Điều chỉnh hóa đơn điện tử là một trong những cách xử lý khi hóa đơn điện tử có sai sót nhằm giúp người bán chỉnh sửa các thông tin sai sót trên hóa đơn đúng theo quy định và theo thực tế xảy ra.
Khi nào thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử?
Điều chỉnh được hiểu là sửa đổi, sắp xếp lại cho đúng hơn, phải chăng hơn. Tương tự như nghĩa chung đó, việc điều chỉnh hóa đơn điện tử được đặt ra khi có sai sót .
Tuy nhiên, không phải trường hợp nào hóa đơn điện tử có sai sót cũng xử lý theo hình thức điều chỉnh mà mỗi trường hợp sai sót sẽ có cách xử lý khác nhau.
Căn cứ Điều 19 Nghị định 123 / 2020 / NĐ-CP, hóa đơn điện tử có sai sót được giải quyết và xử lý theo những cách sau :
(1) Hủy hóa đơn điện tử
Nếu người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán triển khai thông tin với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 / SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới sửa chữa thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua .
(2) Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn
Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót ( sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, những nội dung khác không sai sót ) thì người bán thông tin cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn .Người bán triển khai thông tin với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04 / SS-HĐĐT, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi tài liệu hóa đơn cho cơ quan thuế .
(3) Điều chỉnh hoặc lập hóa đơn mới thay thế
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót ( sai mã số thuế ; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc sản phẩm & hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng ) thì hoàn toàn có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau :
– Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Nếu người bán và người mua có thỏa thuận hợp tác về việc lập văn bản thỏa thuận hợp tác trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận hợp tác ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót .Lưu ý : Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ triển khai điều chỉnh mà không thực thi hủy hoặc thay thế sửa chữa .- Người bán lập hóa đơn điện tử mới sửa chữa thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót, trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận hợp tác về việc lập văn bản thỏa thuận hợp tác trước khi lập hóa đơn thay thế sửa chữa cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận hợp tác ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế sửa chữa hóa đơn đã lập có sai sót .
(4) Người bán kiểm tra sai sót
Nếu cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thì cơ quan này thông tin cho người bán theo Mẫu số 01 / TB-RSĐT để người bán kiểm tra sai sót .
Tóm lại, việc điều chỉnh hóa đơn điện tử được thực hiện khi hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai về mã số thuế, sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.
Thủ tục xử lý khi điều chỉnh hóa đơn điện tử
Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123 / 2020 / NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021 / TT-BTC quy định một số ít việc cần triển khai khi xử lý hóa đơn điện có sai sót theo hình thức điều chỉnh như sau :- Khi người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót thì hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “ Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm ” .
– Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
– Nếu hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã giải quyết và xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc sửa chữa thay thế nhưng sau đó lại phát hiện hóa đơn liên tục có sai sót thì những lần giải quyết và xử lý sau người bán sẽ triển khai theo hình thức đã vận dụng khi giải quyết và xử lý sai sót lần đầu .- Riêng so với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì điều chỉnh tăng ( ghi dấu dương ), điều chỉnh giảm ( ghi dấu âm ) đúng với trong thực tiễn điều chỉnh .
Trên đây là quy định về điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót. Nếu bạn đọc có vướng mắc hãy gọi đến tổng đài 1900.6192 để được tư vấn.
