Phần mềm hội nghị truyền hình trực tuyến là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp, tổ chức có nhiều chi nhánh, văn phòng và đặc biệt là trong bối cảnh dịch Covid-19 như hiện nay. Top 7 phần mềm sau đây sẽ giúp doanh nghiệp, tổ chức lựa chọn được giải pháp phù hợp, hiệu quả nhất.
1. Phần mềm hội nghị truyền hình trực tuyến VNPT Meeting
VNPT Meeting là sản phẩm của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT) hợp tác cùng Polycom. Đây là giải pháp họp video trên điện toán đám mây sử dụng giải pháp ảo hóa toàn bộ các thành phần bao gồm:
- Kết nối đa điểm;
- Quản lý kết nối cuộc gọi;
- Quản lý truy cập từ Internet và VPN;
- Cổng giao tiếp dịch vụ (Portal);
Với hạ tầng viễn thông can đảm và mạnh mẽ, chỉ cần vận tốc mạng Internet khoảng chừng 521 KBps là doanh nghiệp được sử dụng VNPT Meeting chất lượng chuẩn HD .
VNPT Meeting giúp các tổ chức dễ dàng triển khai họp trực tuyến tại bất cứ đâu và trên mọi thiết bị như: VCS/PC/Desktop, laptop hay các thiết bị di động smartphone, tablet có kết nối internet. Dịch vụ cho phép nhiều người tham dự họp trực tuyến tại các địa điểm cùng một lúc.
1.1. Tính năng
Phần mềm hội nghị truyền hình trực tuyến VNPT Meeting có nhiều tính năng điển hình nổi bật mang đến sự tiện ích và thuận tiện cho những tổ chức triển khai, doanh nghiệp .
- Quản lý người sử dụng hệ thống hoặc điểm cầu truy cập: Người tham gia cuộc họp được mời và cấp mật khẩu riêng. Chỉ có người tạo cuộc họp mới biết những ai tham gia và mã ID phòng họp.
- Quản lý cơ sở dữ liệu người dùng, danh sách thành viên: Chỉ có người được mời tham gia cuộc họp mới nắm được nội dung cũng như thông tin trong cuộc họp.
- Quản lý, giám sát, điều khiển cuộc họp: Người tham dự có thể trao đổi trực tiếp bằng âm thanh, hình ảnh qua màn hình và loa. Cho phép kết nối với máy tính để trình chiếu văn bản lên màn hình LCD/ máy chiếu. Người họp có thể kết hợp với bảng cảm ứng để viết vẽ, minh họa nội dung. Camera chuyên dụng với khả năng tự động bám theo diễn giả dựa vào công nghệ nhận diện âm thanh.
- Cho phép cấu hình và giám sát toàn bộ hệ thống meeting: Người quản trị hệ thống có thể giám sát cuộc họp từ xa, thêm thành viên mới hoặc ngắt kết nối với thành viên đã rời hội nghị.
VNPT Meeting cũng được ứng dụng cho việc khám bệnh từ xa
1.2. Ưu điểm
VNPT Meeting được đánh giá và nhận định là một trong những phần mềm hội nghị truyền hình trực tuyến ưu việt nhất lúc bấy giờ. Ứng dụng này chiếm hữu nhiều ưu điểm tiêu biểu vượt trội .
- Dễ dàng kết nối với nhiều loại thiết bị: Có thể dùng trên VCS/Desktop, PC based, laptop; các thiết bị di động như smartphone (Iphone, Samsung…), tablet. Kết nối với bảng cảm ứng để viết vẽ chuyên nghiệp.
- Tiết kiệm băng thông, thích hợp triển khai ở cả vùng sâu, vùng xa, hải đảo.
- Hình ảnh, âm thanh truyền đi rõ ràng, trong trẻo, ít tiếng ồn: VNPT Meeting được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây, độ phân giải cao cho chất lượng sắc nét.
- Họp dễ dàng mọi lúc mọi nơi: Có thể sử dụng mạng 3G, 4G để kết nối, họp trực tuyến với tốc độ trễ thấp, hình ảnh, âm thanh chất lượng.
VNPT Meeting với hình ảnh, âm thanh truyền đi rõ ràng, trong trẻo, ít tiếng ồn
1.3. Nhược điểm
Ứng dụng VNPT Meeting cần đường truyền liên kết không thay đổi để bảo vệ hiệu suất cao cho hội nghị trực tuyến .
