Để hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả thì việc quản lý cũng cần được quản lý chặt chẽ để giảm thất thoát doanh thu. Và điều quan trọng nhất trong việc quản lý đó là cần năm bắt được các số liệu, giao dịch diễn ra để từ đó có các bước điều chỉnh hoạt động kinh doanh cho phù hợp. Dù là đối với một cửa hàng buôn bán trà đá ven đường cho đến những chuỗi cửa hàng lớn, việc ghi chép luôn luôn cần thiết.
Trong bài viết dưới đây, Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet sẽ đưa ra những cách quản lý cửa hàng hiệu quả nhất mà bạn hoàn toàn có thể áp dụng.
1. Quản lý bằng sổ sách – phương pháp truyền thống
Quản lý bằng sổ sách là một giải pháp đã có từ rất lâu, từ thời phong kiến tất cả chúng ta đã hoàn toàn có thể thấy việc kinh doanh thương mại, thông thương đã được quản trị bằng cách ghi chép lại. Và triết lý về cách ghi chép thống kê giám sát trên giấy cũng chính là điểm cốt lõi của các mạng lưới hệ thống ghi chép bằng excel hay ứng dụng lúc bấy giờ .Tuy nhiên, để quản trị bằng sổ sách một cách hiệu suất cao thì có nhiều điểm mà bạn cần chăm sóc để trong quy trình quản trị giảm thiểu sai sót và thất thoát .
1.1 Ưu, nhược điểm
Ưu điểm
– Không tốn nhiều ngân sách quản trị, bạn chỉ cần một quyển sổ một chiếc bút, thước là hoàn toàn có thể bắt tay ngay và việc quản trị việc kinh doanh thương mại của mình .- Tương đối tiện nghi và linh động khi sử dụng, hoàn toàn có thể thêm bớt nội dung theo nhu yếu cá thể .
– Giúp người ghi chép nắm chắc về các số lượng được ghi trong sổ
Nhược điểm :
– Khó khăn trong việc tra cứu lại thông tin trong sổ
– Việc lưu trữ bị hạn chế, và ngắt quãng trong trường hợp thay sổ
– Lượng thông tin được lưu trữ trong sổ sách khá hạn chế so với nhu cầu sử dụng ngày nay.
– Tính bảo mật thông tin kém và dễ bị mất thông tin trong trường hợp mất sổ .
– Mất nhiều công sức trong việc ghi chép và ghi nhớ số liệu.
– Quản lý, lập báo cáo mất nhiều thời gian, và khó theo dõi các thông tin để đưa ra các đánh giá cho tình hình kinh doanh hiện tại.
– Không linh hoạt, đồng bộ trong việc quản lý.
1.2 Những điều cần chuẩn bị
Đối với việc quản lý sổ sách thì “hành trang” cần cho bạn rất đơn giản chỉ cần giấy và bút là bạn có thể bắt đầu cho việc ghi chép của mình.
Tuy nhiên, bạn còn cần sẵn sàng chuẩn bị thêm kiến thức và kỹ năng để tạo lập những thông tin thiết yếu để quản trị như :
– Nguyên vật liệu (đối với lĩnh vực nhà hàng, quán ăn,…); hàng hóa, tồn kho có chứa các thông tin về: tên loại hàng hóa/ nguyên liệu, số lượng, lịch sử nhập, xuất hàng
– Doanh thu theo ngày/ tháng/ năm
– Giao dịch bán hàng theo ngày
– Công nợ
– Một số khoản thu/ chi khác
1.3 Ghi chép bằng sổ sách thích hợp với những đối tượng nào?
Có thể thấy việc ghi chép bằng sổ sách khá hạn chế nên nó sẽ hữu dụng với những đối tượng người tiêu dùng như : hộ kinh doanh thương mại mái ấm gia đình, những quán nước, quán ăn siêu nhỏ và chỉ cần ghi chép về tổng hợp không quản trị đến từng thanh toán giao dịch, … Những thông tin mật không hề tàng trữ bằng các thiết bị điện tử .
