Ảnh minh họa. Nguồn : Internet .
Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại doanh nghiệp
Hoạt động bán hàng thu tiền là hoạt động giải trí xảy ra tiếp tục và dễ xảy ra gian lận, sai sót. Việc kiến thiết xây dựng kiểm soát nội bộ hữu hiệu với chu trình bán hàng sẽ bảo vệ thu được tiền từ người mua, cung ứng cho người mua những mẫu sản phẩm chất lượng tốt … từ đó, nâng cao uy tín, hình ảnh và năng lượng cạnh tranh đối đầu của doanh nghiệp trên thị trường .
Khái quát chu trình bán hàng và thu tiền
Bán hàng thu tiền ( tiêu thụ ) là quy trình chuyển quyền chiếm hữu của sản phẩm & hàng hóa qua quy trình trao đổi hàng – tiền giữa khách thể truy thuế kiểm toán với người mua. Quá trình bán hàng thu tiền gồm nhiều khâu, nhiều tiến trình, khởi đầu từ nhu yếu mua của người mua ( đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng … ) và kết thúc việc thu tiền hoặc người mua cam kết gật đầu thanh toán giao dịch .
Bán hàng có nhiều hình thức khác nhau ( trực tiếp kinh doanh nhỏ, bán sỉ, bán hàng qua đại lý, gửi hàng chờ gật đầu … ), giao dịch thanh toán theo nhiều phương pháp khác nhau ( thu tiền ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng nhà nước, bán chịu, trả góp … ). Với hình thức bán hàng và giao dịch thanh toán đa dạng và phong phú, phong phú nên việc tổ chức triển khai công tác làm việc kế toán cho chu trình này rất phong phú. Có thể nói, chu trình bán hàng – thu tiền là một quy trình tiến độ quan trọng của chu trình sản xuất kinh doanh thương mại. Chu trình bán hàng thu tiền tương quan đến nhiều khoản mục, đặc biệt quan trọng là những khoản mục phản ánh trong báo cáo giải trình tác dụng hoạt động giải trí kinh doanh thương mại của doanh nghiệp ( Doanh Nghiệp ) .
Các bước công việc của chu trình bán hàng thu tiền
Thông thường, với một số ít Doanh Nghiệp, những bộc lộ đơn cử của mỗi công dụng và bộ phận đảm nhiệm những tính năng khác nhau, theo đó, chu trình bán hàng và thu tiền đều gồm có những tính năng đơn cử sau : Xử lý đơn đặt hàng của người mua, xét duyệt bán chịu, chuyển giao sản phẩm & hàng hóa, lập hóa đơn bán hàng, giải quyết và xử lý và ghi số những khoản về lệch giá và về thu tiền, xóa số những khoản phải thu không thu được, lập dự trữ nợ khó đòi .
– Xử lý đơn đặt hàng của người mua : Đơn đặt hàng của người mua là điểm mở màn của hàng loạt chu trình. Đó là lời ý kiến đề nghị mua hàng từ người mua tương lai hoặc hiện tại. Đơn đặt hàng của người mua hoàn toàn có thể là đơn đặt hàng, phiếu nhu yếu mua hàng, nhu yếu qua thư, fax, điện thoại cảm ứng … Dựa vào đơn đặt hàng, người bán hoàn toàn có thể xem xét để đưa ra quyết định hành động bán qua phiếu tiêu thụ và lập hoá đơn bán hàng .
– Kiểm tra tính dụng và xét duyệt bán chịu : Việc bán chịu sẽ giúp Doanh Nghiệp ngày càng tăng doanh thu bán hàng nhưng cũng gặp nhiều rủi ro đáng tiếc trong trường hợp người mua mất năng lực thanh toán giao dịch. Vì thế việc bán chịu cần được xem xét thật ngặt nghèo. Trước khi đi đến quyết định hành động bán chịu cho người mua cần phải xem xét từng đối tượng người tiêu dùng người mua, năng lực thu nợ tối đa của từng người mua để từ đó đi đến quyết định hành động bán chịu một phần hay hàng loạt lô hàng. Tuy nhiên, quyết định hành động này cần được đo lường và thống kê trên sự cân đối quyền lợi của cả 2 bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh qua tỷ suất về Chi tiêu và thời hạn thanh toán giao dịch .
