Phương Pháp Lập Và Triển Khai Một Kế Hoạch Bảo Trì Phòng Ngừa Hiệu Quả
Lập và triển khai một kế hoạch bảo trì phòng ngừa hiệu quả là một phần quan trọng của quản lý tài sản và duy trì tính ổn định của hệ thống, thiết bị, và tài sản quý báu của một tổ chức. Dưới đây là một số bước và phương pháp để thực hiện điều này:
- Xác định Mục Tiêu Bảo Trì Phòng Ngừa: Đầu tiên, bạn cần xác định rõ mục tiêu của kế hoạch bảo trì phòng ngừa. Điều này có thể bao gồm việc bảo vệ tài sản, giảm rủi ro sự cố, nâng cao hiệu suất thiết bị, và tiết kiệm chi phí bảo trì.
- Xác định Tài Sản và Thiết Bị Cần Bảo Trì: Liệt kê tất cả các tài sản và thiết bị cần được bảo trì phòng ngừa. Xác định cụ thể những gì cần được kiểm tra, bảo trì, và cải tiến.
- Thiết Lập Lịch Trình Bảo Trì Định Kỳ: Xác định lịch trình cho việc bảo trì định kỳ của từng tài sản hoặc thiết bị. Điều này có thể dựa trên nguy cơ sự cố, tuổi thọ, và yêu cầu của nhà sản xuất.
- Xác định Quy Trình Bảo Trì: Xác định quy trình bảo trì cụ thể cho từng tài sản hoặc thiết bị. Điều này bao gồm việc định rõ nhiệm vụ, người chịu trách nhiệm, và các bước cụ thể để kiểm tra, bảo trì, và ghi nhận.
- Sử Dụng Công Cụ Quản Lý Tài Sản: Sử dụng phần mềm hoặc công cụ quản lý tài sản để theo dõi và quản lý thông tin về tài sản, lịch trình bảo trì, và lịch sử bảo trì.
- Đào Tạo Nhân Viên: Đảm bảo rằng nhân viên liên quan đến việc bảo trì phòng ngừa được đào tạo đầy đủ về quy trình, an toàn, và các kỹ thuật thực hiện.
- Kiểm Tra và Đánh Giá: Liên tục theo dõi và kiểm tra thiết bị để phát hiện sớm bất kỳ vấn đề hoặc hỏng hóc nào. Đánh giá kết quả bảo trì và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
- Liên Tục Cải Tiến: Dựa trên thông tin đánh giá và trải nghiệm thực tế, liên tục cải tiến kế hoạch bảo trì phòng ngừa để tối ưu hóa hiệu suất và đảm bảo tính hiệu quả.
- Xây Dựng Ngân Sách: Xác định nguồn kinh phí và xây dựng ngân sách cho kế hoạch bảo trì phòng ngừa.
- Báo Cáo và Truyền Thông: Báo cáo về tiến trình và kết quả bảo trì phòng ngừa cho các bên liên quan và thông báo về các biện pháp cần thực hiện.
Kế hoạch bảo trì phòng ngừa hiệu quả giúp đảm bảo rằng tổ chức của bạn có thể duy trì sự hoạt động suôn sẻ và tiết kiệm chi phí thay vì phải đối mặt với các sự cố và sửa chữa đắt đỏ.
Bảo trì phòng ngừa là gì?
Trước khi bước vào các phương pháp lập và triển khai kế hoạch, hãy tìm hiểu tổng quan về phương pháp bảo trì này.
Khái niệm bảo trì phòng ngừaBảo trì phòng ngừa ( hoặc bảo trì dự trữ ) – PM – là việc làm được triển khai tiếp tục ( theo lịch trình ) nhằm mục đích giảm thiểu năng lực một phần thiết bị nhất định bị hỏng dẫn đến ngừng hoạt động giải trí ngoài dự kiến. Do đó, bảo trì phòng ngừa được triển khai trong khi thiết bị vẫn ở trong thực trạng hoạt động giải trí thông thường .
>>> Xem thêm bài viết: Sự khác biệt giữa Bảo trì khắc phục và Bảo trì phòng ngừa
Nếu bạn thực sự đang tìm kiếm một hướng dẫn chuyển đổi hoàn chỉnh, hãy đọc hướng dẫn từng bước trong bài viết: Cách Chuyển Từ Bảo trì Phản ứng sang Bảo trì Phòng ngừa. Còn bài viết nhằm mục tiêu trình bày tổng quan về Bảo trì phòng ngừa cũng như hướng dẫn cách lập kế hoạch cho toàn bộ quá trình chuyển đổi, thực hiện chiến lược bảo trì phòng ngừa, thiết lập các phương pháp hay nhất, đào tạo đội ngũ kỹ thuật và chia sẻ cách CMMS kích hoạt và hỗ trợ quá trình chuyển đổi này.
