Giới thiệu
Từ 1/5/2011, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng hóa đơn điện tử theo pháp luật tại Thông tư số 32/2011 / TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán sản phẩm & hàng hóa, đáp ứng dịch vụ. Đây là một hình thức giao dịch thanh toán mới trong thanh toán giao dịch thương mại .
Hoá đơn điện tử
- Là tập hợp những thông điệp dữ liệu điện tử về bán sản phẩm & hàng hóa, đáp ứng dịch vụ
-
Được Khởi tạo, Lập, Gửi, Nhận, Lưu trữ và Quản lý bằng phương tiện điện tử
-
Có thể chuyển đổi thành hóa đơn giấy trong nhu cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người mua
Lợi ích của việc sử dụng hoá đơn điện tử:
- Tiết kiệm ngân sách in ấn, gửi, dữ gìn và bảo vệ, tàng trữ, khai thác hóa đơn
- Hạn chế những rủi ro đáng tiếc như mất mát, rách nát, hỏng, cháy trong quy trình luân chuyển tàng trữ .
- Rút ngắn thời hạn giao dịch thanh toán do việc lập, gửi, nhận hóa đơn được thực thi qua những phương tiện đi lại điện tử
- Đơn giản hóa việc sử dụng hóa đơn cho người mua : thuận tiện tiếp đón, quản trị và kê khai thuế
- Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, so sánh tài liệu, quản trị kinh doanh thương mại của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế .
Đối tượng sử dụng sản phẩm
Khách hàng là những đơn vị chức năng, tổ chức triển khai, doanh nghiệp có phát hành hóa đơn / chứng từ dùng kê khai thuế đến người mua :
Tính năng và ưu điểm vượt trội của VNPT-INVOICE
- Dễ dàng liên kết / tích hợp với những mạng lưới hệ thống CRM, ERP, Kế toán, Tính cước, … để liên thông và tự động hóa hàng loạt tài liệu hóa đơn
- Cho phép xuất hóa đơn dưới nhiều hình thức : xuất hóa đơn lẻ khi phát sinh thanh toán giao dịch, xuất hóa đơn định kỳ theo lô
- Triển khai mạng lưới hệ thống quản trị và phát hành hóa đơn tập trung chuyên sâu tại Trung tâm, được cho phép những đơn vị chức năng thành viên thực thi xuất, gửi và khai thác hóa đơn
- Tích hợp sẵn giải pháp ký số cho hóa đơn
- Đáp ứng nhiều đặc trưng quản trị khác nhau của doanh nghiệp
MÔ HÌNH TRIỂN KHAI DỊCH VỤ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ VNPT
Phương án 1: Dùng cho doanh nghiệp xuất hóa đơn bằng cách viết tay trên hóa đơn giấy, số lượng hóa đơn ít.
1. Khách hàng sử dụng trình duyệt web hoặc tool client & thiết bị ký số USB token để phát hành hóa đơn.
2. Hệ thống VNPT EINVOICE sẽ ký số, cập nhật trạng thái hóa đơn, lưu trữ xuống DB khách hàng & hệ thống portal hóa đơn điện tử.
3. Thông báo, gửi hóa đơn cho người mua hàng, có 2 cách sau:
a. Gửi Email hoặc SMS thông báo cho người mua hàng về việc phát hành hóa đơn.
b. Chuyển đổi hóa giấy từ hóa đơn điện tử, IN + ký, đóng dấu để đi đường hoặc khi khách hàng yêu cầu.
4. Khách hàng nhận được thông báo phát hành, truy cập Portal để xem, tải hóa đơn.
5. Khách hàng ký số trả lại ( nếu cần).
Phương án 2: Dùng cho doanh nghiệp phát hành hóa đơn thông qua phần mềm bán hàng, PM kế toán, hệ thống ERP, CRM có nghiệp vụ phức tạp, số lượng hóa đơn phát hành nhiều.
1. Tích hợp việc phát hành hóa đơn điện tử vào hệ thống ERP, CRM, PM kế toán … của đơn vị bán hàng thông qua các hàm webservices mà hệ thống VNPT EINVOICE cung cấp.
2. Hệ thống VNPT EINVOICE sẽ ký số tập trung với thiết bị ký số HSM (Hardware Security Modules), cập nhật trạng thái hóa đơn, lưu trữ xuống DB khách hàng & phát hành hóa đơn lên hệ thống portal hóa đơn điện tử.
3. Thông báo, gửi hóa đơn cho người mua hàng, có 2 cách sau:
a. Gửi Email hoặc SMS thông báo cho người mua hàng về việc phát hành hóa đơn.
b. Chuyển đổi hóa giấy từ hóa đơn điện tử, IN + ký, đóng dấu để đi đường hoặc khi khách hàng yêu cầu.
4. Khách hàng nhận được thông báo phát hành, truy cập Portal để xem, tải hóa đơn.
5. Khách hàng ký số trả lại ( nếu cần).
