậm lại khiến đối phương cảm thấy uể oải, chán nản. Vì vậy, hãy tập luyện vận tốc nói một cách kỹ lưỡng bởi nó hoàn toàn có thể cải tổ năng lực giao tiếp của bạn .
10. Yêu cầu phản hồi
Phản hồi là yếu tố quan trọng trong một cuộc trò chuyện, nếu chỉ nói một lèo mà không hề có sự tương tác, phản hồi thì có lẽ rằng đó là một cuộc giao tiếp không hiệu suất cao. Kỹ năng phản hồi, đặt câu hỏi trong một cuộc trò chuyện sẽ giúp bạn nâng cao năng lực tập trung chuyên sâu của người đối lập cũng như là sự cổ vũ dành cho người nói .
Để có thể nâng cao các kỹ năng giao tiếp trong công việc, việc chuẩn bị, trau dồi kĩ các yếu tố đã nêu trên là vô cùng quan trọng. Các yếu tố sẽ hỗ trợ lẫn nhau giúp bạn có khả năng giao tiếp tốt hơn từ đó nâng cao hiệu quả làm việc.
IV. Nâng cao kỹ năng giao tiếp với bộ công cụ Workplace 1Office
Giao tiếp trong doanh nghiệp luôn là một yếu tố đau đầu với những nhà lãnh đạo. Tất cả mọi yếu tố đều có 2 mặt riêng của nó : mặt tốt và mặt xấu. Nếu một doanh nghiệp nhân viên cấp dưới quá thân thiện với nhau sẽ dẫn tới sự xao lãng trong công việc. Nhưng trong một môi trường tự nhiên luôn luôn cạnh tranh đối đầu, ganh đua thì niềm tin đoàn kết sẽ không có .
Vì vậy, để tối ưu nhất khả năng giao tiếp nội bộ trong một tổ chức, bạn có thể tham khảo bộ tính năng giao tiếp nội bộ Workplace của 1Office.
Workplace – Bộ tính năng giao tiếp nội bộ tốt nhất cho doanh nghiệp
Được thiết kế với cấu trúc như một mạng xã hội thu nhỏ, với nền tảng workplace của 1Office sẽ giúp các nhà lãnh đạo phân công nhiệm vụ trực tuyến, truyền tải thông điệp với nhân viên công ty. Đồng thời, nhân viên có thể theo dõi, cập nhật những thông tin, tin tức liên quan đến doanh nghiệp một cách nhanh chóng mà không cần phải mất quá nhiều thời gian như:
- Được truy vấn vào kho tài liệu chung của công ty giúp trau dồi hiểu biết, học hỏi không ngừng .
- Mục công viêc : Theo dõi tiến trình nhiêm vụ của những dự án Bất Động Sản, Phần Trăm triển khai xong công việc đơn cử của mỗi cá thể
- Bảng tin : Hiển thị thông tin nội bộ, những trạng thái xúc cảm của nhân viên cấp dưới công ty
- Quản lý thông tin : Gửi thông tin đến thông tin tài khoản những thành viên trên khi có thông tin mới, ngày sinh nhật của mọi người ,
- Chia sẻ : Trạng thái, ảnh, video, tài liệu, dự án Bất Động Sản … lên tường của mình, của đồng nghiệp, …
- Tương tác bài viết : Đầy đủ tính năng như trên những trang mạng xã hội lớn .
Qua các tính năng trên, ta có thể thấy các kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong công việc là một yếu tố quan trọng để khẳng định nên tính cách, phong thái của mỗi cá nhân. Không chỉ vậy, bằng việc rèn luyện, qua khả năng giao tiếp được tích lũy kinh nghiệm trong thời gian dài ta có thể sử dụng nó như một công cụ trợ giúp cho công việc, thu hút lòng người, nâng cao hiệu quả làm việc của mỗi cá nhân.
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:
Hotline: 083 483 8888
Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
