E-office là gì?
E-office là gì? E-office hay văn phòng điện tử là mô hình áp dụng công nghệ hiện đại mang đầy đủ những phần mềm có tính năng quản lý hồ sơ, công việc, thông tin, tài liệu, văn bản, báo cáo,… của công ty, nhằm hiện đại hóa các phương thức quản lý truyền thống.
Thực chất, khái niệm văn phòng điện tử là một hệ thống giúp con người thao tác các công việc văn phòng thông qua máy tính, phần mềm có kết nối Internet. Chỉ với những bước đơn giản, một hệ thống “văn phòng điện tử” đã nhanh chóng được lập trình dành cho người dùng.
Tùy vào mô hình doanh nghiệp, loại hình này có thể gồm nhiều thành phần khác nhau, bởi các công việc văn phòng rất đa dạng. Văn phòng điện tử trước khi đi vào sử dụng sẽ được lập trình và thiết kế để đáp ứng mọi tiện ích và hoạt động có hiệu quả.
Văn phòng điện tử có những loại nào?
Để phân phối những nhu yếu về phương pháp quản lý và vận hành, cách sắp xếp khoảng trống văn phòng, quy mô văn phòng điện tử được lập trình và phong cách thiết kế với phong phú những mô hình :
- Văn phòng ảo
- Văn phòng xanh
- Văn phòng đa chức năng
- Văn phòng mở
- Văn phòng trọn gói
- Văn phòng chia sẻ
>>> Có thể bạn quan tâm: Logia là gì? Phân biệt sự khác nhau giữa logia và ban công
Lợi ích của văn phòng điện tử
Lý do khiến văn phòng điện tử được áp dụng phổ biến tại không chỉ các doanh nghiệp Việt Nam mà ở nhiều nơi trên thế giới là nhờ những lợi ích phần mềm này mang lại.
Tạo môi trường làm việc hiện đại
Thay vì hàng ngày làm việc với những chồng tài liệu, sổ sách như văn phòng truyền thống cũ, văn phòng điện tử sẽ tạo ra một môi trường làm việc được “số hóa” – nơi tất cả các thông tin, tài liệu được lưu trữ và mọi công việc đều được thực hiện thông qua phương tiện điện tử.
Việc sử dụng phần mềm cũng giúp công việc được xử lý nhanh chóng và thuận tiện hơn chỉ với một vài thao tác đơn giản. Người dùng cũng có thể trao đổi, thảo luận dễ dàng hơn thông qua phần mềm mà không cần phải trực tiếp tham gia một cuộc họp hay di chuyển qua lại nhiều nơi.
Tạo nên hệ thống quản lý chặt chẽ
Bằng việc sử dụng phần mềm văn phòng điện tử, các lãnh đạo có thể quản lý nhân viên sát sao hơn đồng thời phân công công việc minh bạch, rõ ràng tại bất kỳ thời điểm, vị trí nào. Các nhân viên trong công ty cũng có thể dễ dàng quản lý, tra cứu toàn bộ tài liệu, thông tin đã được lưu trữ trong phần mềm mà không phải mất thời gian tìm kiếm, sắp xếp, bởi toàn bộ dữ liệu đều đã được đồng bộ hóa và chọn lọc để tránh bị trùng lặp.
Phần mềm văn phòng điện tử cũng có tính bảo mật cao. Do đó, vấn đề liên quan đến rò rỉ thông tin trên hệ thống hầu như là không xảy ra, giúp hạn chế những nỗi lo của người dùng.
Ngoài ra, người dùng còn có thể theo dõi tiến độ, nắm bắt kịp thời các công việc được giao, sắp xếp công việc cũng như nêu ý kiến cho từng nội dung. Nhờ đó, tiến độ làm việc sẽ được đảm bảo, thông tin đến được với người dùng nhanh chóng, góp phần nâng cao năng suất làm việc của các thành viên trong công ty.
Tiết kiệm thời gian, chi phí
Các văn phòng truyền thống lịch sử thường thì sẽ phải mất một khoản ngân sách không nhỏ để mua sách vở, văn phòng phẩm, giấy in, mực in, công cụ tàng trữ hồ sơ, tài liệu, ngân sách đi lại, luân chuyển, … Tuy nhiên với văn phòng điện tử, những việc làm, nhiệm vụ đều được xử lý nhanh gọn trên nền tảng công nghệ thông tin. Điều này giúp công ty, doanh nghiệp tiết kiệm chi phí tối đa ngân sách cũng như bớt thời hạn giải quyết và xử lý việc làm, tăng hiệu suất cao sử dụng tài nguyên chung .
