1. MỤC ĐÍCH
Quy trình này đưa ra những nguyên tắc cơ bản và chiêu thức quản trị trang thiết bị, tổ chức triển khai định kỳ những hoạt động giải trí duy tu, thay thế sửa chữa, bảo dưỡng nhằm mục đích bảo vệ năng lượng những trang thiết bị Giao hàng tốt nhất trong quy trình triển khai công dụng quản trị nhà nước .
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng cho những hoạt động giải trí kiểm tra nhìn nhận thực trạng, lập kế hoạch và tổ chức triển khai duy tu, sửa chữa thay thế trang thiết bị toàn Ủy Ban Nhân Dân P. .
3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
Sổ tay chất lượng
TCVN ISO 9001:2002
4. ĐỊNH NGHĨA/TỪ VIẾT TẮT:
Không vận dụng
5. NỘI DUNG
5.1 Lưu đồ: (xem trang bên):
5.2.1 Theo dõi trang thiết bị:
Văn phòng, những bộ phận trình độ có trách nhiệm phải theo dõi liên tục những điều kiện kèm theo trang thiết bị tại bộ phận mình như ( những thiết bị sử dụng cho nhiệm vụ, những thiết bị vệ sinh, trang thiết bị văn phòng như máy tính, máy in, photto …. ) để kịp thời đưa ra những giải pháp giải quyết và xử lý bảo vệ bảo đảm an toàn, điều kiện kèm theo cơ sở luôn tốt Giao hàng công tác làm việc quản trị nhà nước. Đối với trang thiết bị lớn và những bộ phận có đặc thù quan trọng thì phải định kỳ bảo dưỡng, sửa chữa thay thế. Đối với trang thiết bị nhỏ lẻ, thì phải liên tục theo dõi, phát hiện kịp thời những sự cố để sửa chữa thay thế, thay thế sửa chữa .
5.2.2 Lập kế hoạch và đề xuất phương án sửa chữa, thay thế trang thiết bị:
Lập Kế hoạch:
Căn cứ nguồn kinh phí đầu tư Giao hàng thay thế sửa chữa, sửa chữa thay thế trang thiết bị hàng năm
Căn cứ thực trạng trang thiết bị tại những bộ phận trình độ
Văn phòng tiến hành tổng hợp và thiết lập kế hoạch thay thế sửa chữa / thay thế sửa chữa trang thiết bị theo BM-QT02 / VP-01 trình quản trị hoặc Phó quản trị đảm nhiệm trách phê duyệt và tổ chức triển khai thực thi .
Đề xuất khi có phát sinh hỏng:
Các bộ phận trình độ khi có phát sinh hỏng thiết bị đột xuất có nghĩa vụ và trách nhiệm : Thiết lập giấy nhu yếu thay thế sửa chữa máy thiết bị văn phòng theo BM-QT02 / VP-02 chuyển Văn phòng xem xét và trình ban chỉ huy phường phê duyệt .
5.2.3 Phê duyệt
Sau khi lập xong kế hoạch / giấy nhu yếu, Văn phòng trình lên quản trị hoặc phó quản trị đảm nhiệm phê duyệt. Tuỳ theo đặc thù của việc sửa chữa thay thế sửa chữa thay thế mà Ban chỉ huy phường sẽ xem xét. Với những cơ sở vật chất, thiết bị không quá lớn thì quản trị hoặc Phó quản trị đảm nhiệm phê duyệt trực tiếp. Nếu ngược lại, Ban chỉ huy phường sẽ triệu tập Hội đồng đánh giá và thẩm định để quyết định hành động đơn cử hơn về giải pháp, kế hoạch tiến hành
Kế hoạch, nhu yếu sẽ được Văn phòng trình lên Hội đồng đánh giá và thẩm định nội bộ phường xem xét và phê duyệt .
Trường hợp hàng loạt nội dung tương quan đến thay thế sửa chữa hạ tầng, thiết bị văn phòng đạt mức khả thi cao, cung ứng nhu yếu thực tiễn của phường được Hội đồng thẩm định và đánh giá phê duyệt, Văn phòng triển khai từng bước thực thi .
Trường hợp kế hoạch, giải pháp hoặc nhu yếu không đạt nhu yếu hoặc thiếu khả thi về mặt giải pháp, không tương thích so với thực tại của phường … Văn phòng hoặc những đơn vị chức năng có nhu yếu phải xem xét, lập lại hoặc kiểm soát và điều chỉnh sao cho hài hòa và hợp lý nhất, hoặc hội đồng đánh giá và thẩm định bãi bỏ vì nguyên do nào đó .
5.2.4 Thực hiện:
Khi kế hoạch được chấp thuận đồng ý, Văn phòng xem xét và chỉ huy những nhóm kỹ thuật được phân công hoặc lựa chọn những nhà thầu phụ về dịch vụ thay thế sửa chữa sẽ tổ chức triển khai tiến hành triển khai :
Bước 01: Nhóm kỹ thuật tiến hành kiểm tra các thiết bị sau đó tiến hành lập biên bản kiểm tra tình trạng kỹ thuật thiết bị máy văn phòng BM-QT02/VP-04.
