Hóa đơn theo hợp đồng là gì ? Cách viết hóa đơn theo hợp đồng sao cho nhanh gọn, đúng mực ? Khi viết hóa đơn hợp đồng cần chú ý quan tâm những gì ? Tất cả sẽ có trong bài viết dưới đây .
Hóa đơn theo hợp đồng là gì ?
1. Hóa đơn theo hợp đồng là gì?
Để có thể nắm được cách viết hóa đơn theo hợp đồng đảm bảo tính đúng đắn, hợp pháp, trước tiên bạn nên hiểu bản chất hóa đơn hợp đồng là gì.
Thực tế, hóa đơn hợp đồng chính là một tên gọi khác của hóa đơn đỏ hay hóa đơn giá trị gia tăng. Hóa đơn hợp đồng được lập nên nhằm mục đích ghi nhận lại các thông tin về việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo đúng quy định pháp luật.
Tuy nhiên, không giống với những loại hóa đơn khác, hóa đơn hợp đồng (hay còn gọi là hóa đơn GTGT) chỉ áp dụng với các đơn vị kinh doanh, tổ chức, cá nhân thực hiện kê khai và tính thuế theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động như: Hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nội địa; hoạt động vận tải quốc tế; hoạt động xuất vào khu phi thuế quan; hoạt động xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài,…
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử.
2. Những điều cần lưu ý trước khi viết hóa đơn theo hợp đồng
Khi viết và xuất hóa đơn theo hợp đồng mua bán thì người viết cần phải lưu ý 02 điểm chính đó là tuân thủ đúng thời điểm lập hóa đơn và nguyên tắc lập hóa đơn.
2.1. Thời điểm lập hóa đơn
Quy định thời điện lập hóa đơn theo hợp đồng .
Căn cứ vào Điều 7, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn nói chung, hóa đơn GTGT hợp đồng nói riêng, cần phải tuân thủ quy định thời điểm lập hóa đơn như sau:
– Với trường hợp bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn GTGT sẽ là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa cho bên mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
– Với trường hợp cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn GTGT là thời điểm hoàn tất việc cung cấp dịch vụ, đã lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
Lưu ý rằng, những trường hợp phải giao hàng nhiều lần hay bàn giao từng hạng mục, công đoạn của dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hay bàn giao đều phải lập hóa đơn riêng.
>> Tham khảo: Xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử đúng quy định.
2.2. Nguyên tắc lập hóa đơn
Để có thể viết chuẩn xác hóa đơn GTGT thì người viết cũng cần tuân thủ đúng nguyên tắc khi lập hóa đơn như sau:
– Người lập hóa đơn phải là người bán.
– Nội dung hóa đơn GTGT theo hợp đồng cần phải đáp ứng đầy đủ tiêu thức theo quy định pháp luật. Đồng thời, hóa đơn GTGT phải phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đối với hóa đơn hợp đồng bản giấy phải đảm bảo không tẩy xóa, sửa chữa, đồng nhất 01 loại mực không phai, tuyệt đối không dùng mực đỏ.
– Hóa đơn hợp đồng phải được lập theo đúng số thứ tự, xuyên suốt từ nhỏ đến lớn.
3. Cách viết hóa đơn theo hợp đồng đúng nhất hiện nay
Hóa đơn theo hợp đồng thực chất chính là hóa đơn đỏ, hay còn có cách gọi khác là hóa đơn GTGT. Do đó, khi viết hóa đơn theo hợp đồng, người viết hóa đơn sẽ sử dụng hóa đơn đỏ và cách viết hóa đơn theo hợp đồng chuẩn xác sẽ phải hoàn tất đầy đủ các tiêu thức theo quy định trên loại hóa đơn đỏ này.
Hóa đơn theo hợp đồng thực ra chính là hóa đơn đỏ, hay còn có cách gọi khác là hóa đơn GTGT. Do đó, khi viết hóa đơn theo hợp đồng, người viết hóa đơn sẽ sử dụng hóa đơn đỏ và cách viết hóa đơn theo hợp đồng chuẩn xác sẽ phải hoàn tất không thiếu các tiêu thức theo pháp luật trên loại hóa đơn đỏ này .
Cách viết hóa đơn theo hợp đồng chi tiết.
Chi tiết cách viết và xuất hóa đơn điện tử theo hợp đồng chuẩn xác, bạn làm theo hướng dẫn sau :
3.1. Tiêu thức ngày/tháng/năm trên hóa đơn theo hợp đồng
Để bảo vệ tính đúng mực, hợp pháp, tiêu thức ngày / tháng / năm trên hóa đơn theo hợp đồng phải tuân thủ đúng pháp luật thời gian lập hóa đơn theo lao lý của Bộ Tài chính .
