Để việc sử dụng hóa đơn điện tử nhanh chóng và hiệu quả nhất theo yêu cầu bắt buộc của Chính phủ. Doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp, dễ sử dụng và tốt nhất cho Doanh nghiệp bạn. Tại bài viết dưới đây, MISA meInvoice hướng dẫn xóa hóa đơn điện tử và lập hóa đơn điện tử thay thế nhanh chóng.
Đối với các hoá đơn điện tử phát hiện sai thông tin sau khi đã phát hành ( đã ký điện tử ) trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice, nếu thuộc trường hợp được phép xóa hóa đơn thì triển khai trên chương trình với 2 bước như sau :
- Bước 1: Xóa hóa đơn được phát hiện ghi sai thông tin.
- Bước 2: Lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ.
>> Xem ngay: Hủy hóa đơn điện tử.
Video Hướng dẫn xóa hóa đơn điện tử và lập hóa đơn thay thế
Lưu ý: Trường hợp hóa đơn giấy đã xuất cho người mua có xảy ra sai sót thì có thể lập được hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn sai sót đó. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
1. Quy định xóa bỏ hóa đơn điện tử
Theo Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định xóa bỏ hóa đơn điện tử như sau:
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng, đáp ứng dịch vụ hay trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế :
Nếu phát hiện sai sót thì hóa đơn đó chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Mẫu 04 hủy hóa đơn điện tử tải tại đây
a ) Quy định về xóa bỏ hóa đơn điện tử
Áp dụng vào trong thực tiễn, nếu hóa đơn đã lập có sai sót, gửi cho người mua nhưng chưa giao sản phẩm & hàng hóa, phân phối dịch vụ hoặc chưa kê khai thuế thì doanh nghiệp giải quyết và xử lý như sau :
• Xóa bỏ hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý, xác nhận của cả hai bên.
• Hủy hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn 2 bên đã thỏa thuận.
• Bên bán lập hóa đơn điện tử mới thay cho hóa đơn cũ, trong hóa đơn mới cần ghi rõ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày tháng….
b ) Cách giải quyết và xử lý khi viết sai hóa đơn điện tử như sau
Các bước xóa bỏ hóa đơn điện tử bị sai. Vào phân hệ “ Quản lý hóa đơn ”, chọn “ Xoá hoá đơn ” ( hoặc vào tab Xóa hóa đơn, nhấn Thêm ) .
c ) Khai báo thông tin về việc xóa hóa đơn
| Thông tin chung: |
khai báo thông tin về Ngày xoá hoá đơn, Số thứ tự ghi nhận việc xoá hoá đơn và lý do xóa hóa đơn. |
| Biên bản thỏa thuận: |
khai báo thông tin về ngày và số của biên bản thỏa thuận xóa hóa đơn đã được lập. |
| Lưu ý: |
Có thế nhấn vào biểu tượng để đính kèm biên bản thỏa thuận. |
| Hoá đơn xoá: |
Khai các thông tin về hoá đơn bị xóa:
- Nhấn vào biểu tượng
- Thiết lập thời gian để tìm kiếm, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
- Chọn hoá đơn cần xóa, nhấn Đồng ý.
|
Để chương trình tự động thông báo cho khách hàng về việc hóa đơn đã bị xóa bỏ thực hiện như sau:
• Nhấn Gửi thông báo cho KH.
• Tên người nhận và Email:
Lưu ý : Trường hợp muốn gửi thông tin xóa hóa đơn điện tử cho cùng lúc nhiều địa chỉ email thì nhập các địa chỉ email này và mục Email và cách nhau bởi dấu “ ; ”
• Nhấn Gửi, chương trình sẽ tự động hóa gửi email thông tin về việc xóa hóa đơn cho người mua .
Lưu ý : Hóa đơn sau khi bị xóa bỏ sẽ có thêm tín hiệu đã xóa bỏ
Hóa đơn sau khi bị xóa bỏ sẽ được cập nhật trạng thái thành: HĐ xóa bỏ trên các danh sách:
• Phân hệ Bán hàng tab Xuất hóa đơn
• Phân hệ Kho tab Chuyển kho
• Phân hệ Hóa đơn điện tử
• Chương trình không được phép xóa bỏ chứng từ Xóa hóa đơn trong trường hợp xóa hóa đơn điện tử.
Phân biệt xóa hóa đơn điện tử và hủy hóa đơn điện tử
Trong Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử, số lượng hóa đơn Xóa, Hủy và Mất cần được doanh nghiệp khai báo đơn cử. Trong đó, nội dung phân biệt xóa đơn và hủy hóa đơn như sau :
| XÓA BỎ hóa đơn |
Là hóa đơn đã viết/ phát hành bị sai, cần lập biên bản hủy/điều chỉnh/ thu hồi hóa đơn. |
| HUỶ hóa đơn |
Là hóa đơn không dùng nữa, thông thường khi doanh nghiệp in hóa đơn nhưng thừa khi đóng cửa, sát nhập, v.v… cần lập biên bản hủy, có hội đồng, và gửi cơ quan thuế. |
Đối với các hoá đơn điện tử phát hiện sai thông tin sau khi đã phát hành ( đã ký điện tử ), nếu thuộc trường hợp được phép xóa hóa đơn thì thực thi trên chương trình như sau :
2. Hướng dẫn xóa hóa đơn điện tử ghi sai thông tin
Vào phân hệ Hóa đơn\tab Hóa đơn xóa bỏ, nhấn Xóa bỏ hóa đơn.
2.3 / 5 – ( 15 bầu chọn )
