Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì ? Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý không ? Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn ? Quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy ? Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có cần ký ?
Hóa đơn chuyển đổi là gì ? Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý không ? Toàn bộ những thông tin có tương quan tới việc chuyển đổi này ra làm sao ?
*Cơ sở pháp lý:
– Thông tư số 32/2011 / TT-BTC ngày 14 tháng 3 năm 2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán sản phẩm & hàng hóa, đáp ứng dịch vụ ; – Thông tư 119 / 2018 / TT-BTC ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Bộ Tài chính pháp luật về hóa đơn điện tử khi bán sản phẩm & hàng hóa, cung ứng dịch vụ ; – Thông tư 68/2019 / TT-BTC ngày 30 tháng 9 năm 2019 của Bộ Tài Chính Hướng dẫn triển khai 1 số ít điều của Nghị định sổ 119 / 2018 / NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của nhà nước pháp luật về hóa đơn điện tử khi bán sản phẩm & hàng hóa, phân phối dịch vụ.
Tổng đài Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến 24/7: 1900.6568
1. Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì ?
Hóa đơn điện tử chuyển đổi được hiểu là bản hóa đơn giấy được chuyển từ file hóa đơn điện tử gốc. Một số trường hợp cần sử dụng hóa đơn điện tử chuyển đổi gồm có : – Trong quy trình lưu thông sản phẩm & hàng hóa, đơn vị chức năng cần chứng từ giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để chứng tỏ nguồn gốc, nguồn gốc của sản phẩm & hàng hóa. – Khách hàng nhu yếu lấy chứng từ giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử. – Trong quy trình luân chuyển, sản phẩm & hàng hóa của doanh nghiệp bị kiểm tra, cần xuất trình sách vở, hóa đơn tương quan đến sản phẩm & hàng hóa .
Xem thêm: Các trường hợp bán hàng không cần lập hóa đơn
– Doanh nghiệp cần chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để kẹp vào những chứng từ giao dịch thanh toán hoặc Giao hàng cho những mục tiêu nội bộ khác. – Sử dụng để tàng trữ chứng từ kế toán theo lao lý của Luật kế toán.
2. Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý không ?
Thông tư 68/2019 / TT-BTC của Bộ Tài Chính có pháp luật về hiệu lực thực thi hiện hành của 1 số ít văn bản pháp lý đến hết ngày 31/10/2020, trong đó có Thông tư 32/2011 / TT-BTC của Bộ kinh tế tài chính hướng dẫn khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán sản phẩm & hàng hóa, đáp ứng dịch vụ. Như vậy, trước ngày 1/11/2020, doanh nghiệp vẫn được phép chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy vận dụng theo Thông tư 32/2011 / TT-BTC. Tuy nhiên, từ 1/11/2020, Thông tư 32/2011 / TT-BTC hết hiệu lực thực thi hiện hành thi hành, doanh nghiệp chỉ được phép vận dụng lao lý về chuyển đổi hóa đơn điện tử theo chứng từ giấy địa thế căn cứ theo Nghị định 119 / 2018 / NĐ-CP. Cụ thể, theo Khoản 3, Điều 10 của Nghị định 119 / 2018 / NĐ-CP, hóa đơn điện tử chuyển đổi thành chứng từ giấy chỉ có giá trị để tàng trữ, ghi sổ, theo dõi lao lý của pháp lý về kế toán, pháp lý về thanh toán giao dịch điện tử, không có hiệu lực hiện hành để thanh toán giao dịch và thanh toán giao dịch ( trừ trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền có liên kết với với mạng lưới hệ thống tài liệu với cơ quan thuế theo lao lý của Nghị định này ).
3. Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn:
Người bán sản phẩm & hàng hóa được ủy quyền chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy để chứng tỏ nguồn gốc vật chất của sản phẩm & hàng hóa đang lưu hành và chỉ được chuyển đổi một lần. Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn giấy để chứng tỏ nguồn gốc của sản phẩm & hàng hóa phải tuân thủ những lao lý pháp lý và phải được ký bởi người đại diện thay mặt theo pháp lý từ người bán, trong đó gồm có dấu của người bán. Người mua và người bán chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy để cho phép lưu giữ hồ sơ kế toán theo Luật
Xem thêm: Các đối tượng mua hoặc được cấp hoá đơn của cơ quan thuế
Kế toán. Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn giấy để tàng trữ tài liệu kế toán phải tuân thủ những lao lý bắt buộc theo phát hành của pháp lý. – Điều kiện chuyển đổi hóa đơn Hóa đơn điện tử chuyển đổi thành hóa đơn giấy phải tuân thủ những điều kiện kèm theo chuyển đổi lao lý tại Thông tư số 32/2011 / TT-BTC ngày 14 tháng 3 năm 2011 của Bộ Tài chính. Trong đó có những nội dung : Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý : Khi xác định những nhu yếu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn như nguồn, chữ ký xác nhận được chuyển đổi, chữ ký và tên vừa đủ của người triển khai chuyển ; Việc trao đổi được thực thi theo lao lý của pháp lý về việc chuyển đổi chứng từ điện tử.
4. Quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy:
Đây là một nội dung quan trọng được pháp luật trong Nghị định 119 / 2018 / NĐ-CP kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn điện tử ( EC ) khi bán sản phẩm & hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Do đó, những quy tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang loại chứng từ giấy cần : – Hóa đơn điện tử phải là hợp pháp mới được chuyển thành chứng từ giấy – Việc chuyển đổi phải bảo vệ tính thống nhất giữa nội dung hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi .
Xem thêm: Những quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử
– Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành tài liệu giấy chỉ có giá trị lưu giữ với mục tiêu ghi theo pháp luật của pháp lý về những kế toán và pháp lý về những thanh toán giao dịch điện tử, không có tính năng hiệu lực hiện hành của thanh toán giao dịch, trừ khi hóa đơn được thiết lập từ máy tính tiền có liên kết chuyển tài liệu điện tử với cơ quan thuế theo Nghị định 119.
5. Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có cần ký:
Theo điểm b, khoản 2, điều 5 của Thông tư 119 / 2018 / TT-BTC đưa ra nội dung về việc hóa đơn chuyển đổi bởi hóa đơn điện tử có cần ký không như sau : + Các tổ chức triển khai kinh doanh thương mại bán sản phẩm & hàng hóa và dịch vụ hoàn toàn có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn mà không nhất thiết phải có chữ ký của người mua hoặc con dấu của người bán trong những trường hợp sau : hóa đơn tiền điện ; hóa đơn nước, hóa đơn viễn thông ; hóa đơn ngân hàng nhà nước cung ứng những điều kiện kèm theo tự in như được nêu trong thông tư này. + Trong trường hợp của một công ty dịch vụ, trên hóa đơn, không nhất thiết phải có tiêu chuẩn “ đơn vị chức năng thống kê giám sát ”. – Theo công văn 2402 / BTC-TCT ngày 23 tháng 2 năm năm nay của Bộ Tài chính : Các sở thuế tỉnh và thành phố thường trực chính phủ nước nhà TW, đơn cử như sau : – Điều 2 Nghị định số 04/2014 / NĐ-CP ngày 17 tháng 1 năm năm trước của nhà nước sửa đổi khoản 5 Điều 5 của Nghị định số 51/2010 / NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 hiện tại có pháp luật nội dung là : + Các tổ chức triển khai kinh doanh thương mại hoàn toàn có thể sử dụng nhiều loại hóa đơn cùng một lúc. Nhà nước hiện tại luôn khuyến khích hình thức là hóa đơn điện tử. – Tại điểm e, khoản 1 và 2, Điều 6 Thông tư số 32/2011 / TT-BTC ngày 14 tháng 3 năm 2011 của Bộ Tài chính, hướng dẫn nội dung thỏa thuận hợp tác góp vốn đầu tư :
Xem thêm: Gửi hóa đơn qua chuyển phát nhanh
+ Hóa đơn điện từ cần phải cung ứng khá đầy đủ những nội dung gồm : Cần phải có chữ ký điện tử theo pháp luật của pháp lý về người bán ; ngày và tháng sẵn sàng chuẩn bị và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử sẽ triển khai thực thi theo luật của người mua nếu như họ là đơn vị chức năng kế toán. + Trong một số ít trường hợp, hóa đơn điện tử không có toàn bộ những nội dung thiết yếu để tuân thủ những thông tư đơn cử của Bộ Tài chính. Dựa trên những pháp luật trên : Nếu bên mua không phải là đơn xị kế toán hay nếu đơn xị kế có chiếm hữu chứng từ hoặc hồ sơ có phân phối về dịch vụ giữa hai bên thuộc một trong những trường hợp như : + Các loại hợp đồng kinh tế tài chính + Phiếu mua xuất sản phẩm & hàng hóa + Biên lai thu mua sản phẩm & hàng hóa … .
