Các dạng hội nghị truyền hình thường gặp và cách phong cách thiết kế cho từng dạng
Trong bối cảnh hiện nay, khi toàn xã hội đang phải đối mặt với cơn khủng hoảng to lớn mang tên covid 19, hội nghị truyền hình dần đóng một vai trò quan trọng và là phương thức thiết yếu của mọi công ty, doanh nghiệp. Để một buổi hội nghị diễn ra thành công cần rất nhiều yếu tố, trong đó không thể thiếu được khâu thiết kế hội nghị truyền hình. Nếu chưa biết bắt đầu từ đâu, bạn cũng có thể tham khảo qua một vài mẫu thiết kế hội nghị cơ bản sau của Thiên An Minh đấy!
Hội nghị truyền hình là gì? Vai trò của hội nghị truyền hình
“ Hội nghị ” là một hoạt động giải trí tổ chức triển khai chuyên nghiệp và chuẩn bị sẵn sàng từ trước nhằm mục đích mục tiêu tranh luận, xử lý một yếu tố nào đó. “ Truyền hình ” là mạng lưới hệ thống điện tử viễn thông có tính năng truyền tải thông tin. Tựu chung lại, hội nghị truyền hình chính là những cuộc họp trực tuyến, giữa 2 hoặc nhiều hơn 2 khu vực trở lên .
Có thể thấy, hội nghị truyền hình là một phiên bản nâng cấp hơn của một cuộc họp truyền thống. Chúng có thể diễn ra bất kể không gian và thời gian nhờ vào hệ thống viễn thông được kết nối từ xa. Một vài lợi ích phổ biến mà chúng đem đến cho các công ty, doanh nghiệp là:
- Không số lượng giới hạn số lượng thành viên tham gia, tăng lượt tiếp cận, tương thích với những cuộc họp có quy mô lớn ( cuộc họp cổ đông, hội nghị QH, hội nghị khoa học … )
- Tiết kiệm tối đa thời hạn và những loại ngân sách ( ngân sách đi lại, ngân sách in ấn, … )
- An toàn và có độ bảo mật thông tin cao
- Hiệu suất việc làm được cải tổ tối đa, nhanh gọn
- Phù hợp cho những việc làm hoặc dự án Bất Động Sản đội nhóm trong một tổ chức triển khai / công ty
- Thời gian linh động, tự do, hoàn toàn có thể kiểm soát và điều chỉnh tương thích với những thành viên tham gia
- Tăng tương tác và liên kết với nhau, cải tổ kiến thức và kỹ năng tiếp xúc và xử lý yếu tố
Xem thêm : Lắp đặt mạng lưới hệ thống hội nghị truyền hình
Hướng dẫn lựa chọn thiết bị khi thiết kế hội nghị truyền hình
Thiết bị hiển thị hình ảnh trong phong cách thiết kế hội nghị truyền hình
Đây là công cụ cơ bản và thiết yếu nhất để một buổi hội nghị truyền hình diễn ra hiệu suất cao và thành công xuất sắc. Bởi lẽ, những thành viên tham gia sẽ không được gặp nhau trực tiếp mà chỉ hoàn toàn có thể nhìn thấy nhau qua những thiết bị điện tử. Một chiếc màn hình chiếu hoặc tivi cỡ lớn sẽ khá tương thích trong trường hợp này. Mỗi thành viên khi tham gia cũng nên sẵn sàng chuẩn bị máy tính / máy tính bảng cá thể để tiện theo dõi thông tin hoặc thực thi những việc làm tương quan : thuyết trình, gửi tài liệu, ghi chép thông tin …
Thiết bị thu, phát âm thanh trong phong cách thiết kế hội nghị truyền hình
Khi thiết kế hội nghị truyền hình không thể thiếu các thiết bị thu, phát âm thanh nhằm phụ mục đích truyền tải thông tin được mạch lạc, to rõ và chính xác. Một buổi hội nghị cơ bản đòi hỏi cần có đủ micro để phát biểu và hệ thống loa để phát âm thanh. Bạn nên sử dụng các loại micro/ loa cỡ lớn để có thể thu phát âm thanh một cách tốt nhất, giúp mọi thành viên đều có thể nghe rõ và nắm bắt đầy đủ thông tin.
Xem thêm : Mic hội nghị cho 30 người
Hệ thống camera trong phong cách thiết kế hội nghị truyền hình
Camera giúp ghi hình hàng loạt quy trình của cuộc họp, phản chiếu hình ảnh của đối tác chiến lược để bạn biết được họ có đang lắng nghe, theo dõi hay không và ngược lại. Bạn nên lựa chọn những loại camera góc rộng và có độ phân giải cao, giúp bảo vệ truyền tải hình ảnh được rõ nét và bao quát nhất. Vị trí đặt camera thường sẽ ở trên hoặc dưới màn hình chiếu, như vậy mọi thành viên sẽ đều Open trong khung hình .
