Những người từng làm qua công tác làm việc xin tài trợ cho các chương trình của sinh viên hẳn sẽ đồng cảm những khó khăn vất vả, khó khăn vất vả và thử thách của việc làm này. Tâm lý chán nản, muốn bỏ cuộc chắc như đinh sẽ Open trong hành trình dài xin tài trợ. Thật khó cho những bạn sinh viên ít kinh nghiệm tay nghề hay lần đầu tham gia vào việc làm này. Vì thế, bài viết sau sẽ mách những bước cơ bản, giúp sinh viên biết cách xin tài trợ cho sự kiện của câu lạc bộ, hội nhóm, đoàn, khoa …
Xác định đúng nhà tài trợ tiềm năng
Việc “ khoanh vùng phạm vi ” người mua tiềm năng sẽ giúp bạn tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn, ngân sách và tăng hiệu suất cao. Tương tự, bạn cũng cần xác lập đúng nhà tài trợ tiềm năng để tăng năng lực thành công xuất sắc. Câu hỏi đâu là những nhà tài trợ tiềm năng sẽ có đáp án khi bạn cùng đồng đội của mình nghiên cứu và phân tích các yếu tố sau :
Đối tượng tham dự sự kiện của bạn là ai?
Bạn cần xác định đối tượng tham gia có phù hợp với đối tượng khách hàng hay cộng đồng tiềm năng của công ty mà bạn muốn xin tài trợ hay không. Đối với các sự kiện dành cho sinh viên, bạn có thể hướng đến các nhà tài trợ là công ty thiết bị số như điện thoại, sản phẩm đồ ăn nhanh, nước giải khát, thời trang, những trung tâm đào tạo kỹ năng, trung tâm ngoại ngữ, ngân hàng, công ty máy tính… Bạn cũng có thể căn cứ vào ngành/khối ngành của sinh viên theo học mà “khoanh vùng” các nhà tài trợ tiềm năng.
Những chương trình các công ty thường tài trợ
Dựa trên những chương trình các công ty từng tài trợ, bạn hoàn toàn có thể xác lập được “ gu ” của từng tên thương hiệu và đoán xem sự kiện của mình có “ hợp khẩu ” họ hay không. Ví dụ, CocaCola hay Yomost hay tài trợ cho các chương trình có đối tượng người dùng người tham gia tươi tắn, khẳng định chắc chắn đậm cá tính … Bên cạnh đó, bạn cũng cần chú ý quan tâm đến tầm vóc của chương trình, những tên thương hiệu lớn thường chỉ tài trợ các chương trình hoành tráng, có giá trị lớn .
Sinh viên hào hứng với cuộc thi Greenovation Challenge do Đại học Ngoại thương kết hợp với Công ty Coca-Cola Việt Nam tổ chức (Nguồn: Công Thương)
Tài trợ bao nhiêu là đủ?
Thông thường, nhà tổ chức triển khai sự kiện thường chia các gói tài trợ thành nhiều hạng mức khác nhau tùy theo giá trị như : tài trợ độc quyền, tài trợ kim cương, tài trợ vàng … Trước khi phong cách thiết kế hồ sơ xin tài trợ, bạn cần xác lập ngân sách tối thiểu để hoàn toàn có thể tổ chức triển khai sự kiện và thời hạn phải chốt tổng thể các khoản tài trợ .
Cách xin tài trợ cho sự kiện tiếp theo là luôn có kế hoạch dự trữ. Để tránh rủi ro đáng tiếc không xin được tài trợ toàn phần, bạn nên dự trụ khoản tài trợ tối thiểu là 70 – 80 %, số còn lại hoàn toàn có thể tự xoay sở hoặc đổi khác chương trình theo hướng tối giản ngân sách .
Cân nhắc các gói tài trợ
Một điểm cần quan tâm là nếu tài trợ tiền mặt, các nhà tài trợ thường chỉ ứng trước 50 – 70 % giá trị. Sau khi bạn bảo vệ rất đầy đủ quyền hạn của họ trước, trong và sau khi chương trình kết thúc tốt đẹp, họ sẽ quyết định hành động tiếp về phần còn lại .
Bạn cần xem xét đến yếu tố này để chuẩn bị sẵn sàng sẵn một khoản ngân sách đủ để làm sự kiện trong trường hợp chưa nhận được 100 % giá trị tài trợ. Bên cạnh đó, việc làm này cũng hạn chế năng lực “ thất bại ” nếu chẳng may nhà tài trợ phủ nhận chi trả phần còn lại nếu chương trình không thành công xuất sắc như mong đợi .
