Văn hóa giao tiếp tốt không chỉ giúp bạn có nhiều bạn hữu và những thời cơ tiến xa trong nghề nghiệp. Tuy nhiên, để thành công xuất sắc trong văn hóa giao tiếp cần phải phụ thuộc vào vào rất nhiều yếu tố khác nhau. Cùng 123 job khám phá trong bài viết này nhé .
Văn hóa giao tiếp nơi công sở chắc chắn không còn xa lạ với bất kỳ ai. Mỗi người đều có thể tạo cho mình một kỹ năng giao tiếp để tạo nên đặc trưng riêng của từng người. Và văn hóa giao tiếp giao tiếp củ a từng người cũng có sự khác nhau để tạo nên cho người khác thấy được một phần tính cách của mình.
Có bao giờ bạn đã tự hỏi văn hóa giao tiếp là gì? Tại sao bạn lại cần phải hình thành cho bản thân văn hóa công sở. Văn hóa giao tiếp như thế nào để thể hiện được sự thông minh của bản thân? Bạn nên có cách cư xử trongvăn hóa giao tiếp như thế nào trong cuộc sống cũng như trong môi trường văn hóa công sở. Cùng tìm hiểu về những quy định về văn hóa giao tiếp tại bài viết này.
I. Văn hóa giao tiếp là gì?
Quy định về văn hóa giao tiếp là gì
Văn hóa giao tiếp là gì? Văn hóa giao tiếp là tổng thể của một cuộc trò chuyện có văn hóa của từng người trong xã hội. Giao tiếp có văn hóa là có thái độ thân thiện, chân thành, cởi mở với mọi người xung quanh, tôn trọng lẫn nhau, được tạo nên từ các hành vi, thái độ và lời nói, cách ứng xử…
Tùy vào mỗi một quốc gia khác nhau, mà văn hóa công sở giao tiếp cũng sẽ có sự khác nhau. Có nơi người ta sẽ thường rụt rè khi nói chuyện, có nơi mọi người sẽ nhìn thẳng vào mắt nhau, cũng có những nơi họ thích nói chuyện về kiến trúc, lại có nơi thích nói về thể thao…. Vậy để có văn hóa giao tiếp tốt, mỗi người cần phải tìm hiểu cả về môi trường nói chuyện
II. Các quy tắc trong văn hoá giao tiếp với nhân viên cấp dưới:
a ) Mục đích và phương pháp triển khai :
- Kiểm tra việc triển khai quyết định hành động của quản trị bán hàng ;
- Đánh giá tiến trình của việc làm trong doanh nghiệp để kịp thời uốn nắn được những sai sót và động viên kịp thời được những người tốt, việc tốt ;
- Đánh giá nhân viên cấp dưới về những năng lượng thao tác, về phẩm chất đạo đức, về năng lượng trình độ, và năng lực tổ chức triển khai việc làm ;
- Nắm bắt được tâm tư nguyện vọng, nguyện vọng của từng người để hoàn toàn có thể có những giải pháp giáo dục, nâng đỡ cho họ .
b) Các nguyên tắc trong văn hóa giao tiếp với nhân viên cấp dưới:
- Hãy tin và tin tưởng những người có tài, có năng lượng ( hãy dùng người như dùng mộc ) ; Quan tâm, giảng dạy và tu dưỡng những người nhân tài đó ;
- Lắng nghe mọi quan điểm của cấp dưới ;
- Tôn trọng và chăm sóc đến nhân viên cấp dưới cấp dưới ;
- Hãy đến với nhân viên cấp dưới cấp dưới bằng cả tấm lòng và trái tim ;
- Khen, chê và động viên nhân viên cấp dưới của mình kịp thời ;
- Đừng khi nào quên những lời hứa .
