QUY TRÌNH BẢO TRÌ, BẢO DƯỠNG
TÒA NHÀ CHUNG CƯ |
| Soạn thảo bởi |
Soạn xét bởi |
Phê duyệt |
| … |
… |
… |
| … |
… |
… |
Quy trình bảo trì quản trị nhà nhà ở các văn bản biểu mẫu
QUY TRÌNH BẢO TRÌ, BẢO DƯỠNG TOÀ NHÀ
1. Mục đích quản lý tòa nhà
Đảm bảo cho gia tài, thiết bị luôn hoạt động giải trí tốt, hiệu suất cao .
2. Phạm vi
Áp dụng hoạt động giải trí của phòng kỹ thuật .
3. Định nghĩa
– Bảo trì là việc kiểm tra việc quản lý và vận hành của thiết bị xem có tốt không, thực thi các hoạt động giải trí lau sạch, tra dầu mỡ … bên ngoài của thiết bị .- Bảo dưỡng là việc tháo toàn bộ các thành thành của thiết bị ra, thực thi vệ sinh, tra dầu …
CÁC HẠNG MỤC BẢO TRÌ
Kết cấu công trình: phần xây dựng, phần kết cấu, phần sơn bảo vệ công trình, phần nền móng…
Hệ thống cấp nước : mạng lưới hệ thống đường ống, mạng lưới hệ thống máy bơm, mạng lưới hệ thống bồn chứa, mạng lưới hệ thống van vòi cho các Tolet .
Hệ thống thoát nước: Hệ thống đường ống thoát nước, hệ thống các miệng thu nước (nước sinh hoạt, nước mưa), hệ thống hầm chứa nước thải, hệ thống máy bơm nước thải.
Hệ thống điện: hệ thống tủ bảng điện, hệ thống thanh dẫn chính (busway), hệ thống dây cáp điện, hệ thống đóng cắt chuyển nguồn tự động, hệ thống tụ bù, hệ thống đèn chiếu sáng, hệ thống đèn chiếu sáng khẩn cấp.
Hệ thống điện nhẹ: hệ thống âm thanh thông báo, hệ thống camera quan sát, hệ thống an ninh.
Máy phát điện dự phòng: hệ thống lọc gió, nước làm mát, dầu máy, nhớt máy, bình accu.
Hệ thống phòng cháy chữa cháy: hệ thống báo cháy tự động, hệ thống đầu phun chữa cháy tự động, hệ thống đường ống chữa cháy, hệ thống máy bơm chữa cháy.
Hệ thống điều hoà không khí: hệ thống quạt cấp gió tươi, hệ thống quạt gió thải, hệ thống quạt tạo áp cầu thang, hệ thống các dàn nóng, hệ thống các dàn lạnh, hệ thống điều khiển.
Hệ thống thang máy: động cơ, thắng, tủ điều khiển, nguồn điện dự phòng.
4. Nội dung
4.1 Lập danh mục máy móc, thiết bị
– Phòng kỹ thuật lập toàn bộ các thiết bị máy móc hiện đang sử dụng trong tổng thể các bộ phận trong công ty theo mẫu đính kèm .- Trưởng phòng kỹ thuật chịu nghĩa vụ và trách nhiệm xem xét trực tiếp các loại máy móc thiết bị trong hạng mục về chủng loại, số lượng, sau đó trình giám đốc tòa nhà phê duyệt .- Khi phát sinh các loại máy móc, trang thiết bị mới, nhân viên cấp dưới bảo trì thực thi cập nhất vào hạng mục móc móc thiết bị vào cuối tháng và phải trình duyệt lại .- Đối với các loại máy móc ảnh kỹ thuật phải lập phiếu lý lịch máy cho loại máy móc thiết bị đó theo mẫu đính kèm quy trình này .
4.2 Khảo sát hiện trạng:
Căn cứ những máy móc thiết bị đang sử dụng, và tùy theo tính năng và công suất của thiết bị chuyên dùng, Bộ phận kỹ thuật sẽ triển khai khảo sát các loại máy móc thiết bị nhằm mục đích :- Xác định tần suất cần bảo trì, bảo trì .- Xác định năng lượng bảo trì : bảo trì nội bộ hay phải thuê ngoài .