Bước 02: Sau khi xác định được những chi tiết hỏng hoặc cần phục hồi nhóm kỹ thuật lại tiếp tục kiểm soát cụ thể từng thiết bị, đánh giá từng chi tiết hoặc cụm chi tiết lập biên bản kiểm tra xác định chi tiết bộ phận cần phục hồi/ thay thế BM-QT02/VP-06.
Bước 03: Sau kiểm soát chặt chẽ toàn bộ thiết bị văn phòng nhóm kỹ thuật tiến hành lập đề nghị mua hàng hoá, thiết bị thay thế (nếu cần thiết). Sau tiếp nhận thiết bị, vật tư được cấp phát nhóm kỹ thuật triển khai thực hiện sửa chữa/ bảo dưỡng.
5.2.5. Kiểm tra/ nghiệm thu:
Các hoạt động giải trí bảo dưỡng, thay thế sửa chữa sau khi được tiến hành thực thi, Văn phòng, nhóm kỹ thuật và những bộ phận trình độ sử dụng hoặc quản trị trực tiếp có nghĩa vụ và trách nhiệm nghiệm thu sát hoạch ngặt nghèo theo biên bản nghiệm thu sát hoạch máy móc, thiết bị BM-QT02 / VP-07, BM-QT02 / VP-08 .
5.2.6 Bàn giao, sử dụng:
Các thiết bị sau bảo dưỡng, sửa chữa thay thế sẽ được nhóm kỹ thuật chuyển giao lại cho những bộ phận trình độ ( trước khi đảm nhiệm thiết bị sau sửa chữa thay thế, những bộ phận trình độ có nghĩa vụ và trách nhiệm chạy hoặc đưa vào quản lý và vận hành thử ), đồng thời nhu yếu phải có khá đầy đủ chữ ký xác nhận với nhau .
5.2.7. Kiểm soát các thiết bị không còn giá trị sử dụng:
Đối với những trang thiết bị hư hỏng không còn năng lực sử dụng hoặc những trang thiết bị nếu liên tục sử dụng phải ngân sách sửa chữa thay thế quá lớn sẽ được triển khai thanh lý theo theo đúng lao lý hiện hành, gồm những bước :
Bước 1 : Tổng hợp danh mục gia tài cần thanh lý
Văn phòng tham mưu chỉ huy phường xây dựng tổ kiểm kê, triển khai kiểm kê, tổng hợp và báo cáo giải trình hạng mục trang thiết bị cần thanh lý theo BM-QT02 / VP-08 kèm theo hồ sơ theo dõi, quản trị so với từng trang thiết bị ( Hợp đồng, biên bản giao nhận, biên bản sửa chữa thay thế, … )
Bước 2 : Thẩm định chất lượng hoặc nhìn nhận lại trang thiết bị cần thanh lý
Hội đồng thanh lý tài sản, triển khai việc đánh giá và thẩm định, nhìn nhận lại trang thiết bị theo đúng pháp luật hiện hành và lập Biên bản nhìn nhận lại gia tài cần thanh lý .
Bước 3 : Trình hồ sơ đề xuất thanh lý trang thiết bị
Hội đồng thanh lý tài sản lập Hồ sơ ý kiến đề nghị thanh lý trang thiết bị báo cáo giải trình quản trị phê duyệt, gồm có :
– Văn bản ý kiến đề nghị thanh lý trang thiết bị
– Danh mục trang thiết bị cần thanh lý
– Biên bản nhìn nhận lại trang thiết bị cần thanh lý
Bước 4 : Tổ chức bán thanh lý trang thiết bị
Hội đồng thanh lý tài sản tổ chức triển khai bán trang thiết bị thanh lý hoặc huỷ trang thiết bị ( nếu có ) sau khi có đồng ý chấp thuận của Ban chỉ huy phường và những trang thiết bị được phê duyệt thanh lý : Thông báo thanh lý tài sản, tổ chức triển khai buổi thanh lý, lập hoá đơn, …
Bước 5 : Báo cáo tác dụng thanh lý tài sản
Ngay sau khi việc thanh lý tài sản thanh lý kết thúc, Văn phòng chủ trì làm báo cáo giải trình tác dụng thực thi thanh lý trang thiết bị theo BM-QT02 / VP-10 và triển khai ghi giảm gia tài theo pháp luật của chính sách kế toán hiện hành .
6. BIỂU MẪU:
BM-QT02 / VP-01 : Kế hoạch thay thế sửa chữa trang thiết bị
BM-QT02 / VP-02 : Giấy đề xuất sửa chữa thay thế thiết bị văn phòng
BM-QT02 / VP-03 : Biên bản kiểm tra thực trạng KT thiết bị máy văn phòng
BM-QT02 / VP-04 : Biên bản kiểm tra xác lập chi tiết cụ thể bộ phận cần phục sinh / thay thế sửa chữa
BM-QT02 / VP-05 : Biên bản nghiệm thu sát hoạch sửa chữa thay thế thiết bị văn phòng
BM-QT02/VP-06: Danh mục trang thiết bị cần thanh lý
BM-QT02 / VP-07 : Báo cáo hiệu quả triển khai thanh lý trang thiết bị
7. HỒ SƠ LƯU
Toàn bộ những hồ sơ quản trị trang thiết bị được Văn phòng lưu trong thời hạn 05 năm .