2. Sử dụng excel – luôn miễn phí
Excel là một trong những công cụ miễn phí nhưng rất hữu dụng trong việc quản lý cửa hàng. Với hệ thống ô, cột công thức, được thể hiện thông minh. Ứng dụng Excel hiện nay đã có thể đáp ứng được rất nhiều nhu cầu quản lý của các chủ cửa hàng.
Ngay cả giao diện cũng dễ theo dõi chỉ cần làm quen một thời hạn là hoàn toàn có thể chớp lấy được mạng lưới hệ thống bảng biểu. Với việc Open của Google Spreadsheet và Excel Online, việc quản trị trên nhiều thiết bị đồng thời cũng được xử lý .
2.1 Ưu, nhược điểm
Ưu điểm :
– Dễ dàng tạo mới, thêm mới các file quản lý tùy theo nhu cầu sử dụng do excel không phụ thuộc vào nhà phát triển nào.
– Không cần bỏ ra chi phí sử dụng.
– Hệ thống công thức, cách khai báo dữ liệu đầy đủ, phục vụ được gân fn hư toàn bộ các nhu cầu quản lý cửa hàng hiện nay.
Tạo lập các bảng thống kê, báo cáo giải trình, nghiên cứu và phân tích từ các số liệu đã có mà không tốn thời hạn
Nhược điểm :
– So với quản trị bằng sổ sách thường thì thì bạn cần góp vốn đầu tư 1 số ít thiết bị như máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn. Tuy nhiên, nếu so với mức độ phổ cập lúc bấy giờ thì nó không hẳn là một trở ngại quá lớn .- Cần có kỹ năng và kiến thức mới hoàn toàn có thể sử dụng và quản trị shop với Excel. Dù hiện tại đã có rất nhiều file mẫu để sử dụng nhưng bạn vẫn cần học cách sử dụng để hiểu và vận dụng sao cho tương thích với shop của mình. Và việc học này không hề đơn thuần, bạn hoàn toàn có thể phải đi học thêm 1 số ít khóa học bên ngoài .- Chức năng phân quyền còn chưa được biểu lộ rõ ràng, điều này dẫn đến hai năng lực. Một là bạn sẽ một mình trấn áp hết các file và phải trải qua bạn để thay thế sửa chữa các bảng này, hai là bạn sẽ phân quyền cho người khác ( khi sử dụng các ứng dụng excel trực tuyến ) và phải thật cẩn trọng để bảng không bị sửa, xóa không đúng chỗ, không hề Phục hồi được tài liệu- Tính bảo mật thông tin kém. Do không có năng lực phân quyền quá nhiều nên độ bảo mật thông tin thông tin của excel còn chưa cao, hoàn toàn có thể thuận tiện bị chỉnh sửa, tải về mà bạn không hề truy được nguồn gốc .- Không có tính link với một bên đối tác chiến lược thứ ba để giải quyết và xử lý các thanh toán giao dịch tưc thời như dịch vụ giao đồ ăn, luân chuyển, …- Không in được các loại hóa đơn khổ 80 mm hoặc 57 mm thông dụng mà chỉ hoàn toàn có thể in trên khổ B5 hoặc A2- Dữ liệu thuận tiện bị mất .
2.2 Những điều cần chuẩn bị
Từ những ưu điểm yếu kém trên bạn hoàn toàn có thể rút ra cho mình 1 số ít điều cần sẵn sàng chuẩn bị nếu như muốn quản trị việc làm kinh doanh thương mại của mình bằng excelHệ thống file mẫu chuyên dùng cho các mục tiêu khác nhau : file quản trị người mua, file quản trị sản phẩm & hàng hóa, kho, file quản trị bán hàng, …Kiến thức về sử dụng excel từ cơ bản đến nâng cao, vì bạn không chỉ cần điền thông tin mà còn cần lập báo cáo giải trình, nghiên cứu và phân tích tài liệu nên việc đi học một khóa về excel là điều không hề thiếu .Sắp xếp và tàng trữ, phân loại các file theo mạng lưới hệ thống : Hàng hóa ; Bán hàng, Nhân viên, Khách hàng, …Bổ sung các tính năng hoặc bảng link với các bên thứ 3 như luân chuyển, giao đồ ăn, …