4.3 Lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng:
– Căn cứ hạng mục máy móc thiết bị và việc khảo sát trực tiếp thực trạng các loại máy móc thiết bị, Trưởng phòng kỹ thuật chịu nghĩa vụ và trách nhiệm lập kế hoạch bảo trì trình giám đốc tòa nhà phê duyệt .- Đối vối các loại máy móc thiết bị phát sinh thì cuối mỗi tháng Trưởng phòng kỹ thuật phải update kế hoạch bảo trì và trình giám đốc phê duyệt lại .
4.4 Chuẩn bị bảo trì, bảo dưỡng:
– Căn cứ kế hoạch bảo trì, Trưởng phòng kỹ thuật lập đề xuất kiến nghị các loại thiết bị, vật tư sử dụng cho việc bảo trì theo kế hoạch, trình giám đốc duyệt và triển khai mua hàng theo quy trình mua hàng .Đối với các loại bảo trì cần phải thuê dịch vụ bảo trì ngoài thì Trưởng phòng kỹ thuật chịu nghĩa vụ và trách nhiệm tìm kiếm nhà cung ứng, nhìn nhận, ký hợp đồng và theo dõi việc thực thi theo quy trình mua hàng .
4.5 Thực hiện bảo trì, bảo dưỡng:
– Người thực thi bảo trì, bảo trì phải liên hệ trước với bộ phận sử dụng để thông tin thời hạn bảo trì, bảo trì và việc ký nghiệm thu sát hoạch biên bản nghiệm thu sát hoạch bảo trì, bảo trì và không làm tác động ảnh hưởng tới việc làm bộ phận đó .- Theo kế hoạch bảo trì, bảo trì được phê duyệt, nhân viên cấp dưới kỹ thuật thực thi tự bảo trì hoặc mời đơn vị chức năng bảo trì thuê ngoài đến bảo trì .- Những người được phân công phải chuẩn bị sẵn sàng vật tư, phụ tùng thiết yếu tương ứng với kế hoạch thay thế sửa chữa bảo trì, bảo trì .- Nhân viên bảo trì phải trực tiếp theo dõi, giám sát quy trình bảo trì, sau khi bảo trì xong phải lập biên bản nghiệm thu sát hoạch bảo trì, bảo trì .
BIÊN BẢN NGHIỆM THU BẢO TRÌ
Ngày tháng năm 202 …
| Biên bản nghiệm thu bảo trì tòa nhà |
| TT |
Loại máy móc tài sản |
BP sử dụng |
Nội dung công việc bảo trì |
Kết quả |
| 1 |
… |
… |
… |
… |
| 2 |
… |
… |
… |
… |
| 3 |
… |
… |
… |
… |
| … |
… |
… |
… |
… |
| … |
… |
… |
… |
… |
| … |
… |
… |
… |
… |
| … |
… |
… |
… |
… |
| … |
… |
… |
… |
… |
| … |
… |
… |
… |
… |
| … |
… |
… |
… |
… |
| … |
… |
… |
… |
… |
| … |
… |
… |
… |
… |
| … |
… |
… |
… |
… |
| … |
… |
… |
… |
… |
| … |
… |
… |
… |
… |
Biên bản
| DANH MỤC HỆ THỐNG BÊN NGOÀI TOÀ NHÀ |
| STT |
Loại hệ thống |
Thời gian lắp đặt |
Thời gian sử dụng |
Yêu cầu bảo trì bảo dưỡng |
T.gian kiểm tra hoạt động, chất lượng |
| 1 |
Hệ thống cổng cửa |
… |
… |
… |
… |
| 2 |
Hệ thống hàng rào |
… |
… |
… |
… |
| 3 |
Hệ thống cây vườn |
… |
… |
… |
… |
| 4 |
Hệ thống hòn non bộ |
… |
… |
… |
… |
| 5 |