Xem thêm : Camera họp trực tuyến
Các Thiết bị khác trong phong cách thiết kế hội nghị truyền hình
Các dạng hội nghị truyền hình thường gặp và cách thiết kế cho từng dạng
Hội nghị truyền hình cho cá nhân
Đây là cấp độ đơn giản nhất của thiết kế hội nghị truyền hình, chỉ bao gồm các cá thể riêng biệt trao đổi, thảo luận với nhau. Việc thiết kế hội nghị truyền hình cho cá nhân sẽ khá tối gián, ít thiết bị và không có quá nhiều yêu cầu. Ở hội nghị cá nhân, thành viên tham dự chỉ cần một không gian yên tĩnh và một vài thiết bị cơ bản như sau:
- Điện thoại mưu trí, máy tính bảng, máy tính …
- Phần mềm họp trực tuyến : zoom, google meet, cloud meeting
- Tai nghe, webcam, sổ ghi chép …
Hội nghị truyền hình cho phòng họp 4-6 người
Việc thiết kế hội nghị truyền hình cho dạng này cũng khá tương tự với hội nghị cá nhân bởi số lượng thành viên không quá đông thường sẽ là những cuộc họp nhóm thành viên hoặc họp từng phòng ban. Bên cạnh laptop cá nhân thì một chiếc màn hình chiếu sẽ rất phù hợp để các thành viên có thể tiện theo dõi thông tin của buổi họp hoặc thực hiện thuyết trình. Micro và loa có thể chuẩn bị hoặc không, tùy thuộc nhu cầu sử dụng. Phòng họp cũng nên là không gian rộng rãi và yên tĩnh, đủ chỗ cho tất cả thành viên.
Hội nghị truyền hình cho phòng họp 7-15 người
Thiết kế hội nghị truyền hình cho phòng họp từ 7-15 người sẽ có một số yêu cầu mở rộng hơn so với nhóm 4-6 người, chẳng hạn:
- Bắt buộc sẵn sàng chuẩn bị bảng viết, màn hình chiếu, tivi lớn
- Micro và loa phát âm thanh là thiết yếu, Giao hàng tối đa cho việc trao đổi và truyền đạt thông tin
- Không gian phòng họp lan rộng ra hơn, diện tích quy hoạnh giao động 30 m2sẽ tự do nhất với số lượng 7 – 15 người
- Camera quang học góc rộng, độ phân giải 4K
Hội nghị truyền hình cho phòng họp 16-25 người
Đây là dạng hội nghị có quy mô trung bình, Open khá thông dụng và được tổ chức triển khai hầu hết bởi những phòng ban trong công ty hoặc hoàn toàn có thể là những chỉ huy, giám đốc họp với nhau. Ở hội nghị 16 – 25 người, diện tích quy hoạnh phòng họp cần phân phối là từ 40 mét vuông trở lên. Thiết bị thu phát hình ảnh, âm thanh nên là máy chiếu, tivi cỡ lớn tích hợp loa để tối ưu khoảng trống và thuận tiện khi sử dụng. Thêm vào đó, cần sẵn sàng chuẩn bị thêm ứng dụng họp chuyên được dùng cho hội nghị truyền hình để mọi quy trình được thống nhất và diễn ra trơn tru .
Thiết kế hội nghị truyền hình cho phòng họp lớn, hội trường
Thông thường, những buổi họp trong phòng họp lớn hoặc hội trường thường sẽ diễn ra vào các dịp đặc biệt quan trọng (họp đại hội cổ đông, họp đại biểu quốc hội…). Do vậy, khâu chuẩn bị và thiết kế hội nghị truyền hình trong trường hợp này sẽ cầu kì và nhiều công đoạn hơn.
Những hội nghị tại phòng họp lớn hoặc hội trường sẽ yên cầu những thiết bị cỡ đại và có hiệu suất lớn nhất. Từ màn hình hiển thị, mạng lưới hệ thống loa, đèn chiếu, micro đều phải là những loại chuyên sử dụng, chất lượng không thay đổi và tốt nhất để bảo vệ hàng loạt cuộc họp không xảy ra bất kỳ sự cố nào .
Mỗi thiết bị cần đảm bảo số lượng từ 2 trở lên, hệ thống micro nên bố trí riêng tại từng vị trí để thuận tiện cho việc phát biểu. Màn hình được sử dụng dạng ghép, kích thước lớn và đặt tại trung tâm của căn phòng, thường ở trên sân khấu. Hệ thống loa sẽ được bố trí và rải đều mọi khu vực trong hội trường.
Mạng internet và những thiết bị đầu cuối, cáp liên kết, usb tàng trữ là những thiết bị nên được chú ý quan tâm kỹ càng và kiểm duyệt ngặt nghèo trước buổi họp để bảo vệ đường truyền luôn không thay đổi, phân phối không thiếu thông tin quan trọng .
Trên đây là toàn bộ những thông tin cần biết về hội nghị truyền hình cũng như cách thiết kế hội nghị truyền hình đúng chuẩn cho từng dạng phòng họp khác nhau. Hy vọng rằng với những chia sẻ vừa rồi của Thiên An Minh, bạn đọc đã bỏ túi nhiều mẹo hữu ích và hiểu thêm về hội nghị truyền hình – một giải pháp làm việc tối ưu và hiệu quả của các doanh nghiệp hiện nay.
tin tức liên hệ :