2.3 Excel thích hợp với đối tượng nào?
Tuy Excel hoàn toàn có thể phân phối được hầu hết các nhu yếu sử dụng so với một shop nhưng tính linh động lại không cao vì thế năng lực vận dụng cũng sẽ hạn chế .Excel sẽ thích hợp với các shop có quy mô nhỏ, lượng khách không nhiều hoặc các quán siêu thị nhà hàng truyền thống lịch sử không cần in hóa đơn, chỉ cần tổng hợp lại số liệu cuối ngày .Excel không thích hợp với những shop có quy mô lớn với nhiều Trụ sở, sẽ gây kho khăn trong việc thu thập dữ liệu và tính bảo mật thông tin không được bảo vệ .Các xưởng sản, cơ sở sản xuất quy mô vừa và nhỏ không phát sinh quá nhiều thanh toán giao dịch mỗi ngày .
Hộ gia đình kinh doanh nhỏ như quán ăn, quán nước,…
3. Sử dụng các phần mềm offline miễn phí & trả phí
Các ứng dụng quản trị bán hàng offline hoàn toàn có thể tương hỗ những tiện ích thiết yếu trong hoạt động giải trí kinh doanh thương mại của các shop. Các tiện ích tương hỗ rất phong phú rất đầy đủ như : quản trị bán hàng, quản trị người mua, quản trị nhập hàng, quản trị nhân viên cấp dưới, …
3.1 Ưu, nhược điểm
Ưu điểm :
– Không bị phụ thuộc vào vào Internet, vận tốc mạng .- Hỗ trợ nhiều công dụng và việc làm trong tài liệu hoạt động giải trí kinh doanh thương mại. Số liệu đúng chuẩn được update tiếp tục .
– Miễn phí hoặc trả phí 1 lần duy nhất, không mất thêm phí dịch vụ tiếp theo.
Nhược điểm :
– Không phù hợp với những hệ thống lớn có nhiều chi nhánh cần có Internet để đồng bộ dữ liệu
– Những phần mềm offline chỉ phát huy được ưu điểm của mình trong một thời điểm nhất định và sử dụng mạng nội bộ
– Tiềm ẩn nhiều rủi ro bất ngờ và chế độ an toàn dữ liệu hoặc trục trặc khi hệ điều hành gặp sự cố
– Gặp khó khăn trong việc cập nhật và nâng cấp phần mềm.
3.2 Một số phần mềm offline hiện nay
LAI
Tất cả các tài liệu được lưu trong máy tính bảo đảm an toàn và tiện nghi. Có thể thao tác mọi lúc mọi nơiTính năng đồng điệu tài liệu lên các ứng dụng tàng trữ trên điện thoại cảm ứng mưu trí .Vẫn hoàn toàn có thể sử dụng dù không có liên kết Internet .
Webkynang PRO
Có thể quản trị được hầu hết các hoạt động giải trí phát sinh trong quy trình hoạt động giải trí của shop như : tài liệu sản phẩm & hàng hóa và vật tư ; lập báo cáo giải trình lệch giá theo ngày / tháng / năm ; quản trị ngân sách bán hàng ; quản trị tiền và so sánh lệch giá đúng mực, lập phiếu thu-chi, …HTsoft Được phong cách thiết kế dành riêng cho các công ty, doanh nghiệp, chuỗi shop .HTsoft sử dụng mạng LAN trên Windows, những nền tảng thông dụng lúc bấy giờ .Phần mềm này hoàn toàn có thể tương hỗ việc quản trị kho, lệch giá bán hàng, tình hình kinh tế tài chính, nợ công, hóa đơn, quản trị bằng mã vạch .
Augess
Cũng hướng đến đối tượng người dùng là các doanh nghiệp lớn để quản trị phần lệch giá .Augess sử dụng mạng LAN trên Windows. Các tính năng tương hỗ cho việc bán hàng cũng tương đối giống với HTsoft
4. Sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng online – quản lý nhanh chóng hiệu quả
Các phần mềm quản lý bán hàng online đã xuất hiện để giải quyết các điểm bất cập của những hình thức quản lý cũ. Giúp người dùng, các chủ cửa hàng, có thể tiết kiệm thời gian, giảm thiểu tối đa các sai sót, thất thoát tại cửa hàng.
