Hiện nay, cùng với sự tiến bộ của khoa học – công nghệ, thay vì soạn văn bản bằng văn bản trên giấy, một hình thức văn bản đã được sử dụng trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, đó là văn bản điện tử. Trong bài viết này, tổng đài 1900 6557 giúp bạn đọc hiểu hơn Văn bản điện tử là gì và những nội dung kiến thức kiên quan đến văn bản điện tử.
>>>>>>> Tham khảo thêm bài viết: Văn bản là gì?
Văn bản điện tử là gì?
Văn bản điện tử là tài liệu điện tử được tạo trực tuyến hoặc được quét ( scan ) từ văn bản giấy theo định dạng “. doc ” hoặc “. pdf ” và bộc lộ đúng chuẩn, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy theo pháp luật tại Khoản 7, điều 3, nghị định 78/2015 / NĐ-CP của nhà nước .
Nói một cách dễ hiểu, văn bản điện tử được hiểu là những văn bản được thể hiện thông qua dữ liệu điện tử được lập trình sẵn trên các thiết bị như máy tính, điện thoại. Văn bản điện tử được tạo ra dưới dạn trực tuyến hoặc được scan từ các giấy tờ giấy sang dạng hình ảnh hoặc dưới dạng .doc hoặc dạng .pdf. Về nội dung của văn điện tử thì tương như như văn bản giấy.
Đặc điểm của văn bản điện tử
Ngoài việc giải đáp văn bản điện tử là gì? chúng tôi còn cung cấp các thông tin hữu ích liên quan đến đặc điểm của văn bản điện tử trong nội dung bài viết này.
Hiện nay, văn bản điện tử được mọi người sử dụng một cách thông dụng. Nội dung của văn bản điện tử và bảo vệ giống với nội dung trên văn bản giấy, có sự cố định và thắt chặt, thống nhất giữa những thông tin. Ưu điểm lớn nhất của văn bản điện tử là thuận tiện, dễ dang sử dụng, hoàn toàn có thể tiết kiệm chi phí thời hạn và ngân sách về giấy. Đặc biệt, trên văn bản điện tử, người sử dụng thuận tiện chỉnh sửa nội dung văn bản khi gặp sai sót. Đây là điều mà văn bản giấy không phân phối được .
Văn bản điện tử được hình thành trải qua những phương tiện đi lại công nghệ tiên tiến tiên tiến và phát triển như công nghệ tiên tiến điện tử, máy tính, công nghệ tiên tiến điện, truyền dẫn không dây và nhiều phương tiện đi lại tích hợp tạo thành .
Ưu điểm của văn bản điện tử
Sự hình thành của văn bản điện tử đã giúp cho hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và sự liên hệ, truyền đạt thông tin giữa các cá nhân, tổ chức trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn. Sau đây là những ưu điểm vượt trội của văn bản điện tử so với văn bản giấy:
– Sự chu chuyển nhanh gọn trong thiên nhiên và môi trường điện tử : Đây là ưu điểm tiêu biểu vượt trội nhất của văn bản điện tử so với văn bản giấy. Chỉ cần có mạng Internet và thiết bị để soạn thảo, liên kết thì mọi cá thể, tổ chức triển khai trên khoanh vùng phạm vi toàn thế giới hoàn toàn có thể truyền thông tin, tài liệu cho nhau mà không cần lo đến yếu tố khoảng cách. Sự chu chuyển nhanh gọn của văn bản điện tử đồng nghĩa tương quan với sự kịp thời gần như ngay lập tức của những thông tin. Điều này giúp cho việc tiếp đón và sử lý thông tin trở nên thuận tiện và tiết kiệm ngân sách và chi phí nhiều thời hạn hơn .
– Trong cùng một cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng, khi chu chuyển văn bản điện tử, những cá thể trong cùng một cơ quan đơn vị chức năng sẽ được đặt trong một môi trường tự nhiên thông tin chung, nhiều người sẽ hoàn toàn có thể tham gia để xử lý việc làm Điều này bảo vệ sự thông suốt và thống nhất trong quy trình giải quyết và xử lý văn bản. Ngoài ra, việc sử dụng văn bản điện tử trải qua internet và hộp thư điện tử bảo vệ sự link với những mạng lưới hệ thống bên ngoài .
– Quá trình giải quyết và xử lý văn bản điện tử trở nên nhanh gọn, thuận tiện và theo một mạng lưới hệ thống nhất định : Việc tìm kiếm văn bản và thông tin văn bản mang tính mạng lưới hệ thống rất cao vì được thực thi trải qua mạng lưới hệ thống tra tìm tự động hóa. Kết quả tra tìm thường cho ra một mạng lưới hệ thống văn bản có cùng dạng thông tin. Việc sử dụng văn bản điện tử và lưu giữ trong thiên nhiên và môi trường điện tử cũng giảm thiểu năng lực thất lạc văn bản, điều hoàn toàn có thể thuận tiện xảy ra so với tài liệu giấy .
– Chỉnh sửa văn bản đơn thuần và nhanh gọn cũng là một lợi thế của tài liệu điện tử : nếu trước đây, với tài liệu truyền thống lịch sử trên nền giấy, việc sửa lại một văn bản thường mất nhiều thời hạn và công sức của con người ( thường phải chép lại hàng loạt trang tài liệu cần sửa ) thì thời nay, việc soạn thảo văn bản trên máy tính điện tử được cho phép chỉnh sửa nội dung đơn thuần và nhanh gọn. Tuy nhiên, đây vừa là lợi thế của tài liệu điện tử vừa là thử thách so với nền hành chính và công tác làm việc tàng trữ .
– Ở một mức độ nào đó, sử dụng tài liệu điện tử trong hoạt động quản lý cho phép bảo đảm an toàn thông tin, bằng cách sử dụng chữ ký số, hạn chế đối tượng tiếp cận tài liệu (bằng cách đặt mã số), đặt chế độ kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu. Ngoài ra, việc sử dụng văn bản điện tử cho phép làm việc cùng lúc với nhiều văn bản khác nhau và duy trì lịch sử làm việc với văn bản.
– Bảo đảm việc quản trị văn bản từ khi chúng được sản sinh ra đến khi chuyển giao vào tàng trữ. Việc tàng trữ tài liệu điện tử giảm thiểu phần nhiều khoảng trống và kho tàng so với tài liệu giấy. Trang bị mạng lưới hệ thống chu chuyển văn bản điện tử được cho phép tiết kiệm chi phí phần đông ngân sách văn phòng phẩm cho việc in ấn, photocopy, tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn và tiền tài cho luân chuyển văn bản bằng đường bưu điện, tiết kiệm chi phí sức lao động và tăng hiệu suất lao động, bảo vệ bảo đảm an toàn tài liệu .
Trên đây là những phân tích của tổng đài 1900 6557 về câu hỏi văn bản điện tử là gì? Và có mấy loại văn bản?. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến văn bản điện tử, bạn đọc có thể liên hệ trực tiếp đến số Tổng đài 1900 6557 để được chúng tôi hướng dẫn chi tiết. Xin cảm ơn!
>> >> > Tham khảo thêm bài viết : Văn bản hành chính là gì ?
