Các sự kiện từ thiện, hoạt động giải trí gây quỹ được những bạn trẻ yêu quý và lựa chọn vì họ yêu thích những sự kiện trực tiếp, tạo cảm xúc liên kết, nơi họ được truyền cảm hứng và góp phần nào vào việc tăng trưởng hội đồng. Nhưng việc lập kế hoạch cho một sự kiện gây quỹ gồm có cả việc lôi cuốn được phần đông khách tham gia và tối đa hóa số tiền bạn quyên góp được là một yếu tố cần phải lưu tâm .Dưới đây là 10 bước cơ bản để lập kế hoạch tổ chức triển khai một sự kiện từ thiện hoặc hoạt động giải trí gây quỹ tốt nhất, vượt tiềm năng và thu được nhiều doanh thu nhất .
1. Xác định mục đích gây quỹ
Điều tiên phong và cơ bản nhất khi tổ chức triển khai một sự kiện là bạn phải xác lập rõ sự kiện này sẽ gây quỹ cho ai ? Gây quỹ với mục tiêu gì ? Và gây quỹ với số tiền bao nhiêu trong năng lực của bạn ? Xác định nguyên do bạn muốn làm sự kiện gây quỹ này và hãy đặt bút viết ra trên giấy là bước tiên phong để thiết lập một kế hoạch hành vi rõ ràng .
Khi đã xác lập được mục tiêu cho sự kiện sẽ giúp bạn tạo ra một kế hoạch quảng cáo và kế hoạch hoạt động giải trí hiệu suất cao. Và tổng thể những ý tưởng sáng tạo cũng như hoạt động giải trí về sau cũng sẽ đều nhờ vào dựa vào nguyên do khởi đầu bạn đã chọn .
Google Images
2. Đặt ra mục tiêu gây quỹ
Bạn kỳ vọng sự kiện gây quỹ của mình sẽ kêu gọi được bao nhiêu ? Hãy xem xét toàn bộ những cách khác nhau như bán vé, quyên góp, đấu giá trực tiếp, kêu gọi vốn từ hội đồng, nhà hỗ trợ vốn, … để hoàn toàn có thể tạo ra được nguồn tiền cho sự kiện của bạn .
Hãy luôn ghi nhớ rằng góp phần không phải là cách duy nhất để tạo ra nguồn tương hỗ cho sự kiện. Khi tổ chức triển khai một sự kiện gây quỹ hoặc tổ chức triển khai phi doanh thu, nếu bạn lan rộng ra mối quan hệ, tiếp thị quảng cáo để hoàn toàn có thể đưa sự kiện của bạn lên một tầm cao mới, giao lưu liên kết, gặp gỡ được nhiều nhà thiện nguyện, nhà hảo tâm. Điều quan trọng là phải ghi nhớ tổng thể những tiềm năng tiềm năng .
Google Images
3. Tạo nguồn ngân sách cho sự kiện của bạn
Với những sự kiện gây quỹ, nhiều lúc xảy ra những trường hợp số tiền tiêu tốn vượt quá số tiền nhận được. Vì vậy việc thiết lập ngân sách sẽ giúp bạn cân đối ngân sách và tiết kiệm chi phí được nhiều tiền hơn. Lên một checklist những khuôn khổ trong ngân sách, hãy chắc như đinh rằng nó gồm có mọi chi tiết cụ thể nhỏ nhất – từ khu vực tổ chức triển khai, Giao hàng đến người giữ xe .
Việc gây quỹ cao hơn hoặc vượt mức số tiền bạn sẽ chi ra là điều bạn cần phải quan tâm. Phải luôn để lại một chút ít dự trữ trong ngân sách của bạn cho những trường hợp không hề đoán trước. Tốt hơn là số tiền bạn gây quỹ nên vượt những tiềm năng còn hơn là để thâm hụt bởi những ngân sách khó Dự kiến .
4. Xác định đối tượng mục tiêu
Tập trung vào đối tượng người dùng mà bạn muốn lôi cuốn sẽ giúp bạn lập kế hoạch gây quỹ tốt hơn và truyền thông online một cách thích hợp. Sự kiện gây quỹ của bạn có đang lôi cuốn hay tập trung chuyên sâu đơn cử một thế hệ hoặc mối chăm sóc đơn cử không ? Đây chỉ là hoạt động giải trí gây quỹ nhỏ, trong khuôn viên trường học, địa phương, .. hay một sự kiện hội đồng ? Đây là sự kiện chỉ có khách mời mới tham gia hay bất kể ai cũng hoàn toàn có thể tham gia ?
