Quy mô phòng họp ảnh hưởng rất lớn tới số lượng thiết bị hội nghị truyền hình và cách lắp đặt. Hãy cùng VNPT Meeting tìm hiểu cụ thể với bài viết sau đây để setup phòng họp nhanh chóng và dự trù chi phí hợp lý.
1. Thiết bị hội nghị truyền hình gồm những gì?
Thiết bị hội nghị truyền hình gồm 2 phần chính là thiết bị phần cứng và thiết bị ứng dụng .
1.1. Thiết bị phần cứng
Phần cứng chính là những thiết bị, công cụ cần chuẩn bị sẵn sàng trong phòng họp để liên kết được với mọi người :
- Camera/ webcam: dùng để thu tín hiệu hình ảnh
- Loa hội nghị: để phát tín hiệu âm thanh to và rõ ràng hơn
- Điện thoại hội nghị: Nhằm liên lạc trực tiếp với mọi người trong quá trình họp
- Màn hình hiển thị: có thể sử dụng tivi, laptop, PC, máy chiếu để chia sẻ nội dung, thông tin trong buổi họp.
- MCU: Multi control unit là thiết bị điều khiển đa điểm nhằm kết nối đồng thời các điểm hội nghị trực tuyến với nhau cùng một lúc. Đồng thời, đảm bảo tính bảo mật của cuộc họp
- Phụ kiện khác: Mic, tai nghe, Table hub, dây cáp, remote…để bổ trợ nhằm thuận tiện cho việc theo dõi và trao đổi khi họp.
Thiết bị phần cứng để tương hỗ link mọi người trong phòng họp
1.2. Thiết bị phần mềm
Đây là những ứng dụng hoặc ứng dụng hội nghị truyền hình. Thiết bị ứng dụng giúp liên kết những điểm với nhau, qua đó người tham gia họp sẽ thao tác trực tiếp với nhau trong thời hạn thực mà không cần gặp mặt .
Những ứng dụng / ứng dụng hội nghị truyền hình trực tuyến được nhiều đơn vị chức năng, doanh nghiệp lựa chọn như : VNPT Meeting, Trans, Skype, Zoom, …
Phần mềm hội nghị truyền hình trực tuyến giúp liên kết những điểm cầu với nhau
Xem thêm: Top 7 phần mềm hội nghị truyền hình trực tuyến nên dùng
2. Một số mô hình hội nghị truyền hình phổ biến
Quy mô phòng họp thường chia thành 2 loại chính như sau :
Mô hình hội nghị truyền hình cho phòng họp nhỏ (<20 người): Trong phòng họp chỉ cần chuẩn bị những thiết bị như:
- Đầu vào video, hình ảnh: webcam – 1 cái
- Đầu ra video, hình ảnh: màn hình máy tính hoặc máy chiếu – 1 cái
- Đầu vào âm thanh: micro (có thể sử dụng loại tích hợp sẵn trên máy tính)
- Đầu ra âm thanh: loa phóng thanh (có thể sử dụng loại tích hợp sẵn trên máy tính)
- Đường truyền dữ liệu: mạng internet không dây, mạng LAN hoặc các dạng khác tương tự.
Với quy mô cho phòng họp nhỏ này thì đơn vị chức năng chỉ cần mất ngân sách ít cho việc trang bị thiết bị hội nghị truyền hình trực tuyến. Mức ngân sách chỉ khoảng chừng 15 – 20 triệu đồng .
Thiết bị hội nghị truyền hình cho quy mô phòng họp nhỏ với chi phí khá rẻ
Mô hình hội nghị truyền hình cho phòng họp lớn (>20 ng): Với các phòng họp lớn thì thông thường sẽ phải chuẩn bị nhiều loại thiết bị hơn để hỗ trợ tốt nhất cho cuộc họp trực tuyến.
- Đầu vào video, hình ảnh: Webcam/camera, Grandstream kết nối 1 đến nhiều camera đồng thời cho 1 phòng họp lớn – 1 bộ
- Đầu ra video, hình ảnh: Máy chiếu, màn hình LCD, Tivi – mỗi thiết bị 1 cái
- Đầu vào âm thanh: Micro, tai nghe, điện thoại hội nghị – mỗi thiết bị 1 cái
- Đầu ra âm thanh: Loa – 1 cái
- Đường truyền dữ liệu: Mạng LAN
Để sẵn sàng chuẩn bị khá đầy đủ thiết bị cho phòng hội nghị truyền hình lớn, mức ngân sách mà doanh nghiệp, đơn vị chức năng bỏ ra khoảng chừng 70 – 100 triệu đồng .
Thiết bị hội nghị truyền hình cho phòng họp lớn
Tuy mức ngân sách khởi đầu bỏ ra là đáng kể, tuy nhiên với việc sử dụng lâu dài hơn và những quyền lợi tuyệt vời mà HNTTTT mang lại thì đây là một mức phí tương ứng. Đồng thời doanh nghiệp sẽ tiết kiệm ngân sách và chi phí nhiều ngân sách hơn nếu tổ chức triển khai hội họp liên tục ( giảm ngân sách chuyển dời, ăn ở cho nhân viên cấp dưới, ngân sách thuê phòng họp … ) .
3. Các bước xây dựng giải pháp và lắp đặt
Để sử dụng ứng dụng, thiết bị hội nghị truyền hình, mỗi đơn vị chức năng, doanh nghiệp cần từng bước kiến thiết xây dựng giải pháp và lắp ráp ứng dụng. Cụ thể :
- Bước 1: Xác định nhu cầu kết nối bao nhiêu điểm: Tùy thuộc vào quy mô mỗi đơn vị sẽ xác định số lượng điểm kết nối để lựa chọn gói phần mềm và thiết bị phòng họp cho phù hợp. Có 2 mô hình chính là mô hình kết nối 2 điểm (quy mô nhỏ, 2 điểm cầu) và mô hình kết nối từ 3 điểm trở lên (quy mô lớn, trên 3 điểm cầu).