III. Quy tắc văn hoá giao tiếp đối với cấp trên:
Quy tắc văn hoá giao tiếp so với cấp trên
- Hãy tuân thủ những trật tự, đẳng cấp và sang trọng. Có thể là bạn không hợp với cấp trên trực tiếp và hoàn toàn có thể bạn cho rằng ông ta chỉ là người kém cỏi, không có năng lực để xử lý yếu tố. Nhưng nếu bạn “ qua mặt ” ông ta để trình lên cấp cao hơn thì đó sẽ gặp rắc rối
- Hãy nhớ là không được vượt ra cấp trong mạng lưới hệ thống tổ chức triển khai của doanh nghiệp .
- Cần có những phản hồi liên tục về việc triển khai những việc làm của mình ;
- Hãy tiếp nhận lời phê bình một cách vô tư ;
- Hãy cư xử khôn khéo, không nói xấu, cũng không chê bai họ sau sống lưng ;
- Hãy học hỏi những phong thái và những kinh nghiệm tay nghề tốt của họ .
Xem thêm : Tuyệt chiêu biến hóa văn hóa doanh nghiệp khởi đầu từ những trường hợp thường gặp
IV. Quy tắc văn hoá giao tiếp đối với đồng nghiệp:
Giữa đồng nghiệp với nhau cần có được mối quan hệ tốt đẹp. Mọi người trong mỗi doanh nghiệp có tinh thần hỗ trợ lẫn nhau thì mới có thể phục vụ được khách hàng tốt nhất. Tuy nhiên đừng để giữ mối quan hệ tốt với đồng nghiệp cần phải có những nguyên tắc trong văn hóa giao tiếp sau:
- Dùng những hành vi của bạn làm cho đồng nghiệp họ thấy rằng, văn hóa giao tiếp với bạn thấy bảo đảm an toàn ; không nên tò mò về những chuyện đời tư của người khác, không nên phản hồi người khác ở sau sống lưng, không lật lọng, không cố chấp với những sai lầm đáng tiếc to nhỏ của đồng nghiệp ;
- Cần có đi có lại với đồng nghiệp, tuy nhiên điều đó không nên trao đổi một cách thực dụng ;
- Cần có cuộc giao tiếp trực tiếp với nhau nhưng hãy giữ một tần số hài hòa và hợp lý ;
- Cạnh tranh một cách công minh, lành mạnh vì mục tiêu chung của cả doanh nghiệp ;
- Đối xử với đồng nghiệp một chân thành, khen ngợi với những ưu điểm của đồng nghiệp một cách tự nhiên, không xu nịnh ;
- Phân biệt rõ ràng những việc công, việc tư .
V Quy tắc văn hoá giao tiếp đối với khách hàng:
Quy tắc văn hoá giao tiếp so với người mua
Bất kỳ đối với một doanh nghiệp nào cũng cần phải có kế hoạch khi giao tiếp với khách hàng. Kế hoạch đó để nhằm đạt được mục đích như: tìm hiểu về nhu cầu, thị hiếu của khách hàng, người tiêu dùng cần để kịp thời thoả mãn; thông qua dư luận về khách hàng mà cải tiến phát triển sản phẩm, những phương thức bán hàng, giao hàng hợp lý. Có các hình thức trong văn hóa giao tiếp với khách hàng như sau:
- Thứ nhất : Tiếp xúc trực tiếp nhân viên cấp dưới bán hàng với những người mua ;
- Thứ hai : Giao tiếp của Ban Lãnh đạo với người mua trong những hội nghị người mua, triển lãm, hội chợ …
- Thứ ba : Tổ chức được những cuộc thăm quan của người mua tại chính doanh nghiệp ;
- Thứ tư : Sử dụng những phương tiện đi lại truyền thanh, truyền hình, chương trình ra mắt đến mẫu sản phẩm ;
- Thứ năm : Tổ chức lên những cuộc triển lãm, nhằm mục đích để trình làng mẫu sản phẩm .
