Bộ tài chính vừa ra thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có hiệu lực thi hành từ ngày 14/11/2019. Bài viết này kế toán Lê Ánh sẽ trình bày một số nội dung quan trọng mà các doanh nghiệp cần lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất
Căn cứ pháp lý:
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Khái niệm hóa đơn điện tử : là tập hợp những thông điệp dữ liệu điện tử về bán sản phẩm & hàng hóa, đáp ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, tàng trữ và quản trị bằng phương tiện đi lại điện tử
( Thông tư 32/2011 / TT-BTC )
Phân loại hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử gồm : Hóa đơn Hóa Đơn đỏ VAT, hóa đơn bán hàng, hóa đơn xuất khẩu ( hóa đơn thương mại ), tem, vé … Chi tiết :
- Hóa đơn giá trị ngày càng tăng là hóa đơn vận dụng so với người bán sản phẩm & hàng hóa, cung ứng dịch vụ thực thi khai thuế giá trị ngày càng tăng theo giải pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị ngày càng tăng trong trường hợp này gồm có cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có liên kết chuyển tài liệu điện tử với cơ quan thuế .
- Hóa đơn bán hàng là hóa đơn vận dụng so với người bán sản phẩm & hàng hóa, phân phối dịch vụ thực thi khai thuế giá trị ngày càng tăng theo giải pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này gồm có cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có liên kết chuyển tài liệu điện tử với cơ quan thuế .
- Các loại hóa đơn khác, gồm : Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm luân chuyển điện tử hoặc những chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định này .
Xem thêm: Những điểm cần chú ý trong quy định về hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ/CP
2. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử
Tổ chức, doanh nghiệp, hộ, cá thể bán sản phẩm & hàng hóa, cung ứng dịch vụ gồm có :
- Doanh nghiệp được xây dựng và hoạt động giải trí theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Luật những tổ chức triển khai tín dụng thanh toán, Luật Kinh doanh bảo hiểm, Luật Chứng khoán, Luật dầu khí và những văn bản quy phạm pháp luật khác dưới những hình thức : Công ty CP ; công ty nghĩa vụ và trách nhiệm hữu hạn ; công ty hợp danh ; doanh nghiệp tư nhân ;
- Đơn vị sự nghiệp công lập có bán sản phẩm & hàng hóa, phân phối dịch vụ ;
- Tổ chức được xây dựng và hoạt động giải trí theo Luật hợp tác xã ;
- Tổ chức khác ;
- Hộ, cá thể kinh doanh thương mại .
- Tổ chức, cá thể mua sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ .
Tổ chức phân phối dịch vụ hóa đơn điện tử gồm có : Tổ chức phân phối giải pháp hóa đơn điện tử ; tổ chức triển khai phân phối dịch vụ nhận, truyền, tàng trữ tài liệu hóa đơn điện tử và những dịch vụ khác tương quan đến hóa đơn điện tử .
Cơ quan quản trị thuế những cấp và những tổ chức triển khai, cá thể có tương quan đến việc quản trị, ĐK và sử dụng hoá đơn .
3. Nội dung của hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử đúng theo quy định phải không thiếu những nội dung sau đây :
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn ;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua ( nếu người mua có mã số thuế ) ;
- Tên, đơn vị chức năng tính, số lượng, đơn giá sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ ; thành tiền chưa có thuế giá trị ngày càng tăng, thuế suất thuế giá trị ngày càng tăng, tổng số tiền thuế giá trị ngày càng tăng theo từng loại thuế suất, tổng số tiền thuế giá trị ngày càng tăng, tổng tiền thanh toán giao dịch đã có thuế giá trị ngày càng tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị ngày càng tăng ;
-
Tổng số tiền thanh toán; quy trình quản lý nhân sự
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán ;
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua ( nếu có ) ;
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử ;
- Mã của cơ quan thuế so với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế ;
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác tương quan ( nếu có ) .
Xem thêm chi tiết: Nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất
4. Điều kiện để chứng từ điện tử có giá trị là bản gốc
Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có những nội dung quy định về chứng từ kế toán và được bộc lộ dưới dạng tài liệu điện tử, được mã hóa mà không bị biến hóa trong quy trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, những loại thẻ giao dịch thanh toán
( Căn cứ Điều 17 Luật kế toán năm ngoái )
5. Thời điểm lập hóa đơn điện tử
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử so với bán sản phẩm & hàng hóa là thời gian chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng sản phẩm & hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền .
