Đối với các doanh nghiệp mới sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Viettel giao diện hệ thống còn quá xa lạ, việc lập hóa đơn điện tử Viettel như thế nào cho đúng là điều mà khách hàng luôn trăn trở . Chúng tôi xin gửi đến bạn bài viết hướng dẫn lập hóa đơn điện tử Viettel SInvoice dưới đây với các tính năng cơ bản hỗ trợ nghiệp vụ của bạn.
Hướng dẫn Lập hóa đơn SInvoice
1. Lập hóa đơn nháp và hóa đơn điện tử Viettel trực tiếp trên giao diện
Bước 1: Đăng nhập vào SInvoice 1.0 tại đường dẫn: https://business-sinvoice.viettel.vn/dang-nhap.html, tại màn hình giao diện, bạn vào mục “Quản lý hóa đơn”, chọn “Lập hóa đơn”.
Bước 2: Thiết lập dữ liệu khách hàng mới và tìm kiếm khách hàng cũ
Các trường bắt buộc:
Đối với khách lẻ : phải nhập “ Tên người mua ”, “ Địa chỉ ” .
Đối với người mua doanh nghiệp : phải nhập “ Tên đơn vị chức năng ”, “ Địa chỉ ”, “ Mã số thuế ” .
Các trường còn lại bạn hoàn toàn có thể nhập thông tin để tàng trữ, nhập E-Mail người mua khi lập hóa đơn xong mạng lưới hệ thống sẽ tự động hóa gửi hóa đơn tới địa chỉ mail này
Sau khi điền xong thông tin chọn “ Thêm mới người mua ” để lưu thông tin người mua này lại
Đối với khách hàng đã tồn tại (đã có trong CSDL do đã lưu trước đó)
Hệ thống sẽ thông tin “ Khách hàng đã sống sót ” khi nhập lại tài liệu người mua cũ. Khi đó, bạn chỉ cần tìm kiếm thông tin ở mục “ Tìm kiếm ” bằng cách nhập MST, email hoặc tên Khách hàng …
Bước 3: Thiết lập thông tin giao dịch
Hình thức giao dịch thanh toán ( * )
Loại tiền ( * )
Trong đó:
CK : Chuyển khoản
DTCN : Đối trừ nợ công
KHAC : Các hình thức khác
TM : Tiền mặt
TM / CK : Vừa tiền mặt vừa chuyển khoản qua ngân hàng
Đối với hóa đơn có giá trị thanh toán từ 20 triệu trở lên, bạn cần chọn hình thức thanh toán là “Chuyển khoản” (theo Khoản 1, Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC).
Bước 4: Thiết lập dữ liệu cho “Chi tiết hóa đơn”
Sau khi chọn loại hóa đơn, các trường còn lại của mục “ tin tức hóa đơn ” sẽ tự động hóa hiển thị. Ở đây thường thì Viettel đã thiết lập sẵn cho bạn rồi .
“ Ngày lập “
– Nếu không chọn “ Ngày lập ” : thời hạn lập hóa đơn sẽ lấy thời hạn mặc định là thời hạn hiện tại của mạng lưới hệ thống .
– Nếu chọn “ Ngày lập ” : phải bảo vệ ngày lập là trước ngày hoặc trùng thời hạn đang hiển thị ở bên cạnh. Viettel tương hỗ bạn xuất lùi hóa đơn về trước 30 ngày nhưng sẽ ko quá thời hạn lập hóa đơn liền kề trước đó .
Sau khi chọn “ Loại hóa đơn ” thì đồng thời mục “ Chi tiết hóa đơn ” cũng sẽ Open lúc này .
Chi tiết hóa đơn
Trong đó:
“ Cột kiểm soát và điều chỉnh ” : dùng để thiết lập các khuôn khổ của một hóa đơn .
Nút “ Hàng hóa ” : được cho phép tra cứu và thêm các list sản phẩm & hàng hóa .
Nút “ Ghi chú ” : tạo ghi chú cho hóa đơn .
Nút “ Chiết khấu ” : cho phép nhập chiết khấu trực tiếp vào hóa đơn .
Nút “ Bảng kê ” : được cho phép bạn nhập bảng kê có trong hóa đơn .
Nút “ Phí khác ” : được cho phép bạn nhập các khuôn khổ phí khác nhau của hóa đơn .
Hệ thống sẽ tự động thêm dòng khi bạn nhập “Đơn giá”Chọn mức thuế GTGT theo pháp luật
Sau khi viết hóa đơn chi tiết xong, các bạn ấn vào nút “Lập hóa đơn” để lập hóa đơn ngay hoặc ấn vào “Lưu nháp” để lưu thông tin hóa đơn đã nhập vào dữ liệu các hóa đơn nháp. Vậy là bạn đã lập hóa đơn và hóa đơn nháp thành công.
Lưu ý : Đối với các trường hợp Khách hàng chưa quen kiến thức và kỹ năng lập hóa đơn, tôi khuyên bạn nên Lưu nháp. Bạn hoàn toàn có thể tải hóa đơn nháp về xem lại xem có sai xót gì không hoặc hoàn toàn có thể gửi tới người mua của bạn xem hóa đơn đã đúng mực hay chưa. Lập sai hóa đơn giải quyết và xử lý sẽ phức tạp hơn nhiều đó .
