Quan hệ giao tiếp nơi công sở gồm có mối quan hệ bên trong và bên ngoài cơ quan, doanh nghiêp hay là một tổ chức triển khai nào đó, nhất là so với những cơ quan kinh doanh thương mại liên tục quan hệ tiếp xúc với xã hội bên ngoài. Mục đích hầu hết của những mối quan hệ này là đi đến “ nhân hòa ” ở trình độ hạng sang. Giao tiếp là hoạt động giải trí nhằm mục đích xác lập mối quan hệ và sự tiếp xúc giữa con người giữa con người với nhau nhằm mục đích thỏa mãn nhu cầu những nhu yếu nhất định. Trên cơ sở thu nhận thông tin, hai bên giao tiếp sẽ thiết kế xây dựng, kiểm soát và điều chỉnh tiềm năng, kiểm soát và điều chỉnh hành vi qua sự tác động ảnh hưởng lẫn nhau để cùng hiểu biết về trường hợp, có cùng lời nói, đem lại quyền lợi nhiều nhất hoàn toàn có thể có. Trong đời sống hàng ngày, đặc biệt quan trọng là những mối quan hệ nơi công sở, thất bại trong giao tiếp thường là nguyên do của những sự không tương đồng hoặc hiểu nhầm giữa những đối tượng người tiêu dùng giao tiếp. Sự thành công xuất sắc của một nhân viên cấp dưới không riêng gì nhờ vào vào tính chuyên nghiệp và sự siêng năng thao tác mà còn ở những mối quan hệ cá thể và kỹ năng và kiến thức giao tiếp của họ .
16 trang |
Chia sẻ: lvbuiluyen
| Lượt xem: 10346
| Lượt tải : 11
Bạn đang xem nội dung tài liệu Giao tiếp công sở, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
MỤC LỤC GIỚI THIỆU Trang 2 A. GIAO TIẾP TRỰC DIỆN NƠI CÔNG SỞ I. Giao tiếp trong nội bộ 1. Với cấp dưới Trang 3 2. Với cấp trên Trang 4 3. Giữa những đồng nghiệp Trang 5 4. Hội họp Trang 6 II. Giao tiếp bên ngoài 1. Giao tiếp với người mua Trang 7 2. Giao tiếp với nhà cung ứng / đối tác chiến lược Trang 9 3. Giao tiếp với cơ quan chính quyền sở tại / báo chí truyền thông Trang 9 5. Trao tặng hoa, tặng phẩm Trang 10 6. Sử dụng danh thiếp Trang 10 III. Yếu tố thẩm mĩ trong công sở Trang 11 B. GIAO TIẾP KHÔNG TRỰC DIỆN 1. Điện thoại Trang 11 2. Thư điện tử Trang 13 3. Bản báo cáo Trang 13 C. KỸ NĂNG TẠO DỰNG MỐI QUAN HỆ TỐT NƠI CÔNG SỞ Trang 14 D. GIAO TIẾP CÔNG SỞ NHÀ NƯỚC Trang 15 GIỚI THIỆU Quan hệ giao tiếp nơi công sở gồm có mối quan hệ bên trong và bên ngoài cơ quan, doanh nghiêp hay là một tổ chức triển khai nào đó, nhất là so với những cơ quan kinh doanh thương mại liên tục quan hệ tiếp xúc với xã hội bên ngoài. Mục đích đa phần của những mối quan hệ này là đi đến “ nhân hòa ” ở trình độ hạng sang. Giao tiếp là hoạt động giải trí nhằm mục đích xác lập mối quan hệ và sự tiếp xúc giữa con người giữa con người với nhau nhằm mục đích thỏa mãn nhu cầu những nhu yếu nhất định. Trên cơ sở thu nhận thông tin, hai bên giao tiếp sẽ kiến thiết xây dựng, kiểm soát và điều chỉnh tiềm năng, kiểm soát và điều chỉnh hành vi qua sự tác động ảnh hưởng lẫn nhau để cùng hiểu biết về trường hợp, có cùng lời nói, đem lại quyền lợi nhiều nhất hoàn toàn có thể có. Trong đời sống hàng ngày, đặc biệt quan trọng là những mối quan hệ nơi công sở, thất bại trong giao tiếp thường là nguyên do của những sự không tương đồng hoặc hiểu nhầm giữa những đối tượng người tiêu dùng giao tiếp. Sự thành công xuất sắc của một nhân viên cấp dưới không