Hôm nay xin được san sẻ đến những bạn một chiêu thức làm tăng hiệu suất cao quản trị EHS trải qua việc tạo ra một checklist bằng điện tử ( Digital Checklist ) để trấn áp tổng thể những gì bạn muốn trấn áp ví dụ : máy móc, thiết bị, dụng cụ, bình chữa cháy, tủ hóa chất, xe cẩu, xe nâng, xe đào … everything những gì bạn muốn trấn áp tại nơi thao tác .
Bạn đã khi nào phải ngồi lập những checklist cho những thiết bị nêu trên chưa ? phải ngồi in ra từng checklist, đi đến từng máy dán checklist vào máy đến tần suất định kỳ phải đi đến chổ đó để kiểm tra stick on lên phiếu checklist rồi nhét trở lại và rồi ghi chép vào sổ theo dõi những phát hiện hư hỏng. Có thể sau đó tổng hợp thông tin vào một file tài liệu tổng hợp để theo dõi khắc phục. Đối với người khác tôi không biết chứ so với tôi việc làm đó rất nhàm chán .
Đã có nhiều giải pháp liên quan đến Digital checklist trên internet nhưng đa số là phải trả phí cho phần mềm bản quyền hoặc trang web. Trong quá trình tìm tòi vì lười làm thủ công & muốn miễn phí nên tôi đã tự tìm ra một giải pháp Digital checklist thông qua sự kết hợp của QR code, Google Form, Google Sheet & Google Data Studio.
Người triển khai kiểm tra chỉ cần Quét Mã QR code bằng điện thoại cảm ứng là thao tác được, người quản trị / auditor chỉ cần Quét Mã QR bằng điện thoại thông minh là hoàn toàn có thể vừa kiểm tra và lọc thông tin theo ý muốn một cách realtime .
Giải pháp này sẽ có những ưu điểm gì?
- Giảm thời gian tổng hợp thông tin từ tất cả các phiếu checklist.
- Dữ liệu luôn được cập nhật realtime.
- Giảm được việc lưu trữ giấy tờ, hồ sơ bằng giấy từ đó tiết kiệm rất nhiều giấy kể từ ngày áp dụng.
- Có thể kiểm tra được tình trạng dữ liệu ở bất kỳ đâu, bất kỳ loại thiết bị nào một cách realtime (thời gian thực).
- Vì lưu trữ bằng điện tử nên có thể tránh được thất lạc, thống kê thiếu sót thông tin.
- Cách làm việc phù hợp với những bạn thế hệ Gen Y, Gen Z. (Thao tác trên điện thoại, tablet, Ipad,… Gen Y, Gen Z là gì các bạn đọc ở link này nhé)
- Cách làm việc rất chuyên nghiệp nếu nhà máy có nhiều auditor của bên thứ 3, khách hàng, tập đoàn.
- Chắc sếp cũng thích cách làm hiện đại này.
- Từ những cái trên tôi tự suy ra sẽ tăng năng suất quản lý EHS. =))
- …. muốn viết nhiều mà chỉ viết được nhiêu đây thôi hic (T.T)
Giải pháp này có những nhược điểm gì?
- Không hiển thị kết quả kiểm tra bằng giấy như truyền thống nên muốn xem kết quả kiểm tra checklist phải dùng điện thoại/thiết bị có tính năng quét mã QR code.
- Bảo quản, duy trì các tem QR code nếu bị mất thì tèo luôn, khỏi kiểm tra luôn.
- Thiết bị phải có kết nối 4G/3G/Wifi mới check được.
- Tốn thời gian để tìm hiểu các chứng năng của Google Form, Google Sheet, Google Data Studio.
Nãy giờ nói hơi dài mà chưa vô trình độ, giải pháp của mình sẽ nói ngay sau đây :
Theo như giải pháp này thì công ty những bạn phải có thông tin tài khoản của Google G-suite / thông tin tài khoản của Google, so với những Doanh Nghiệp chỉ có thông tin tài khoản của Microsoft Office thì mình sẽ share 1 flow khác nhé .
Bước 1: Cũng giống như cách làm kiểm tra bằng giấy thì trước khi tạo 1 checklist các bạn cần xác định:
- Đối tượng kiểm tra
- Nội dung kiểm tra
- Tiêu chí kiểm tra
Ví dụ :
- Đối tượng kiểm tra: Bình chữa cháy
- Nội dung kiểm tra: Các mục cần kiểm như vòi, chốt niêm phong, cân nặng, thời hạn kiểm định
- Tiêu chí kiểm tra: Đạt & không đạt
Bước 2: Theo flow Digital Checklist này thì các bạn cần tạo Google Form có tiêu đề & nội dung liên quan đến đối tượng kiểm tra (có thể chèn hình ảnh vào Google Form). Bạn có thể ”Search Google” xem thêm về các hướng dẫn các tạo google cho chuyên nghiệp nhé.
Ví dụ :
Bước 3: Xuất file Google Sheet từ Google Form.
Bước 4: Nhập dữ liệu từ Google Sheet sang Google Data Studio.
Bước 5: Tạo checklist hiển thị từ nội dung kiểm tra trong Google Data Studio.
Ví dụ ở mục Mã số bình và Khung thời hạn kiểm tra bạn hoàn toàn có thể lọc tùy ý bạn muốn kiểm tra loại tên Mã bình gì ? và trong khung thời hạn 1 tháng, 1 quý, 1 năm, 1 tuần hoặc bất kỳ dữ liệu điều hoàn toàn có thể lọc ra nhanh gọn và realtime .
Bước 6: Tạo QR code cho file Google Form (Thực hiện kiểm tra checklist), QR code cho file Google Data Studio (Hiển thị kết quả kiểm tra từ file Google Form).
Bước 7: In các QR Code dán lên từng thiết bị, mỗi thiết bị dán 2 QR code: 1 cái để thực hiện kiểm tra checklist, 1 cái để xem kết quả.
Bước 8: Training cho những bộ phận, nhân viên có liên quan về cách làm rất đơn giản chỉ cần dùng điện thoại (đã đăng nhập tài khoản Google) quét QR code là thực hiện kiểm tra thôi, Quét QR code là coi được kết quả kiểm tra có thể lọc thông tin tùy vào ý muốn người soạn ra nội dung checklist.
Sau khi làm những bước trên bạn hoàn toàn có thể tự tin sửa chữa thay thế trọn vẹn việc triển khai kiểm tra checklist theo truyền thống cuội nguồn .
Việc tài liệu được tự động hóa update vào file Google Sheet rất có ích và tiện trong việc giải quyết và xử lý tài liệu tracking sau có tác dụng kiểm tra sau này .
Trong bài viết này tôi chỉ hướng dẫn cách làm Digital checklist cho những DN giống công ty tôi là dùng tài khoản Google thôi, còn DN các bạn nếu dùng tài khoản Microsoft thì các bạn tự nghiên cứu cách làm theo flow tôi attached dưới đây nhé. (Google Form = Microsoft Form, Google Sheet = Excel online, Google Data Studio = Power BI)
Nếu những bạn có giải pháp nào tốt hơn hãy san sẻ qua comment nhé .
Hẹn gặp những bạn ở những bài viết khác .
Thanks ,
Link Hướng dẫn :
- Google Form: https://support.google.com/a/users/answer/9282666?hl=en
- Google Sheet: https://support.google.com/a/users/answer/9282959?hl=en
- Google Data Studio: https://www.youtube.com/watch?v=zieh2hr1toQ
- Tạo QR code: https://www.the-qrcode-generator.com/
Advertisement
Share this:
Thích bài này:
Thích
Đang tải …