Xem thêm: Khi công ty sáp nhập đang còn hàng tồn kho thì xuất hóa đơn như thế nào?
Trong trường hợp này sẽ cần phải lập hóa đơn điển tử theo chỉ định của pháp lý, và đây cũng là trường hợp không bắt buộc phải có chữ ký người mua. Bộ Tài chính hướng dẫn Cục Thuế kiểm tra từng trường hợp đơn cử và những điều kiện kèm theo phản hồi của công ty để đưa ra quyết định hành động sau cuối về việc miễn trừ chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử. Tóm lại : – Hóa đơn điện tử không bắt buộc cần có người mua ký tên
– Hóa đơn điện tử phải có chữ ký của bên bán
6. Một vài quy định cần biết về việc đóng dấu và điền chữ ký trên hóa đơn điện tử:
Theo khoản 3, Điều 4 của Thông tư 39/2014 / TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm năm trước về dấu và chữ ký trên hóa đơn điện tử, 1 số ít trường hợp trên hóa đơn là không bắt buộc. Nội dung chữ ký hoặc con dấu sẽ là bắt buộc khi người mua là đơn vị chức năng kế toán nhu yếu người bán lập hóa đơn với tổng thể những yếu tố bắt buộc. Hóa đơn được in từ những tổ chức triển khai được xây dựng theo pháp luật của pháp lý thì không cần phải có tên, địa chỉ, của người mua hàng hoặc đóng dấu xác nhận từ bên bán. Những loại them hay vé có in sẵn giá thì cũng không nhất thiết phải có chữ ký từ người mua .
Xem thêm: Có được ủy quyền ký thay hóa đơn
Các doanh nghiệp và tổ chức triển khai thương mại sử dụng hóa đơn điện tử với số lượng lớn, bắt buộc cần tuân thủ theo đúng lao lý của pháp lý. Căn cứ theo đặc thù, giải pháp thao tác, phương pháp lập hóa đơn và trên cơ sở yêu cầu của công ty, Tổng cục Thuế kiểm tra và gửi một tài liệu về việc không bắt buộc cần phải có tiêu thực về dấu bên trong của bên bán
7. Người mua thực hiện hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử như thế nào?
Để người mua hoàn toàn có thể tự chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thì bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm thêm những hướng dẫn phân phối dưới đây như sau : Theo luật, người mua hoàn toàn có thể thuận tiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Hợp đồng sau khi chuyển đổi có giá trị pháp lý và được pháp lý bảo vệ. Bài viết này hướng bạn một cách cụ thể nhất về những quá trình chuyển đổi, nhưng khuyến khích bạn sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng trào lưu của quyết định hành động 118. Các bước tự chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy gồm : Bước 1 : Lưu trữ hóa đơn trên máy tính Thông thường hóa đơn điện tử sẽ gồm có 2 phần đính kèm : Tệp được lưu dưới dạng. zip – tệp điện tử gốc, trong tệp này chứa hóa đơn điện tự được ký bởi chữ số số hợp lệ của công ty. Đây là tệp bạn cần lưu giữ lại để hoàn toàn có thể thuận tiện so sánh về sau này. Loại tệp được tàng trữ dưới dạng. pdf – lúc này sẽ được cho phép người mua thực thi chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Bạn cần tải về máy và tàng trữ lại .