Một điều tra và nghiên cứu gần đây của Jones Lang LaSalle nêu bật cách một công ty viễn thông đạt được cống phẩm góp vốn đầu tư ( ROI ) 545 % khi thực thi kế hoạch bảo trì phòng ngừa .
Tuy mang lại các lợi ích to lớn nhưng bảo trì phòng ngừa vẫn sẽ không thể triển khai trong thực tế nếu như không nhận được sự chỉ đạo từ cấp trên. Chính vì thế, SpeedMaint đã giúp doanh nghiệp tổng hợp lại những lợi ích của phương pháp bảo trì này phù hợp để mang đi thuyết phục. Bạn có thể đọc lại bài viết: Cách thuyết phục lãnh đạo và nhân viên triển khai chương trình bảo trì phòng ngừa
Phương pháp tạo lập và triển khai một kế hoạch bảo trì phòng ngừa
Phương pháp tạo lập và triển khai một kế hoạch bảo trì phòng ngừaSau khi đã có quyết định hành động tiến hành, hãy khởi đầu với kế hoạch 5 bước dưới đây :
Bước 1: Quyết định tài sản được ưu tiên trong lịch trình PM
Nếu đây là lần tiên phong, doanh nghiệp nên mở màn bằng cách lên lịch bảo trì phòng ngừa cho những gia tài, thiết bị quan trọng nhất .Sẽ thuận tiện hơn trong việc thuyết phục cấp trên vì vận dụng một, hai thiết bị sẽ đạt hiệu quả nhanh gọn hơn. Ngoài ra, điều này sẽ cung ứng 1 số ít khoảng chừng thời hạn để đội ngũ kỹ thuật kiểm soát và điều chỉnh và quy đổi sang tư duy bảo trì và quá trình thao tác dữ thế chủ động .Nếu bạn đang gặp khó khăn vất vả trong việc xác lập máy móc nào là quan trọng hơn cả để đưa vào kế hoạch bảo trì phòng ngừa, hãy vấn đáp những câu hỏi sau :
- Máy móc nào quan trọng nhất đối với hoạt động của hệ thống sản xuất?
- Có cần bảo trì thường xuyên cho thiết bị này không?
- Chi phí sửa chữa và thay thế có cao không?
Những loại thiết bị và máy móc hoạt động giải trí chính yếu trong mạng lưới hệ thống và nhu yếu bảo trì liên tục hơn những loại khác thường sẽ cần nhiều ngân sách và nguồn lực bảo trì, thay thế sửa chữa hơn những thiết bị còn lại. Đó chính là những vật thử nghiệm bạn nên chọn tiên phong .
Bước 2: Thu thập tất cả thông tin cần thiết
Sau khi quyết định hành động những thiết bị, máy móc cần đưa vào kế hoạch bảo trì phòng ngừa, bạn cần lên một list những trách nhiệm bảo trì đơn cử sẽ được thực thi cũng như tần suất của những trách nhiệm đó .Dưới đây là list những nguồn khác nhau doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng để tích lũy thông tin thiết yếu :
Xem các khuyến nghị của Nhà sản xuất thiết bị gốc (OEM)
Các nhà phân phối thiết bị có rất nhiều tài liệu thống kê từ những thử nghiệm trong nhà và thử nghiệm hiện trường do người mua triển khai. Các hướng dẫn sử dụng mà họ phân phối thường có lịch trình bảo trì thiết yếu, cách sử dụng những phụ tùng sửa chữa thay thế quan trọng và hướng dẫn việc làm bảo trì cơ bản .
Sử dụng dữ liệu từ lịch sử bảo trì
Dù chưa từng sử dụng CMMS, doanh nghiệp vẫn phải tàng trữ 1 số ít nhật ký bảo trì, hoàn toàn có thể qua sách vở hoặc Excel. Xem xét những thất bại mà bạn đặt trong kế hoạch PM của mình đã trải qua trong quá khứ ( và tần suất ). Từ đó, bạn hoàn toàn có thể khái quát loại việc làm phòng ngừa nào bạn hoàn toàn có thể lên lịch ( và tần suất ) để ngăn ngừa 1 số ít thất bại đó trong tương lai .