Hệ thống ốp lát |
… |
… |
… |
… |
| 6 |
Hệ thống hố ga |
… |
… |
… |
… |
| 7 |
Hệ thống giao thông |
… |
… |
… |
… |
| 8 |
Hệ thống cổng cửa |
… |
… |
… |
… |
| 9 |
Hệ thống hàng rào |
… |
… |
… |
… |
| 10 |
Hệ thống cây vườn |
… |
… |
… |
… |
Giám đốc toà nhà Trưởng phòng kỹ thuật Ngày tháng năm
Người lập
| |
| TT |
Loại hệ thống |
Thời gian lắp đặt |
Thời gian sử dụng |
Yêu cầu bảo trì bảo dưỡng |
T.gian kiểm tra hoạt động, chất lượng |
| 1 |
Hệ thống ống – phễu nước |
… |
… |
… |
… |
| 2 |
Hệ thống cống thoát nước |
… |
… |
… |
… |
| 3 |
Hệ thống hồ bơi |
… |
… |
… |
… |
| 4 |
Hệ thống chiếu sáng trong nhà |
… |
… |
… |
… |
| 5 |
Hệ thống chiếu sáng ngoài nhà |
… |
… |
… |
… |
| 6 |
Hệ thống công tắc – ổ cắm |
… |
… |
… |
… |
| 7 |
Hệ thống dây mạng – điện thoại |
… |
… |
… |
… |
| 8 |
Hệ thống camera quan sát |
… |
… |
… |
… |
| 9 |
Hệ thống báo cháy |
… |
… |
… |
… |
| 10 |
Hệ thống ống máng điện |
… |
… |
… |
… |
| 11 |
Hệ thống biến thế |
… |
… |
… |
… |
| 12 |
Máy phát điện dự phòng |
… |
… |
… |
… |
| 13 |
Máy bơm nước |
… |
… |
… |
… |
| 14 |
Hệ thống chống sét |
… |
… |
… |
… |
| 15 |
Hệ thống thông gió |
… |
… |
… |
… |
| 16 |
Hệ thống máy điều hoà |
… |
… |
… |
… |
| 17 |
Hệ thống thang máy |
… |
… |
… |
… |
Hệ thống
| Danh mục thân nhà |
| STT |
Loại hệ thống |
Thời gian lắp đặt |
Thời gian sử dụng |
Yêu cầu bảo trì bảo dưỡng |
T.gian kiểm tra hoạt động, chất lượng |
| 1 |
Cọc ly tâm |
… |
… |
… |
… |
| 2 |
Cọc khoan nhồi |
… |
… |
… |
… |
| 3 |
Cọc bê tông đúc sẵn |
… |
… |
… |
… |
| 4 |
Cọc Barrette |
… |
… |
… |
… |
| 5 |
Cừ tràm |
… |
… |
… |
… |
| 6 |
Chống mối |
… |
… |
… |
… |
Giám đốc toà nhà
Trưởng phòng kỹ thuật Ngày tháng năm
Người lập
| DANH MỤC HỆ THỐNG NỘI THẤT |
| TT |
Loại hệ thống |
Thời gian lắp đặt |
Thời gian sử dụng |
Yêu cầu bảo trì bảo dưỡng |
T.gian kiểm tra hoạt động, chất lượng |
| 1 |
Hệ thống chỉ trang trí |
… |
… |
… |
… |
| 2 |
Hệ thống đồ nội thất |
… |
… |
… |
… |
| 3 |
Hệ thống tranh ảnh |
… |
… |
… |
… |
| 4 |
Hệ thống tượng trang trí |
… |
… |
… |
… |
| 5 |
Hệ thống màn cửa |
… |
… |
… |
… |
| 6 |
Hệ thống vách ngăn |
… |
… |
… |
… |
| 7 |
Hệ thống kiếng |
… |
… |
… |
… |
| 8 |
Hệ thống khu vực bếp |
… |
… |
… |
… |
| 9 |
Hệ thống thiết bị vệ sinh |
… |
… |
… |
… |
các công ty quản trị tòa nhàcác công ty quản trị tòa nhà uy tíncác công ty quản trị quản lý và vận hành căn hộ cao cấpcác công ty quản trị quản lý và vận hành tòa nhàcác đơn vị chức năng quản trị tòa nhàcác đơn vị chức năng quản trị quản lý và vận hành nhà căn hộ chung cư cao cấp