riêng gì phụ thuộc vào vào tính chuyên nghiệp và sự siêng năng thao tác mà còn ở những mối quan hệ cá thể và kiến thức và kỹ năng giao tiếp của họ. A. GIAO TIẾP TRỰC DIỆN TRONG CÔNG SỞ : I. Giao tiếp trong nội bộ : 1. Với cấp dưới : 1.1. Khái niệm : Là quy trình giao tiếp giữa chỉ huy với nhân viên cấp dưới để kiểm tra, triển khai quyết định hành động quản trị, nhìn nhận quá trình việc làm, chớp lấy tâm tư nguyện vọng, nguyện vọng từng người để có biệp pháp giúp sức thích hợp. 1.2. Các nguyên tắc : Cư xử công minh. Không đưa tình cảm riêng vào việc làm chung. Điều này để tạo được sự tôn trọng và nể sợ của nhân viên cấp dưới. Phần thưởng xứng danh. Có phần thưởng cho những cá nhân hoàn thành trách nhiệm. Việc này cần được thực thi công khai minh bạch, minh bạch ; tránh tùy tiện kiểu “ rải khắp ”. Phản hồi tích cực. Khen thưởng, động viên khi họ làm tốt, góp ý với tính thiết kế xây dựng khi họ mắc lỗi Phân chia việc làm đồng đều. Tránh giao quá nhiều việc cho một người trong khi những người khác lại quá rãnh rỗi. Đào tạo người “ yếu ”. Dùng người giỏi trình độ để đào tạo và giảng dạy người yếu hơn, người cũ giảng dạy người mới hoặc tốt nhất là mời chuyên viên huấn luyện và đào tạo. Tác phong chuyên nghiệp. Luôn giữ tác phong chuyên nghiệp, tránh phục trang lôi thôi, bệ rạc trước nhân viên cấp dưới, nói năng thiếu giữ gìn. Phải biết giao việc và ủy quyền. Điều này biểu lộ sự tin yêu của chỉ huy vào nhân viên cấp dưới, sẽ giúp họ tự tin và nhiệt huyết hơn trong việc làm. 2. Với cấp trên : 2.1. Khái niệm : Là quy trình giao tiếp giữa nhân viên cấp dưới để trao đổi thông tin, nhận lệnh truyền đạt của cấp trên về hoạt động giải trí và tiềm năng của doanh nghiệp. 2.2. Các nguyên tắc : Không lăng xăng. Không chen vào việc của người khác nếu không được đề xuất giúp sức. Hạn chế “ buôn dưa lê ”. Không khoe khoang tiền thưởng. Tránh những hằn học, ghen tị không thiết yếu trong công ty. Đừng tỏ ra “ biết tuốt ”. Tránh yếu tố gì cũng xen vào phản hồi, yếu tố gì cũng cho là mình đúng. Không nên “ ỉm ” chuyện. Nếu có chuyện gì không hài lòng với người khác thì nên trực tiếp gặp người đó trình diễn thẳng thắn quan điểm của mình, tránh “ tâm sự ” với người khác vì điều này dễ bị quy là nói xấu sau sống lưng. Kết bạn bốn phương. Ngoài đồng nghiệp, nên giữ những mối quan hệ bên ngoài công sở. Điều này giúp bạn có tư tưởng thông thoáng, sáng suốt hơn trong mọi hành vi. 3. Giữa đồng nghiệp : 3.1. Khái niệm : Là quy trình giao tiếp giữa những đồng nghiệp với nhau để tạo mối quan hệ công sở tốt, tương hỗ lẫn nhau để đạt hiệu suất cao việc làm tốt nhất. 3.2. Những yếu tố để giao tiếp với đồng nghiệp hoặc nhóm thao tác : • Tự tin giao tiếp với mọi người • Thường xuyên gặp gỡ, giao lưu với mọi người • Hoàn thành những kế hoạch đã đề ra • Tuân thủ những nguyên tắc trong giao tiếp Nên trình diễn mục tiêu của mình một cách rõ ràng, tự tin và thuyết phục Nguyên tắc cơ bản trong thao tác nhóm là tiếp tục và bám sát đồng nghiệp một cách tương thích. Nếu như sự giao tiếp khởi đầu với đồng nghiệp tạo được ấn tượng tốt đẹp thì họ sẽ rất chuẩn bị sẵn sàng để nghe bạn kể về