Hoá đơn điện tử là tập hợp những thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, đáp ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, tàng trữ và quản trị bằng phương tiện đi lại điện tử. Hoặc hoàn toàn có thể hiểu Hóa đơn điện tử là hóa đơn được bộc lộ ở dạng tài liệu điện tử do tổ chức triển khai, cá thể bán sản phẩm & hàng hóa, cung ứng dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán sản phẩm & hàng hóa, phân phối dịch vụ, ký số, ký điện tử theo pháp luật. Trước khi sử dụng hoá đơn điện tử, doanh nghiệp cần thông tin phát hành hoặc ĐK sử dụng với cơ quan thuế .
Cơ sở pháp lý
- Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
- Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
- Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP;
- Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC
Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Trên thị trường lúc bấy giờ, có rất nhiều đơn vị chức năng phân phối dịch vụ hóa đơn điên tử uy tín. Tất cả những đơn vị chức năng này đều phải được cấp giấy phép hoạt động giải trí và chịu sự quản trị của Tổng Cục Thuế nên doanh nghiệp chỉ cần lựa chọn nhà phân phối tương thích. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tìm kiếm những đơn vị chức năng phân phối dịch vụ ứng dụng hoá đơn điện tử tại website của những cục thuế .
Đơn vị cung ứng hóa đơn điện tử sẽ tạo hàng loạt hồ sơ hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp gồm có :
Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử
( Theo Mẫu số 1, Thông tư 32/2011 / TT-BTC ) gồm những nội dung đa phần sau :
- Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử.
- Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.
- Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;
- Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.
- Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Hóa đơn mẫu, hóa đơn quy đổi
- Hóa đơn mẫu phải có đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc của hóa đơn
- Thông tin tên, địa chỉ, đơn vị của người bán trên hóa đơn mẫu phải đúng với thông tin đăng ký thuế
Thông báo phát hành hóa đơn
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gồm những nội dung :
- Tên đơn vị phát hành hoá đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại
- Các loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…));
- Tên cơ quan thuế tiếp nhận thông báo;
- Ngày lập Thông báo phát hành;
- Tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ ký điện tử của tổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế).
Bước 2: Nộp thông báo phát hành hóa đơn
Nếu nộp trực tiếp thông tin phát hành hóa đơn tại cơ quan thuế, hồ sơ gồm có
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử;
- Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi;
- Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu số 2, Thông tư 32/2011/TT-BTC.
Nếu nộp thông tin phát hành hóa đơn qua mạng lưới hệ thống thuế điện tử, hồ sơ gồm có
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử;
- Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi;
- Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu TB01/AC (ban hành theo thông tư số 26/2015/TT-BTC ban hành ngày 27/02/2015) được kết xuất từ phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK).
Bước 3: Tra cứu hồ sơ hợp lệ liên quan đến thủ tục phát hành hóa đơn điện tử
Sau 2 ngày kể từ ngày nộp thông tin phát hành hóa đơn, doanh nghiệp tra cứu thông tin hóa đơn được update trên mạng lưới hệ thống http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn
Doanh nghiệp truy cập vào đường link trên, chọn mục Thông tin thông báo phát hành ⇒ Hóa đơn ⇒ Tổ chức cá nhân và điền đẩy đủ thông tin cần tra cứu tại “Tham số tra cứu”.
- Nếu doanh nghiệp thấy kết quả hóa đơn đã có đầy đủ thông tin: Thông báo phát hành hoá đơn thành công, doanh nghiệp được phép sử dụng hoá đơn
- Nếu chưa có kết quả: Thông báo không thành công. Doanh nghiệp liên hệ trực tiếp cơ quan thuế quản lý để biết lý do và tiến hành thực hiện lại thủ tục phát hành hoá đơn.
Thủ tục phát hành hoá đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC
Bước 1: Xác định Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hay không
Đối tượng ĐK sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế gồm có
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế
- Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ. Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.
- Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi thì triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Đối tượng ĐK sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế gồm có
Doanh nghiệp kinh doanh thương mại ở những nghành nghề dịch vụ : điện lực ; xăng dầu ; bưu chính viễn thông ; vận tải đường bộ hàng không, đường đi bộ, đường tàu, đường thủy, đường thủy ; nước sạch ; kinh tế tài chính tín dụng thanh toán ; bảo hiểm ; y tế ; kinh doanh thương mại điện tử ; kinh doanh thương mại nhà hàng siêu thị ; thương mại và những doanh nghiệp, tổ chức triển khai kinh tế tài chính đã hoặc sẽ thực thi thanh toán giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện đi lại điện tử, kiến thiết xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có mạng lưới hệ thống ứng dụng kế toán, ứng dụng lập hóa đơn điện tử phân phối lập, tra cứu hóa đơn điện tử, tàng trữ tài liệu hóa đơn điện tử theo pháp luật và bảo vệ việc truyền tài liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế .
Bước 2: Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế theo quy định truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
- Nội dung thông tin đăng ký, thay đổi thông tin đã đăng ký theo Mẫu số 01, Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Bước 3: Nhận thông báo của Cơ quan thuế
- Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02, Nghị định 119/2018/NĐ-CP cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã/ không có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Trường hợp cơ quan thuế không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Doanh nghiệp, tổ chức triển khai kinh tế tài chính được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán sản phẩm & hàng hóa, phân phối dịch vụ sau khi nhận được thông tin gật đầu của cơ quan thuế .
Một số lưu ý khi thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử
- Ngày bắt đầu sử dụng hoá đơn điện tử sẽ sau 02 ngày kể từ ngày thông báo phát hành hoá đơn.
- Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử tại mỗi chi cục thuế có sự khác nhau. Có chi cục chỉ cần nộp hồ sơ qua hệ thống thuế điện tử nhưng cũng có một số Chi cục thuế yêu cầu Doanh nghiệp phải nộp bổ sung hồ sơ giấy tại bộ phận ấn chỉ sau khi đã nộp hồ sơ qua hệ thống thuế điện tử. Doanh nghiệp cần liên hệ cơ quan thuế quản lý trước khi thực hiện thủ tục phát hành hoá đơn điện tử.
- Hóa đơn mẫu và quyết định sử dụng hóa đơn điện tử phải được scan và lưu lại dưới định dạng word để nộp đính kèm thông báo phát hành hoá đơn qua mạng.
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử.
- Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.
Một số câu hỏi liên quan đến thủ tục phát hành hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là một tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, nhận, lưu giữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Công ty có bắt buộc phải phát hành hóa đơn điện tử không?
Theo lao lý tại Nghị định số 123 / 2020 / NĐ-CP, thời hạn bắt buộc triển khai xong quy đổi hóa đơn điện tử của doanh nghiệp vận dụng từ ngày 01/07/2022 .
Dịch vụ phát hành hóa đơn điện tử của Công ty luật Việt An
- Liên hệ nhà cung cấp phần mềm hoá đơn điện tử cho khách hàng;
- Tư vấn các điều kiện, thủ tục phát hành hoá đơn điện tử cho khách hàng;
- Đại diện khách hàng thực hiện thủ tục phát hành hoá đơn điện tử tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Tư vấn các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp;
- Hỗ trợ tư vấn các vấn đề về đăng ký nhãn hiệu, các vấn đề về thuế, các giấy phép có liên quan trong hoạt động của doanh nghiệp.
Mọi thông tin tương quan đến thủ tục phát hành hoá đơn điện tử, Quý khách hàng vui mắt liên hệ Công ty luật Việt An để được tư vấn và hướng dẫn chi tiết cụ thể .
