13/01/2021 Blog
7 bước cơ bản để tổ chức sự kiện từ thiện thành công và ý nghĩa cho doanh nghiệp
Ngày nay, ngoài các hoạt động kinh doanh, việc thực hiện trách nhiệm xã hội của các doanh nghiệp cũng ngày càng được quan tâm và chú trọng. Khách hàng không chỉ muốn được quảng bá về sản phẩm, mà còn muốn thấy được các giá trị mà doanh nghiệp đóng góp cho xã hội. Vì vậy các sự kiện như gây quỹ, từ thiện,… được tổ chức ngày càng nhiều. Thời gian chuyển giao sang năm mới Âm lịch chính là “thời điểm vàng” cho các sự kiện này. Lúc này các giá trị văn hóa truyền thống được nhấn mạnh, hoạt động thiện nguyện được đánh giá cao. Nhưng làm thế nào để doanh nghiệp có thể tổ chức sự kiện từ thiện thành công và ý nghĩa? Kỷ Nguyên xin tổng hợp một quy trình đơn giản mà doanh nghiệp có thể tham khảo như sau:
Bước 1: Xác định mục đích, mục tiêu của sự kiện
Hiện nay có không ít các sự kiện từ thiện được tổ chức hàng năm vì rất nhiều mục tiêu khác nhau : trợ giúp người nghèo, người già neo đơn, gây quỹ cho các vùng bị thiên tai tàn phá, … Sự kiện từ thiện của doanh nghiệp phải bộc lộ được mục tiêu, tiềm năng và đối tượng người dùng rõ ràng. Lý do tổ chức sự kiện từ thiện là gì ? Đối tượng được giúp sức là ai ? Sự kiện được tổ chức nhằm mục đích nâng cao ý thức hay gây quỹ ? Đối tượng tham gia là ai ? Làm rõ những câu hỏi này thì sự kiện mới nhận được niềm tin, sự góp phần và tham gia của mọi người. Kế hoạch sự kiện cũng phải được thiết kế xây dựng sát theo mục tiêu, tiềm năng này .
Bước 2: Xác định ngân sách dự trù
Với sự kiện từ thiện, ngân sách chủ yếu dựa vào nguồn tài trợ, gây quỹ và việc bán vé. Vì vậy, doanh nghiệp phải có kế hoạch chi tiết, cẩn thận về ngân sách và tổ chức thực hiện các hoạt động theo sát ngân sách đề ra. Nếu sự kiện bao gồm hoạt động gây quỹ thì mục tiêu gây quỹ phải hợp lý so với tổng chi phí tổ chức. Doanh nghiệp luôn phải chuẩn bị một phần ngân sách cho các rủi ro và chi phí phát sinh.
Bước 3: Chọn chủ đề cho sự kiện
Các sự kiện từ thiện thường được tổ chức một cách trang nghiêm, sang chảnh và thực tiễn. Thế nhưng đây không phải là một tiêu chuẩn bắt buộc. Tùy vào mục tiêu và đối tượng người tiêu dùng, sự kiện từ thiện hoàn toàn có thể mang sắc tố vui mừng, kỳ vọng, hoặc lôi kéo sự đồng cảm, lòng trắc ẩn của những người tham gia. Việc lựa chọn và biểu lộ chủ đề trong sự kiện phải được chuẩn bị sẵn sàng kỹ để tạo ra được bầu không khí hài hòa và hợp lý và không gây phản cảm cho người xem. Doanh nghiệp cần có sự hiểu biết rõ ràng với cả đối tượng người dùng của hoạt động giải trí từ thiện và đối tượng người dùng tham gia vào sự kiện từ thiện để hoàn toàn có thể xác lập chủ đề hài hòa và hợp lý .
Bước 4: Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Địa điểm thường là phần chiếm tỷ trọng nhiều nhất trong ngân sách của một sự kiện. Vì vậy, việc lựa chọn khu vực cho sự kiện từ thiện phải được dựa trên cơ sở là ngân sách đã đề ra. Ngoài ra, khu vực phải cung ứng đủ khoảng trống cho các hoạt động giải trí diễn ra trong sự kiện .
Với những sự kiện mang đặc thù hội đồng như từ thiện, khu vực tổ chức lý tưởng là những khu vực mang tính văn hóa truyền thống – chính trị cao để sự kiện đạt được hiệu quả tốt hơn. Một vài khu vực nổi tiếng hoàn toàn có thể kể đến là hồ Hoàn Kiếm, phố đi bộ Nguyễn Huệ, … Các doanh nghiệp cần quan tâm xin giấy phép tổ chức sự kiện khoảng chừng 1 tháng trước ngày diễn ra sự kiện để hoàn toàn có thể bảo vệ sự kiện diễn ra suôn sẻ .
Bước 5: Xây dựng đội ngũ nhân sự cho sự kiện
Với sự kiện quy mô nhỏ, doanh nghiệp hoàn toàn có thể hoạt động nhân viên cấp dưới làm nhân lực cho sự kiện. Nếu sự kiện từ thiện có quy mô lớn, phải chú ý quan tâm kiến thiết xây dựng đội ngũ nhân sự vừa đủ gồm có cả đội phục vụ hầu cần, đội tiếp tân, đội bưng bê, … Nguồn nhân lực phải được đào tạo và giảng dạy chuyên nghiệp và bài bản về cách hành xử sao cho tương thích với sự kiện .