Xem thêm: Doanh nghiệp mới thành lập có được mua hóa đơn của cơ quan thuế
Bước 2 : In tệp đã chuyển đổi trên giấy Người mua triển khai chuyển đổi bằng cách mở tệp chuyển đổi ở bước 1 bằng trình duyệt / ứng dụng để mở tệp PDF tương ứng. Hoàn tất bạn cần thực thi in chúng ra giấy. Bước 3 : Tiến hành ký tên trên hóa đơn giấy Theo Thông tư 32, hóa đơn giấy được in ra chỉ được coi là hợp lên khi : Ký và viết tên rất đầy đủ của người vừa triển khai chuyển đổi. Ghi rõ ngày chuyển đổi. Bước 4 : Hoàn tất tiến trình Thực hiện rất đầy đủ những bước trên là bạn đã hoàn tất quy trình tiến độ chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy .
Xem thêm: Một số lưu ý quan trọng về hóa đơn
8. Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy như thế nào mới là đúng pháp lý :
Hiện nay hóa đơn điện tự đang dần được thay thế sửa chữa trọn vẹn cho hóa đơn giấy điều này góp thêm phần tăng lên tiện ích tối đa nhất cho người mua lẫn người bán. Nhưng lúc bấy giờ có không ít trường hợp cần dùng hóa đơn giấy Giao hàng vào 1 số ít trách nhiệm nhất định. Vậy, làm thế nào để chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy theo lao lý của pháp lý nhất ? Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn giấy nếu người mua phải chứng tỏ nguồn gốc sản phẩm & hàng hóa, để phục vụ việc vận động và di chuyển sản phẩm & hàng hóa trên đường với cơ quan chức năng, người mua là đơn vị chức năng chưa đủ điều kiện kèm theo nhận hóa đơn điện tử trải qua internet hay là người mua chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy với mục tiêu tàng trữ sách vở kế toán theo như pháp luật của bộ luật kế toán. Theo công văn 2818 / TCT-DNL 19/7/2018 của Tổng cục Thuế : Hiệu lực pháp lý của hóa đơn điện tử Theo khoản 1, Điều 3 của Bộ Tài chính Thông tư số 32/2011 / TT-BTC ngày 14 tháng 3 năm 2011, hướng dẫn tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử để bán sản phẩm & hàng hóa và Cung cấp những dịch vụ theo pháp luật xác lập : + Hóa đơn điện tử là một tập hợp những thông điệp dữ liệu điện tử về bán sản phẩm & hàng hóa, phân phối dịch vụ, phát minh sáng tạo, xây dựng, gửi, nhận, tàng trữ và quản trị điện tử. Hóa đơn điện tử phải tuân thủ nội dung pháp luật tại Mục 6 của Thông tư này. + Hóa đơn điện tử được thực thi tạo trải qua những mạng lưới hệ thống máy tính của một tổ chức triển khai đã được cấp mã số thuế và tàng trữ theo lao lý của pháp lý. Theo thông tin cung ứng tại Khoản 1 Điều 11 pháp luật rõ về việc hủy, tàng trữ hóa đơn điện tử chi tiết cụ thể như sau :
Xem thêm: Tội vi phạm quy định về bảo quản, quản lý hóa đơn, chứng từ thu nộp ngân sách nhà nước
Nếu người mua và người bán có sử dụng hóa đơn điện tử cho việc làm ghi sổ và lập báo cáo giải trình kinh tế tài chính phải tàng trữ hóa đơn điện tử trong thời hạn lao lý của Luật Kế toán. Nếu hóa đơn điện tử được tạo từ mạng lưới hệ thống của một tổ chức triển khai trung gian phân phối giải pháp thanh toán giao dịch điện tử, tổ chức triển khai trung gian đó cũng phải tàng trữ hóa đơn điện tử trong thời hạn nêu trên. Người bán, người mua, là đơn vị chức năng kế toán và trung gian cung ứng giải pháp hóa đơn điện tử, chịu nghĩa vụ và trách nhiệm lưu dữ liệu hóa đơn điện tử ra những vật tàng