Đã là một dân văn phòng, chắc rằng bạn không còn lạ lẫm gì với máy Fax, một thiết bị giúp cho việc gửi và tiếp đón thông tin một cách nhanh gọn. Tuy nhiên, bạn đã thực sự nắm hết được những tác dụng cũng như cách sử dụng máy Fax hay chưa ? Hãy để Văn phòng phẩm FAST giúp người đọc hiểu hơn về hiệu quả cũng như cách dùng máy Fax trong bài viết dưới này. Cùng tìm hiểu thêm ngay nhé !
Giới thiệu máy Fax
Máy Fax là thiết bị điện tử giúp người dùng gửi những bản copy trực tiếp nhờ hệ thống dây dẫn. Thiết bị này sẽ ra quét văn bản gốc trước khi biến đổi thông tin thành tín hiệu. Sau khi bên này nhận được tín hiệu văn bản đã được gửi đi thành công, máy Fax bên người nhận sẽ đổi tín hiệu đó và tiếp đến là in thành văn bản. Ngày nay, nhờ sự phát triển của công nghệ hiện đại, việc gửi Fax bây giờ ngoài giữa hai máy Fax với nhau thì còn có thể truyền tải giữa điện thoại, máy tính với máy Fax…
Xem thêm: Thế nào là mô hình 5S trong công ty? Quy trình 5S ra sao?
Công dụng của máy Fax
Máy Fax có công dụng giống một chiếc máy photocopy được cho phép người dùng sao chép những thông tin trong thời hạn ngắn nhất .
Với một chiếc máy Fax, hiệu quả chính của nó là in Fax, máy hoàn toàn có thể in văn bản ngay cả khi thiết bị đang truyền fax khác hoặc quét khi nhận tín hiệu .
Đặc biệt, máy Fax còn giúp người dùng rút ngắn thời hạn thực thi quá trình gửi và nhận một cách hiệu suất cao .
Các bước hướng dẫn cách dùng máy Fax
Thông dụng và thiết yếu như thế nhưng không phải ai là dân văn phòng cũng biết cách dùng máy Fax. Dưới đây là những bước hướng dẫn dùng máy Fax mà văn phòng phẩm FAST muốn mang đến cho người mua .
Cài đặt chính sách nhận Fax
Cách setup máy Fax cho người mới khởi đầu
Để thực thi quy trình này, thứ nhất hãy lần lượt nhấn những phím [ # ] [ 7 ] [ 3 ]. Lúc này, trên màn hình hiển thị sẽ hiển thị MANUAL ANSWER với những chính sách cho bạn tùy chọn :
- TEL : Với chính sách này, khi có chuông reo, bạn nhấc điện thoại cảm ứng lên nghe. Nếu là tín hiệu Fax, chỉ việc nhấn phím START và đặt ống nghe xuống. Lúc này, máy sẽ tự động hóa nhận Fax cho người dùng .
- TEL / FAX : Nếu bạn chọn chính sách này, máy sẽ tự động hóa nhận Fax khi có tín hiệu mà không đổ chuông. Thiết bị chỉ đổ chuông nếu đó là tín hiệu điện thoại thông minh .
- Chế độ nhận fax ( FAX ONLY MODE – mọi tín hiệu đến thiết bị đều là tín hiệu Fax ) : Để kích hoạt, hãy nhấn phím [ AUTO ANSWER ]. Nếu thấy đèn sáng, điều đó có nghĩa máy đang ở chính sách FAX ONLY MODE và thiết bị ở chính sách TEL hoặc TEL / FAX khi đèn tắt .
- Chế độ nhận fax của máy ( TAM / FAX – nếu sau một số ít hồi chuông không có tín hiệu Fax thì thiết bị sẽ tự động hóa chuyển sang chính sách ghi âm lời nhắn ) : Với chính sách này, thứ nhất bạn phải nhấn phím MENU, sau đó nhấn lần lượt những phím [ # ] [ 7 ] [ 8 ] để kích hoạt chính sách TAM / FAX .
Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng máy photocopy cơ bản cho nhân viên mới
Cách đặt hồi chuông nhận Fax
Cách thiết lập hồi chuông nhận Fax
Để đặt hồi chuông nhận Fax, phải bảo vệ rằng máy đang ở chính sách TEL / FAX MODE. Và tiếp đến phải thực thi như sau :
- Bước 1 : Nhấn lần lượt những phím [ # ] [ 7 ] [ 8 ] và lúc này màn hình hiển thị hiển thị TEL / FAX RING
- Bước 2 : Sử dụng bàn phím [ NAVIGATOR ] và chiều mũi tên [ + – ] để chọn hồi chuông
- Bước 3 : Cuối cùng, nhấn vào phím [ SET ] để máy ghi nhớ .
Cài đặt công dụng thống kê của máy Fax
Tiếp đến là setup tính năng thống kê của máy Fax, người dùng phải triển khai theo trình tự sau :
- Bước 1 : Nhấn lần lượt ba phím [ # ] [ 2 ] [ 2 ] và chọn chính sách bằng cách sử dụng bàn phím [ NAVIGATOR ] phối hợp với chiều mũi tên [ + – ]
ON: thiết bị sẽ in báo cáo thông kê sau 35 bản Fax
OFF : thiết bị sẽ không in báo cáo giải trình thống kê sau 35 bản Fax .
- Bước 2 : Sau khi triển khai xong bước 1, hãy nhấn phím [ SET ] để máy ghi nhớ và kết thúc quá trình thiết lập công dụng thống kê của máy Fax .
Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng máy đếm tiền chuẩn nhất dành cho bạn
Cài chính sách in báo cáo giải trình cho máy Fax
Chế độ in báo cáo giải trình máy Fax
Cuối cùng, thực thi quá trình chính sách in báo cáo giải trình cho máy Fax .
- Bước 1 : Trước tiên, nhấn lần lượt những phím [ # ] [ 0 ] [ 4 ] và mục [ SENDING REPORT ] sẽ hiện trên màn hình hiển thị .
- Bước 2 : Người dùng hoàn toàn có thể triển khai một trong những cách sau :
Cách 1 : Nhấn phím [ SET ] để chọn chính sách [ MODE = OFF ], và lúc này máy sẽ không in báo cáo giải trình quá trình triển khai sau mỗi bản Fax .
Cách 2 : Nếu bạn dùng phím [ NAVIGATOR ] và chiều mũi tên [ + – ] để lựa chọn chính sách [ MODE = ON ] ; với chính sách này, sau mỗi bản Fax thiết bị sẽ in bản báo cáo giải trình quá trình thực thi bản Fax hoặc [ MODE = ERROR ], tức là máy in bản báo cáo giải trình khi bạn không gửi được Fax hay quá trình gửi bị lỗi .
- Bước 3 : Cuối cùng, hãy nhấn phím [ SET ] để máy ghi nhớ .
Sử dụng máy fax đúng cách sẽ giúp bạn thao tác thuận tiện như khi tất cả chúng ta sử dụng máy in, máy photocopy …. Với bài viết trên đây, Văn phòng phẩm FAST kỳ vọng đã giúp bạn nắm được cách dùng máy fax và không còn kinh ngạc trong lần sử dụng tiên phong. Hãy bỏ túi ngay để việc làm của bạn trở nên nhẹ nhàng và thuận tiện hơn nhé !
Một số thông tin hữu ích bạn cần biết:
Rate this post