các quy định về quản lý nhà chung cư
1. Quản lý Nhân sự2. Quản lý Tài sản3. Quản lý Tài chánh4. Quản lý Khách hàng5. Quản lý Rủi ro
Chức năng của Ban quản trị tòa nhà
Ban quản lý tòa nhà
Bộ phận đầu não, chỉ huy mọi hoạt động giải trí so với các phòng ban nhờ vào để quản lý và vận hành tòa nhà .Đảm bảo nhân viên cấp dưới từng bộ phận nắm rõ nội dung việc làm. Xây dựng đội ngũ năng động, tích cựcGiám sát, tương hỗ và xử lý các yếu tố .Quản lý việc thu phí từ các dịch vụ đã cung ứngQuản lý và Giám sát việc phân phối dịch vụ tòa nhà và bảo vệ việc chăm nom tốt nhất cho khách thuê
Bộ phận Bảo vệ tòa nhà
Đảm bảo bảo mật an ninh, trật tự về gia tài và con người trong tòa nhàKiểm soát các người mua theo đúng quy trìnhĐảm bảo các sản phẩm & hàng hóa được luân chuyển ra vào theo đúng quy trình và đúng pháp luật của tòa nhàGiải quyết các sự cố, thực trạng khẩn cấp tương quan đến bảo mật an ninh
Bộ phận Vệ sinh tòa nhà
Đảm bảo vệ sinh, thiên nhiên và môi trường thao tác trong tòa nhà luôn sạch .Quản lý các trang thiết bị vệ sinh, trấn áp tiêu tốn phẩm .Đảm bảo các việc làm vệ sinh hàng ngày được triển khai theo đúng quy trình .
Quản lý tòa nhà – Giai đọan xây dựng
Thực hiện bảo vệ bảo mật an ninh 24/24 giờTuyển dụng Kỹ sư trưởng và đội ngũ kỹ thuậtTuyển dụng Giám đốc tòa nhàThiết lập các kênh liên lạc tại sự án ( Giữa Chủ góp vốn đầu tư và đội ngũ quản trị tại chỗ, giữa đội ngũ quản trị và khách thuê … ) .Thiết lập sơ đồ tổ chức triển khai và kiến thiết xây dựng các bản miêu tả việc làm cho các nhân viên cấp dưới thuộc Ban quản trị tòa nhà .Thiết lập Nội quy tòa nhà – Sổ tay khách thuêThiết lập Sổ tay hướng dẫn triển khai xong nội thất bên trong cho nhà thầuChuẩn bị các bộ Quy trình hoạt động giải trí chuẩn cho quản trị tòa nhàThiết lập cụ thể các quy trình khác nhau : Bộ phận vệ sinh, An ninh, Lễ tân, bán hàng và tiếp thị, các quy trình bảo trì, mạng lưới hệ thống biểu mẫu ĐK …Làm việc với các nhà thầu ( tương quan đến thiết kế xây dựng ) .Đảm bảo quy trình kiến thiết xây dựng được triển khai một cách chuyên nghiệp với sự cộng tác ngặt nghèo của Giám đốc dự án Bất Động Sản và Kỹ sư trưởng .
Quản lý hoạt động toà nhà – Quản lý Tiền khai trương
Tiến hành vệ sinh công nghiệp ( giải quyết và xử lý phế thải thiết kế xây dựng, luân chuyển khỏi khu công trình )Tiến hành diệt côn trùng nhỏ từ bắt đầu, không để côn trùng nhỏ tăng trưởng gây hại .