3.2. Thông tin bên bán trên hóa theo hợp đồng
Vì thông tin bên bán đã được bộc lộ sẵn trên hóa đơn rồi do đó người viết không phải điền vào tiêu thức này .
3.3. Thông tin bên mua hàng hóa, dịch vụ
Đối với thông tin người mua hàng, người viết hóa đơn cần điền đầy đủ thông tin vào các tiêu thức sau:
– Họ tên người mua hàng: Phải là họ tên của người trực tiếp đến mua và thực hiện giao dịch này.
– Tên đơn vị: Là tên công ty của bên mua. Tên này phải trùng khớp với tên trên giấy phép đăng ký kinh doanh của bên mua.
– Địa chỉ: Là địa chỉ của công ty bên mua. Địa chỉ này cũng phải trùng khớp với thông tin trên giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
– Mã số thuế.
– Hình thức thanh toán: Người viết hóa đơn dùng ký hiệu TM, CK hoặc TM/CK tùy trường hợp. Trong đó:
- TM: Là hình thức thanh toán bằng tiền mặt
- CK: Là hình thức thanh toán bằng chuyển khoản
- TM/CM: Là hình thức thanh toán chưa xác định
Lưu ý rằng: những trường hợp hóa đơn có giá trị trên 20.000.00 đồng thì bắt buộc bên mua phải lựa chọn hình thức thanh toán CK thì mới được áp dụng khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.
3.4. Bảng kê chi tiết hàng hóa, dịch vụ bán ra
Tại phần bảng kê chi tiết, người viết hóa đơn phải hoàn tất thông tin vào các cột sau: Số thứ tự; Tên hàng hóa, dịch vụ; Đơn vị tính; Số lượng; Đơn giá; và Thành tiền.
Đồng thời, khi viết bảng kê chi tiết, người viết hóa đơn cần lưu ý như sau:
– Nếu hàng hóa, dịch vụ được quy định mã thì bắt buộc phải ghi cả mã số vào.
– Các hàng hóa, dịch vụ cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì người viết cần phải ghi các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng dùng khi đăng lý pháp luật vào hóa đơn theo hợp đồng.
– Trường hợp là hóa đơn điều chỉnh thì phải ghi rõ điều chỉnh sai sót gì, tăng hay giảm, ký hiệu, ngày/tháng/năm.
Sau khi đã hoàn tất, nếu bảng kê vẫn còn thừa dòng thì gạch chéo toàn bộ phần còn trống đó, bắt đầu từ trái qua phải.
>> Tham khảo: Mẫu bảng kê mua hàng hóa dịch vụ.
3.5. Phần tổng cộng
Để đảm bảo tính chính xác cho tính đơn theo hợp đồng, người viết cần phải hết sức lưu ý, đảm bảo tính chuẩn xác cho phần tổng cộng tại các tiêu thức:
– Cộng tiền hàng.
– Thuế suất GTGT.
– Tổng cộng tiền thanh toán: Là tổng cộng của hai tiêu thức “Cộng tiền hàng” và “thuế suất GTGT”.
– Số tiền viết bằng chữ: Viết lại số liệu tại dòng “Tổng cộng tiền thanh toán” bằng chữ.
3.6. Ký tên trên hóa theo hợp đồng
Việc ký tên tại hóa đơn theo hợp đồng là bắt buộc. Do đó, cả hai bên bán và mua sẽ phải hoàn tất các tiêu thức sau:
– Người mua hàng: Ai trực tiếp thực hiện giao dịch thì người đó sẽ ký. Nếu trường hợp khách hàng không tới mua trực tiếp thì bên bán phải ghi rõ bán hàng qua điện thoại, qua mạng hay qua fax.
– Người bán hàng: Người lập hóa đơn đỏ sẽ là người trực tiếp ký.
– Thủ trưởng đơn vị: Giám đốc của đơn vị phải trực tiếp ký sống, đóng dấu, ghi đầy đủ họ tên. Trường hợp ủy quyền cho người khác ký thì cũng phải thực hiện đầy đủ yêu cầu trên.
Như vậy, bài viết này đã hướng dẫn bạn và doanh nghiệp cách viết hóa đơn theo hợp đồng đúng nhất hiện nay.
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Website: Einvoice.vn
