Quy định mới về giá trị pháp lý của văn bản điện tử và những điểm mới về công tác văn thư từ 05/03/2020 | VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỈNH BẮC GIANG

Ngày 05/03/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư thay thế: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010, nhằm hoàn thiện hệ thống pháp luật về văn thư, đáp ứng các yêu cầu, tiến trình cải cách hành chính, chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư 4.0. Theo đó, Nghị định 30/2020/NĐ-CP có những điểm mới về công tác văn thư cần phải chú ý trong quá trình thực hiện như sau:

Thứ nhất, điểm mới và nổi bật hơn cả trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP là khái niệm về văn bản điện tử (điểm 4, Điều 3: Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định)và giá trị pháp lý của văn bản điện tử trong quá trình hoạt động và giao dịch của các cơ quan tổ chức, theo đó: “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định. “Văn bản điện tử” có giá trị pháp lý như văn bản giấy khi đáp ứng các điều kiện:

– Được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức triển khai theo lao lý của pháp lý ;
– Chữ ký số trên văn bản điện tử phải phân phối không thiếu những pháp luật của pháp lý .
Việc chứng minh và khẳng định văn bản điện tử có giá trị pháp lý như văn bản giấy khi cung ứng những điều kiện kèm theo nêu trên có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc thực thi văn thư điện tử, quản trị và quản lý qua mạng, cải cách hành chính, dữ thế chủ động thực thi cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, thiết kế xây dựng nhà nước điện tử và hội nhập quốc tế .
Đối với hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền :

Văn bản điện tử : việc cấp số, thời hạn phát hành được thực thi bằng công dụng của Hệ thống. Với pháp luật này tạo điều kiện kèm theo dữ thế chủ động cho những cơ quan tổ chức triển khai tạo lập những mạng lưới hệ thống số văn bản đi, trên cơ sở thực tiễn số loại văn bản và số lượng văn bản phát hành của từng loại văn bản trong hoạt động giải trí của đơn vị chức năng, điều này giúp cơ quan tổ chức triển khai quản trị văn bản tốt hơn, tương thích với tình hình thực tiễn tại đơn vị chức năng và bảo vệ tính công khai minh bạch minh bạch trong việc quản trị văn bản nói chung .
Lưu văn bản đi điện tử : Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản ; cơ quan, tổ chức triển khai có Hệ thống cung ứng theo lao lý tại Nghị định này và những lao lý của pháp lý có tương quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy ; cơ quan, tổ chức triển khai có Hệ thống chưa phân phối theo pháp luật Nghị định này và những lao lý của pháp lý có tương quan thì văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ việc làm. Điều này bảo vệ bảo đảm an toàn cho việc lưu những văn bản do cơ quan phát hành đề phòng rủi ro đáng tiếc bảo mật an ninh mạng .

Thứ hai, về số lượng văn bản hành chính:Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, từ ngày 05/3/2020, sẽ có tổng cộng 29 loại văn bản hành chính, cụ thể gồm: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. Như vậy, so với quy định trước đây tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 09/2010/NĐ-CP, Nghị định 30/2020/NĐ-CP đã bổ sung thêm 01 loại văn bản đó là Phiếu báo và bỏ bớt 04 loại văn bản là: Bản cam kết; Giấy đi đường; Giấy chứng nhận; Giấy biên nhận hồ sơ.

Thứ ba, về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chínhtheo Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng có một số điểm mới về thể thức, kỹ thuật trình bày chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử kèm theo văn bản chính, cụ thể:

– Văn bản kèm theo ( phụ lục ) cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực thi ký số văn bản và không thực thi ký số lên văn bản kèm theo ;
– Văn bản ( phụ lục ) không cùng tệp tin với văn bản chính, Văn thư cơ quan triển khai ký số của cơ quan, tổ chức triển khai trên văn bản kèm theo .
+ Vị trí : Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo ;
+ Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai : Không hiển thị ;
+ tin tức : số và ký hiệu văn bản ; thời hạn ký ( ngày tháng năm ; giờ phút giây ; múi giờ Nước Ta theo tiêu chuẩn ISO 8601 ) được trình diễn bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen .
Như vậy, theo Nghị định 30/2020 / NĐ-CP, hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai trên văn bản kèm theo văn bản chính không cùng tệp tin với văn bản chính và trên văn bản số hóa sẽ không hiển thị hình ảnh con dấu của cơ quan tổ chức triển khai tại vị trí ký số văn bản. Đối với những văn bản có phần địa thế căn cứ phát hành thì phần địa thế căn cứ được in nghiêng ; số trang của văn bản được đánh từ trang thứ 2 trở đi canh giữa lề trên của văn bản .
Ngoài ra, Nghị định 30/2020 / NĐ-CP cũng có sự biến hóa về quy ước viết tắt đối 1 số ít loại văn bản, đơn cử :