Hình dưới đây là một ví dụ về nhật ký bảo trì của một thiết bị:
Nhật ký bảo trì của một thiết bị
Nói chuyện với kỹ thuật viên bảo trì và vận hành máy móc
Với tư cách là người quản trị bảo trì, bạn chỉ hoàn toàn có thể có được 1 số ít thông tin cụ thể bằng cách chuyện trò với những người đang vặn cờ lê và tiếp xúc với máy móc hàng ngày. Thông thường, họ sẽ có một số ít thông tin mà bạn không hề tìm thấy trong bất kể nhật ký bảo trì và báo cáo giải trình nào .Ví dụ, bạn hoàn toàn có thể phát hiện ra rằng một trong những kỹ thuật viên của bạn đã phải đưa ra giải pháp sau một sự cố gần đây vì anh ta không có tổng thể những phụ tùng sửa chữa thay thế thiết yếu trong tay. Trong khi anh ấy hoàn toàn có thể làm cho máy chạy, một số ít thành phần hiện đang bị hao mòn thêm. Do đó, bạn cần phải lên lịch kiểm tra tiếp tục những bộ phận đó cho đến khi những bộ phận thay thế sửa chữa đó đến nơi và yếu tố được xử lý .Sau khi tích lũy xong tài liệu, bạn sẽ có một list những trách nhiệm bảo trì cho một gia tài hoàn toàn có thể trông giống như sau :
Danh sách các nhiệm vụ bảo trì cho một tài sản
Bước 3: Lập Kế hoạch Bảo trì ban đầu
Nếu mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch, đến bước này bạn đã có list toàn bộ những trách nhiệm bảo trì phòng ngừa thiết yếu cùng tần suất thực thi từng trách nhiệm đó trên một gia tài đơn cử .
Tất cả những gì còn lại là nhập dữ liệu vào công cụ lập kế hoạch bảo trì của bạn (hy vọng là CMMS), giao nhiệm vụ cho đúng người và thêm mức độ ưu tiên cũng như ngày đến hạn để đảm bảo cả nhóm đều đang thực hiện kế hoạch đã lập.
Bước 4: Theo dõi và điều chỉnh
Một trong những cạm bẫy mà bạn cần tránh khi triển khai bảo trì phòng ngừa là lên lịch quá nhiều việc làm phòng ngừa và quan tâm quá nhiều đến những gia tài không cần đến bảo trì phòng ngừa .
Doanh nghiệp có thể theo dõi và điều chỉnh lịch trình, kế hoạch dễ dàng
Tin tốt là cạm bẫy này có thể dễ dàng giải quyết, đặc biệt nếu bạn đang sử dụng một phần mềm CMMS hiện đại thì những gì cần làm là:
- Đăng nhập vào CMMS
- Mở thẻ tài sản cho các tài sản có trong gói PM
- Mở báo cáo tài sản
Cần lưu ý các các chi tiết như: có bao nhiêu công việc bảo trì dự phòng đã được thực hiện trên một tài sản và có bao nhiêu lỗi (nếu có) đã xảy ra kể từ khi
đưa gia tài đó vào kế hoạch PM .Bạn trọn vẹn hoàn toàn có thể lên lịch cho việc làm bảo trì phòng ngừa tương thích hơn sau khi đã xem những sự cố đó là gì và nguyên do gây ra .Cuối cùng, bạn phải quan tâm rằng lịch trình PM khởi đầu sẽ không khi nào tuyệt vời – và điều đó trọn vẹn thông thường. Miễn là bạn đã sẵn sàng chuẩn bị kiểm soát và điều chỉnh kế hoạch bảo trì phòng ngừa theo nhật ký bảo trì và phản hồi nhận được từ kỹ thuật viên .
>>> Xem thêm bài viết: Ứng Dụng Bảo Trì Khắc Phục Một Cách Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp 4.0
Bước 5: Mở rộng Chương trình Bảo trì phòng ngừa cho tất cả các tài sản
Sau khi cho bản thân và kỹ thuật viên một thời hạn chuyển tiếp để làm quen với những đổi khác trong quá trình thao tác và chuyển sang tư duy dữ thế chủ động, đồng thời chứng tỏ được quyền lợi của chúng trong việc giảm ngân sách, tăng doanh thu, đã đến lúc lặp lại những bước này và lan rộng ra chương trình bảo trì phòng ngừa cho phần còn lại của gia tài doanh nghiệp .
Với 5 bước trên, hi vọng doanh nghiệp đã thực sự có được kế hoạch để lập và triển khai phương pháp bảo trì phòng ngừa hiệu quả.
>>> Xem thêm bài viết: Giải mã thuật ngữ “Bảo trì dự phòng”: Vai trò và cách áp dụng tại doanh nghiệp