những dự tính của mình. Nếu là những người đồng nghiệp mới gặp thì bạn nên cảm ơn họ đã bỏ thời hạn tiếp xúc, gặp gỡ bạn và cũng nên có một cái hẹn được gặp lại họ. Điều này sẽ giúp bạn duy trì được những mối quan hệ mới trong tương lai cũng như sự mạnh dạn hơn trong giao tiếp. 3.3. Những điều nên tránh : Chỉ liên lạc với người khác khi cần tới họ : Bạn chỉ liên lạc với người khác khi cần nhờ vả đến họ. Giữa những “ quá trình cần ” đó, bạn thường không có liên lạc gì, thậm chí còn không thèm vấn đáp thư từ hay điện thọai hỏi thăm họ. Không vấn đáp những cuộc gọi điện thọai hoặc e-mail : Thói xấu này ngày càng trở nên thông dụng, nhất là khi đời sống ngày càng bận rộn. Ví dụ, có một đối tác chiến lược lớn rất chăm sóc đến doanh nghiệp của bạn, nhưng bạn lạnh nhạt không đáp lễ, họ sẽ quên ngay bạn vì thị trường còn nhiều công ty khác. Bỏ qua những giao tiếp cơ bản : Thường xuyên quên nói “ cảm ơn ” hoặc “ làm ơn ” khi nhận hoặc nhu yếu điều gì. Những phép giao tiếp cơ bản này thường bị quên béng bởi rất nhiều nguyên do : con người ta quá bận rộn, không được dạy dỗ cơ bản hoặc có tư tưởng là mình xứng danh được nhu yếu người khác. Không biết lắng nghe : Nếu không biết lắng nghe sẽ dẫn đến việc thông tin xô lệch, mất đi nhiều thời cơ và làm giảm hiệu suất vì còn phải vừa làm vừa sửa sai. Nói dối : Nói dối chỉ hoàn toàn có thể thông cảm được trong trường hợp bất khả kháng, hoặc khi nó không gây hại cho ai. Tuy nhiên, trong giao tiếp với đồng nghiệp, hay hơn cả vẫn là nói thật, nhưng nói thật một cách khôn khéo, nhạy cảm, không làm tổn thương người khác. Không nói những lời xấu đi : Có những người liên tục thốt ra những lời chê bai xấu đi về mọi thứ : chê việc làm, chê không khí công sở, chê sếp, chê đồng nghiệp. 4. Hội họp : * Lưu ý : – Nên khởi đầu bằng việc công bố mục tiêu của cuộc họp, hoặc nêu rõ ràng những yếu tố cần xử lý. – Đưa ra tiềm năng ở ngay đầu cuộc họp sẽ giúp khuynh hướng cuộc họp – Nên phát tài liệu in sẵn về những yếu tố bàn luận * 10 trách nhiệm của người chủ tọa : Sắp xếp thời hạn và khu vực Chuẩn bị và lập chương trình thao tác Ổn định cuộc họp một cách nhanh gọn Nêu rõ mục tiêu cuộc họp Giữ cuộc bàn luận theo đúng kế hoạch Kêu gọi mọi người góp phần quan điểm Kiểm soát những thành viên quá nhiệt tình Tạo một bầu không khí tự do Tóm tắt lại những yếu tố sau khi những thành viên góp phần quan điểm Kết thúc cuộc họp theo đúng thòi gian biểu. 5 trách nhiệm một thành viên Đến đúng giờ. Trường hợp đến chễ phải xin phép chủ tọa Phải ghi chép nội dung cuộc họp Trình bày quan điểm của mình Trao đổi thông tin với những thành viên khác, link quan điểm của mình với những thành viên khác Giúp cuộc họp được triển khai một cách thuận tiện : Bạn phải giúp chủ tọa điều khiển và tinh chỉnh cuộc họp một cách thuận tiện, tự do. II. GIAO TIẾP BÊN NGOÀI : Giao tiếp với người mua : 1.1 Vai trò : Khách hàng phải được đặt ở vị trí TT trong hàng loạt hoạt động giải trí sản xuất kinh doanh thương mại của doanh nghiệp. Và doanh nghiệp phải hướng hàng loạt nỗ lực của mình vào việc cố gắng nỗ lực thỏa mãn nhu cầu đến mức tốt nhất mọi nhu yếu của người