Bằng cách xác lập đối tượng người tiêu dùng đơn cử, bạn hoàn toàn có thể xác lập những cách tốt nhất để tiếp cận đến những người tham gia và những nhà hỗ trợ vốn tiềm năng. Từ đó, kế hoạch truyền thông online và tiếp thị cho sự kiện của bạn sẽ vô cùng hiệu suất cao .
Google Images
5. Chọn địa điểm phù hợp
Chọn một khu vực tương thích cũng là một yếu tố quan trọng góp thêm phần lôi cuốn nhiều người biết đến tham gia, nâng cao được khoản lợi gây quỹ hơn. Một số khu vực thường tương thích cho những hoạt động giải trí gây quỹ như : nhà văn hóa, khuôn viên những trường học, sân vận động, … những nơi thoáng rộng, thoáng và gần TT thành phố để tiếp cận được nhiều người. Một số khu vực hoàn toàn có thể chuẩn bị sẵn sàng giảm giá hoặc không lấy phí cho những hoạt động giải trí với mục tiêu cao quý. Bạn cần chuẩn bị sẵn sàng trước những tài liệu về sự kiện, thắc mắc tương thích khi khảo sát khu vực để nhận được ngân sách thấp nhất .
Bạn hoàn toàn có thể xem xét tổ chức triển khai sự kiện gây quỹ trực tuyến hoặc sự kiện tích hợp sẽ lan rộng ra khoanh vùng phạm vi tiếp cận của bạn với những người tham gia bên ngoài và cũng mang lại cho bạn thời cơ tăng số tiền quyên góp mà bạn thu về được .
Google Images
6. Lên chủ đề cho sự kiện gây quỹ
Đối với thế hệ Gen Y, Gen Z – còn được gọi là “ thế hệ thưởng thức ”, họ sẽ thích tham gia những sự kiện với một chủ đề mê hoặc, tích cực, truyền cảm hứng và chuẩn bị sẵn sàng chi tiền để tạo ra những kỷ niệm chạm đến cảm hứng họ hằng chờ đón .
Thêm vào đó, để truyền cảm hứng cho những nhà hỗ trợ vốn, bạn hãy đưa ra một ý tưởng sáng tạo mê hoặc, độc lạ, cực kỳ mê hoặc cho người tham gia. Những điểm lôi cuốn tại sự kiện ví dụ điển hình như : một khách mời đặc biệt quan trọng, một buổi màn biểu diễn âm nhạc hoặc một hoạt động giải trí giật mình sẽ tạo nét đặc biệt quan trọng mê hoặc gây quan tâm đến nhiều người theo dõi hơn và mang đến cho những người tham gia một thưởng thức tuyệt vời hơn, đọng lại trong tâm lý mỗi khi nhắc đến .
Google Images
7. Truyền thông cho sự kiện
Tất cả những sự kiện đều cần đến truyền thông online để lôi cuốn được nhiều khách tham gia, nhà hỗ trợ vốn tiềm năng. Đối với một sự kiện từ thiện hoặc hoạt động giải trí gây quỹ, việc tiếp thị quảng cáo là rất quan trọng vì nó tác động ảnh hưởng trực tiếp đến năng lực đạt và vượt tiềm năng gây quỹ mà bạn đã đặt ra. Bạn hoàn toàn có thể xem xét sử dụng những quy mô truyền thống cuội nguồn gồm có thư mời giấy, liên lạc qua điện thoại thông minh hay gặp gỡ nhà hỗ trợ vốn trực tiếp. Thêm vào đó, khi MXH bùng nổ sự thông dụng trong những năm gần đây, digital marketing đang trở thành xu thế và dần khẳng định chắc chắn được tầm quan trọng của mình. Do đó, đừng bỏ lỡ những kế hoạch cho những kênh tiếp thị quảng cáo Internet và những trang mạng xã hội để lan rộng ra và lôi cuốn nhiều hơn nhà hỗ trợ vốn cũng như khách tham gia : tiếp thị qua email, thư mời điện tử, quảng cáo, v.v.
Phương tiện truyền thông online xã hội là một trong những kế hoạch lớn nhất mà bạn hoàn toàn có thể sử dụng với một cách đơn thuần và giảm thiểu được nhiều ngân sách nhưng thu được hiệu suất cao tối ưu. Đặc biệt, những trang mạng xã hội như Facebook, Instagram, Twitter, … đã được chứng tỏ là một nền tảng can đảm và mạnh mẽ để thôi thúc những hoạt động giải trí gây quỹ. Để tận dụng tối đa hoạt động giải trí marketing trên những trang mạng xã hội và quản trị toàn bộ những sự kiện của bạn, hãy đặt ra một kế hoạch truyền thông online mưu trí khi thiên nhiên và môi trường Internet ngày càng tăng trưởng và việc truy vấn cũng như thông tin trên những trang mạng xã hội đã trở nên thiết yếu trong đời sống .