2. Lập hóa đơn theo file
SInvoice tương hỗ doanh nghiệp nhập liệu nhiều tài liệu hóa đơn cùng lúc trải qua tính năng “ Lập hóa đơn theo file ”. Điều này giúp các bạn hoàn toàn có thể nhập liệu hàng loạt các tài liệu hóa đơn với các file mẫu Excel tùy theo từng loại hóa đơn một cách thuận tiện nhất. Sau đây sẽ là nội dung hướng dẫn triển khai “ Lập hóa đơn theo file ” trên ứng dụng SInvoice .
Bước 1: Tại giao diện sau khi đăng nhập, bạn vào phần “Quản lý hóa đơn”, sau đó chọn “Lập hóa đơn theo file”.
Bước 2: Chọn loại hóa đơn và tải file mẫu Excel
Bước 3: Nhập dữ liệu vào file mẫu
Lưu ý : Nhóm hóa đơn ( * ) : các tài liệu sản phẩm & hàng hóa cùng 1 hóa đơn thì phải có cùng nhóm hóa đơn
Trong file excel chúng tôi đã có hướng dẫn các trường tài liệu cần phải nhập và cách nhập, bạn quan tâm các trường có lưu lại ( * ) nhé
Sau khi nhập liệu tài liệu thành công xuất sắc, bạn tải lên file vừa nhập bằng nút “ Chọn file ” .
Trong màn hình hiển thị “ Quản lý hóa đơn chưa phát hành ”, các hóa đơn đã được sắp xếp đúng theo thứ tự thời hạn .
3. Một số quy tắc về cách lập hóa đơn điện tử Viettel theo file
3.1. Quy tắc nhập liệu với mẫu thuế tổng
Đối với mẫu thuế tổng, khi thực thi nhập 1 hóa đơn có nhiều dòng sản phẩm & hàng hóa, mỗi dòng là 1 thuế suất khác nhau, SInvoice mặc định sẽ lấy thuế suất của dòng tiên phong để đo lường và thống kê cho cả hóa đơn .
Đối với mẫu thuế tổng điện nước và mẫu thuế tổng nói chung, khi nhập thuế suất với định dạng 5, 10, mạng lưới hệ thống sẽ lưu vào CSDL có 2 loại thuế suất : thuế 1 là 5 % và thuế 2 là 10 % .
SInvoice chưa tương hỗ nhập liệu với mẫu hóa đơn thuế tổng có chiết khấu trước thuế và mẫu hóa đơn thuế tổng có chiết khấu sau thuế ( nếu tài liệu nhập liệu có nhập chiết khấu với 2 mẫu này, SInvoice không bảo vệ tiền hàng tính đúng ) .
2.5.2. Quy tắc nhập liệu trên SInvoice
SInvoice đã tương hỗ nhập liệu lập hóa đơn với mẫu chiết khấu dòng DCL, từng dòng đều có thuế suất và chiết khấu % tương ứng, bảo vệ tính đúng tiền hàng .
Hiện tại khi thực thi nhập liệu, lập hóa đơn theo file, SInvoice tương hỗ :
Cho phép nhập hóa đơn với trường hợp có tên đơn vị chức năng mà không có MST .
Cho phép nhập hóa đơn trường hợp không có mã sản phẩm & hàng hóa .
Cho phép nhập hóa đơn với trường hợp email có 500 ký tự, cách nhau bởi dấu “ ; ” .
SInvoice chỉ tương hỗ được cho phép tăng / giảm 5 đơn vị chức năng tổng tiền thuế của toàn hóa đơn, trường hợp chênh lệch tiền hàng của hàng loạt hóa đơn lớn hơn 5 đơn vị chức năng, S-invoice sẽ báo lỗi .
Khi cả nhóm hóa đơn có 1 dòng lỗi thì hàng loạt hóa đơn sẽ không nhập được vào SInvoice .
Trường hợp bạn nhập chiết khấu tách riêng 1 dòng trong hóa đơn, thì hoàn toàn có thể nhập loại sản phẩm & hàng hóa là 3, nhập tiền chiết khấu vào mục “ Thành tiền ” .
Hiển thị thông tin lỗi chi tiết cụ thể tại file import tác dụng khi triển khai nhập hóa đơn, SInvoice tương hỗ tự sửa lỗi sai khi thực thi nhập .
Trên đây là hướng dẫn lập hóa đơn điện tử Viettel, khi đã đọc tới dòng cuối cùng này mà bạn vẫn chưa rõ các bước lập hóa đơn điện tử Viettel như thế nào cho đúng thì ngại gì mà không gọi tới Hotline bên dưới nhỉ, tôi sẽ hướng dẫn bạn lập hóa đơn được ngay trong vòng 5 phút.
Xem thêm : Bảng giá Chữ ký số Viettel – chiết khấu cực nhiều
0/5
( 0 Reviews )