mua. 1.2 Nguyên tắc trong quy trình giao tiếp : Không có một nguyên tắc nhất định nào vận dụng cho mọi người và mọi cuộc giao tiếp, ứng xử trong những giao tiếp trường hợp nhất định. Dưới đây là một số nguyên tắc hoàn toàn có thể vận dụng để đạt được những hiệu suất cao nhất định trong quy trình giao tiếp : Cần xác lập đúng đối tượng người tiêu dùng giao tiếp. Làm cho người mua thấy được tầm quan trọng của họ và họ được tôn trọng thật sự trên thực tiễn. Hướng sự chú ý quan tâm đến đối tượng người tiêu dùng giao tiếp, tập trung chuyên sâu và nhiệt tình vấn đáp toàn bộ những yếu tố mà họ chăm sóc nếu hoàn toàn có thể được. Mỉm cười khi thiết yếu, biết tán thưởng đối tượng người tiêu dùng đúng lúc. Hãy lắng nghe họ là chính. Tránh tranh luận nếu yếu tố đó không thiết yếu phải tranh luận. Một việc làm nào đó được xử lý cần tạo cho khách ý nghĩ xử lý như thế là thỏa đáng, hoặc xử lý như thế là họ có lợi. * Những giải pháp kiến thiết xây dựng mối quan hệ với người mua : Hội nghị người mua : phải có người mua lớn, những người mua quan trọng. Trong hội nghị, công ty phải có nội dung gợi ý để người mua nói về ưu, điểm yếu kém của mẫu sản phẩm, những thiếu sót trong quan hệ thanh toán giao dịch của công ty … Hội thảo : khác với hội nghị người mua, hội thảo chiến lược chỉ đề cập tới một hoặc vài góc nhìn của kinh doanh thương mại. Tặng quà : đây cũng là giải pháp của những nhà kinh doanh hay làm, tuy nhiên nó cũng không khá thông dụng. Hoạt động tương hỗ bán hàng : đây là một hoạt động giải trí quan trọng của markerting. Hoạt động tương hỗ bán hàng được trải qua việc sử dụng hoạt động giải trí của những hiệp hội kinh doanh thương mại, shop trình làng loại sản phẩm, hội chợ … 1.3 Một số điều chú ý quan tâm trong quy trình giao tiếp : Chào hỏi lịch sự và trang nhã, gọi cả tên họ, những chức vụ ( nếu có ) Phải dữ thế chủ động bắt tay, chào hỏi, mời ngồi, mời nước. … Hỏi thăm vài ba câu và đi vào nội dung chính của việc làm Chọn thời điêm thích hợp để đưa công văn, thư tín hay quà biếu Phải duy trì được sự nhiệt tình, vui tươi trong suốt thời hạn tiếp khách Nhìn thẳng vào mắt người đối lập, tự tin, lắng nghe, mỉm cười .. để khuyến khích họ nói. Ko được có những cử chỉ khiếm nhã Khiêm tốn, tôn trọng khách Khi trình diễn yếu tố cần ngắn gọn, dễ hiểu, lập luận chặc chẽ nhằm mục đích gây được ấn tượng với người mua. Kết thúc cuộc gặp gỡ nhớ bắt tay, chào tạm biệt ( quan tâm đến tư trang của khách, nếu khách quên thì nhắc khéo ) Hãy sử dụng tên riêng của người mua Khách hàng muốn được mời tham gia những cuộc gặp gỡ, họp mặt Hỏi người mua về những lời khuyên Tạo ra sự quá bất ngờ cho người mua Lắng nghe người mua 1.4 Nghệ thuật khắc chế khi người mua đang tức giận Bình tĩnh : Để người mua giải tỏa nỗi lòng một lát Đảm bảo nghĩa vụ và trách nhiệm hài hòa và hợp lý : hãy xin lỗi đúng phần sự vụ mà bản thân và công ty phải chịu nghĩa vụ và trách nhiệm, xử lý trường hợp sao cho người mua hài lòng. Tránh mắc những lỗi thường thì : đổ nghĩa vụ và trách nhiệm cho người khác ; đừng khi nào ăn miếng trả miếng … 2. Nhà phân phối / đối tác chiến lược * Những điều cần