Google Images
8. Quyết định các khoản đóng góp trong sự kiện
Với những sự kiện từ thiện, hoạt động giải trí gây quỹ thì việc góp phần được bộc lộ dưới nhiều hình thức khác nhau. Do đó, để có hiệu quả tốt nhất ( có nghĩa là nguồn góp phần nhiều nhất ), đừng số lượng giới hạn bản thân chỉ với một phương pháp quyên góp. Bắt đầu với nền tảng bán vé sự kiện trực tuyến, nền tảng này giúp bạn theo dõi và xác lập được đơn cử số tiền quyên góp từ những khoản giao dịch thanh toán mua vé. Với công nghệ tiên tiến ngày càng văn minh, việc giao dịch thanh toán bằng hình thức mua vé trực tuyến hoàn toàn có thể được liên kết với số thông tin tài khoản của bạn giúp thuận tiện trong việc quản trị và trấn áp được nguồn tiền này .
Đối với những sự kiện trực tiếp, nguồn tiền thu được từ việc mua vé ngay tại sự kiện cũng là một nguồn thu đáng kể. Ngoài ra những hoạt động giải trí diễn ra tại sự kiện, việc mở những quầy bán hàng kinh doanh những vật phẩm tương quan đến sự kiện hay những loại sản phẩm handmade vừa giúp sự kiện của bạn có một nguồn thu lớn, khách tham gia hoàn toàn có thể mua những loại sản phẩm xinh xắn kỉ niệm khi tham gia, vừa hoàn toàn có thể tiếp thị quảng cáo trên trang cá thể để tiếp thị cho sự kiện gây quỹ của mình. Ngoài ra, hoạt động giải trí bán đấu giá những loại sản phẩm có giá trị hay quyên góp bằng vật phẩm cũng là những hình thức góp phần thường hay được sử dụng trong những sự kiện gây quỹ .
Google Images
9. Truyền thông cộng đồng
Các bạn trẻ rất thích biểu lộ bản thân trên những trang mạng trực tuyến, gần 50% trong số họ thừa nhận việc tham gia những sự kiện trực tiếp chỉ để có điều gì đó để san sẻ trên mạng xã hội. Tận dụng nguyên do này, hãy mang đến cho họ những nội dung trực tuyến nhiều mẫu mã trải qua những bài viết với nội dung tích cực, truyền cảm hứng hội đồng. Sử dụng những video clip, hình ảnh, hashtag và mang nội dung viral, mê hoặc để những người tham gia của bạn hoàn toàn có thể thuận tiện san sẻ chúng đến những người theo dõi họ. Cân nhắc đến những hình thức đăng bài cổ động, minigame ví dụ điển hình như chương trình khuyến mãi ngay vé hoặc chương trình tích hợp quyên góp sẽ lôi cuốn được nhiều lượt san sẻ những bài đăng thoáng đãng và sẽ đến được nhiều người tham gia tiềm năng .
Google Images
10. Ứng dụng công nghệ trong tổ chức sự kiện của bạn
Hầu hết những sự kiện gây quỹ và từ thiện không có ngân sách lớn. Bất kỳ cách nào bạn hoàn toàn có thể làm cho hoạt động giải trí tiếp thị quảng cáo hoặc tiếp thị hiệu suất cao và làm giảm ngân sách của bạn luôn được ưu tiên. Do đó, việc ứng dụng những ứng dụng công nghệ tiên tiến tân tiến vào công tác làm việc tổ chức triển khai vừa làm giảm thiểu ngân sách, sử dụng nhân sự tương thích lại tăng tính chuyên nghiệp cho sự kiện của bạn .
E-Mail tự động hóa hoàn toàn có thể cung ứng cho người tham gia thông tin chi tiết cụ thể về sự kiện khi mua vé. Các công cụ quản trị mạng xã hội hoàn toàn có thể hợp nhất việc lên lịch những bài đăng đã được sắp xếp từ trước và theo dõi số lượng người tiếp cận, tương tác và hiệu suất cao truyền thông online quảng cáo cho sự kiện của bạn .
Google Images
Trên đây là 10 bước cơ bản để lên ý tưởng sáng tạo cho một sự kiện từ thiện, hoạt động giải trí gây quỹ hiệu suất cao. Bạn đã chuẩn bị sẵn sàng cho sự kiện gây quỹ tiếp theo của bạn ? Chuẩn bị giấy bút và khởi đầu lên kế hoạch từ giờ đây dựa trên những bước mà chúng tôi đã gợi ý cho bạn và đón chờ hiệu quả nhé !
Kim Ngân
Nguồn : Eventbrite