2. Phần mềm họp trực tuyến Skype for Business
Phần mềm họp trực tuyến Skype for Business được phát hành bởi Microsoft. Đối tượng sử dụng chính là những tổ chức triển khai, đơn vị chức năng thực thi những buổi họp hội nghị truyền hình trực tuyến. Phần mềm này sử dụng với nhiều loại thiết bị mưu trí và có quy mô lên tới 250 người .
2.1. Tính năng
Giải pháp hội nghị truyền hình bằng phần mềm hội nghị trực tuyến Skype for Business có những tính năng điển hình nổi bật như :
- Chia sẻ màn hình dễ dàng
- Không giới hạn số lượng và thời lượng cuộc gọi
- Trao đổi đồng thời bằng hình ảnh và tin nhắn trực tiếp mọi lúc
- Bảo mật an toàn
2.2. Ưu điểm
Skype for Business là lựa chọn tương thích cho nhiều đơn vị chức năng, doanh nghiệp lúc bấy giờ. Ứng dụng họp trực tuyến này có những ưu điểm :
- Người dùng có thể tạo nhóm thân thiết thông qua tên miền và kết nối dễ dàng.
- Chia sẻ tài liệu đơn giản
- Người dùng có thể kiểm soát màn hình của người tham gia hoặc chia sẻ màn hình của riêng họ trong khi hội nghị đang diễn ra.
- Dễ dàng ghi lại các cuộc họp để lưu nội dung
- Nếu người dùng bỏ lỡ một tin nhắn thì tin nhắn này ngay sau đó sẽ được gửi dưới dạng email thay thế.
2.3. Nhược điểm
Tuy có nhiều ưu điểm tuy nhiên Skype for Business vẫn còn 1 số ít những hạn chế nhất định như :
- Nếu muốn sử dụng các tính năng bổ sung người dùng phải trả thêm phí
- Để thực hiện cuộc gọi điện thoại, cần lập số điện thoại và thanh toán phí bổ sung
Skype for Business – phần mềm hội nghị truyền hình trực tuyến tương thích cho nhiều đơn vị chức năng, doanh nghiệp lúc bấy giờ
3. Phần mềm họp trực tuyến Google Meet
Google Meet là một ứng dụng đi kèm dành cho người dùng gmail được tạo ra bởi Google. Do đó, để sử dụng được phần mềm Google Meet thì người dùng cần phải có thông tin tài khoản gmail mới hoàn toàn có thể sử dụng được .
3.1. Tính năng
- Có thể chạy trực tiếp trên trình duyệt Chrome.
- Có khả năng hỗ trợ trên cả 2 nền tảng Android và IOS.
- Gửi ảnh và biểu tượng cảm xúc, biết được khi nào mọi người tham gia Google Meet.
- Gửi tin nhắn cho bạn bè bất kỳ lúc nào, ngay cả khi họ không được kết nối.
3.2. Ưu điểm
- Có nhiều tiện ích miễn phí hoặc mức phí tương đối thấp với nhiều loại tài khoản.
- Có thể sử dụng trên nhiều nền tảng và thiết bị khác nhau.
- Nó rất dễ triển khai khi sử dụng các sản phẩm khác của Google.
3.3. Nhược điểm
- Để sử dụng phần mềm bắt buộc phải có tài khoản Gmail.
- Người dùng phải tạo số điện thoại thông qua Google Voice để thực hiện cuộc gọi điện thoại.
- Để chia sẻ màn hình người dùng cần ứng dụng bổ sung: Chrome Remote.
- Việc thiếu hỗ trợ kỹ thuật đang bị hạn chế.
- Phần mềm được xây dựng ban đầu cho gia đình nên không mấy thân thiện với doanh nghiệp. Song điều này đang được dần cải thiện.
Dịch vụ hội nghị truyền hình Google Meet có nhiều tiện ích miễn phí hoặc mức phí tương đối thấp với nhiều tài khoản
4. Phần mềm họp trực tuyến TranS
Trans được phát hành bởi Namviet Telecom Ltd. Đây là một ứng dụng họp, học trực tuyến, được cho phép bạn tạo ra những cuộc trò chuyện video mọi lúc mọi nơi. Phần mềm là công cụ hữu dụng được ứng dụng nhiều trong giáo dục và giúp những doanh nghiệp liên kết trực tuyến một cách nhanh gọn .