Bước 6: Truyền thông cho sự kiện
Truyền thông là bước vô cùng quan trọng cho sự kiện từ thiện, đặc biệt quan trọng là sự kiện gây quỹ .
Ý tưởng tổ chức sự kiện phải được biểu lộ rõ ràng bằng văn bản để lập hồ sơ chương trình ( đặc biệt quan trọng là hồ sơ mời hỗ trợ vốn và bảo trợ thông tin ), viết thư mời hỗ trợ vốn, lập list các khuôn khổ cần quyên góp, … Doanh nghiệp hoàn toàn có thể liên hệ trực tiếp các nguồn hỗ trợ vốn hoặc gửi email, viết thư mời hỗ trợ vốn. Thường sẽ có các tổ chức hoặc hội đồng tương hỗ cho mỗi mục tiêu từ thiện. Đây là một nguồn hỗ trợ vốn / đối tác chiến lược mà doanh nghiệp hoàn toàn có thể xem xét lựa chọn cho sự kiện .
Mạng xã hội là phương tiện truyền thông hiệu quả, tiết kiệm chi phí cho các sự kiện từ thiện. Doanh nghiệp nên bắt đầu hoạt động quảng bá trên mạng xã hội từ vài tuần trước ngày tổ chức sự kiện bằng việc lập các hashtag (“#”) và tổ chức các hoạt động nhỏ khuyến khích cộng đồng mạng chia sẻ thông tin về sự kiện. Doanh nghiệp có thể thông báo trên các trang mạng xã hội của mình về chi tiết các hoạt động, nêu ra dẫn chứng thực tế về sự cần thiết của sự kiện từ thiện, hay kể các câu chuyện dẫn dắt cảm xúc, sự đồng cảm của người xem. Ngoài ra sự kiện cũng có thể được quảng bá qua banner, poster, tờ rơi,… ở các địa điểm thu hút được các đối tượng tham gia theo mục đích trong kế hoạch.
Bước 7: Truyền thông sau sự kiện
Việc truyền thông online sau sự kiện cũng là hoạt động giải trí quan trọng không kém. Doanh nghiệp nên lê dài các hoạt động giải trí tiếp thị quảng cáo trên mạng xã hội vài ngày sau khi sự kiện đã kết thúc. Trong lúc này, doanh nghiệp nên gửi thư cảm ơn và báo cáo giải trình hiệu quả cho các nhà hỗ trợ vốn, đăng tải các hình ảnh, video bộc lộ các ảnh hưởng tác động tích cực mà sự kiện từ thiện đã tạo ra trong trong thực tiễn. Qua các hoạt động giải trí này, hội đồng hoàn toàn có thể hiểu thêm về ý nghĩa của sự góp phần của chính họ, và bộc lộ giá trị tốt đẹp mà doanh nghiệp đem lại cho hội đồng .
Tổ chức một sự kiện từ thiện thành công sẽ giúp doanh nghiệp tạo được tối đa các tác động tích cực, để doanh nghiệp đóng góp được càng nhiều cho xã hội. Các hoạt động từ thiện cũng nâng cao giá trị, uy tín thương hiệu và tạo được thiện cảm trong mắt công chúng. Tuy nhiên, việc tổ chức một sự kiện từ thiện cần sự tỉ mỉ, hiểu biết và các kỹ năng chuyên môn đối với đơn vị tổ chức. Vì vậy cách an toàn nhất cho doanh nghiệp là hợp tác với một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như Kỷ Nguyên Group.
Kỷ Nguyên đang là một trong những công ty tổ chức sự kiện số 1 và đã có nhiều kinh nghiệm tay nghề hợp tác với các tập đoàn lớn lớn. Kỷ Nguyên cũng là đơn vị chức năng uy tín nhất trong tổ chức thực thi, lôi kéo hỗ trợ vốn các sự kiện cộng đồng quy mô lớn đặc biệt quan trọng tương quan đến thể thao, giáo dục, thương mại. Các sự kiện của Kỷ Nguyên luôn được tổ chức tại những điểm mang tính văn hóa truyền thống, chính trị nhất. Với đội ngũ nhân viên cấp dưới chuyên nghiệp, nhiệt tình, Kỷ Nguyên bảo vệ cung ứng các dịch vụ tốt nhất, với sự hài lòng của người mua là tiêu chuẩn được đặt lên số 1. Liên hệ với Kỷ Nguyên ngay để nhận được sự tư vấn nhanh gọn, tỉ mỉ và tận tâm !
KỶ NGUYÊN GROUP
đường dây nóng : 090 329 86 88 .
E-Mail : [email protected].
Website : https://vvc.vn .
>>> Xem thêm:
Thương Mại Dịch Vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp số 1 Nước Ta
Top 7 khu vực tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp tại TP.HN
Quy trình tổ chức sự kiện khai xuân cho doanh nghiệp
Tags
Chia sẻ