Tiến hành vệ sinh kính mặt ngoài Toà nhà đợt 1
Soạn thảo giá thành Tiền khai trương mở bánSoạn thảo giá thành hoạt động giải trí năm thứ nhấtĐề xuất mức Phí dịch vụRà soát Hợp đồng thuêTiến hành tuyển dụng cho các phòng ban : Kỹ thuật bảo trì, Kế toán và Marketing, Lễ tân, Vệ sinh ( nếu không thuê dịch vụ ngoài ) và Bảo vệ ( nếu không thuê dịch vụ ngoài ) … .Tiến hành giảng dạy nhân sự cho các bộ phận : Kỹ thuật bảo trì, Kế toán và Marketing, Lễ tân, Vệ sinh ( nếu không thuê dịch vụ ngoài ) và Bảo vệ ( nếu không thuê dịch vụ ngoài ) … .Phỏng vấn và lựa chọn các nhà thầu ngoài cho các dịch vụ : An ninh ( nếu thuê dịch vụ ngoài ), Vệ sinh ( nếu thuê dịch vụ ngoài ), Diệt côn trùng nhỏ, hoa lá cây cảnh và trang trí, giải quyết và xử lý rác và chất thải, cung ứng biển hiệu, quảng cáo. …Cùng với Kỹ sư trưởng, đội ngũ ký thuật và Bảo vệ phối hợp giám sát các nhà thầu tham gia triển khai xong nội thất bên trong .Đảm bảo công nhân nhà thầu / nhà thầu tuân thủ ngặt nghèo Quy định hoàn thành xong nội thất bên trong và Nội quy An toàn PCCC Tòa nhàThiết lập văn phòng Ban Quản lý tại Tòa nhàChuẩn bị cho Lễ khai trương mở bán Tòa nhàHỗ trợ Khách thuê và Chủ góp vốn đầu tưLên hạng mục khiếm khuyết, lỗi của các mạng lưới hệ thống để nhu yếu các nhà thầu giải quyết và xử lý dứt điểm .Bàn giao các thiết bị của mạng lưới hệ thống cơ điện Tòa nhàQuản lý hoạt động giải trí quản lý và vận hành tòa nhà
Kế hoạch vận hành tòa nhà:
Xây dựng, chuyển giao và triển khai theo Kế hoạch ngân sách hoạt động giải trí năm .Đảm bảo công tác làm việc quản lý và vận hành các dự án Bất Động Sản một cách chuyên nghiệp .Tuyển dụng, giảng dạy và vận dụng kỷ cương tới tổng thể các nhân viên cấp dưới thiết yếu và bảo vệ tòa nhà được bảo trì, vệ sinh tốt .Quản lý, huấn luyện và đào tạo, và giám sát đội ngũ quản trị tại cơ sở, gồm có : Lễ tân, Kế toán ,Tiếp thị Kinh doanh, Kỹ thuật, An ninh ( nếu tự tuyển dụng ), Vệ sinh cảnh quan ( nếu tự tuyển dụng ) và nhà thầu trấn áp con trùng .Liên hệ và tiếp xúc một cách hiệu suất cao với các Trưởng phòng / Ban .Thực hiện các chủ trương và quy trình pháp luật bởi PropertyBIZMAG và Chủ góp vốn đầu tư .Đảm bảo toàn bộ các nhu yếu dịch vụ / nhu yếu từ người thuê nhà, nhân viên cấp dưới và quản trị được tham gia và vấn đáp theo cách kịp thời .Tiến hành cuộc họp hàng tuần với Cục trưởng và nhân viên cấp dướiĐại diện cho chủ sở hữu trong toàn bộ các yếu tố hoạt động giải trí hàng ngàyGiao thiệp với nhà phân phối và bảo vệ rằng các dịch vụ / loại sản phẩm được triển khai một cách chuyên nghiệp và kịp thời .Cập nhật các thủ tục khi thiết yếuLuôn bảo vệ toàn bộ các khách thuê tuân thủ và triển khai nghĩa vụ và trách nhiệm của mình như đã nêu trong hợp đồng cho thuêĐảm bảo công tác làm việc giám sát bảo trì mạng lưới hệ thống so với điều hòa không khí, thiết bị phòng cháy chữa cháy, máy phát điện, thang máy …Đảm bảo công tác làm việc kiểm tra tòa nhà hàng quán ăn ngày, giữ hoạt động giải trí quản lý và vận hành bảo đảm an toàn và hiệu suất cao .Tiếp thu, ghi nhận quan điểm phản hồi của người mua và xử lý hài hòa và hợp lý .Chuẩn bị các báo cáo giải trình kinh tế tài chính, báo cáo giải trình các hoạt động giải trí của tòa nhà một cách chi tiết cụ thể .Kiểm soát quản lý và vận hành mạng lưới hệ thống cơ điện kỹ thuật tòa nhà, liên hệ các nhà thầu ký hợp đồng bảo trì bảo trì khi trang tiết bị / mạng lưới hệ thống hết thời hạn Bảo hành .