Khi có giao dịch với khách hàng, bạn cần nhớ đặt tinh thần phục vụ khách hàng lên ưu tiên hàng đầu và tuân theo các nguyên tắc trong văn hóa giao tiếp sau:
- Thứ nhất : Hãy có nghĩa vụ và trách nhiệm với người mua của mình, cung ứng được kịp thời những hợp đồng, những nhu yếu của người mua và không được để chậm trễ khi mà đã hứa ;
- Thứ hai : tin tức tới người mua kịp thời khi có sự chậm trễ về sản xuất và giao hàng ;
- Thứ ba : Tôn trọng người mua, không can thiệp vào những việc làm nội bộ, văn hóa công sở họ trừ khi mà họ nhu yếu bạn cho lời khuyên ;
- Thứ tư : Không nên tỏ ra quá là thân thiện vì điều này khiến sẽ cho họ có sáng tạo độc đáo muốn được khuyễn mãi thêm đặc biệt quan trọng mà cần nên giữ một khoảng cách hài hòa và hợp lý ;
- Thứ năm : Hãy nhớ rằng tổng thể mọi người mua đều rất quan trọng, không được phân biệt vị thế, hình dáng, cách ăn mặc bên ngoài của họ, mặc dầu họ chỉ là người đến xem hàng hoặc tìm hiểu thêm giá thành của doanh nghiệp bạn ;
- Thứ sáu : Hãy khuyến khích người mua có những phản hồi về thông tin loại sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp bạn .
VI. Quy tắc văn hoá giao tiếp đối với nhà cung cấp:
- Thứ nhất : Đừng bắt nhà phân phối phải chờ đón, so với họ thời hạn quý như vàng ;
- Thứ hai : Đừng đối xử kém ưu tiên với những nhà cung ứng so với những người mua ;
- Thứ ba : tin tức cho biết về bất kỳ một sự đổi khác nào về ngân sách, về hợp đồng, kế hoạch kinh doanh thương mại để họ có những kiểm soát và điều chỉnh tương ứng ;
- Thứ tư : Hãy nêu rõ những nhu yếu của doanh nghiệp bạn với nhà cung ứng bằng một văn bản, sách vở càng chi tiết cụ thể thì càng tốt, tránh nói miệng hay hứa suông ;
- Thứ năm : Thanh toán đúng hạn và bộc lộ được sự hài lòng của bạn so với những bản hợp đồng hoàn thành xong tốt ;
- Thứ sáu : Hãy cẩn trọng về những bí hiểm kinh doanh thương mại của doanh nghiệp bạn vì những nhà phân phối hoàn toàn có thể sẽ còn được thanh toán giao dịch kinh doanh với những đối thủ cạnh tranh cạnh tranh đối đầu với những doanh nghiệp bạn. Và bạn cũng đừng dò hỏi những bí hiểm về đối thủ cạnh tranh như vậy sẽ càng làm cho họ trở nên khó xử ;
- Thứ bảy : Hãy mạnh dạn ý kiến đề nghị cho họ những lời khuyên và những tin tức về tình hình trong ngành .
Xem thêm : Yếu tố tạo nên văn hóa doanh nghiệp và ví dụ số 1 về văn hóa doanh nghiệp
VII Quy tắc văn hoá giao tiếp đối với cơ quan chính quyền:
Quy tắc văn hoá giao tiếp so với cơ quan chính quyền sở tại
Bất cứ doanh nghiệp nào đều có liên hệ với những cơ quan chính quyền kể từ khi nộp đơn và xin phép thành lập cho đến khi được phép hoạt động, đóng thuế… Các doanh nghiệp đó cần phải có các dịch vụ về an ninh, trật tự, hay các chính sách ưu đãi của Nhà nước. Khi đến làm việc với những cơ quan chính quyền thì các văn hóa giao tiếp cần lưu ý:
- Thứ nhất : Cần ăn mặc tráng lệ, chỉnh tề, không quá sặc sỡ, lòe loẹt sẽ dễ làm cho đối phương có ác cảm, nếu như bạn được hẹn thì nên đến đó đúng giờ ;
- Thứ hai : Mỗi một cơ quan thường có pháp luật riêng, thế cho nên mà bạn có bất bình vì nó có vô lý cũng đừng nên phản đối lại sẽ gây khó khăn vất vả tới việc xử lý việc làm. Sau hoàn toàn có thể góp ý qua hộp thư của họ ;
- Thứ ba : Hãy là người biết tôn trọng những người đại diện thay mặt của cơ quan chính quyền sở tại đó nhưng không có nghĩa là bạn cần phải quỵ luỵ, khúm núm mà làm mất thể diện. Cần giữ một phong thái đúng mực, văn hóa giao tiếp cần phải một cách nhẹ nhàng, hoà nhã, trình diễn một cách ngắn gọn, dễ hiểu và ý kiến đề nghị họ xử lý việc làm đó theo đúng những chức trách và trách nhiệm của họ ;
- Thứ tư : Hãy luôn nhớ rằng ai cũng muốn người khác coi mình là quan trọng. Vì thế nên người đại diện thay mặt chính quyền sở tại nếu có làm ra vẻ quan trọng hoá thì bạn nên thông cảm, cái chính là bạn cần phải xử lý được việc làm chính của bạn .
