Trong quá trình hoạt động của một doanh nghiệp, đặc biệt là hoạt động kế toán, chúng ta thường nghe nhiều đến hóa đơn, chứng từ. Vậy, chứng từ là gì? Chứng từ có ý nghĩa, tầm quan trọng như thế nào đối với doanh nghiệp? Cùng Luật Hoàng Phi tìm hiểu về chứng từ thông qua bài viết dưới đây.
Chứng từ là gì?
Chứng từ là tài liệu bắt buộc phải có trong hoạt động giải trí của doanh nghiệp, là những sách vở, tài liệu ghi lại nội dung của một sự kiện thanh toán giao dịch, một nhiệm vụ nào đó đã được hạch toán và ghi vào sổ kế toán của những doanh nghiệp .
Chứng từ được sử dụng nhiều trong nghành nghề dịch vụ kế toán, được dùng làm căn cư để ghi vào sổ kế toán về những thanh toán giao dịch của doanh nghiệp. Chứng từ biểu lộ những thông tin được bộc lộ bằng những thước đo : hiện vật, lao động và giá trị .
Chứng từ kế toán phải thể hiện được các nội dung chủ yếu sau đây:
– Tên, số hiệu của chứng từ ;
– Ngày lập chứng từ ;
– tin tức của đơn vị chức năng, cá thể lập chứng từ ;
– tin tức của cá thể, đơn vị chức năng nhận chứng từ ;
– Nội dung phát sinh chứng từ ( chứng từ lập ra để ghi nhận điều gì ) ;
– Tổng số tiền của chứng từ, số lượng, đơn giá, số tiền của đối tượng người tiêu dùng đưa ra thanh toán giao dịch ;
– Chữ ký, họ tên, con dấu của những đơn vị chức năng, cá thể lập chứng từ, người kiểm duyệt và những bên tương quan .
Chứng từ kế toán là gì?
Chứng từ kế toán là sách vở hoặc những vật mang thông tin tương quan làm địa thế căn cứ ghi sổ kế toán, để phản ánh nhiệm vụ kinh tế tài chính – kinh tế tài chính được phát sinh và hoàn thành xong thực tiễn .
Ví vụ về chứng từ kế toán
Ví dụ thường thấy về loại chứng từ này như : Phiếu chi, Phiếu thu, Phiếu xuất – nhập kho, Biên lai thu tiền, Biên bản chuyển giao gia tài, Giấy đề xuất giao dịch thanh toán, Hóa đơn mua sản phẩm & hàng hóa, Hóa đơn giá trị ngày càng tăng, …
Những chứng từ trên không chỉ sử dụng cho nhiệm vụ kế toán, mà những cá thể, tổ chức triển khai thường thì khi sử dụng dịch vụ cũng hoàn toàn có thể nhu yếu xuất chứng từ .
Ví dụ : Khi đi ăn tại nhà hàng quán ăn, người mua hoàn toàn có thể nhu yếu nhà hàng quán ăn đó xuất hóa đơn giá trị ngày càng tăng ( Hóa Đơn đỏ VAT ) khi họ sử dụng dịch vụ nhà hàng. Và hóa đơn giá trị ngày càng tăng trong trường hợp này là 10 % Hóa Đơn đỏ VAT .
>> >> > Tham khảo : Chứng từ thông tin ngân hàng nhà nước là gì ?
Các loại chứng từ?
– Dựa vào hình thức bộc lộ thì chứng từ có 2 loại là :
+ Chứng từ bằng giấy : chứng từ bằng giấy hợp lệ khi có nội dung bộc lộ theo biểu mẫu pháp luật bắt buộc hoặc hướng dẫn .
+ Chứng từ điện tử : được biểu lộ dưới dạng tài liệu điện tử được mã hóa mà không bị đổi khác khi truyền qua mạng máy tính hoặc trên những vật mang tin .
– Dựa vào nhu yếu quản trị và kiểm tra chứng từ thì chứng từ gồm có :
+ Chứng từ bắt buộc : là chứng từ được Nhà nước pháp luật về mẫu, chỉ tiêu phản án và giải pháp lập .
+ Chứng từ hướng dẫn : là chứng từ được Nhà nước hướng dẫn 1 số ít nội dung, doanh nghiệp có thêm nội dung tùy theo đặc trưng quản trị, tùy theo nhu yếu sử dụng .
Ngoài ra, việc phân loại chứng từ còn dựa trên nhiều địa thế căn cứ khác nhau như : dựa trên mức độ phản ánh trên chứng từ ( chứng từ tổng hợp, chứng từ gốc ), dựa trên khu vực lập chứng từ ( chứng từ trong, chứng từ ngoài ) .
>> >> >> Chứng từ gốc là gì ?