- Bước 2: Xác định ngân sách đầu tư: Nắm rõ kinh phí đầu tư, giúp lựa chọn loại thiết bị, giải pháp phù hợp với số vốn dành cho việc lắp đặt ứng dụng.
- Bước 3: Khảo sát phòng họp: Bước khảo sát nhằm xác định số lượng vị trí đặt thiết bị, số lượng thiết bị, các thiết bị phụ trợ (chiều dài dây dẫn internet, loa, mic…), ánh sáng, cách âm…
- Bước 4: Lựa chọn thiết bị: Cần phải tính toán số lượng, chọn loại thiết bị phù hợp với ngân sách và đảm bảo hiệu quả cho quá trình họp truyền hình trực tuyến. Đồng thời, việc lựa chọn nhà cung cấp và phần mềm chất lượng cũng đóng góp rất lớn vào tính hữu dụng khi sử dụng phần mềm.
- Bước 5: Tiến hành lắp đặt: Công việc lắp đặt gồm 2 phần chính là lắp đặt các trang thiết bị phòng họp và cài đặt phần mềm hội nghị truyền hình trực tuyến. Với những nhà cung cấp phần mềm uy tín, đơn vị cung ứng sẽ thực hiện lắp đặt trọn gói một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp.
- Bước 6: Tiến hành chạy thử: Sau khi hoàn tất việc lắp đặt, tiến hành tổ chức phòng họp và mời các thành viên tham gia để chạy thử ứng dụng. Trong quá trình chạy thử, nếu có sự cố phát sinh sẽ được đội ngũ lắp đặt chỉnh sửa kịp thời.
4. VNPT Meeting – Giải pháp hội nghị truyền hình trọn gói
Xây dựng giải pháp và lắp ráp ứng dụng hội nghị truyền hình trực tuyến cần những kỹ thuật có trình độ, am hiểu về thiết bị điện tử để đưa ra những tư vấn tương thích và triển khai lắp ráp nhanh gọn. Để tiết kiệm chi phí thời hạn và ngân sách nhân công, doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp trọn gói từ những đơn vị chức năng phân phối uy tín như VNPT .
VNPT phân phối trọn gói hội nghị truyền hình cho mọi doanh nghiệp, từ quy mô nhỏ đến quy mô lớn. Đặc biệt, ứng dụng VNPT Meeting chiếm hữu nhiều ưu điểm điển hình nổi bật mang tới rất nhiều tiện ích và tiết kiệm chi phí ngân sách tối đa cho người mua .
- Được xây dựng trên nền tảng đám mây giúp doanh nghiệp, tổ chức triển khai dễ dàng các cuộc họp trực tuyến tại mọi vị trí và thiết bị như: laptop, PC hay những thiết bị di động như smartphone, tablet.
- Tương thích với nhiều thiết bị hiện đại. Ngoài ra, người họp có thể kết hợp với bảng cảm ứng để vẽ, minh họa nhằm nâng cao hiệu quả của cuộc họp. Đồng thời, phần mềm còn hỗ trợ chia sẻ nội dung, video, tài liệu, live camera, màn hình desktop, chatting giữa các thành viên.
- Chỉ cần tốc độ mạng Internet 521KB/s là đạt chất lượng chuẩn HD. Công nghệ đặc biệt tiết kiệm băng thông, giúp thích hợp triển khai ở những vùng xa xôi, hải đảo,…nơi có hệ thống mạng internet hạn chế.
- VNPT Meeting có camera chuyên dụng với khả năng tự động bám theo diễn giả dựa vào công nghệ nhận diện âm thanh. Tự động zoom cận cảnh để hình ảnh buổi họp tự nhiên, chuyên nghiệp. Toàn bộ hình ảnh của những người tham gia cuộc họp từ tất cả các hướng cũng được thu lại.
- Kết nối an toàn, tin cậy nên đảm bảo tính bảo mật cao. Các phòng họp được mã hóa bằng một địa chỉ (mã ID) riêng mà chỉ người quản trị tạo ra phòng biết. Còn các thành viên thì chỉ thấy hội nghị và các thành phần trong danh bạ do mình tạo ra.
- Kích hoạt nhanh chóng và vận hành đơn giản thông qua vài thao tác cơ bản. Đội ngũ kỹ thuật sẽ luôn nhiệt tình hỗ trợ để hướng dẫn cũng như tư vấn kịp thời cho khách hàng.
Với nhiều tiện ích cực lớn, VNPT Meeting còn làm hài lòng bởi mức giá vô cùng tặng thêm. Giá của gói cước chỉ từ 423.500 đồng / tháng để người mua chuẩn bị sẵn sàng thưởng thức những cuộc họp trực tuyến thuận tiện và hiệu suất cao .
VNPT Meeting – ứng dụng hội nghị trực tuyến nhiều ưu việt và giá cước tặng thêm
Để tư vấn và đặt mua VNPT Meeting người mua vui mắt liên hệ để được tương hỗ nhanh gọn, kịp thời .
Hy vọng với bài viết trên đã giúp khách hàng có thêm nhiều thông tin hữu ích để đưa ra các giải pháp lựa chọn thiết bị hội nghị truyền hình và cách lắp đặt phù hợp. Hãy lựa chọn VNPT Meeting để góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tại các doanh nghiệp, tổ chức thời hiện đại.