Xem thêm : Bí quyết kiến thiết xây dựng văn hóa doanh nghiệp từ A đến Z hiệu suất cao nhất
VIII. Quy tắc văn hoá giao tiếp với báo chí, truyền thông:
Trong hoạt động của các doanh nghiệp, đôi khi cũng có dịp gặp gỡ cánh báo chí. Bạn nên tạo mối quan hệ tốt đẹp với báo chí vì có thể điều đó sẽ tiết kiệm cho doanh nghiệp hàng ngàn đô-la tiền quảng cáo media. Ngược lại nếu như bạn quan hệ không tốt có khi doanh nghiệp sẽ gặp chuyện bất lợi, thất thiệt sẽ bị báo chí “đào bới, thổi phồng lên”. Có một số quy tắc trong văn hóa giao tiếp mà để bạn cần lưu ý:
- Tỏ ra nhã nhặn, cởi mở khi trực tiếp tiếp xúc với báo chí truyền thông. Cung cấp cho họ những thông tin thật thiết yếu, nếu đó không phải là bí hiểm công nghệ tiên tiến, kinh doanh thương mại của doanh nghiệp đó ;
- Sử dụng những ngôn từ đúng mực, không dùng lời lẽ thô thiển, chỉ trích, chê bai, so sánh người này với người kia, doanh nghiệp này với doanh nghiệp kia, mẫu sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp bạn với những doanh nghiệp khác ;
- Chuẩn bị sẵn những gì nên và không nên nói, tránh để thực trạng sau khi phỏng vấn bạn mới nói với báo chí truyền thông rằng : “ Chuyện này xin đừng đưa tin lên báo, đài ” ;
- Với thông tin đó chưa chắc như đinh bạn hoàn toàn có thể nói với phóng viên báo chí là những tin tức chưa được đánh giá và thẩm định hay chỉ mang tính tìm hiểu thêm mà thôi .
Xem thêm : Đào tạo kiến thức và kỹ năng thiết kế xây dựng và thực chiến 5S
IX. Làm thế nào để cải thiện văn hóa giao tiếp?
Trong xã hội hiện nay, kỹ năng giao tiếp đã trở nên quá quan trọng trong các ngành nghề cũng như đời sống hiện tại. Bạn đã biết cách để cải thiện văn hóa giao tiếp ứng xử là gì chưa?
Hiện nay, có rất nhiều cách nâng cao kỹ năng giao tiếp. Tuy nhiên, những cách thức phổ biến cho việc nâng cao văn hóa giao tiếp ứng xử nằm ở những cách thức sau:
1. Ngôn ngữ cơ thể
Mặc dù khá ít người để ý nhưng ngôn ngữ cơ thể đóng vai trò rất quan trọng trong cuộc giao tiếp. Đôi khi ngôn ngữ cơ thể chính là chìa khóa của văn hóa trong giao tiếp. Chính vì thế, khi nói chuyện với người đối diện, bạn đừng né tránh; rụt rè giấu mình.