chú ý quan tâm : – Không bắt họ phải chờ đón – Tỏ ra coi trọng họ không thua kém người mua – Khi có những trục trặc tương quan đến những hợp đồng nên khám phá cặn kẽ vấn đế vướng mắc vói họ trên ý thức hợp tác đê tìm ra giải pháp tốt nhất. – Trò chuyện thân thiện, tạo mối quan hệ tốt với họ, vì sẽ có nhiều trường hợp ta cần đến sự nhiệt tình giúp sức của họ. – Hãy giao dịch thanh toán đúng hạn những khoản phải chi trả cho họ – Hãy cẩn trọng với họ về những bí hiểm kinh doanh thương mại của Công ty – Hãy khôn khéo khai thác thông tin về ngành nghề của Công ty mình hoạt động giải trí 3. Giao tiếp với cơ quan chính quyền sở tại, báo chí truyền thông : Tuy đối tượng người dùng giao tiếp này không đem lại quyền lợi trực tiếp cho hoạt động giải trí sản xuất kinh doanh thương mại của công ty, nhưng họ cũng rất quan trọng. * Những điều cần quan tâm : – Chỉ cung ứng không thiếu thông tin cần cung ứng, tránh nói ấp a ấp úng làm họ hoài nghi. – Tuyệt đối không biểu lộ thái độ xem thường hay bất cần họ. – Đối với giới báo chí truyền thông nên cẩn trọng về lời nói, cú pháp văn phạm để tránh trường hợp hiểu sai hoặc cố tính làm xô lệch nội dung yếu tố – Khi kết thúc giao tiếp, luôn luôn cám ơn họ về buổi gặp mặt, nếu hoàn toàn có thể nên tạo mối quan hệ lâu bền hơn với họ. 5. Trao tặng hoa, tặng phẩm 5.1 Tặng hoa Trao bằng tay trái để khi khách chìa tay ra thì bắt tay phải. Hoa tặng phải mang ý nghĩa tương thích với từng thực trạng. Ví dụ : + Người Nước Ta tất cả chúng ta không khuyến mãi hoa huệ vì hoa huệ mang ý nghĩa thờ cúng. + Người Nhật không Tặng Ngay nhau hoa sen vì hoa sen để cắm trên bàn thờ cúng Phật Hoa phải có vỏ hộp trân trọng Trong những buổi hội họp thì nên khuyến mãi ngay một lẵng hoa Tặng phẩm Tặng phẩm cũng đưa bằng tay trái để tay phải bắt tay Món quà phải mang ý nghĩa trân trọng, bộc lộ được tình cảm của bên Tặng Kèm dành cho bên nhận. 6. Sử dụng danh thiếp 6.1 Tầm quan trọng Danh thiếp dùng để thanh toán giao dịch trong việc làm, đa phần là cho người mua và đối tác chiến lược. Danh thiếp luôn là một trong những “ chiếc cầu nối ” đưa bạn đến với những mối quan hệ kinh doanh thương mại. Đây là một công cụ có ảnh hưởng tác động rộng, hiệu suất cao lớn, tiết kiệm ngân sách và chi phí được ngân sách, đơn thuần 6.2 Một số hiệu quả của danh thiếp – Nói với mọi người về tên của bạn và của công ty bạn – Cho người mua tiềm năng một cách để liên lạc với bạn – Tạo ra một phong thái thao tác, đặc tính cá thể và vị thế kinh doanh thương mại của riêng bạn. 6.3 Một số những chú ý quan tâm khi trao và nhận danh thiếp Danh thiếp nên để trong túi áo, trong cặp tài liệu, không nên để trong bóp, trong túi quần vì sẽ khiến người khác hiểu nhầm, mặt khác nó còn bộc lộ được sự lịch sự và trang nhã, biết tôn trọng … Khi gửi tấm danh thiếp của bạn, hãy tự tay viết vào đó một vài thông tin, ví dụ điển hình như số điện thoại di động hay địa chỉ e-mail thứ 2 … điều này sẽ lôi cuốn được sự quan tâm của đối tác chiến lược nhiều hơn Khi bạn nhận danh thiếp, hãy viết một vài ghi chú lên mặt sau của danh thiếp để giúp bạn ghi nhớ hơn về đối tác chiến lược. Lưu ý là