Thành thạo các kỹ năng Excel cơ bản cho phép chúng ta quản lý và sắp xếp bảng tính một cách hiệu quả hơn. Người dùng Excel cơ bản phải hiểu các chức năng cốt lõi và logic đằng sau các công thức Excel. Thông qua bài viết dưới đây, Glints sẽ giới thiệu đến bạn top các kỹ năng Excel cơ bản dành cho dân văn phòng giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn!
Tầm quan trọng của việc thành thạo Excel
Vậy tại sao bạn nên thành thạo các kỹ năng Excel cơ bản? Excel là một trong những phần mềm tốt nhất hiện có trên thị trường trong việc tạo bảng tính để xử lý các con số và báo cáo cũng như lưu trữ và quản lý dữ liệu. Phần mềm này xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1987, và kể từ đó, nó đã phát triển trở thành một trong những phần mềm phổ biến nhất dành trên thế giới của Microsoft.
Microsoft Excel
Mặc dù đã hơn 30 năm tuổi, nhưng mức độ phổ biến của Microsoft Excel trong kinh doanh đang tăng theo cấp số nhân. Với việc 82% công việc hiện được báo cáo yêu cầu các kỹ năng năng suất kỹ thuật số như thành thạo Excel, đơn giản là không thể bỏ qua nó như một kỹ năng quan trọng đối với các nhà tuyển dụng.
Trình bày cụ thể về những kỹ năng Excel cơ bản của bạn trên CV rất mê hoặc so với nhà tuyển dụng vì nó bộc lộ năng lực giải quyết và xử lý và diễn giải tài liệu, một kỹ năng thiết yếu trong quốc tế việc làm văn minh. Tin học văn phòng, đặc biệt quan trọng là kỹ năng sử dụng excel vô cùng quan trọng và thiết yếu cho người đi làm .
Các kỹ năng Excel cơ bản cần thiết trong công việc
Thành thạo các Shortcuts
Một trong số những kỹ năng Excel cơ bản nhất chính là thành thạo những Shortcuts. Các thao tác này hoàn toàn có thể giúp bạn tiết kiệm ngân sách và chi phí rất nhiều thời hạn trong việc làm. Ngoài hai phím tắt Ctrl + C và Ctrl + V quen thuộc dùng để sao chép và dán một đoạn văn bản, Excel còn nhiều lựa chọn Shortcuts khác dành cho bạn .
Các phím tắt có ích khác trong Excel gồm có Ctrl + Z, để hoàn tác hành vi ở đầu cuối, Ctrl + PageUp để chuyển giữa những tab trang tính, Ctrl + A để chọn hàng loạt trang tính, Ctrl + F để tìm những mục và Ctrl + K để chèn đoạn URL.
Nhập Data từ các nguồn website
Học cách nhập tài liệu là một công dụng thiết yếu hoàn toàn có thể tăng cường đáng kể quá trình thao tác của bạn. Giả sử bạn muốn xuất data từ một website bất kể trên mạng, bạn hoàn toàn có thể thuận tiện có được một trang tính không thiếu tài liệu mình mong ước bằng cách bấm vào File > Import External Data và bấm vào New Web Query .
Ngay sau đó, một hành lang cửa số mới sẽ hiện ra với rất đầy đủ data và nguồn URL của website mà bạn nhập trước đó. Chọn website và cách bạn muốn hiển thị, sau đó sao chép và dán link vào hộp Address. Nhấp OK và thế là xong ! Nguồn data mà bạn cần đã được tải về và nhập vào một trang tính trên Excel của bạn !
Đọc thêm: 10 Thủ Thuật Tin Học Văn Phòng Nâng Cao Năng Suất Làm Việc
Lọc kết quả
Nếu bạn có một bảng tính lớn với nhiều thông tin trên đó, sử dụng tính năng Autofilter là điều mưu trí nhất bạn hoàn toàn có thể làm. Để làm điều đó, hãy nhấn vào Data > Filter > Autofilter. Sau đó, bạn hoàn toàn có thể nhấp vào một trong những lựa chọn của câu lệnh và lọc tác dụng theo nhu yếu của riêng bạn .
AutoCorrect và AutoFill
Một nguyên tắc chung khi sử dụng Excel chính là việc tận dụng những công cụ tự động hóa hóa nhằm mục đích tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn một cách tối đa. Có hai cách để triển khai việc này : AutoFill và AutoCorrect. AutoCorrect tự động hóa sửa những từ sai chính tả và lỗi ngữ pháp cơ bản. Để bật AutoCorrect, chọn tab Tools và sau đó là AutoCorrect .
Tính năng AutoFill giúp bạn tiết kiệm chi phí thời hạn quý báu, đặc biệt quan trọng là khi bạn đang cố nhập một list được đánh số theo cách bằng tay thủ công. Để kích hoạt nó, hãy chuyển đến menu Edit, chọn Fill và nhấp vào Series .
Sử dụng các hàm cơ bản
Có 1 số ít công thức hay hàm mà bạn cần biết so với những kỹ năng Excel cơ bản :
- SUM: Hàm này cung cấp cho bạn tổng các giá trị bạn đã chọn. Bạn có thể sử dụng số, tham chiếu ô, mảng và các giá trị khác được chấp nhận trong bảng tính.
- AVERAGE: Hàm trung bình cung cấp cho bạn giá trị trung bình của các giá trị bạn đã nhập.
- MAXIMUM/MINIMUM: Các hàm này được sử dụng thường xuyên vì chúng cung cấp cho bạn các giá trị tối đa và tối thiểu trong phạm vi ô bạn đã chọn.
- COUNT: Hàm này cung cấp cho bạn số ô có chứa số.