Các loại chứng từ kế toán
Tùy theo cách phân loại, chứng từ kế toán có những loại sau đây:
1/ Phân loại dựa vào công dụng
+ Chứng từ mệnh lệnh : Loại chứng từ này mục tiêu chính là truyền đạt thông tin thông tư, mệnh lệnh của cấp trên đến những bộ phận để triển khai .
+ Chứng từ chấp hành : Loại chứng từ này, ghi nhận thông tin nhiệm vụ kinh tế tài chính nhất định đã được triển khai xong trong thực tiễn .
+ Chứng từ thủ tục : Loại chứng từ này nhằm mục đích tổng hợp hay phân loại những thông tin, nhiệm vụ tương quan đến đối tượng người tiêu dùng của kế toán, qua đó tạo điều kiện kèm theo ghi sổ sách kế toán và so sánh tài liệu kèm theo .
+ Chứng từ phối hợp : Loại chứng từ này mang đặc thù cơ bản của những loại chứng từ như chứng từ tổng hợp với chứng từ thủ tục hoặc phối hợp những loại chứng từ với nhau .
2/ Phân loại theo cách thức lập ra chứng từ
+ Chứng từ nhiều lần : Đây là loại chứng từ để ghi nhận những nhiệm vụ kinh tế tài chính được triển khai liên tục và nhiều lần. Sau mỗi lần lập chứng từ, những giá trị được bộc lộ trong chứng từ đó sẽ cộng dồn cho đến số lượng giới hạn đã xác lập và chuyển vào sổ kế toán .
+ Chứng từ một lần : Là loại chứng từ để ghi nhận nhiệm vụ kinh tế tài chính chỉ triển khai một lần và chuyển luôn vào sổ kế toán .
3/ Phân loại theo trình tự lập ra chứng từ
+ Chứng từ gốc : Là loại chứng từ lập trực tiếp khi có nhiệm vụ kinh tế tài chính phát sinh hoặc đã được triển khai xong .
+ Chứng từ tổng hợp: Là loại chứng từ dùng để ghi nhận tổng hợp số liệu của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, qua đó giảm nhẹ công tác kế toán và tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi vào sổ sách.
4/ Phân loại dựa vào hình thức thể hiện của chứng từ
+ Chứng từ điện tử : Là chứng từ được biểu lộ bằng tài liệu điện tử và được mã hóa riêng bằng dãy ký tự. Chứng từ điện tử sẽ không bị biến hóa khi qua dịch hay truyền qua mạng máy tính hoặc những vật chứa thông tin như bảng từ, thẻ giao dịch thanh toán trực tuyến, …
+ Chứng từ giấy : Đây là loại chứng từ được ghi nhận bằng giấy ( bản cứng ) chứng tỏ nhiệm vụ kinh tế tài chính triển khai xong hay có phát sinh mà không ghi nhận qua tài liệu điện tử .
Ngoài những cách phân loại thông dụng nêu trên, chứng từ còn được phân loại dựa trên mục tiêu như chứng từ dùng cho việc làm lập báo báo kinh tế tài chính, chứng từ để hoàn thành xong quyết toán thuế .
Bên cạnh đó, còn được phân loại theo nhiệm vụ của kế toán như chứng từ dùng trong nhiệm vụ lương, chứng từ của mua và bán sản phẩm & hàng hóa, chứng từ về gia tài doanh nghiệp, …
>> >> > Tham khảo : Chứng từ thuế thu nhập cá thể là gì ?
Tác dụng của chứng từ kế toán
Chứng từ có tính năng vô cùng to lớn trong công tác nghiệp vụ kế toán, trấn áp nộ bộ và lập sổ sách .
– Chứng từ giúp cho kế toán triển khai được việc làm kế toán khởi đầu. Nếu không có chứng từ, sẽ không có cơ sở để triển khai nghiệp vụ cũng như trấn áp kinh tế tài chính phát sinh .
– Thông qua lập chứng từ hàng loạt nhiệm vụ kinh tế tài chính đã hoàn thành xong hay phát sinh mới của tổ chức triển khai, doanh nghiệp sẽ được ghi nhận lại đảm bảo về mặt pháp lý cũng như nhiệm vụ sau này .
– Việc lập chứng sẽ tạo địa thế căn cứ để ghi sổ kế toán theo pháp luật .
– Chứng từ biểu lộ nghĩa vụ và trách nhiệm pháp lý của những thông tin, nhiệm vụ kinh tế tài chính của doanh nghiệp đó .
– Chứng từ là cơ sở để những cơ quan chức năng triển khai công tác làm việc thanh tra, kiểm tra nghĩa vụ và trách nhiệm kinh tế tài chính trong doanh nghiệp, đơn cử là nghĩa vụ và trách nhiệm thuế, bảo hiểm xã hội và giải quyết và xử lý vi phạm nếu phát hiện ra .