– Chuyển giao sản phẩm & hàng hóa : Khi đã có quyết định hành động về phương pháp bán hàng, bộ phận xuất hàng sẽ lập lệnh xuất kho và chứng từ luân chuyển dựa trên những thông tin trên mẫu đơn đặt hàng, đồng thời triển khai việc xuất kho và chuyển giao hàng .
– Lập hóa đơn bán hàng, đồng thời ghi sổ nhiệm vụ : Hóa đơn bán hàng là chứng từ trên đó có không thiếu thông tin về sản phẩm & hàng hóa ( mẫu mã, quy cách, số lượng … ) và Ngân sách chi tiêu giao dịch thanh toán. Tổng số tiền thanh toán giao dịch sẽ gồm có Chi tiêu sản phẩm & hàng hóa, ngân sách luân chuyển, bảo hiểm và những yếu tố khác theo luật thuế giá trị ngày càng tăng. Hóa đơn sẽ được lập thành 3 liên, liên 2 giao cho người mua, những liên sau được lưu lại ghi số và theo dõi việc thu tiền. Hóa đơn bán hàng vừa là phương pháp bộc lộ cho người mua thấy rõ về số tiền và thời hạn thanh toán giao dịch ; vừa là địa thế căn cứ ghi sổ nhật ký bán hàng và theo dõi những khoản phải thu. Nhật ký bán hàng là sổ ghi update những thương vụ làm ăn, nhật ký ghi rõ lệch giá gộp của nhiều mẫu sản phẩm và phân loại theo những khoản thích hợp .
Xây dựng mạng lưới hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền hữu hiệu giúp cho hoạt động giải trí tiêu thụ của doanh nghiệp đạt hiệu suất cao cao. Muốn vậy, những nhà quản trị phải đề ra những chủ trương, thủ tục thích hợp với doanh nghiệp, những giải pháp nhằm mục đích kiểm soát những nhân viên cấp dưới để họ thực thi những chủ trương, thủ tục đó tốt nhất .
– Xử lý và ghi sổ những nhiệm vụ thu tiền : Vấn đề được chăm sóc trong công dụng này là kiểm soát được những khoản phải thu tránh thực trạng gian lận xảy ra khi khoản phải thu được vào sổ hoặc sau đó. Cần xem xét và bảo vệ rằng, toàn bộ số tiền thu được đã vào nhật ký thu tiền, sổ quỹ và những sổ chi tiết cụ thể. Tiền mặt thu được cần được gửi vào ngân hàng nhà nước một lượng hài hòa và hợp lý .
– Xử lý những khoản giảm trừ lệch giá : Các khoản giảm từ lệch giá xảy ra khi người mua không thoả mãn về hàng hoá nhận được và thường là do hàng gửi đi có khuyết tật sai với hợp đồng. Khi đó, người bán hoàn toàn có thể nhận lại hàng hoặc giảm giá cho lô hàng đó trên cơ sở thoả thuận được với bên mua. Trong trường hợp này, phải lập bảng tổng ghi nhớ hoặc hoá đơn chứng tỏ cho việc ghi giảm những lô hàng trên đồng thời ghi chép rất đầy đủ và kịp thời vào nhật ký bán .
– Thẩm định và xóa số khoản phải thu không thu được : Có nhiều nguyên do khiến những khoản phải thu của Doanh Nghiệp không thu được tiền, vì vậy để tránh sai sót phải có bộ phận đánh giá và thẩm định khám phá nguyên do không thu được tiền. Sau khi đánh giá và thẩm định, nếu xác lập những khoản nợ trên khó hoặc không có năng lực thu do người mua bị phá sản hay vì một nguyên do bất khả kháng nào đó thì cần chuyển thành nợ khó đòi hoặc xóa khỏi những khoản này .
– Lập dự phòng phải thu khó đòi: Trường hợp khách hàng không trả được nợ của công ty thì công ty cần phải có kế hoạch dự phòng nguồn để thay thế các khoản này. Vào cuối niên độ kế toán, dựa vào quy định của Bộ Tài chính và số tiền nợ quá hạn kế toán, công ty cũng phải lập dự phòng các khoản phải thu quá hạn. Căn cứ để ghi nhận nợ phải thu khó đòi là: Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, DN đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được; Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn.
Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền
Kiểm soát nội bộ ( KSNB ) so với chu trình bán hàng – thu tiền là để bảo vệ quy trình bán hàng hợp pháp, hài hòa và hợp lý những bước thực thi không tương thích với tiêu chuẩn kiểm tra sẽ được nhận ra và giải quyết và xử lý kịp thời : Các nhiệm vụ bán hàng được phê duyệt đúng đắn, được ghi sổ rất đầy đủ, được ghi đúng thời hạn phát sinh ; lệch giá ghi sổ được thống kê giám sát đúng và phản ánh đúng chuẩn … Đồng thời, KSNB so với chu trình bán hàng – thu tiền cũng để quản trị tín dụng thanh toán người mua theo đúng pháp luật giảm thiểu rủi ro đáng tiếc tương quan đến nợ công phải thu : Các loại tiền thu được ghi đúng thời hạn và phân loại đúng đắn ; những khoản tiền chiết khấu đã được xét duyệt .
Tại Doanh Nghiệp, nếu không thiết kế xây dựng mạng lưới hệ thống KSNB hữu hiệu với chu trình bán hàng thu tiền thì việc xác lập tác dụng kinh doanh thương mại khó đúng chuẩn, việc tịch thu những khoản nợ phải thu của người mua là khó hoàn toàn có thể tránh khỏi. Chu trình bán hàng thu tiền ở những đơn vị chức năng khác nhau, hoàn toàn có thể có cơ cấu tổ chức công dụng và chứng từ khác nhau tuy nhiên cũng cần phải có sự tách biệt những công dụng và giao cho cá thể hay bộ phận đơn cử đảm nhiệm .
Rủi ro gian lận phổ biến trongchu trình bán hàng thu tiền
Để hoàn thiện mạng lưới hệ thống KSNB trong chu trình bán hàng và thu tiền, cần chú ý quan tâm đến những rủi ro đáng tiếc thường xảy ra trong quy trình giải quyết và xử lý nhiệm vụ như : Nhận đặt hàng những sản phẩm & hàng hóa hoặc dịch vụ mà Doanh Nghiệp không có sẵn hoặc không có năng lực phân phối ; Nhận và gật đầu đặt hàng của những người mua không có năng lực giao dịch thanh toán ; Người không có trách nhiệm lại nhận đặt hàng ; Nhân viên không có thẩm quyền lại xuất hàng, gửi hàng ; Xuất hàng khi chưa được cho phép ; Xuất không đúng số lượng hoặc loại hàng ; Chuyển hàng không đúng khu vực hoặc không đúng người mua ; Không ghi hoặc ghi chậm số tiền người mua thanh toán giao dịch ; Ghi sai người mua giao dịch thanh toán ; Không nộp tiền thu được cho đơn vị chức năng. Để hạn chế và ngăn ngừa những rủi ro đáng tiếc trên, nhà quả lý cần thiết kế những thủ tục kiểm soát thích hợp, để mạng lưới hệ thống KSNB hoàn toàn có thể triển khai được những tiềm năng đề ra .
Quy tắc kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng thu tiền
– Sự phân loại nghĩa vụ và trách nhiệm : Trong thực tiễn, mỗi Doanh Nghiệp thường có một cơ cấu tổ chức KSNB riêng về chu trình bán hàng. Tuy vậy, một mạng lưới hệ thống KSNB chuẩn và hữu hiệu về những khoản phải thu và nhiệm vụ bán hàng thường yên cầu phải tách biệt những công dụng và phân nhiệm cho những cá thể hay bộ phận khác nhau đảm nhiệm. Khi mức độ phân nhiệm càng cao thì những sai phạm càng dễ bị phát hiện trải qua sự kiểm tra tương hỗ giữa những phần hành hay khi so sánh tài liệu giữa những bộ phận khác nhau và do đó sẽ giảm thiểu được những hành vi gian lận và sai sót. Đồng thời, mức độ phân nhiệm cùng hài hòa và hợp lý thì sẽ tránh được sự chồng chéo giữa những bộ phận và do đó những thủ tục kiểm soát được thiết lập càng trở nên có hiệu suất cao. Như vậy, việc phân loại nghĩa vụ và trách nhiệm là việc làm trọng điểm trong KSNB để ngăn ngừa gian lận và sai sót, bảo vệ nguyên tắc phân công, phân nhiệm .
– Các thủ tục phê chuẩn : Phê chuẩn nhiệm vụ bán hàng là việc làm KSNB thường thấy và tập trung chuyên sâu vào 3 điểm hầu hết sau : Việc bán chịu phải được phê chuẩn đúng đắn trước khi quy trình tiêu thụ xảy ra. Hàng hóa chỉ được gửi đi sau khi được phê duyệt với khá đầy đủ chứng từ. Giá bán được duyệt gồm có cả ngân sách luân chuyển, giảm giá, chiết khấu .