4.1. Tính năng của Trans
- Hỗ trợ độ phân giải HD và âm thanh rõ ràng tới 1000 điểm đồng thời trong một phòng và 49 video trên 1 màn hình.
- Tích hợp sẵn mọi công cụ tương tác, chat, chia sẻ file, ghi hình, trình chiếu tài liệu.
- Độ bảo mật cao, xác thực người dùng và mật khẩu phòng.
- Đăng nhập từ mọi vị trí với nhiều loại thiết bị.
- Dễ dàng quản trị người dùng, điểm danh, đăng ký phát biểu hay giảm sát độ tập trung người dùng.
4.2. Ưu điểm
- Hỗ trợ số lượng người dùng lớn
- Cuộc họp có chất lượng âm thanh, độ phân giải cao
- Tích hợp sẵn nhiều công cụ tương tác
- Bảo mật cao
- Dễ dàng quản lý cuộc họp
4.3. Nhược điểm
- Với những bản tải miễn phí chỉ cho phép thời gian gọi 60 phút, còn khi kích hoạt bản quyền sử dụng không giới hạn.
- Nếu người dùng quá đông thì có thể sẽ bị thoát ra ngoài và cần phải làm thao tác đăng nhập để trở lại phòng họp.
Phần mềm Trans có độ bảo mật thông tin cao nên được nhiều doanh nghiệp ưu thích ứng dụng để tạo hội nghị trực tuyến
5. Họp trực tuyến qua Facebook
Phần mềm hội nghị truyền hình trực tuyến qua Facebook được tiến hành dựa trên nền tảng ứng dụng Facebook Messenger do Facebook phát hành. Facebook Room được cho phép tối đa 50 người tham gia cuộc họp cùng một lúc, trên nhiều loại thiết bị khác nhau .
5.1. Tính năng
- Cung cấp nhiều quyền kiểm soát cho người tạo phòng như: chọn ai tham gia, mời ai ra khỏi phòng hoặc khóa phòng.
- Chỉ cần người tạo phòng có tài khoản Facebook, còn người khác có thể tham gia cuộc họp bằng liên kết mà không nhất thiết phải có tài khoản Facebook.
- Tích hợp bộ lọc tăng cường, hậu cảnh ảo,..
5.2. Ưu điểm
- Không giới hạn thời gian gọi cho người sử dụng
- Tăng cường kiểm soát bảo mật riêng tư cho người dùng
- Nhiều tính năng tích hợp
- Dễ dàng truy cập, phân loại và điều khiển cuộc gọi
5.3. Nhược điểm
- Ứng dụng Facebook Room vẫn chưa mã hóa đầu cuối cho các cuộc gọi.
- Tính bảo mật của ứng dụng vẫn còn bị hạn chế.
Ứng dụng họp trực tuyến qua Facebook được tiến hành dựa trên nền tảng ứng dụng Facebook Messenger
6. Họp trực tuyến qua Zalo
Zalo là một ứng dụng được cho phép gửi tin nhắn, gọi điện không lấy phí trên nền tảng di động, máy tính được phần đông người dùng sử dụng. Zalo được nghiên cứu và điều tra tăng trưởng và phát hành bởi Công ty VinaGame ( VNG ). Nhằm cung ứng nhu yếu họp trực tuyến trong thời đại dịch, Zalo đã ra đời tính năng mới được cho phép họp trực tuyến cho nhóm nhiều người cùng một lúc. Hỗ trợ họp cho nhóm tối đa 4 người và trong 24 giờ liên tục .
6.1. Tính năng
- Ghi âm giọng nói khi có việc bận với khả năng ghi âm 5 phút giúp truyền tải thông điệp lên nhóm.
- Khi họp trực tuyến qua zalo vẫn có thể chat ở khung cửa sổ khác.
- Có thể chia sẻ thông tin, tài liệu chất lượng HD lên tới 20MB và gửi nhiều file khác nhau.
6.2. Ưu điểm
- Đăng ký đơn giản
- Có tính bảo mật cao
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
- Có thể dùng trên website hoặc down về hoàn toàn miễn phí và tương thích với nhiều công nghệ khác nhau.