Tăng năng suất lao động
Sử dụng văn phòng điện tử giúp những chỉ huy và nhân viên cấp dưới hoàn toàn có thể giải quyết và xử lý việc làm nhanh gọn, chuyên nghiệp, hiệu suất cao, đồng thời thôi thúc nhân lực tối ưu hiệu suất lao động .
Thúc đẩy doanh nghiệp thực hiện quá trình “số hóa”
Trong bối cảnh công nghệ 4.0 diễn ra sôi nổi trên mọi lĩnh vực, việc ứng dụng giải pháp hiện đại như văn phòng điện tử sẽ góp phần thúc đẩy doanh nghiệp thực hiện quá trình “số hóa” một cách toàn diện.
Sở hữu nhiều lợi ích như vậy song nhược điểm của văn phòng điện tử là khó tránh khỏi. Bởi văn phòng điện tử cho phép làm việc từ xa và bất kỳ lúc nào nên người dùng có thể sẽ bị phụ thuộc vào Internet, không có sự giao tiếp giữa người với người trong văn phòng.
So sánh văn phòng điện tử và văn phòng truyền thống
Sau khi hiểu được khái niệm văn phòng điện tử là gì, người dùng hoàn toàn có thể thuận tiện thấy được sự độc lạ so với văn phòng truyền thống cuội nguồn. Văn phòng truyền thống cuội nguồn là quy mô mang tính chiếm hữu, quản trị của doanh nghiệp. Thiết kế nội thất bên trong đơn thuần, khoảng trống thao tác được phân loại rõ ràng, toàn diện và tổng thể văn phòng ít có tính phát minh sáng tạo và ít sử dụng những thiết bị công nghệ tiên tiến .
Nội thất văn phòng
- Thiết bị: không có tính hiện đại và sáng tạo, nội thất mang kiểu dáng cũ, không có sự đa dạng và sáng tạo
- Vách ngăn: thường sử dụng cánh cửa hoặc tường xây chắc chắn, vách cao tách biệt không gian hoàn toàn
- Chất liệu: chủ yếu làm từ gỗ tự nhiên, gỗ sồi,… có chất lượng cao
- Bàn ghế: kiểu dáng hình chữ nhật thông thường, ghế 4 chân
- Thiết bị: mang tính hiện đại, thông minh như máy in, máy chấm công,…
- Vách ngăn: được hạn chế sử dụng tối đa, thường là các loại kính trong suốt giúp tạo không gian mở cho văn phòng thêm rộng rãi, thoáng đãng và đảm bảo tính thẩm mỹ
- Chất liệu: đa dạng như PVC, nhựa, gỗ, kim loại,…
- Bàn ghế: thiết kế đẹp, đa năng, linh hoạt, module nhiều chỗ ngồi, dễ tháo lắp, di chuyển, kiểu dáng tinh giản nhưng đa dạng hình khối như tròn, bầu dục,…
Văn phòng truyền thống thường mang nét cổ điển dễ thấy như bàn vuông 4 góc, tone màu lạnh trắng xám hoặc màu gỗ tự nhiên. Trong khi đó, văn phòng điện tử hiện đại mang nét năng động, trẻ trung, có sự cân đối hài hòa giữa các màu sắc, bố trí khoa học. Thiết kế thông minh của văn phòng điện tử thường dễ khơi gợi tính sáng tạo của nhân viên hơn.
Văn phòng truyền thống sử dụng máy tính cây, internet đường truyền thay vì wifi hay 4G, ít thấy các công nghệ hiện đại. Việc quản lý, lưu trữ thông tin thường bằng tài liệu, văn bản.
Văn phòng điện tử thường được lắp đặt thiết bị công nghệ hiện đại như laptop, ipad, smartphone, camera, wifi, FaceID, quét vân tay,… Các loại máy in, máy fax, photocopy đều được ứng dụng công nghệ cao và mới nhất. Thông tin cũng được lưu trữ trên phần mềm, hệ thống của công ty, giúp việc tìm kiếm và chọn lọc nhanh chóng, dễ dàng hơn.