– Những thông tin số liệu, giá trị ghi nhận trên chứng từ còn là địa thế căn cứ để xác lập mức độ nghĩa vụ và trách nhiệm và mức xử phạt .
Những nội dung chia sẻ trên của Luật Hoàng Phi, hy vọng sẽ giúp Quý vị nắm bắt được thông tin bổ ích về chứng từ kế toán và hiểu rõ các loại chứng từ để có thể phân loại dễ dàng, cũng như tác dụng quan trọng mà chứng từ mang lại, qua đó hạn chế phần nào rủi ro về mặt pháp lý.
Như thế nào là chứng từ hợp lệ?
Chứng từ được coi là hợp lệ khi phân phối được rất đầy đủ những yếu tố sau đây :
Thứ nhất: Tính pháp lý
Chứng từ được xem là đảm bảo tính pháp lý khi có không thiếu chữ ký xác nhận của những bên có tương quan. Đây là giải pháp phòng ngừa những trường phát sinh tranh chấp giữa những bên .
Nếu có tranh chấp xảy ra thì chứng từ sẽ là vật chứng, là cơ sở pháp lý để phân định bên đúng, bên sai, nghĩa vụ và trách nhiệm của những bên mà những bên không hề chối cãi được .
Thứ hai: Tính đúng pháp luật
Chứng từ có giá trị sử dụng khi tuân thủ theo đúng pháp luật của pháp lý về hình thức nội dung theo đúng loại chứng từ .
Ví dụ chứng từ không có nội dung thanh toán giao dịch, không ghi rõ giá tiền thanh toán giao dịch thì chứng từ đó không được xem để tính ngân sách hài hòa và hợp lý của doanh nghiệp khi tính thuế doanh nghiệp .
Thứ ba: Tính trung thực
Chứng từ phải ghi nhận sự kiện một cách khách quan, sự kiện phải có thật, không được bịa đặt là địa thế căn cứ để chứng tỏ cho những thanh toán giao dịch kinh tế tài chính trong những hoạt động giải trí của nhà nước, của doanh nghiệp .
Thứ tư: Tính rõ ràng
Chứng từ phải có nội dung rất đầy đủ, đơn cử, rõ ràng, không sử dụng những từ nhiều nghĩa tránh gây nhầm lẫn, hiểu nhầm không đáng có việc xét duyệt, sử dụng chứng từ .
Ví dụ về 1 chứng từ
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm chứng từ trong một ví dụ nổi bật sau đây :
Ý nghĩa và tầm quan trọng của chứng từ với doanh nghiệp
Chứng từ có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong tổ chức triển khai công tác làm việc kế toán, truy thuế kiểm toán nội bộ vì nó mang tính pháp lý của nhiệm vụ và bộc lộ những số liệu kế toán được ghi chép trong sổ sách .
Việc lập chứng từ giúp cho doanh nghiệp triển khai kế toán bắt đầu. Nếu thiếu chứng từ thì doanh nghiệp sẽ không hề triển khai được kế toán bắt đầu cũng như những công tác làm việc nội bộ .
Việc lập chứng từ là để ghi nhận quy trình thu, chi, giá trị ngày càng tăng của doanh nghiệp, Giao hàng cho việc quyết toán, khấu trừ, hoàn thuế với cơ quan thuế .
Lập hóa đơn chứng từ cũng là sách vở ghi nhận và xác lập đơn vị chức năng, cá thể chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước pháp lý về những yếu tố phát sinh tương quan đến nội dung của chứng từ .
Chứng từ cũng được xem như thể thông tư công tác làm việc nhằm mục đích truyền đạt những nhu yếu nhiệm vụ, việc làm giữa những cấp trong đơn vị chức năng đồng thời chứng từ cũng là chứng cứ để chứng tỏ cho việc triển khai xong việc làm, thông tư được giao .
Nếu doanh nghiệp không có chứng từ hoặc chứng từ không hợp lệ thì các số liệu, các công việc ghi trong sổ sách sẽ bị coi là ghi khống và có thể bị áp dụng các chế tài theo quy định của pháp luật.
Nếu việc ghi nhận trong sổ sách là đúng với trong thực tiễn nhưng không có chứng từ hoặc chứng từ không hợp lệ thì doanh nghiệp vẫn hoàn toàn có thể bị xem xét là đang làm giả sách vở, sổ sách và không triển khai được quyết toán với cơ quan thuế .
Trên đây là chia sẻ của chúng tôi về vấn đề chứng từ là gì. Quý độc giả còn vấn đề gì thắc mắc liên quan đến chứng từ có thể liên hệ cho chúng tôi qua tổng đài tư vấn pháp luật 1900.6557 để được các luật sư, chuyên viên hỗ trợ.
>> >> >> Cách sắp xếp chứng từ kế toán chuẩn chỉnh ?
