24/06/2021 10:43:24
Hiện nay, việc áp dụng hợp đồng điện tử tại doanh nghiệp đang trở nên phổ biến bởi đây là phương pháp ký hợp đồng hiệu quả vừa tiết kiệm chi phí, thời gian, hạn chế việc đi lại, di chuyển mà vẫn có thể dễ dàng ký hợp đồng ở khoảng cách xa chỉ trong vài phút. Tuy nhiên, nhiều khách hàng còn băn khoăn về cách tạo và ký hợp đồng điện tử có thực sự dễ dàng và tiện lợi không? Dưới đây EFY Việt Nam sẽ hướng dẫn chi tiết các tạo và ký hợp đồng điện tử trên hệ thống EFY-eCONTRACT.
1. Cách tạo hợp đồng điện tử trên EFY-eCONTRACT
Để tạo Hợp đồng điện tử, người dùng thực thi theo các bước sau đây :
– Đăng nhập mạng lưới hệ thống EFY-eCONTRACT
Người dùng tiến hành đăng nhập hệ thống EFY-eCONTRACT tại địa chỉ: https://econtractapp.efy.com.vn/ với “Mã số thuế”, “Tên đăng nhập” và “Mật khẩu” đã được cung cấp trước đó
Lúc này, màn hình hiển thị sẽ hiển thị giao diện :
– Tạo hợp đồng điện tử ( Trường hợp tạo hợp đồng thương mại điện tử )
Tại thanh menu chức năng của phần mềm, người dùng chọn vào chức năng “Hợp đồng thương mại” -> Chọn “Lập hợp đồng“
Bước 1. Chọn hợp đồng
Chọn vào biểu tượng dấu “+” ở góc phía trên bên phải màn hình => “Lập hợp đồng từ mẫu” (trường hợp đã tạo mẫu sẵn trên hệ thống) hoặc “Lập hợp đồng từ máy tính” (hệ thống sẽ lấy file mẫu hợp đồng).
-> “Chọn từ máy tính” -> Chọn file hợp đồng -> biểu tượng mũi bên phía góc trên bên phải màn hình để đến bước tiếp theo
(Nếu mẫu hợp đồng vừa chọn không phù hợp, bạn có thể chọn chức năng ở góc phải màn hình “Chọn tệp khác” để chọn lại)
Bước 2: Xác định người ký
Tại bước này, người dùng xác lập các bên tham gia ký hợp đồng, Họ tên người ký ( chuyển hàng loạt hoặc đích danh ), hình thức xác nhận ( chữ ký số với bên nhận hợp đồng là tổ chức triển khai, doanh nghiệp hoặc OTP khi bên nhận là người mua lẻ, không có chữ ký số )
Ngoài ra, công dụng này cũng được cho phép người dùng thêm người ký, lựa chọn bên ký trước hoặc ký sau bằng cách vận động và di chuyển vị trí trên thanh công cụ .
-> Chọn hình tượng hình tượng mũi bên phía góc trên bên phải màn hình hiển thị để chuyển sang bước tiếp theo
Bước 3: Lập hợp đồng
Tại bước này, người dùng điền đầy đủ các thông tin trong hợp đồng: Tên hợp đồng, Số hợp đồng, Ngày hợp đồng, File đính kèm (nếu có), Vị trí ký (đầu trang hoặc cuối trang)
=> Chọn nút chức năng “chuyển ký”. Lúc này hợp đồng vừa tạo đã được chuyển ký tới các bên liên quan trong hợp đồng thông qua email
Bước 4: Theo dõi hợp đồng
Theo dõi trạng thái hợp đồng vừa tạo ( chờ ký, đã ký )
=> Chọn “Xong” để kết thúc việc tạo hợp đồng
2. Cách ký hợp đồng điện tử
trên EFY-eCONTRACT
(Trường hợp ký hợp đồng thương mại)
Bước1 : Bên lập hợp đồng ( sử dụng chữ ký số Token hoặc chữ ký số tập trung chuyên sâu HSM để ký hợp đồng )
– Tại thanh menu chức năng phần mềm chọn chức năng “Hợp đồng thương mại” => “Ký hợp đồng”
Tích chọn hợp đồng cần ký => Chọn chức năng “Ký số”
Bên lập hợp đồng kiểm tra lại các nội dung, điều khoản trong hợp đồng, nếu đồng ý, Chọn “Ký số” để thực hiện ký hợp đồng
Chọn loại chữ ký số => Nhập pass => Đăng nhập
=> Bên lập hợp đồng ký số thành công
Bước 2: Bên nhận hợp đồng ký số
Sau khi hợp đồng được tạo thành công xuất sắc, mạng lưới hệ thống sẽ tự động hóa gửi hợp đồng cho bên nhận hợp đồng trải qua email
Tại nội dung mail thông báo này sẽ có đường link hợp đồng, ID, mã tra cứu để bên nhận hợp đồng xem và ký hợp đồng điện tử
Chọn “vào đây” để xem hợp đồng. Ngoài ra, khách hàng cũng có thể xem hợp đồng thủ công theo ID và mã tra cứu được gửi trong email tại địa chỉ: https://econtractapp.efy.com.vn/contract-receiver
Nếu đồng ý với nội dung hợp đồng chọn “Tôi đã đọc, hiểu, đồng ý với nội dung của văn bản điện tử này & thống nhất sử dụng phương thức điện tử này để thực hiện giao dịch”
=> “Ký số” (Trường hợp không đồng ý nhấn “Trả lại”)
Chọn hình thức ký số, trường hợp đơn vị chức năng ký bằng chữ ký số Sever nhập UUID, Pass và chọn “ Đăng nhập ”
Trường hợp bên nhận hợp đồng không có chữ ký số, ký bằng hình thức OTP được gửi về email đã ĐK trước đó ( hình thức ký đã được thỏa thuận hợp tác trước đó )
– Bên nhận hợp đồng ký hợp đồng điện tử thành công xuất sắc
Hệ thống sẽ tự động hóa gửi mail xác nhận triển khai xong hợp đồng về mail của các bên. Các bên hoàn toàn có thể xem lại và tải file dạng PDF hợp đồng điện tử đã được ký .
– Đối với bên lập hợp đồng hoàn toàn có thể xem lại và tải file hợp đồng tại mục tra cứu hợp đồng
– Đối với bên nhận hợp đồng sẽ xem lại hợp đồng trong email xác nhận gửi về tài tải file PDF tại đây
Trạng thái và nhật ký sửa, ký hợp đồng của 2 bên cũng được ghi lại trên mạng lưới hệ thống ứng dụng
Lưu ý:
Đối với hợp đồng lao động điện tử và các loại hợp đồng, sách vở điện tử khác, cách tạo và ký hợp đồng điện tử cũng được triển khai theo tựa như theo các bước hướng dẫn ở trên
Trên đây là hướng dẫn cụ thể các bước cách tạo và ký hợp đồng điện tử trên EFY-eCONTRACT. Hy vọng với những hướng dẫn ở trên sẽ giúp cho người dùng thuận tiện và thuận tiện thực thi các giao kết điện tử trên ứng dụng .
Để được tư vấn, giải đáp thắc mắc và báo giá cụ thể, vui lòng đăng ký TẠI ĐÂY.
✅ Hoặc ngay để được tương hỗ trực tiếp
Tổng đài: 19006142 / 19006139
KV Miền Bắc – (Mr Hưng): 0911670826 – (Ms Hằng): 0911 876 893
KV Miền Nam – (Ms Thùy): 0911 876 899 / (Ms Thơ): 0911 876 900
Hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT – Bỏ ký tay, thay ký số
HaTT_TT