Quá trình phê chuẩn giá nhằm mục đích bảo vệ giá trên hoá đơn là giá đã đề ra theo chủ trương của công ty, tránh thất thu, kích thích tăng lệch giá và xử lý hiệu suất cao những mối quan hệ quyền lợi giữa những bên trong quan hệ mua và bán .
– Kiểm soát chứng từ sổ sách : Sự đồng nhất của sổ sách : Mọi nhiệm vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được bộc lộ trên chứng từ và trong sổ sách kế toán. Vì thế, chứng từ, sổ sách kế toán và bảng tổng hợp có tính năng kiểm soát tối đa những nhiệm vụ. Mỗi Doanh Nghiệp hoàn toàn có thể lựa chọn cho mình một hình thức kế toán thích hợp, tuy nhiên phải tuân thủ theo pháp luật của Bộ Tài chính .
Đánh số thứ tự chứng từ : Sử dụng chứng từ có đánh số thứ tự có tính năng vừa để phòng bỏ sót, tránh trùng lặp những khoản phải thu, những khoản ghi số bán hàng. Tuy nhiên, việc đánh số thứ tự trước chứng từ phải có mục tiêu rõ ràng và cần tổ chức triển khai hài hòa và hợp lý, tích hợp với việc kiểm tra so sánh để việc kiểm soát có hiệu suất cao .
Gửi báo cáo giải trình hàng tháng : Hàng tháng nên tổng hợp và lập bảng cân đối giữa giá trị hàng bán với những khoản đã thu tiền và những khoản phải thu để kiểm soát việc làm bán hàng và thu tiền. Do những bảng cân đối này có tương quan đến người mua nên cân gửi đến người mua để thông tin, đồng thời xác nhận quan hệ mua và bán đã phát sinh trong tháng. Đây được xem là việc làm KSNB có ích vì nó khuyến khích sự phản ứng lại của người mua khi số dư không được nêu đúng .
– An toàn tài sản: Ngoài ra, cần có những biện pháp kiểm soát thích hợp để bảo vệ an toàn tài sản. Tài sản ở đây ngoài máy móc thiết bị, tiền mặt còn phải kể đến sổ sách giấy tờ quan trọng của công ty. Tuỳ từng trường hợp mà sử dụng tủ hay két sắt, các thiết bị tinh vi chống trộm… hay kết hợp giữa các thiết bị này. Tiền là đối tượng dễ gặp rủi ro nhất như cháy hay trộm cắp. Để tránh những rủi ro, yêu cầu trong kinh doanh là phải mua bảo hiểm ở mức độ thích hợp, giữ tiền ở mức tối thiểu. Đồng thời, sổ sách của công ty ở các niên độ kế toán trước cần được bảo quản trong các két sắt có khả năng chống cháy.
Xây dựng mạng lưới hệ thống KSNB chu trình bán hàng và thu tiền hữu hiệu giúp cho hoạt động giải trí tiêu thụ của Doanh Nghiệp đạt hiệu suất cao cao. Muốn vậy những nhà quản trị phải đề ra những chủ trương, thủ tục thích hợp với Doanh Nghiệp, đồng thời, đề ra những giải pháp nhằm mục đích kiểm soát những nhân viên cấp dưới để họ triển khai những chủ trương, thủ tục đó một cách tốt nhất. Điều này sẽ phát huy hết công dụng của mạng lưới hệ thống KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, từ đó giúp cho hoạt động giải trí sản xuất kinh doanh thương mại của công ty ngày càng tăng trưởng .
Tài liệu tham khảo:
1. Bài báo là sản phẩm của đề tài nghiên cứu khoa học mã số: SV2018 – AC – 08
2. Giáo trình Kiểm toán tài chính (2012), NXB Đại học Kinh tế Quốc dân;
3. Dương Thị Thanh Hiền (2012), Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty Thương mại và dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh, Luận văn Thạc sĩ quản trị kinh doanh, Đại học Đà Nẵng;
4. Nguyễn Thị Mỹ Phương (2007), Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty Cổ phần khí công nghiệp và hóa chất Đà Nẵng, Khóa luận tốt nghiệp, Đại học Đà Nẵng;
5. Nguyễn Thị Kim Anh (2018), Bàn về kiểm soát nội bộ và hiệu quả hoạt động của các DN, Tạp chí Tài chính, tháng 3/2018.
