Trong quá trình nhập liệu kê khai đối với kế toán thì thường gặp phải vấn đề là hóa đơn của mình là hóa đơn gì và hóa đơn này có hợp lệ hay không. Bằng những hiểu biết cũng như kinh nghiệm thực tế thì bài viết này sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về hóa đơn.
1. Sơ lược về hóa đơn.
a). Hóa đơn là gì: Hoá đơn là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành. Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận.
b). Nhận dạng hóa đơn hợp lý: Một hóa đơn đúng với quy định của pháp luật thì phải có:
_ tin tức bắt buộc nhà cung ứng : Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ và những thông tin này phải đúng trên giấy phép kinh doanh thương mại .
_ tin tức bắt buộc người mua : Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ và những thông tin này phải đúng trên giấy phép kinh doanh thương mại .
_ Thời gian xuất hóa đơn :
Đối với hoạt động giải trí kinh doanh thương mại – dịch vụ – thiết kế xây dựng – sản xuất – gia công … thường thì thì thời hạn xuất hóa đơn là khi hoàn tất hoạt động giải trí thương mại và bên mua cũng đã thanh toán giao dịch .
Đối với hoạt động giải trí kinh doanh thương mại – dịch vụ – kiến thiết xây dựng – sản xuất – gia công … có đi kèm hợp đồng hay phụ lục hợp đồng có pháp luật về thời hạn thanh toán giao dịch thì thời hạn xuất hóa đơn là phụ thuộc vào vào hợp đồng lao lý .
_ tin tức in sẵn trên hóa đơn : Mẫu số hóa đơn, ký kiệu hóa đơn, số hóa đơn ( số nhảy liên tục theo quyển ), thông tin đơn vị chức năng in hóa đơn ( so với hóa đơn đặt in ) .
_ tin tức cụ thể trên hóa đơn : Nội dung xuất ( xuất đơn cử hay xuất kèm bảng kê ), đơn vị chức năng tính ( nếu có ), số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, số tiền viết bằng chữ .
_ Mộc dấu :
Nếu người bán hàng là nhân viên cấp dưới công ty thì ký tên ở chỗ người bán và con dấu đóng treo trên góc trái của hóa đơn .
Nếu người bán hàng là đại diện thay mặt pháp lý thì ký tên ở chỗ người bán xong đóng dấu tại đó và con dấu phải đóng lên một phần chữ ký .
_ Nhận dạng đơn cử trải qua mẫu số và ký hiệu hóa đơn :
Hóa đơn GTGT đặt in
Thông thường sẽ có 2 đến 3 liên ( liên 1 : lưu tại văn phòng, liên 2 : giao cho người mua, liên 3 : lưu nội bộ tại công ty ) .
Mẫu số:
Mẫu 2 liên : 01GTKT2 / 001 ( phần đuôi 001 nếu ở lần đặt in sau mà công ty có biến hóa thông tin thì số đuôi này sẽ nhảy lên 002, … ) .
Mẫu 3 liên : 01GTKT3 / 001 ( phần đuôi 001 nếu ở lần đặt in sau mà công ty có biến hóa thông tin thì số đuôi này sẽ nhảy lên 002, … ) .
Ký hiệu: Thường là tên viết tắc của đơn vị đi sau đó là năm phát hành hóa đơn và ký tự P cuối cùng (P này là ký tự dành cho hóa đơn đặt in).
Ví dụ: Công ty TNHH TM- DV Thiên Minh muốn đặt in hóa đơn hóa đơn GTGT theo mẫu 3 liên và năm phát hành là năm 2018. (đây là lần đặt in đầu tiên của công ty).
Mẫu hóa đơn : 01GTKT3 / 001
Ký hiệu : TM / 18P ( ký hiệu này không bắt buộc phải là tên viết tắc của công ty ) .
Hóa đơn GTGT tự in:
Thông thường cũng sẽ có 2 đến 3 liên ( liên 1 lưu tại văn phòng, liên 2 giao cho người mua, liên 3 lưu nội bộ tại công ty ) .