- Văn phòng truyền thống
Vị trí từng phòng, ban, cá nhân cố định, được tách riêng biệt
Phân chia theo cấp bậc từng nhân viên: giám đốc, phó giám đốc, quản lý, nhân viên
Không gian thoáng mát, nội thất bố trí truyền thống, ít thấy sự sáng tạo
Không có nhiều không gian linh hoạt để di chuyển từ nơi này sang nơi khác
Không tối ưu được hết diện tích và ánh sáng văn phòng
- Văn phòng điện tử
Không gian thông thoáng, thân thiện, sáng tạo tạo cảm hứng làm việc cho nhân viên
Sử dụng vách ngăn bằng kính thay vì các tấm vách lớn, kiên cố
Nội thất bố trí linh hoạt, độc đáo, dễ dàng di chuyển giữa các khu vực
- Văn phòng truyền thống
Các nhân viên cấp dưới đều phải tự làm tổng thể những thủ tục, hồ sơ, phải đi qua nhiều phòng ban những cấp khi có việc làm cần giải quyết và xử lý, kiểm duyệt .
- Văn phòng điện tử
Đa dạng những loại máy móc, thiết bị tân tiến, tàng trữ sẵn tài liệu, thông tin, có sự liên kết giữa những nhân viên cấp dưới, phòng ban, giúp tiết kiệm chi phí ngân sách cũng như thời hạn. Tránh được tối đa những thủ tục không thiết yếu .
>>> Có thể bạn quan tâm: Sổ đỏ là gì? Điểm khác nhau cơ bản giữa sổ đỏ và sổ hồng?
Làm thế nào để xây dựng một văn phòng điện tử?
Tùy theo quy mô từng doanh nghiệp, văn phòng điện tử sẽ được xây dựng, thiết kế theo những cách khác nhau. Các hoạt động của văn phòng thường khá đa dạng như các vấn đề liên quan tới nhân sự, văn bản, quản lý công việc, cho tới các nghiệp vụ khác. Những hoạt động này đều được lập trình thành các module (phân hệ chức năng), giúp người dùng văn phòng điện tử một cách hiệu quả và thông minh nhất.
Hiện nay có rất nhiều ứng dụng cho phép các thao tác văn phòng được điện tử hóa. Tại Việt Nam cũng có một số đơn vị tạo ra các ứng dụng nghiệp vụ văn phòng điện tử. Chỉ với một vài thao tác đơn giản, doanh nghiệp đã có thể xây dựng một văn phòng điện tử theo ý muốn.
Phần mềm văn phòng điện tử có đắt không?
Các công ty tăng trưởng ứng dụng chuyên nghiệp đều có dịch vụ cung ứng ứng dụng điện tử văn phòng. Người dùng sẽ không phải lắp ráp bất kỳ thiết bị máy móc gì, chỉ cần trả phí để duy trì quyền sử dụng ngay trên chính chiếc smartphone hoặc máy tính sử dụng hàng ngày. Mọi thông tin, tài liệu mà người dùng cần đều được quy chuẩn hóa trong một hệ thống .Với những cá thể muốn dùng thử, ứng dụng văn phòng điện tử có rất nhiều những phiên bản dùng thử không lấy phí. Các doanh nghiệp sẽ tùy vào quy mô mà đơn vị chức năng phải chi trả. Tuy mất phí tuy nhiên những quyền lợi mà ứng dụng này mang lại đều xứng danh, từ việc nâng cao hiệu suất, hiệu suất cao việc làm cho tới cắt giảm tối đa ngân sách cho doanh nghiệp .
Trong thời đại công nghệ phát triển vượt bậc như hiện nay, văn phòng điện tử xuất hiện như một công cụ tất yếu phục vụ cho con người, giúp quá trình làm việc được tối ưu và hiệu quả hơn. Hy vọng những thông tin trên đây đã giúp Quý khách hàng giải đáp thắc mắc về phần mềm văn phòng điện tử là gì và lợi ích của văn phòng điện tử.
- Website: https://vvc.vn/
- Fanpage: https://facebook.com/vinhomes.vn
- Email: [email protected]
- Hotline: 1900 2323 89