Về quy tắc viết hoa, Nghị định 30/2020 / NĐ-CP cũng có 1 số ít điểm mới so với lao lý trước đây, đơn cử :
+ Viết hoa vì phép đặt câu : Viết hoa vần âm đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn hảo : Sau dấu chấm câu (. ) ; sau dấu chấm hỏi ( ? ) ; sau dấu chấm than ( ! ) và khi xuống dòng. ( Trước đây, Thông tư 01/2011 / TT-BNV còn lao lý viết hoa vần âm đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn hảo sau dấu chấm lửng ( … ) ; sau dấu hai chấm ( 🙂 ; sau dấu hai chấm trong ngoặc kép ( : “ … ” ) ; viết hoa vần âm đầu âm tiết thứ nhất của mệnh đề sau dấu chấm phẩy ( ; ) và dấu phẩu (, ) khi xuống dòng ) .
+ Trường hợp viết hoa đặc biệt quan trọng : Thủ đô TP.HN, Thành phố Hồ Chí Minh. ( Trước đây, theo Thông tư 01/2011 / TT-BNV thì chỉ có Thủ đô Thành Phố Hà Nội
+ Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt quan trọng : Nhân dân, Nhà nước. ( Trước đây Thông tư 01/2011 / TT-BNV không pháp luật viết hoa so với trường hợp này )
+ Tên những ngày tết : Viết hoa vần âm đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên gọi. Ví dụ : tết Nguyên đán, tết Đoan ngọ, tết Trung thu. Viết hoa chữ Tết trong trường hợp thay cho tết Nguyên đán. ( Trước đây, Thông tư 01/2011 / TT-BNV còn pháp luật viết hoa so với cả tên những ngày tiết như tiết Lập xuân ; tiết Đại hàn ) .
+ Bỏ lao lý cả việc viết hoa so với tên gọi những tôn giáo, giáo phái ; tên gọi ngày lễ hội tôn giáo .

Thứ tư,về trách nhiệm đối với văn bản được soạn thảo, ban hành văn bản: trước đây không có văn bản nào quy định cụ thể về trách trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản. Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: “Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật  về bản thảo văn bản trong phạm vi, chức trách nhiệm vụ được giao”.  Như vậy, Nghị định 30/2020/NĐ-CP đã quy định cụ thể, rõ ràng về trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm, của người soạn thảo văn bản.

Mặt khác, về nghĩa vụ và trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình diễn văn bản trước khi ký phát hành, Nghị định số 09/2010 / NĐ-CP lao lý rõ nghĩa vụ và trách nhiệm trên thuộc về : Chánh Văn phòng ; Trưởng Phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức triển khai không có Văn phòng ; người được giao nghĩa vụ và trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức triển khai quản trị công tác làm việc văn thư ở những cơ quan, tổ chức triển khai khác. Nghị định 30/2020 / NĐ-CP lao lý nghĩa vụ và trách nhiệm trên là của : “ Người được giao nghĩa vụ và trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình diễn văn bản ” .

Thứ năm, về ký ban hành văn bản:tại khoản 6 Điểu 13 Nghị định  này quy định rõ khi ký ban hành văn bản hành chính bằng giấy, thì phải dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai (Trong khi đó, trước đây Nghị định 110/2004/NĐ-CP chỉ quy định khi ký không được dùng bút chì, không dùng mực đỏ hoặc mực dễ phai, dẫn đến người ký văn bản có thể dùng mực đen…); Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số theo quy định tại khoản 7 Điều 13 Nghị định này thì vị trí hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30.

Đối với việc ký thừa lệnhNghị định 30/2020 / NĐ-CP bổ trợ pháp luật : Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay ( Thông tư 01/2011 / TT-BNV cũng như Nghị định 110 / 2004 / NĐ-CP, Nghị định 09/2010 / NĐ-CP sửa đổi, bổ trợ Nghị định 110 / 2004 / NĐ-CP về công tác làm việc văn thư không lao lý việc ký thừa lệnh được ký thay ) .

Thứ sáu, sao văn bản:trước đây theo quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Thông tư 01/2011/TT-BNV chỉ nêu các hình thức bản sao gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục mà không quy định chi tiết, cũng như không có sự phân biệt rõ ràng về các hình thức bản sao. Khắc phục khuyết điểm này của những văn bản trước đây, Nghị định 30/2020/NĐ-CP đã có quy định cụ thể, rõ rang giữa các loại bản sao văn bản hành chính như sau:

Lưu ý: Về giá trị pháp lý, bản sao y, bản sao lục và bản trích sao có giá trị pháp lý như bản chính.

Ngoài ra, Nghị định 30/2020 / NĐ-CP cũng pháp luật thêm về thẩm quyền sao văn bản, đơn cử, người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai quyết định hành động việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai phát hành, văn bản do những cơ quan, tổ chức triển khai khác gửi đến và lao lý thẩm quyền ký những bản sao văn bản. ( Trước đây không lao lý nội dung này ) .

Thứ bẩy,về đính chính văn bản hành chính và thu hồi văn bản: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP quy định việc đính chính văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức kỹ thuật bằng “văn bản hành chính” dẫn đến không thống nhất trong việc ban hành văn bản, mỗi cơ quan, tổ chức đính chính bằng các hình thức văn bản khác nhau, có nơi ban hành quyết định, có nơi ban hành công văn… Để khắc phục hạn chế này, khoản 3 Điều 18 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định “Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản”.

Nghị định 30/2020 / NĐ-CP bổ trợ lao lý mới về việc tịch thu văn bản, đơn cử : Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được thông tin tịch thu, bên nhận có nghĩa vụ và trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận. Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được thông tin tịch thu, bên nhận hủy bỏ văn bản bị tịch thu trên Hệ thống, đồng thời thông tin qua mạng lưới hệ thống để bên gửi biết .

Thứ tám, về kinh phí cho công tác văn thư: điểm mới là trongNghị định 30/2020/NĐ-CP quy định, các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bố trí kinh phí cho công tác văn thư trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm. Đối với doanh nghiệp nhà nước, việc bố trí kinh phí được thực hiện theo quy định hiện hành. Kinh phí cho công tác văn thư được sử dụng vào các công việc: Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ công tác văn thư; bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản; nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ trong công tác văn thư; các hoạt động khác phục vụ công tác văn thư.

Nguyễn Văn Tuấn- Văn phòng, Viện KSND tỉnh Bắc Giang

Source: https://vvc.vn
Category : Pháp luật