Hãy duy trì một sự tự do nhất định và gạt bỏ mọi nỗi sợ khi giao tiếp. Cho dù bạn đang phải trò chuyện trực tiếp với một người hoặc đứng trước một đám đông .Hiện nay, có một vài dấu hiện của ngôn từ khung hình để bạn biết được rằng đối phương của mình có đang thật sự chăm sóc tới cuộc trò chuyện của bạn hay không như : ánh mắt chú tâm tới nội dung cuộc chuyện trò, thi thoảng gật đầu chấp thuận đồng ý …. Đây là một vài tín hiệu mà bạn hoàn toàn có thể thấy được rằng cuộc trò chuyện của mình đang thành công xuất sắc .
Và ngược lại, nếu như bạn đang ở cương vị là một người nghe mà đang không hài lòng vì cuộc nói chuyện. Thì văn hóa giao tiếp ứng xử là gì lúc này cũng đừng thể hiện những hành động như: cắn móng tay, khoanh tay lại…. Điều này rất dễ khiến đối phương không thoải mái.
2. Luyện tập cách nói thật rõ ràng
Nhiều người có thể sẽ hơi tò mò nhưng cách nói thật rõ ràng chính là yếu tố quyết định đến văn hóa trong giao tiếp. Khi bước vào cuộc trò chuyện, bạn cần phải nói thật rõ ràng, mạch lạc. Tránh việc dìa dòng. Bên cạnh đó, bạn cũng cần phải liên tục hỏi lại đối phương xem họ có hiểu gì không để có thể sẵn sàng giải thích.
Và ngoài việc nói rõ ràng, mạch lạc ra. Bạn cũng cần phải có thái độ chủ động lắng nghe. Đây cũng là yếu tố cấu thành nên văn hóa giao tiếp. Không chỉ có mỗi việc nói không, đôi khi bạn cũng cần phải biết lắng nghe người khác phản hồi lại với những thông tin quan trọng.
Từ những nội dung phản hồi lại, bạn mới hoàn toàn có thể chuẩn bị sẵn sàng lý giải cho người nghe để họ hoàn toàn có thể hiểu rõ hơn mục tiêu của bạn và chính bạn cũng sẽ tiếp thu thêm những kỹ năng và kiến thức mới từ những người khác .
3. Tránh làm gián đoạn nội dung của cuộc nói chuyện
Một yếu tố rất quan trọng khác của văn hóa giao tiếp mà rất nhiều người không để ý tới đó là việc kiên nhẫn, không làm gián đoạn nội dung của cuộc nói chuyện. Việc người nói đang trình bày một vấn đề mà đột nhiên bị người nghe ngắt quãng rất dễ gây ra tâm lí khó chịu cho người nói.
Do đó, bạn không nên hấp tấp vội vàng, mà hãy cho người nói thời hạn để trình diễn những yếu tố của họ. Qua đó, cũng để cho họ thấy được bạn luôn có thái độ tôn trọng so với đối phương .
Ngoài ra, nếu cuộc giao tiếp không đi thẳng vào vấn đề chính, bạn cũng không nên mất bình tĩnh mà hãy yêu cầu người nói một cách nhẹ nhàng để họ có thể đi thẳng vào những vấn đề mà bạn quan tâm.
Chính nhờ thái độ nhẹ nhàng, không mất bình tĩnh sẽ khiến cho cuộc nói chuyện của bạn trở nên thoải mái. Từ đó cũng nâng cao được văn hóa giao tiếp ứng xử là gì trong bạn lên cao hơn.
Xem thêm : Đào tạo kỹ năng và kiến thức quản trị thời hạn trong nội bộ doanh nghiệp
X. Kết luận
Như vậy, qua bài viết trên đây, 123job đã giải đáp thắc mắc văn hóa giao tiếp là gì cũng như các đặc trưng trong văn hóa công sở. Hy vọng với những thông tin và quy định về văn hóa giao tiếp trên sẽ giúp nâng cao nền tảng kiến thức cho bạn. Và trong cuộc sống hiện đại, văn hóa giao tiếp đóng một vai trò đặc biệt quan trọng, bởi nó quyết định đến 60% khả năng về sự thành công trong mọi lĩnh vực của bạn.