Mẫu số:
Mẫu 2 liên : 01GTKT2 / 001 ( phần đuôi 001 nếu ở lần in sau mà công ty có đổi khác thông tin thì số đuôi này sẽ nhảy lên 002, …. ) .
Mẫu 3 liên : 01GTKT3 / 001 ( phần đuôi 001 nếu ở lần in sau mà công ty có biến hóa thông tin thì số đuôi này sẽ nhảy lên 002, …. ) .
Ký hiệu: Thường là tên viết tắc của đơn vị đi sau đó là năm phát hành hóa đơn và ký tự T cuối cùng (T này là ký tự dành cho hóa đơn đặt in).
Ví dụ: Công ty TNHH TM- DV Thiên Minh muốn phát hành hóa đơn GTGT tự in theo mẫu 2 liên và năm phát hành là năm 2018. (đây là lần đặt in đầu tiên của công ty).
Mẫu hóa đơn : 01GTKT2 / 001
Ký hiệu : TM / 18T ( ký hiệu này không bắt buộc phải là tên viết tắc của công ty ) .
Hóa đơn GTGT điện tử:
Mẫu số: Chỉ khác hóa đơn đặt in và hóa đơn tự in là không phân biệt liên.
Ký hiệu: Thường là tên viết tắc của đơn vị đi sau đó là năm phát hành hóa đơn và ký tự E cuối cùng (E này là ký tự dành cho hóa đơn đặt in).
Ví dụ: Công ty TNHH TM- DV Thiên Minh muốn phát hành hóa đơn GTGT điện tử và năm phát hành là năm 2018. (đây là lần đặt in đầu tiên của công ty).
Mẫu hóa đơn: 01GTKT0/001
Ký hiệu : TM / 18E ( ký hiệu này không bắt buộc phải là tên viết tắc của công ty ) .
Hóa đơn bán hàng: Thông thường những đơn vị sử dụng hóa đơn bán hàng sẽ mua trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý, hóa đơn này được in sẵn theo mẫu và ký hiệu do cơ quan thuế quy định.
Mẫu số:
Hóa đơn bán hàng mua tại cơ quan thuế: 02GTKT3/001, 02GTKT2/001
Hóa đơn bán hàng điện tử: 02GTKT0/001
Ký hiệu: Do đơn cơ quan thuế quy định sẵn nhưng vẫn là P đối với cơ quan thuế in, E đối với hóa đơn điện tử.
c). Lưu ý về hóa đơn:
_ Tất cả nội dụng của hóa đơn phải in trên cùng một mặt giấy .
_ Hóa đơn không được phép xuất lùi ngày, nếu xuất sai ngày thì phải tịch thu và xuất thay thế sửa chữa so với hóa đơn đã giao cho người mua. Tốt nhất nên xuất đúng thời gian .
_ Hóa đơn xuất sai tên đơn vị chức năng, sai mã số thuế thì bắt buộc tịch thu xuất hóa đơn thay thế sửa chữa so với hóa đơn đã giao cho người mua. Sai những thông tin khác thì bên mua và bên bán thống nhất làm biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn .
_ Hóa đơn muốn kê khai khấu trừ thuế và ngân sách hài hòa và hợp lý thì hóa đơn đó phải có thông tin với cơ quan thuế và phải được cơ quan thuế đồng ý .
_ Để tra cứu thông tin phát hành hóa đơn hoàn toàn có thể truy vấn : http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn .
_ Để tra cứu thông tin người mua hay nhà cung ứng hoàn toàn có thể truy vấn : https://dichvuthongtin.dkkd.gov.vn và http://tracuunnt.gdt.gov.vn
2. Phân loại hóa đơn.
2.1. Hóa đơn giá trị gia tăng.
Tại khoản 1 điều 2 Thông tư 39/2014/TT- BTC có viết:
“Hóa đơn giá trị gia tăng (hay còn gọi là hóa đơn VAT, hóa đơn đỏ) là hóa đơn chính thức do Bộ Tài chính Việt Nam ban hành áp dụng cho các tổ chức cá nhân kê khai và tính thuế theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động kinh doanh, dịch vụ mua bán, vận tải nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài”.
