Tôi làm một số thủ tục hành chính có sử dụng bản sao có chứng thực nhưng bị từ chối với lý do bản sao thực hiện đã quá 6 tháng. Xin hỏi, việc này có đúng hay không.. Có căn cứ quy định gì theo pháp luật không? Cám ơn vì đã tư vấn!
Chứng thực bản sao từ bản chính là gì?
Theo khoản 1 Điều 2 Nghị định 23/2015 / NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, xác nhận bản sao từ bản chính, xác nhận chữ ký và xác nhận hợp đồng, thanh toán giao dịch thì xác nhận bản sao từ bản chính được định nghĩa như sau :
2. “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
Bản sao giấy tờ chứng thực có giá trị sử dụng trong thời gian bao lâu theo quy định của pháp luật hiện hành?
Giá trị của văn bản chứng thực, văn bản công chứng được quy định như thế nào?
Theo Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định như sau:
“Điều 3. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực
1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
3. Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
4. Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.”
Từ đó, chúng tôi cho rằng bản sao, chứng thực không bị giới hạn về khoảng thời gian có hiệu lực. Văn bản có giá trị vô thời hạn. Chẳng hạn, bản sao được công chứng, chứng thực từ giấy phép lái xe, bảng điểm, bằng cử nhân… sẽ có giá trị vô hạn, trừ trường hợp bản chính đã bị thu hồi, hủy bỏ. Bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có xác định thời hạn như Giấy chứng minh nhân dân, Phiếu lý lịch tư pháp, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân… thì chỉ có giá trị sử dụng trong thời hạn bản gốc còn hạn sử dụng. Với những tài liệu thường có sự biến động, thay đổi trong quá trình sử dụng như giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép đầu tư, sổ hộ khẩu…, cán bộ thụ lý có quyền yêu cầu đương sự xuất trình bản chính (bản gốc) để đối chiếu chứ không có quyền yêu cầu đương sự nộp bản sao mới.
Giá trị của văn bản chứng thực, văn bản công chứng không đúng quy định được đề cập ra sao?
Giá trị của văn bản xác nhận, văn bản công chứng không đúng lao lý được đề cập tại Điều 7 Thông tư 01/2020 / TT-BTP, đơn cử :
“Điều 7. Giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản đã được chứng thực không đúng quy định pháp luật
1. Các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư này thì không có giá trị pháp lý.
2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này đối với giấy tờ, văn bản do Phòng Tư pháp chứng thực. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực.
Sau khi ban hành quyết định hủy bỏ giấy tờ, văn bản chứng thực, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp lý lên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
3. Người đứng đầu Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực và đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp lý lên Trang thông tin điện tử của cơ quan mình.
4. Việc ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý và đăng tải thông tin thực hiện ngay sau khi phát hiện giấy tờ, văn bản đó được chứng thực không đúng quy định pháp luật.”