trữ thông tin như USD, ổ, đĩa. Theo lao lý tại Điều 6 và 3 của Thông tư Bộ Tài chính số 32/2011 / TT-BTC ngày 14 tháng 3 năm 2011, hóa đơn điện tử là một tập hợp những thông điệp dữ liệu điện tử có nội dung được pháp luật tại Điều 6 của thông tư này. Hóa đơn điện tử ở định dạng PDF chỉ là một trong những hình thức để hiển thị hóa đơn điện tử 2011, đề ra nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử đơn cử như sau : Nguyên tắc cần vận dụng khi sử dụng hóa đơn điện tử : Nếu người bán chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán sản phẩm & hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ, người bán có nghĩa vụ và trách nhiệm thông tin cho người mua về định dạng của hóa đơn điện tử phương pháp nhận hóa đơn của hai bên ( chỉ rõ cách thức hóa đơn điện tử được truyền trực tiếp từ mạng lưới hệ thống của người bán đến mạng lưới hệ thống của người mua hoặc là trải qua mạng lưới hệ thống trung gian ) … Hóa đơn điện tử khi được trình diễn trước những cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì cần phải bảo vệ yếu tố pháp lý giống như pháp luật Thông tư số 32/2011 / TT-BTC ngày 14 tháng 3 năm 2011.
9. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy:
Theo pháp luật tại Điều 12 Thông tư số 32/2011 / TT-BTC ngày 14 tháng 3 năm 2011 của Bộ Tài chính.
Nguyên tắc:
Người bán sản phẩm & hàng hóa được ủy quyền chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy để chứng tỏ nguồn gốc hữu hình của sản phẩm & hàng hóa đang lưu hành và chỉ hoàn toàn có thể chuyển đổi một ( 01 ) lần. Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn giấy để chứng tỏ nguồn gốc sản phẩm & hàng hóa phải tuân theo những lao lý tại những khoản 2, 3 và 4 của lao lý này và phải được ký bởi người đại diện thay mặt theo pháp lý của người bán .
Xem thêm: Hóa đơn điện tử là gì? Có bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử không?
Người mua và người bán chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy để cho phép lưu giữ hồ sơ kế toán theo Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn giấy để tàng trữ tài liệu kế toán phải tuân thủ theo những pháp luật do pháp lý đưa ra.
Điều kiện
Muốn chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy thành công xuất sắc cần bảo vệ những yếu tố sau : a ) Cần phải bộc lộ được sự toàn vẹn trong nội dung b ) Có tín hiệu riêng chứng tỏ đã chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy c ) Có khá đầy đủ chữ ký và dấu theo lao lý. Ký hiệu riêng chỉ có tại hóa đơn chuyển đổi : Một hóa đơn được chuyển đổi thành công xuất sắc thì sẽ có những thông tin gồm : Dòng chữ nêu rõ hóa đơn chuyển đổi so với hóa đơn gốc .
Xem thêm: Hóa đơn điện tử
Tại điểm a, khoản 3, điều 4 của Thông tư số 39/2014 / TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm năm trước của Bộ Tài chính pháp luật về hóa đơn bán sản phẩm & hàng hóa và dịch vụ đơn cử như sau : Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết phải chứa tổng thể nội dung bắt buộc : – Tổ chức kinh doanh thương mại bán sản phẩm & hàng hóa và dịch vụ hoàn toàn có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không cần phải có chữ ký của người mua, đóng dấu của người bán nếu đó là hóa đơn ngân hàng nhà nước.