chỉ làm điều này sau khi họ đã ra về rồi. III. Yếu tố thẩm mỹ và nghệ thuật trong công sở : Thẩm mỹ trong công sở chính là biểu lộ cái đẹp một cách có chuẩn mực, có sự lựa chọn, tương thích với điều kiện kèm theo, thực trạng giao tiếp và môi trường tự nhiên thao tác * Một số quan tâm : – Không trang điểm lòe loẹt. – Đầu tóc phải ngăn nắp. – Trang phục ngăn nắp, lịch sự và trang nhã, kín kẽ, thật sạch là sự tự ra mắt không lời – Lựa chọn phục trang tương thích giới tính, tuổi tác, thiên nhiên và môi trường thao tác B. GIAO TIẾP KHÔNG TRỰC DIỆN : 1. Điện thoại Xã giao điện thoại cảm ứng đúng cách đã trở nên quan trọng hơn khi nào hết trong môi trường tự nhiên kinh doanh thương mại thời nay. Phần lớn mọi thanh toán giao dịch, kinh doanh thương mại đều diễn ra trên điện thoại cảm ứng ở văn phòng, tại nhà, trên xe hay mọi nơi … khi đó, kiến thức và kỹ năng giao tiếp điện thoại cảm ứng hoàn toàn có thể quyết định hành động đến việc mở ra hay chấm hết một mối quan hệ với đối tác chiến lược. Làm thế nào để thông tin hiệu suất cao : Hãy luôn biết rõ mình muốn nói gì Hãy nói “ vâng ”, “ tôi hiểu ”, để tỏ ra rằng bạn chăm sóc đến những lời nói của đối phương Đầu tiên hãy chào hỏi, tự ra mắt về bản thân, về công ty ( nếu hoàn toàn có thể ) Khi gặp đúng đối tượng người dùng, hãy nhắc lại mối quan hệ hoặc nguyên do gọi Điều chỉnh cách chuyện trò cho thích hợp với từng đối tượng người tiêu dùng Hạn chế chuyện trò riêng Kết thúc cuộc gọi bằng cách cám ơn và hẹn gặp lại Xác nhận lại thông tin cuối mỗi cuộc gọi để chắc rằng cả hai đều nhất trí với những giải pháp đạt được. Hãy vấn đáp thẳng vào yếu tố Cuối buổi trò chuyện, hãy xác nhận lại những điều đã trao đổi Đừng trò chuyện riêng khi đang dùng điện thoại thông minh Khi gọi điện thoại thông minh, hãy luôn nhớ những điều sau : Ưu tiên gọi đi Tìm hiểu thời hạn thao tác của bên nhận điện thoại thông minh trước khi gọi Không nên nói quá lâu trừ phi bạn được mời nói. Hãy nói ngắn gọn mục tiêu cuộc gọi, hạn chế nói dông dài trên điện thoại cảm ứng Chưa có câu vấn đáp hãy hẹn gọi lại sau. Khi nhận điện thoại thông minh, cần quan tâm : Đừng đợi chuông reo quá 3 lần rồi mới nhấc máy Mọi người đều nên có nghĩa vụ và trách nhiệm vấn đáp điện thoại thông minh Đừng vấn đáp điện thoại cảm ứng khi đang ăn, hút thuốc, ngáp … Luôn luôn gọi lại, đừng hứa gọi điện cho ai rồi quên béng đi Đừng gọi nhầm tên người bên kia đầu dây Cố gắng kết thúc cuộc này rồi hãy bắt cuộc khác, tránh nhầm lẫn nội dung hai cuộc điện thoại cảm ứng Đừng chuyển cuộc gọi qua nhiều người. Không nên giữ thái độ thiếu nhiệt tình khi chuyện trò, kể cả khi đó không phải là khách của mình. Hãy nhiệt tình chuyển điện thoại thông minh và ghi lại tin nhắn Đừng phát ngôn nếu không chắc như đinh vào những gì mình nói Tránh giật mình gác máy mà không có sự lý giải Hãy bộc lộ sự nhiệt tình và tự tin trong lời nói của bạn Đừng nói quá to, quát thẳng vào máy cũng đừng thầm thì. 2. E-Mail Những điều chú ý quan tâm khi gửi mail : Lưu ý khi đặt tên cho địa chỉ email Tiêu đề thư ( Subject ) rõ ràng, tránh thực trạng gửi thư mà không có tiêu đề Không gửi một thư đến