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử so với phân phối dịch vụ là thời gian triển khai xong việc phân phối dịch vụ hoặc thời gian lập hóa đơn cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền .
- Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc chuyển giao từng khuôn khổ, quy trình dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc chuyển giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng .
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử so với những trường hợp khác
6. Xử lý sai sót hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử KHÔNG có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức triển khai bán sản phẩm & hàng hóa, phân phối dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, gồm có cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có liên kết chuyển tài liệu điện tử với cơ quan thuế .
Hóa đơn điện tử CÓ mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức triển khai, cá thể bán sản phẩm & hàng hóa, phân phối dịch vụ gửi cho người mua, gồm có cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có liên kết chuyển tài liệu điện tử với cơ quan thuế .
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử gồm có số thanh toán giao dịch là một dãy số duy nhất và chuỗi ký tự được cơ quan thuế tạo ra dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn .
Xử lý sai sót hóa đơn điện tử được cấp mã của cơ quan Thuế
– Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có phát hiện sai sót
Thì người bán triển khai thông tin với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục phát hành kèm theo Nghị định số 119 / 2018 / NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới sửa chữa thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua .
– Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua có phát hiện sai sót
Thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận hợp tác ghi rõ sai sót hoặc thông tin về việc hóa đơn có sai sót ( nếu sai sót thuộc nghĩa vụ và trách nhiệm của người bán ) và người bán triển khai thông tin với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục phát hành kèm theo Nghị định số 119 / 2018 / NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế sửa chữa hóa đơn đã lập để gửi cho người mua .
Mẫu số 04 – Nghị định 119 / 2018 / NĐ-CP
– Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót hóa đơn đã được cấp mã
Thì cơ quan thuế thông tin cho người bán theo Mẫu số 05 Phụ lục phát hành kèm theo Nghị định số 119 / 2018 / NĐ-CP để người bán kiểm tra sai sót. Trong thời hạn 2 ngày kể từ ngày nhận được thông tin của cơ quan thuế, người bán triển khai thông tin với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục phát hành kèm theo Nghị định số 119 / 2018 / NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn điện tử mới sửa chữa thay thế hóa đơn điện tử đã lập để gửi cho người mua .
Mẫu số 05 – Nghị định 119 / 2018 / NĐ-CP
Xử lý sai sót hóa đơn điện tử không cấp mã của cơ quan thuế Thuế
– Doanh nghiệp, tổ chức triển khai kinh tế tài chính đã lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và gửi cho người mua có sai sót ( do người bán hoặc người mua phát hiện )
Thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận hợp tác ghi rõ sai sót, đồng thời người bán thông tin với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục phát hành kèm theo Nghị định số 119 / 2018 / NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới thay thế sửa chữa hóa đơn đã lập có sai sót gửi cho người mua, cơ quan thuế ( trường hợp sai sót về thông tin công ty, nhưng không sai mã số thuế thì không phải lập hóa đơn mới ) .
– Trường hợp sau khi nhận tài liệu hóa đơn, cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót
Thì cơ quan thuế thông tin cho người bán theo Mẫu số 05 Phụ lục phát hành kèm theo Nghị định số 119 / 2018 / NĐ-CP để người bán kiểm tra sai sót. Trong thời hạn 02 ngày kể từ ngày nhận được thông tin của cơ quan thuế, người bán thực thi thông tin với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục phát hành kèm theo Nghị định số 119 / 2018 / NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và lập hóa đơn điện tử mới thay thế sửa chữa hóa đơn đã lập để gửi cho người mua, cơ quan thuế .
7. Quy trình đăng ký, phát hành hóa đơn điện tử
Hướng dẫn tiến hành phần mềm hóa đơn điện từ với 5 bước sau đây
Bước 1 : Chọn nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử uy tín
Bước 2 : Đánh giá nhu yếu sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp
Bước 3 : Ra quyết định hành động vận dụng hóa đơn điện tử
Bước 4 : Tạo mẫu hóa đơn
Bước 5 : Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Trên đây là một số vấn đề cơ bản về hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất. Bài viết do đội ngũ kế toán trưởng của kế toán Lê Ánh tổng hợp và biên soạn. Các bạn có thể theo dõi các kiến thức về hóa đơn điện tử qua các
Bài viết liên quan:
Nếu như bạn muốn theo học kế toán thì hoàn toàn có thể liên hệ Hotline 0904 848855 tư vấn khóa học kế toán tổng hợp thực hành thực tế của TT kế toán Lê Ánh
Kế toán Lê Ánh chúc các bạn thành công!
