Văn phòng điện tử là gì? 5 bước xây dựng chi tiết nhất

5/5 – ( 6 bầu chọn )

Hiểu được khái niệm văn phòng điện tử là gì sẽ giúp doanh nghiệp bắt kịp với xu hướng bùng nổ của thời đại công nghệ số 4.0. Chúng là giải pháp thay thế hữu ích cho mô hình văn phòng truyền thống với nhiều hạn chế. Cùng FASTDO tìm hiểu chuyên sâu hơn về mô hình văn phòng điện tử và các cách để xây dựng mô hình này ở bài viết ngay sau đây!

Đăng ký dùng thử MIỄN PHÍ 30 ngày Bộ lên kế hoạch hằng ngày ( fTodolist ) của Fastdo. Click ngay vào ảnh để xem thông tin chi tiết cụ thể chương trình :

>>> TÌM HIỂU NGAY:

1. So sánh giữa mô hình văn phòng truyền thống so với văn phòng điện tử là gì

Để nhận ra quy mô văn phòng truyền thống cuội nguồn và văn phòng điện tử là gì, cùng điểm qua những khái niệm sau :

  • Văn phòng truyền thống lịch sử là quy mô có đặc thù cố định và thắt chặt, được phong cách thiết kế khá đơn thuần, có sự phân loại giữa những bộ phận, ít sử dụng những đồ nội thất bên trong phát minh sáng tạo và việc ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế .
  • Văn phòng điện tử là quy mô được phong cách thiết kế theo hướng phát minh sáng tạo, ít phân loại khoảng trống thao tác. Ngoài ra, quy mô này sử dụng những công nghệ tiên tiến văn minh trong giải quyết và xử lý và xử lý việc làm nhanh gọn và hiệu suất cao hơn .

văn phòng điện tử là gì
Để hiểu hơn về hai quy mô này, cùng FASTDO điểm qua một vài tiêu chuẩn so sánh sau :

Văn phòng truyền thống Văn phòng điện tử
Nội thất và thiết bị văn phòng
  • Sử dụng những thiết bị nội thất cơ bản như bàn và ghế, máy quạt, ..
  • Xây dựng những bức tường ngăn cách giữa những phòng và bộ phận thao tác trong công ty, cơ quan .
  • Bàn ghế : Đa số là loại bàn gỗ hình chữ nhật và loại ghế 4 chân tựa sống lưng thẳng …
  • Chủ yếu thao tác qua môi trường tự nhiên điện tử nên chỉ có những thiết bị điện tử phục như máy tính, máy tính PC để tương hỗ việc làm .
  • Hạn chế tối đa những thiết bị văn phòng và nội thất bên trong .
  • Không làm vách ngăn giữa những bộ phận .
Việc áp dụng công nghệ Chưa được sử dụng thông dụng. Việc tàng trữ tài liệu còn thực thi bằng văn bản giấy gây nên khó khăn vất vả trong quy trình tìm kiếm . Áp dụng 100 % công nghệ tiên tiến văn minh trong xử lý việc làm. Việc sắp xếp, tàng trữ tài liệu cũng đơn thuần, dễ tìm kiếm hơn .
Việc chấm công Nhân viên phải xếp hàng chờ đến lượt chấm công, gây mất thời hạn Thực hiện qua ứng dụng nhận diện khuôn mặt Face ID giúp việc chấm công nhanh gọn, đơn thuần .
Xử lý công việc

Thực hiện thủ công qua Excel nên dễ sai sót, khó tìm kiếm

Có ứng dụng
để giải quyết và xử lý việc làm. Mọi hoạt động giải trí đều được thực thi trên ứng dụng tăng hiệu suất cao trong quy trình xử lý việc làm .

>>>> THAM KHẢO NGAY: Lợi ích của đàm phán trong kinh doanh mà nhà quản lý cần biết

2. Ưu và nhược điểm của mô hình văn phòng điện tử là gì?