quá nhiều người ( Cc ) Nhấn mạnh những điểm chính Dùng tín hiệu khẩn, ký hiệu cho những câu văn muốn nhấn mạnh vấn đề Chia nhỏ file đính kèm Đọc lại nội dung trước khi gửi Kiểm tra email đều đặn Nội dung thư ngắn ngọn, rõ ràng, khá đầy đủ thông tin. Tránh viết tắt, viết hoa Đừng vấn đáp mail chậm trễ Đừng tự trở thành người gửi bom thư Đừng khi nào nhấn nút “ Gửi đi ” khi bạn đang ở trong tâm trạng bực mình hay hoảng sợ. 3. Bản báo cáo : Nên làm Không nên làm – Viết báo cáo giải trình rõ ràng, ngắn gọn, mê hoặc nội dung – Nhấn mạnh những điểm quan trọng – Dùng đầu đề đúng chuẩn – Trong thân bài báo cáo giải trình nên góp vốn đầu tư tìm kiếm những minh họa để tạo nên một chuỗi logic. – Sử dụng từ ngữ chuyên sử dụng – Thuyết trình có sử dụng phương tiện đi lại nghe nhìn. – Không viết quá dài – Không lạm dùng từ “ tôi ” hoặc biểu lộ thành kiến – Đừng quá tản mạn, xa đề tài gây cho người đọc khó hiểu – Không Kết luận thiếu chứng cứ không thiếu – Không in báo cáo giải trình khi chưa kiểm tra những nguồn tài liệu C – KỸ NĂNG TẠO DỰNG MỐI QUAN HỆ TỐT NƠI CÔNG SỞ : Khuyến khích người khác bày tỏ quan điểm của họ. Biết lắng nghe và tôn trọng quan điểm của mọi người. Khen ngợi và trợ giúp nhau một cách chân thành. Tránh việc đánh đố người khác. Đừng lặp lại những sai lầm đáng tiếc. Hãy rút ra kinh nghiệm tay nghề cho bản thân mỗi khi mắc lỗi. Hãy biểu lộ sự tôn trọng tới tổng thể mọi người. Tuyệt đối không đi nói xấu người khác. Tuyệt đối không đi nói xấu người khác. Không đố kỵ với đồng nghiệp Hạn chế nhờ vả từ những việc li ti nhất Không tỏ ra quá thân thiện với sếp Hãy nghĩ trước khi nói Trốn tránh nghĩa vụ và trách nhiệm Không tự biến mình thành kẻ nói điêu, khoe khoang Không lôi kéo, bè đảng nơi công sở D. GIAO TIẾP TRONG CÔNG SỞ NHÀ NƯỚC : * Thực trạng : Một số cán bộ, nhân viên cấp dưới công sở chưa có những kỹ năng và kiến thức giao tiếp thiết yếu với đồng nghiệp, với nhân dân. Văn hoá giao tiếp ít được chú trọng. Giao tiếp với nhân dân thì cửa quyền, quan liêu, sách nhiễu, Không tôn trọng kỷ luật cơ quan, thao tác không đúng giờ niêm yết. Công chức đang thanh toán giao dịch với khách, nghe điện thoại thông minh mà không Quan hệ giữa chỉ huy với công chức là quan hệ xấp xỉ, không hề ” mái ấm gia đình chủ nghĩa “, gọi chỉ huy là chú, là bác, xưng con, xưng cháu, xưng em. Giao tiếp trong cơ quan có thứ bậc để đối xử, còn ra ngoài xã hội tuỳ theo ý thích của mỗi người mà giao tiếp thân thiện, bình đẳng. * Giải pháp giao tiếp đạt hiệu suất cao trong thiên nhiên và môi trường công sở nhà nước Giao tiếp, ứng xử với dân phải tráng lệ, lịch sự và trang nhã, tôn trọng, không được nói tục, không được nói tiếng lóng, không được quát nạt, phải ăn nói mạch lạc, rõ ràng … Chưa hết giờ, không được về, dù không còn khách nào. Trang phục, quần áo phải lịch sự và trang nhã, ngăn nắp … Khi nghe điện thoại thông minh, phải xưng họ tên, cơ quan công tác làm việc, và không được ngắt điện thoại thông minh bất thần. Thái độ phải niềm nở, nét mặt tươi cười khi giao tiếp với dân. Xây dựng văn hoá giao tiếp, ứng xử của cán bộ, nhân viên cấp dưới trong cơ quan. – Hết –