Quy trình hoạt động
Thiết lập và vận dụng các quy trình quản lý và vận hành đôi với nội bộ nhân viên cấp dưới, hoặc đội ngũ nhà thầu :- Dịch Vụ Thương Mại vệ sinh- Bảo vệ an ninh ( gồm có cả ngoài giờ, liên hệ khẩn cấp ) .- Sửa chữa- Sơn bả- Sửa chữa khẩn cấp kể cả nhu yếu sau giờ hành chính .Thiết lập và vận dụng các quy trình quản lý và vận hành về dịch vụ bảo trì bảo trì so với :- Điều hòa nhiệt độ / trấn áp nhiệt độ- Giờ quản lý và vận hành- Xử lý nước- Phòng cháy chữa cháy- Quy trình sơ tán- Đảm bảo dịch vụ hiệu suất cao, với mức tác động ảnh hưởng / phiền phức tối thiểu so với hoạt động giải trí của tòa nhà khi triển khai bảo trì .- Lắp đặt mạng lưới hệ thống điện, quản lý và vận hành thử các thiết bị cáp điện dự trữ …- Hệ thống bảo mật an ninh- Quản lý và trấn áp sử dụng nguồn năng lượng- Thực hiện các quy trình bảo trì ngăn ngừa theo kế hoạch- Đánh giá đúng chuẩn ngân sách và hiệu suất cao của các nhà thầuTham gia trong đấu thầu và / hoặc đàm phán các hợp đồng đang diễn ra gồm có :- Thiết bị nâng, thang máy- Hệ thống phòng cháy chữa cháy- Điều hòa nhiệt độ và mạng lưới hệ thống tương quan- Thiết bị sơ tán- Lắp đặt điện ( Trạm biến áp, máy phát điện … )- Hệ thống bảo mật an ninh- Thang cuốnBáo cáo :Chúng tôi phân phối mạng lưới hệ thống báo cáo giải trình hoạt động giải trí quản trị tòa nhà, cũng như duy trì liên lạc tiếp tục với Chủ góp vốn đầu tư về các nội dung :Báo cáo kinh tế tài chính : ( nếu Bên A cung ứng cho Bên B tổng thể các báo cáo giải trình hoạt động giải trí kinh tế tài chính và các văn bản tương quan ) – Cung cấp vào kết thúc mỗi tháng, quý và hàng năm gồm có :* Các số liệu update theo năm và tháng quản lý và vận hành* Các báo cáo giải trình nghiên cứu và phân tích độc lạ ngân sách* Báo cáo thực trạng thanh toán giao dịch của khách thuê* Giải pháp đề xuất kiến nghị cho việc tích lũy phí cho thuê .Thời hạn cáo cáo không muộn hơn ngày thứ 5 của tháng tiếp theo so với báo cáo giải trình hàng tháng, 15 ngày của tháng tiên phong của quý tiếp theo so với báo cáo giải trình hàng quý, 31 tháng 1 của năm tiếp theo so với báo cáo giải trình hàng năm .Báo cáo hoạt động giải trí hàng tháng : Cung cấp sau khi tổng kết mỗi tháng và không muộn hơn ngày thứ 5 của tháng tiếp theo, gồm có những điều sau đây :* Các yếu tố kinh tế tài chính :- Tình trạng thu phí cho thuê- Sai biệt giá thành* Các tiêu tốn không bình thường* Các giải pháp thực thi* Báo cáo khiếm khuyết / kiểm tra tòa nhà* Điều kiện của khu vực thuê* Phản hồi từ khách thuê trong tháng và các giải pháp cho những quan điểm phản hồi* Đề nghị các lao lý và điều kiện kèm theo gia hạn các hợp đồng cho thuê sẽ hết hạn trong tháng tiếp theo như phí cho thuê, diện tích quy hoạnh và thời hạn ( nếu có )Báo cáo thường niên phân phối mới nhất vào ngày 31 tháng 1 năm tiếp theo
Biên bảnGiám đốc tòa nhà Trưởng phòng kỹ thuật Ngày tháng năm Người lậpHệ thốngGiám đốc tòa nhà Trưởng phòng kỹ thuật Ngày tháng năm Người lập