Quản lý Page Layout
Bạn sẽ muốn chắc như đinh rằng bản in của mình trông đẹp như hiển thị trên màn hình hiển thị, thế cho nên bạn sẽ cần biết cách quản trị bố cục trang. Bạn sẽ tìm thấy những tùy chọn này bằng cách nhấp vào tab Page Layout. Cân nhắc thử với những tùy chọn như đánh số trang, cột và đường viền trang để xem cách chúng hoạt động giải trí, sau đó phân nhánh .
Sử dụng bảng Pivot
PivotTable là một tính năng Excel được sử dụng để tạo báo cáo giải trình từ những tập tài liệu lớn. Đây là một công cụ can đảm và mạnh mẽ vì nó được cho phép người dùng xem xét cùng một tài liệu từ những góc nhìn khác nhau. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng PivotTable để giám sát, tóm tắt, nghiên cứu và phân tích, xem hay so sánh, mẫu và xu thế trong tài liệu của mình .
Pivot Table
Bạn hoàn toàn có thể sử dụng PivotTable để sắp xếp, đếm, tổng hoặc tài liệu trung bình được tàng trữ trong một bảng tính lớn và hiển thị chúng trong một bảng mới. PivotTable là một cách tương tác để :
- Trình bày và phân tích lượng lớn dữ liệu theo nhiều cách thân thiện với người dùng
- Tóm tắt và sắp xếp dữ liệu theo danh mục và danh mục con
- Tạo các phép tính và công thức tùy chỉnh để áp dụng cho tập dữ liệu
- Lọc, sắp xếp và nhóm dữ liệu để tập trung vào thông tin bạn cần
- Trình bày báo cáo ngắn gọn, hấp dẫn và có minh họa
Sử dụng biểu đồ và đồ thị
Các nhà tuyển dụng luôn mong đợi những những ứng viên tiềm năng có những kỹ năng Excel cơ bản về cách đọc, tạo biểu đồ và đồ thị. Điều này có ích khi bạn cần luận bàn về tài liệu với nhóm hoặc đồng nghiệp của mình. Khi biểu đồ và đồ thị được trình diễn trong Excel, chúng sẽ giúp người đọc dễ hiểu hơn nhờ những phương tiện đi lại trực quan được sử dụng .
Đọc thêm: Các Chứng Chỉ Tin Học Văn Phỏng Phổ Biến Và Hữu Ích
Sử dụng Macro
Macro là một chương trình máy tính triển khai một hành vi hoặc một tập hợp những hành vi nhiều lần nếu cần. Nó được ghi lại và sử dụng để tự động hóa hóa những tác vụ lặp đi lặp lại. Chẳng hạn, Macro thường được những nhà phân tích kinh tế tài chính sử dụng để tạo báo cáo giải trình bán hàng hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý .
Macro được viết thông qua Visual Basic for Applications (VBA)—một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng cho các ứng dụng Microsoft Office. Các công cụ Macro và VBA được tìm thấy trong tab Developer. Với VBA, bạn có thể tham khảo Đối tượng Excel và sử dụng các thuộc tính, phương thức và sự kiện được liên kết với chúng để tự động hóa hầu hết mọi tác vụ.
Bạn hoàn toàn có thể tạo Macro bằng cách ghi lại những lần nhấp chuột và tổng hợp phím của mình. Sau khi bạn đã tạo Macro, Excel sẽ thực thi những hướng dẫn đó trên bất kể tài liệu nào bạn cung ứng cho nó. Bạn cũng hoàn toàn có thể sửa đổi nó để đổi khác cách nó hoạt động giải trí. Ví dụ : bạn hoàn toàn có thể sử dụng Macro để nhanh gọn quét dọn và định dạng tài liệu, tự động hóa hóa những thuộc tính và hành vi trong PivotTable cũng như tạo và sửa đổi biểu mẫu người dùng .
Định dạng và lọc có điều kiện
Định dạng và lọc có điều kiện kèm theo làm cho việc lưu lại những giá trị đơn cử trở nên đơn thuần bằng cách biến hóa hình thức của một khoanh vùng phạm vi ô dựa trên những tiêu chuẩn đơn cử. Ví dụ : bạn hoàn toàn có thể sử dụng định dạng có điều kiện kèm theo để lưu lại những ngày sau một tuần đơn cử, những số từ 50 đến 100 hoặc 10 % giá trị dưới cùng trong tài liệu của bạn. Hoặc như ví dụ dưới đây, bạn hoàn toàn có thể lọc ra được list những người trong cùng một nhóm :
Định dạng và lọc có điều kiện
Hơn nữa, định dạng có điều kiện kèm theo hoàn toàn có thể được sử dụng để tạo thang màu trong đó cường độ màu của ô phản ánh vị trí của nó so với đầu hoặc cuối khoanh vùng phạm vi, ví dụ như số lượng lệch giá được tạo ra .
Lời kết
Vậy là Glints đã cùng bạn tìm hiểu top các kỹ năng Excel cơ bản bắt buộc phải có dành cho dân văn phòng. Nếu thành thạo được các kỹ năng trên, bạn sẽ trở thành một ứng viên vô cùng tiềm năng trong mắt nhiều nhà tuyển dụng.
Glints còn nhiều bài viết mê hoặc khác mà bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm tại Blog của chúng mình. Hãy cùng đón đọc thêm nhiều nội dung hữu dụng khác tại Glints nhé !
Bài viết có hữu dụng so với bạn ?
Đánh giá trung bình 3.1 / 5. Lượt nhìn nhận : 9 Chưa có nhìn nhận nào ! Hãy là người tiên phong nhìn nhận bài viết. Chúng tôi rất buồn khi bài viết không có ích với bạn Hãy giúp chúng tôi cải tổ bài viết này ! Làm sao để chúng tôi cải tổ bài viết này ?
Tác Giả