Sinh viên trong ngày hội việc làm được các trường đại học tổ chức thường niên (Nguồn: VTV1)
Đưa ra những gì nhà tại trợ cần chứ không chỉ nói đến thứ mình có
Một trong những bước quan trọng trong cách xin tài trợ cho sự kiện chính là kiến thiết xây dựng hồ sơ tài trợ. Hãy nhìn nhận hồ sơ mời tài trợ của bạn dưới con mắt của doanh nghiệp để xem xét về tính thuyết phục. Để tăng năng lực thành công xuất sắc của lời mời tài trợ, bạn hãy nghiên cứu và phân tích công ty, doanh nghiệp coi trọng những điểm nào trong sự kiện của bạn. Điều tiên phong nhà tài trợ chăm sóc là điểm nhấn của sự kiện là gì và làm thế nào để chương trình thành công xuất sắc. Khả năng thành công xuất sắc của sự kiện được xem xét theo 2 yếu tố :
- Nhà tổ chức là ai, có đáng tin cậy về khả năng tổ chức sự kiện hay không. Nếu bạn là thành viên của một câu lạc bộ, đội nhóm nhỏ thì vẫn có cơ hội nhận được tài trợ nếu làm cho doanh nghiệp tin tưởng. Điều đó thể hiện qua background tốt về tổ chức của bạn, về những chương trình tương tự đã thực hiện và cách tổ chức các chương trình đó.
- Sự kiện đó có gì độc đáo, thú vị? Chương trình của bạn có gì khác so với những sự kiện cùng chủ đề? Điểm thu hút người tham gia của sự kiện là gì?… sẽ là những câu hỏi mà nhà tài trợ quan tâm trước khi đồng ý lời đề nghị của bạn.
Sau đó, nhà tài trợ sẽ xem xét mức độ tương thích của sự kiện và giá trị tài trợ so với tiềm năng marketing của công ty :
- Khách hàng của công ty: đối tượng tham dự sự kiện của bạn có phải là khách hàng hay cộng đồng tiềm năng mà công ty đang hướng đến hay không?
- Công ty sẽ nhận được gì từ việc tài trợ? Nghiên cứu yếu tố này sẽ giúp bạn có thể đưa ra những lợi ích, giải pháp hợp lý cho doanh nghiệp. Hãy trình bày những gì doanh nghiệp cần chứ không chỉ nói những điều bạn có. Có nhà tài trợ sẽ cần quảng bá thương hiệu, có nhãn hàng muốn lấy lòng công chúng, có công ty đặt mục tiêu thúc đẩy doanh số… Ví dụ, nếu một nhà tài trợ muốn đẩy mạnh việc bán hàng, hãy đề nghị một gian hàng ngay tại sự kiện, bạn sẽ được đánh giá cao về sự linh hoạt này.
- Ngân sách xin tài trợ có tương xứng với những gì chương trình mang lại cho công ty không?
- Điều cuối cùng cũng quan trọng không kém là nhà tài trợ sẽ nhận được lợi ích truyền thông như thế nào thông qua sự kiện này. Bạn có thể đề xuất một số quyền lợi như:
- Song hành cùng sự kiện trên các phương tiện truyền thông
- Xuất hiện logo thương hiệu trên các vật phẩm, tài liệu truyền thông
- Trưng bày sản phẩm
- Bán hàng
- Quảng cáo về nhà tài trợ miễn phí trên các kênh bảo trợ truyền thông
- Làm khảo sát, thăm dò đối tượng khách hàng doanh nghiệp hướng đến
- Chia sẻ dữ liệu người tham gia sự kiện
- …
Chương trình dành cho sinh viên Trường Đại học Ngoại thương kết thúc tốt đẹp (Nguồn: Thế giới Điện ảnh)
Làm thế nào để xây dựng niềm tin cho nhà tài trợ?
Một trong những cách xin tài trợ cho sự kiện tiếp theo là tạo dựng được niềm tin với người mua của mình. Niềm tin được củng cố từ nhiều yếu tố, kể cả những cụ thể li ti nhất. Bạn cần cả một quy trình để kiến thiết xây dựng niềm tin với nhà tài trợ : từ cuộc gọi tiên phong, cách trình diễn email cho đến khi kết thúc chương trình. Ở mỗi quy trình tiến độ của việc xin tài trợ đều để lại ấn tượng giúp bạn hoàn toàn có thể kiến thiết xây dựng niềm tin. Một vài yếu tố quan trọng giúp bạn có được sự tin yêu của nhà tài trợ :
Chuẩn bị một kế hoạch kỹ lưỡng
Hãy chuẩn bị sẵn sàng mọi thứ từ kế hoạch hành vi, tiềm năng và thời hạn đơn cử cho từng quá trình. Bên cạnh đó, bạn hãy liệt kê việc làm của từng ban trình độ, phương pháp quản trị, KPI theo dõi và hiệu suất cao từ việc đo lường và thống kê … Thậm chí, bạn còn hoàn toàn có thể bổ trợ kế hoạch cho những trường hợp xấu nhất và cách ứng phó với từng trường hợp đơn cử. Điều này không riêng gì biểu lộ bạn là một nhà tổ chức triển khai chuyên nghiệp, có kinh nghiệm tay nghề mà còn coi trọng quyền lợi và nghĩa vụ của nhà tài trợ và hiệu suất cao việc làm .