Khi ứng dụng quy mô văn phòng điện tử sẽ thể hiện những ưu và điểm yếu kém riêng. Cụ thể :
văn phòng điện tử là gì

Ưu điểm 

  • Người quản trị dễ dàng phân công công việc và theo dõi tiến độ: Dựa vào một ứng dụng, mạng lưới hệ thống quản trị được triển khai trực tuyến qua mạng Internet. Nhà quản trị hoàn toàn có thể quản trị hàng loạt hoạt động giải trí của cơ quan, doanh nghiệp chỉ qua những thao tác trên thiết bị điện tử .
  • Tự động cập nhập văn bản: Các văn bản tương quan đến việc làm đều được cập nhập đơn cử trên mạng lưới hệ thống quản trị văn bản. Mỗi tên việc làm sẽ được phân loại rõ ràng, có quy trình tiến độ triển khai theo lao lý. Người triển khai khi có quan điểm sẽ ghi chú trực tiếp trên checklist việc làm được phân công. Từ đó, hiệu suất cao việc làm sẽ được thực thi nhanh gọn hơn .
  • Kho lưu trữ dữ liệu khổng lồ:Nếu như trước đây, việc tàng trữ tài liệu bằng văn bản giấy hoặc ô cứng máy tính gây ra nhiều phiền hà về việc tốn thời hạn, sức lực lao động. Giờ đây, mọi việc làm đều được cập nhập trên ứng dụng. Nhân viên thuận tiện sử dụng chúng để quản trị, tàng trữ và tìm kiếm thông tin khi thiết yếu .
  • Bảo mật thông tin: Mỗi người dùng được cấp một thông tin tài khoản, có mật khẩu bảo mật thông tin riêng. Với chính sách bảo mật thông tin qua cách phân quyền cho người dùng này đem lại sự bảo mật thông tin bảo đảm an toàn cao cho từng hồ sơ của công ty, doanh nghiệp .

văn phòng điện tử là gì

Nhược điểm 

  • Mô hình thiết kế xây dựng văn phòng điện tử thời hạn đầu khi tiến hành thực thi sẽ gặp nhiều khó khăn vất vả. Các nhân viên cấp dưới công ty, doanh nghiệp đã quá quen với quy mô văn phòng truyền thống lịch sử. Cách thao tác vì vậy đã trở thành thói quen trong việc quản lý và vận hành việc làm và khó hoàn toàn có thể thích nghi nhanh gọn .
  • Có rất nhiều công nghệ tiên tiến sinh ra để tương hỗ việc làm cho việc kiến thiết xây dựng văn phòng điện tử. Tuy nhiên, không phải công nghệ tiên tiến nào cũng thật sự tương thích với doanh nghiệp. Vì thế, cần kỹ càng trong khâu tinh lọc công nghệ tiên tiến để ứng dụng có hiệu suất cao vào quy mô văn phòng điện tử .
  • Các doanh nghiệp quan ngại những thông tin được đẩy lên nền tảng công nghệ tiên tiến số hoàn toàn có thể bị rò rỉ. Vì thế, nên lựa chọn những ứng dụng có độ bảo mật thông tin thông tin cao, khắc phục mối quan ngại của doanh nghiệp khu ứng dụng văn phòng điện tử .

>>>> ĐỌC NGAY: Truyền thông doanh nghiệp là gì và 2 thành tố tạo nên

3. Quy trình xây dựng văn phòng điện tử chi tiết nhất

Nếu muốn kiến thiết xây dựng văn phòng điện tử thành công xuất sắc, đạt hiệu suất cao cao, tiến trình triển khai quy trình tiến độ cần rõ ràng, chi tiết cụ thể với những bước đơn cử sau :
văn phòng điện tử là gì

3.1 Tiêu chuẩn hóa các hệ thống và quy trình nội bộ

Để số hóa thành công xuất sắc, trơn tru, bạn cần hệ thống hóa hàng loạt hoạt động giải trí của doanh nghiệp như quá trình giải quyết và xử lý việc làm, những loại sách vở, … Bên cạnh đó, hãy làm rõ vai trò, quyền hạn của từng cá thể trong công ty. Từ đó, vận dụng việc phân quyền hiệu suất cao, chuẩn hóa những quá trình triển khai theo đúng công dụng, trách nhiệm .