6.3. Nhược điểm
- Chỉ thực hiện được gọi nhóm trên máy tính
- Không thể chia sẻ màn hình, trình chiếu nên hơi bất tiện với những cuộc họp đông người
- Chất lượng cuộc gọi còn hạn chế
Ứng dụng hội nghị trực tuyến qua Zalo trọn vẹn không tính tiền và dễ sử dụng
7. Phần mềm họp trực tuyến Zoom
Phần mềm họp trực tuyến Zoom được tăng trưởng bởi Zoom Video Communications. Với phiên bản không tính tiền Zoom cung ứng dịch vụ với tối đa 100 thiết bị cùng lúc và thời hạn tối đa là 40 phút với cuộc gọi từ 3 người trở lên. Còn với bản trả phí thì hoàn toàn có thể được cho phép 1.000 người tham gia và không có số lượng giới hạn về thời hạn. Phần mềm Zoom hoàn toàn có thể sử dụng với nhiều loại thiết bị khác nhau .
7.1. Tính năng
- Lưu trữ ghi âm trên nền tảng đám mây
- Có bảng điều khiển dành cho quản trị viên
- Hỗ trợ những cuộc họp video trực tuyến, tin nhắn nhanh, chia sẻ màn hình
- Có thể kết bạn, mời bạn bè sử dụng qua Email
- Zoom làm việc thông qua mạng 3G, wifi, 5G/TLE
7.2. Ưu điểm
- Giao diện đơn giản, dễ sử dụng
- Chất lượng âm thanh, hình ảnh tốt
- Người tham gia có thể nhắn tin tức thì khi tham gia hội nghị
- Dễ dàng ghi lại cuộc họp
- Có thể tạo cuộc họp tái diễn và sử dụng cùng một liên kết cho các cuộc họp tương tự trong tương lai.
7.3. Nhược điểm
- Không có tính năng chia sẻ tài liệu
- Nếu đường truyền không ổn định, người tham gia dễ bị thoát ra ngoài và phải thực hiện thao tác để vào lại.
- Tính năng bảo mật bị hạn chế
Phần mềm hội nghị truyền hình trực tuyến Zoom có giao diện đơn thuần, dễ sử dụng
Xem thêm: Hướng dẫn lắp đặt hệ thống hội nghị truyền hình chi tiết
8. Những lưu ý để lựa chọn phần mềm HNTT phù hợp nhất
Để lựa chọn phần mềm hội nghị trực tuyến tương thích với quy mô tổ chức triển khai, , tối ưu ngân sách thì bạn cần lưu tâm một số ít yếu tố :
- Nên chọn phần mềm có độ bảo mật cao: Những phần mềm chế độ bảo mật tốt sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo những thông tin quan trọng tại cuộc họp không bị phát tán ra bên ngoài. Bởi nếu điều này xảy ra sẽ gây ảnh hưởng vô cùng lớn tới tình hình kinh doanh, chính trị của mỗi đơn vị.
- Lựa chọn đơn vị có hỗ trợ sau mua: Nên chọn đơn vị có thể đến tận nơi xử lý nếu gặp sự cố về thiết bị để không gây ảnh hưởng, gián đoạn công việc.
- Lựa chọn phần mềm phù hợp với quy mô: Những doanh nghiệp nhỏ, ít tổ chức họp có thể dùng phần mềm miễn phí hoặc ít tính năng để tiết kiệm chi phí. Với doanh nghiệp lớn có thể chọn các gói tích hợp chữ ký số và quản lý văn bản trực tuyến để tiết kiệm chi phí.
Lựa chọn phần mềm tương thích với quy mô doanh nghiệp để tăng tính hiệu suất cao và tối ưu ngân sách
Với những quan tâm trên, rõ ràng việc lựa chọn phần mềm là rất quan trọng trong kế hoạch quản trị doanh nghiệp, tổ chức triển khai thời văn minh. Phần mềm nhiều tính năng tiện ích và bảo mật thông tin cao như VNPT Meeting là sự lựa chọn lý tưởng cho mọi đơn vị chức năng .
Hy vọng với bài viết về 7 phần mềm hội nghị truyền hình trực tuyến cùng những lưu ý cần thiết sẽ giúp khách hàng có được sự lựa chọn phù hợp. Để biết thêm thông tin và tư vấn vui lòng liên hệ hotline 1800.1260 để được hỗ trợ tận tình.