Các ứng dụng quản trị bán hàng lúc bấy giờ đều dễ sử dụng và thích hợp cho mọi đối tượng người tiêu dùng sử dụng .
BẠN CÓ BIẾT: Hiện nay Phần mềm KiotViet đang có chương trình Dùng Thử hoàn toàn Miễn Phí. Đăng ký nhanh nhất tại đây:
4.1 Ưu, nhược điểm
Ưu điểm :
Phần mềm quản trị bán hàng trực tuyến đã khắc phục được mọi khuyết điểm của các cách quản trị trên, không những thế mô hình quản trị này còn ngày càng triển khai xong để cung ứng tối đa nhu yếu của người mua .
– Quản lý mọi hoạt động của cửa hàng, từng giao dịch, từng hành động đều được ghi lại giúp việc quản lý được chính xác và giảm thất thoát.
– Quản lý, theo dõi được tình hình hàng hóa hiện có trong cửa hàng theo số lượng, chất lượng, giá cả, vị trí và cảnh báo khi mức tồn kho tới giới hạn cho phép
– Quản lý nhân viên, chấm công, hoa hồng, lương thưởng.
– Tạo lập báo cáo, bảng biểu thống kê dễ dàng giúp bạn theo dõi tình hình phát triển hiện tại ở cửa hàng
– Sử dụng đơn giản, giao diện thân thiện với mọi đối tượng, không cần có kiến thức chuyên môn về kỹ thuật vẫn có thể sử dụng.
– Đồng bộ hoạt động kinh doanh nếu như cửa hàng có nhiều chi nhánh
– Chức năng phân quyền nhân viên, giúp bạn có thể phân quyền mà vẫn giữ được quyền kiểm soát các hoạt động một cách đơn giản
– Liên kết với các trang TMĐT, đối tác vận chuyển, giao hàng, web bán hàng để bạn có thể quản lý tập trung trên 1 nền tảng duy nhất.
– Linh hoạt quản lý trên tất cả các thiết bị như điện thoại, máy tính bảng, laptop,…
– Quản lý thu/ chi, công nợ của một cách đơn giản, chi tiết.
– Hoạt động bán hàng được tùy chỉnh sao cho phù hợp với từng ngành hàng với những đặc trưng khác nhau giúp tối ưu hóa việc quản lý các giao dịch phát sinh.
– Và còn rất nhiều những ưu điểm khác tùy thuộc vào từng loại phần mềm,…
Nhược điểm :
– Phải trả phí sử dụng hàng tháng. Tuy nhiên mức ngân sách này tương đối hợp lý chỉ từ 6.000 VNĐ / ngày- Người dùng cần quen thuộc với cách sử dụng Internet và có điều kiện kèm theo để liên kết Internet .
4.2 Những điều cần chuẩn bị
Để có được những ưu điểm trên thì điều bạn cần chuẩn bị sẵn sàng lại rất ít vô cùng, đó là ĐK / mua thông tin tài khoản quản trị bán hàng và bỏ ra khoảng chừng 15 – 30 phút để làm quen là bạn hoàn toàn có thể chớp lấy đến 90 % cách hoạt động giải trí của ứng dụng. Còn lại là dành cho các mục báo cáo giải trình và các tính năng quản trị nâng cao .
4.3 Ai nên dùng các phần mềm bán hàng online
Với tính ứng dụng cao cùng giao diện dễ sử dụng bạn, các phần mềm quản lý bán hàng hiện nay thích hợp với hầu hết các ngành hàng và mọi đối tượng sử dụng.
Không chỉ thuận tiện trong việc quản trị mà nó cũng bộc lộ sự chuyên nghiệp hơn cho shop của bạn .Mức ngân sách cho một ứng dụng thường không quá cao chỉ từ 100.000 đồng trở lên, một mức giá hài hòa và hợp lý nhưng lại mang đến hiệu suất cao cao khi sử dụng .
Xem thêm: Như thế nào là một phần mềm quản lý đáng tin cậy?