>>> ĐỌC NGAY: Thế nào là chi phí quản lý dự án? 5 cách tiết kiệm chi phí

3.2 Xác định mô hình văn phòng điện tử lý tưởng

Hiện nay, xuất hiện rất nhiều phần mềm công nghệ để giúp công ty, doanh nghiệp hình thành văn phòng điện tử. Tuy nhiên, không phải phần mềm, mô hình văn phòng điện tử nào cũng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Vì thế, cần đánh giá chính xác nhu cầu, mô hình hoạt động của doanh nghiệp cùng các tính năng của phần mềm văn phòng điện tử là gì để lựa chọn chính xác nhất.

>>> THAM KHẢO NGAY: Các chỉ số tài chính quan trọng Doanh nghiệp cần nắm vững

3.3 Xây dựng kế hoạch triển khai

Khi đã lựa chọn được quy mô văn phòng điện tử tương thích, hãy kiến thiết xây dựng kế hoạch tiến hành triển khai cụ thể nhất. Bạn nên thương thảo với đối tác chiến lược trong việc cung ứng ứng dụng ứng dụng văn phòng điện tử về những pháp luật hợp tác và tương hỗ trong tiến hành thực thi. Từ đó, doanh nghiệp sẽ nhận được sự theo sát trong suốt quy trình tiến hành .
văn phòng điện tử là gì

>>> LƯU LẠI NGAY: 11 cách quản lý công việc hiệu quả nhất mà bạn cần ghi nhớ

3.4 Đào tạo

Như đã đề cập ở trên, khi ứng dụng mạng lưới hệ thống văn phòng điện tử, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn vất vả từ phía nhân sự. Để họ thích nghi với quy mô này, bạn cần nhiều thời hạn để huấn luyện và đào tạo, hướng dẫn triển khai cụ thể trong thời hạn đầu. Khi đã dần quen với quy mô mới, việc làm sẽ được tiến hành nhanh gọn, hiệu suất cao hơn .

>>> XEM THÊM: Chi phí quản lý dự án là gì? 5 cách tiết kiệm chi phí

3.5 Đánh giá, đo lường

Trong quy trình thực thi, cần tiếp tục lấy quan điểm nhìn nhận những ưu, điểm yếu kém từ những nhân viên cấp dưới trong công ty để đo lường và thống kê hiệu suất cao sử dụng. Việc này sẽ giúp xác lập tính hiệu suất cao của việc kiến thiết xây dựng quy mô văn phòng điện tử là gì. Đây là cách giúp doanh nghiệp lựa chọn phương pháp hoạt động giải trí tương thích trong tương lai .

Trong thời kỳ công nghệ, văn phòng điện tử ngày càng thể hiện tầm ảnh hưởng sâu rộng trong việc thúc đẩy hoạt động và sự phát triển của các doanh nghiệp. Với các thông tin cơ bản về văn phòng điện tử là gì và quy trình xây dựng chi tiết mô hình này, hy vọng đã bạn tìm được hướng đi đúng đắn để vận hành hoạt động doanh nghiệp thành công. 

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Đơn vị tăng trưởng ứng dụng FASTDO

  • Địa chỉ:
    • Văn phòng trụ sở Hà Nội: Tầng 5, toà S21T1, 83 Vũ Trọng Phụng, Quận Thanh Xuân, Hà Nội.
    • Văn phòng chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 3, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.
  • Điện thoại: 0965 210 444
  • Email: support@fastdo.vn
  • Website: https://vvc.vn/

>>> ĐỪNG BỎ QUA CÁC KIẾN THỨC VỀ DOANH NGHIỆP:

Source: https://vvc.vn
Category: Điện Tử

BẠN CÓ THỂ QUAN TÂM