Báo cáo thường xuyên tiến độ các quyền lợi nhà tài trợ sẽ nhận được
Tuyệt đối không được nhận tài trợ xong rồi không cần chăm sóc gì cả. Việc chăm nom nhà tài trợ và quyền lợi và nghĩa vụ của họ ảnh hưởng tác động trực tiếp đến uy tín hoặc yếu tố giải ngân cho vay sau khi kết thúc chương trình .
Nếu chương trình của bạn là một sự kiện lê dài, hãy báo cáo giải trình từng quá trình nhỏ sau khi kết thúc để doanh nghiệp tài trợ update tình hình. Sau khi kết thúc hàng loạt sự kiện, bạn cần chuẩn bị sẵn sàng một bản báo cáo giải trình hoàn hảo về KPI, hiệu suất cao và thực thi quyền hạn cho doanh nghiệp. Ngoài ra, đừng quên lời cảm ơn từ hiệu trưởng hoặc người đứng đầu đơn vị chức năng tổ chức triển khai sự kiện, kỷ niệm chương hoặc quà cảm ơn gửi đến nhà tài trợ .
Ai là người nên đi gặp nhà tài trợ?
Sau khi gửi hồ sơ tài trợ và thành công xuất sắc trong việc hẹn gặp người có thẩm quyền để trao đổi trực tiếp, bạn nên xác lập “ ê-kíp ” sẽ đi gặp doanh nghiệp. Theo Edu2Review, bạn nên sẵn sàng chuẩn bị một nhóm tối thiểu gồm 3 người :
- Người vận động tài trợ: đóng vai trò làm cầu nối giữa nhà tổ chức và doanh nghiệp tài trợ.
- Người lập ý tưởng, viết chương trình: đây là người nắm rõ linh hồn của sự kiện, họ sẽ là người thấu hiểu nội dung chương trình và truyền tải thông điệp theo cách thuyết phục nhất.
- Người trực tiếp tổ chức sự kiện: nhà tài trợ có thể muốn biết về sơ đồ tổ chức sự kiện, quá trình diễn ra chương trình… Vì thế, nhà tổ chức sự kiện là nhân tố cần có nhằm giải đáp những thắc mắc này.
Tri ân nhà tài trợ (Nguồn: UEH)
Edu2Review – đơn vị đồng hành cùng sinh viên qua nhiều chương trình
Edu2Review là nền tảng nhìn nhận giáo dục thuộc công ty Cổ phần Chỉ số Tín nhiệm Quốc tế – Ebrand Index Value ( EBIV JSC ). Tự hào là tên thương hiệu tiên phong thuộc hệ sinh thái các tên thương hiệu nhìn nhận tin tưởng giáo dục, Edu2Review quyết tâm góp sức cho xã hội với thiên chức là “ Choose the best education – Giúp học viên lựa chọn dịch vụ giáo dục tương thích nhất ” .
Sứ mệnh của Edu2Review là giúp học viên, sinh viên, người đi làm tìm được nơi học tương thích một cách thuận tiện. Thông qua việc tìm hiểu thêm những nhìn nhận khách quan, đa chiều từ người đi trước, người học hoàn toàn có thể đưa ra lựa chọn về nơi học. Qua đó, Edu2Review đã góp thêm phần liên kết học viên với những đơn vị chức năng giáo dục uy tín .
Edu2Review – Choose the best Education (Nguồn: Edu2Review)
Hoạt động gắn với thiên chức cao quý trên đã giúp Edu2Review kết nối và đồng cảm thế hệ sinh viên ngày này. Trong thời hạn 2017 – 2020, Edu2Review đã sát cánh và tài trợ cho 750 chương trình của hơn 75 trường ĐH, cao đẳng trên cả nước với tổng kinh phí đầu tư lên đến hơn 5 tỷ đồng. Nhiều chương trình Edu2Review góp mặt đã tổ chức triển khai rất thành công xuất sắc như Tìm kiếm CEO Tương lai ( Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh ), Khởi Nghiệp Kinh Doanh ( Đại học Ngân hàng ), Techcamp Saigon Uni ( Đại học Bách khoa TP. Hồ Chí Minh ), Startup Zone, Say To Succeed …
Các hình thức tài trợ của Edu2Review gồm có : bảo trợ truyền thông online, học bổng khuyến học, liên kết diễn thuyết, tương hỗ nền tảng kỹ thuật thi trắc nghiệm …
Các câu lạc bộ, đội nhóm, đơn vị chức năng có nhu yếu liên hệ tài trợ sung sướng gửi hồ sơ về :
- Email: [email protected]
- Hotline: 1900636910 (phím số 4)
- Inbox facebook: https://www.facebook.com/ChiSoTinNhiem/
CEO Hồ Đức Hoàn của Edu2Review trong sự kiện Startup Wheel 2017 (Nguồn: Edu2Review)
Hy vọng với những tuyệt kỹ này, bạn đã biết cách xin tài trợ cho sự kiện, đặc biệt quan trọng là các chương trình cho sinh viên. Hãy chuẩn bị sẵn sàng thật chi tiết cụ thể để có một chương trình thành công xuất sắc, bạn nhé !
Anh Thư ( Tổng hợp )
Nguồn ảnh cover : phongvu