2.2. Hóa đơn bán hàng.
Tại điểm b khoản 2 điều 2 Thông tư 39/2014/TT-BCT có viết:
“Hóa đơn bán hàng dùng cho các đối tượng sau đây:
Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.
Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.
2.3. Hóa đơn đặc thù ngành nghề.
Ngoài hai loại hóa đơn chính trên thì cạnh bên đó cũng có thêm một số ít loại hóa đơn khác mà dựa vào đặc trưng của ngành đó mà hóa đơn có tên gọi và hình dạng cũng như nội dung biểu lộ khác .
Tại điểm c, d khoản 2 điều 2 Thông tư 39/2014/TT- BCT có viết:
“Hóa đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…
Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.”
3. Hình thức hóa đơn.
3.1. Hóa đơn tự in: Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
3.2. Hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành.
3.3. Hóa đơn đặt in: Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.
4. Điều kiện sử dụng hóa đơn.
Để sử dụng được các loại hóa đơn thì cần những điều kiện như sau:
4.1. Đối với hóa đơn tự in.
_ Vốn điều lệ từ 15 tỷ trở lên .
_ Đối với những doanh nghiệp xây dựng sau ngày 01/06/2018 thì nếu vốn điều lệ dưới 15 tỷ vẫn hoàn toàn có thể sử dụng hóa đơn tự in, chỉ cần phát sinh mua gia tài cố định và thắt chặt, máy móc, thiết bị, nhà xưởng, phương tiện đi lại, … có trị giá trên 1 tỷ và có hóa đơn kèm theo .
4.2. Đối với hóa đơn đặt in.
_ Đã treo biển doanh nghiệp tại địa chỉ trụ sở chính.
_ Có Văn bản xác nhận quyền sử dụng địa chỉ trụ sở chính của công ty là hợp pháp (hợp đồng thuê nhà, hợp đồng mượn nhà, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ghi tên Giám đốc công ty).
_ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký mẫu dấu, dấu tròn.
_ Có bàn ghế, sổ sách và các vật dụng liên quan khác chứng minh công ty có hoạt động.
_ Có hợp đồng mua bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ chứng tỏ công ty đã hoạt động và có nhu cầu xuất hoá đơn cho khách hàng.
Sau khi kiểm tra trụ sở hợp pháp và doanh nghiệp có hoạt động tại trụ sở, Chi cục thuế sẽ ra Biên bản đã kiểm tra trụ sở hoặc Xác nhận đã kiểm tra trụ sở, cho phép doanh nghiệp được phép đặt in hóa đơn.
4.3. Đối với hóa đơn điện tử.
Theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 thì:
“Từ ngày 1/1/2019, sẽ áp dụng đối với 30% các tổ chức, doanh nghiệp còn lại. Mục tiêu là đến đầu năm 2020, sẽ có 80% các doanh nghiệp, tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế. Đồng thời, từ thời điểm này cũng bắt đầu triển khai Hóa đơn điện tử cho các hộ kinh doanh có doanh thu/năm từ 3 tỷ đồng trở lên.
Đây là lộ trình được Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính đề xuất trong đề nghị xây dựng nghị định thay thế Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa.”
_ Là tổ chức triển khai kinh tế tài chính có đủ điều kiện kèm theo và đang thực thi thanh toán giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế .
_ Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật, chữ ký số dùng để ký hóa đơn điện tử cũng có thể dùng để ký các giao dịch khác với cơ quan thuế và bảo hiểm.
_ Có mạng lưới hệ thống hạ tầng : khu vực, những đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin như máy tính, thiết bị điện tử khác, … cung ứng nhu yếu trấn áp, giải quyết và xử lý, sử dụng, dữ gìn và bảo vệ và tàng trữ hóa đơn điện tử .
Sau khi đáp ứng được những điều kiện như trên Doanh nghiệp làm thủ tục phát hành Hóa đơn điện tử gửi Tổng cục thuế và cơ quan thuế chấp nhận sẽ được sử dụng Hóa đơn điện tử.
Một số nhà phân phối hóa đơn điện tử hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm : MISA, THAISON, VIETTEL, IINVOICE, ……
