Quá trình tạo lập và sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ không thể tránh được sai sót hay những sự cố không mong muốn. Hóa đơn điện tử sai địa chỉ là một trong những lỗi sai cơ bản và dễ mắc phải. Bài viết sau sẽ cung cấp cho bạn những thông tin về hóa đơn điện tử sai địa chỉ.
Lỗi thường gặp dẫn đến lỗi hóa đơn điện tử sai địa chỉ
Khi tạo lập hóa đơn điện tử, kế toán doanh nghiệp hoàn toàn có thể ghi sai địa chỉ người mua. Lỗi sai này hoàn toàn có thể do người lập viết tắt, hoặc viết thiếu, viết sai địa chỉ hoặc cũng hoàn toàn có thể do bên mua cung ứng thông tin địa chỉ bị sai .
Lỗi sai này thường xảy ra khi xuất hóa đơn lần đầu cho người mua mới ( tin tức người mua mới lập bị sai ). Còn khi thực thi bán hàng cho người mua nhiều lần thì lỗi này là không hề xảy ra bởi hệ thống hóa đơn điện tử lưu lại thông tin người mua. Điều này giúp người lập hóa đơn tránh sai sót so với hóa đơn giấy khi kế toán thực thi viết tay .
Xử lý hóa đơn điện tử sai địa chỉ với hóa đơn có mã của cơ quan thuế
Đối với trường hợp hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế, bạn xử lý lỗi hóa đơn điện tử sai địa chỉ theo từng trường hợp sau:
Hóa đơn điện tử sai địa chỉ và người bán chưa gửi cho người mua
Đối với trường hợp này, bên bán ( bên lập hóa đơn ) cần thực thi như sau :
- Lập thông báo hủy hóa đơn điện tử và gửi cho Cơ quan Thuế
- Tiến hành lập hóa đơn điện tử thay thế mới, đảm bảo có đầy đủ ký số, ký điện tử, gửi tới cơ quan Thuế để được cấp mã mới.
Hóa đơn điện tử sai địa chỉ và người bán đã gửi cho người mua
Trong trường hợp này, bên bán cần giải quyết và xử lý như sau :
- Bên bán gửi thông báo cho bên mua về hóa đơn điện tử sai địa chỉ.
- Bên bán lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử rồi gửi tới Cơ quan Thuế và không phải lập hóa đơn mới.
Nội dung tương quan : Chuyển đổi hóa đơn điện tử theo thông tư 78
Xử lý hóa đơn điện tử sai địa chỉ với hóa đơn không có mã của cơ quan thuế
Thực tế, khi phát hiện hóa đơn có chứa sai sót về địa chỉ, bên bán đã gửi cho bên mua và đã được triển khai kê khai, thì cả hai bên sẽ phải lập biên bản điều chỉnh sai sót, sau đó mới lập hóa đơn điều chỉnh .
Xử lý hóa đơn điện tử sai địa chỉMẫu biên bản điều chỉnh lỗi sai địa chỉ trên hóa đơn điện tử sẽ được triển khai theo lao lý, lao lý thuộc Thông tư 39/2014 / TT-BTC do Bộ Tài chính phát hành .
Hóa đơn điện tử sai địa chỉ nhưng bên bán chưa gửi cho bên mua
- Trường hợp này, bên bán chỉ cần bên bán thông báo cho bên mua về việc hóa đơn điện tử sai địa chỉ và không phải lập lại hóa đơn.
- Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
Hóa đơn điện tử sai địa chỉ nhưng không có mã của cơ quan thuế
Khi đó, doanh nghiệp hoàn toàn có thể điều chỉnh sai sót trên hóa đơn điện tử không có mã như sau :
- Cơ quan Thuế gửi thông báo cho bên bán theo Mẫu số 05 (Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) để bên bán kiểm tra sai sót.
- Kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, bên bán có 02 ngày để lập thông báo hủy hóa đơn điện tử theo Mẫu số 04 để gửi cho bên mua rồi gửi lại cho quan thuế.
Lưu ý : Các hóa đơn điện tử sai địa chỉ đã hủy, không có giá trị sử dụng nữa nhưng vẫn phải được tàng trữ để ship hàng tra cứu khi thiết yếu .
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sai địa chỉ
Thực tế, những hóa đơn điện tử khi gặp lỗi sai địa chỉ ; bên bán đã gửi cho bên mua và đã thực thi kê khai thì cả hai bên bán và mua sẽ phải lập biên bản điều chỉnh sai sót ; rồi mới lập hóa đơn điều chỉnh .
Thông tư 39/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành có kèm theo mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sai địa chỉ, các bên tham khảo mẫu này.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là gì?
Biên bản điều chỉnh hóa đơn là biên bản được lập cùng với hóa đơn cần điều chỉnh về sai sót, sai sót hoàn toàn có thể là : tên công ty bên mua, địa chỉ của bên mua. Quá trình tạo lập, điền thông tin, kế toán sẽ không hề tránh khỏi được những sai sót ngoài ý muốn khi sử dụng hóa đơn. Vậy nên biên bản điều chỉnh hóa đơn sẽ là sự tương hỗ kịp thời của kế toán khi gặp phải một trong những sai sót trên .
Yêu cầu về biên bản điều chỉnh lỗi “Hóa đơn điện tử sai địa chỉ”
Biên bản điều chỉnh lỗi hóa đơn điện tử sai địa chỉ muốn hợp pháp phải cung ứng vừa đủ nội dung và nhu yếu dưới đây :
- Trên biên bản điều chỉnh hóa đơn và trên hóa đơn điều chỉnh phải có ngày, giờ trùng khớp với nhau.
- Trên biên bản điều chỉnh hóa đơn phải thể hiện rõ các nội dung sau: Điều chỉnh hóa đơn số … ngày/tháng/năm… ký hiệu…; xuất hóa đơn điều chỉnh số… ngày/tháng/năm… ký hiệu …; nội dung điều chỉnh.
- Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử phải có ký điện tử của bên bán và bên mua, được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử. Ngoài ra, nếu bên mua không có chữ ký điện tử, thì bên bán và bên mua phải lập văn bản điều chỉnh và thỏa thuận bằng giấy, có ghi rõ sai sót và chữ ký, đóng dấu của cả hai bên.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sai địa chỉ được lập trong trường hợp nào
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử được lập khi kế toán ( người trực tiếp lập hóa đơn có chứa sai sót ) gặp phải một trong những trường hợp sau :
Trường hợp 1: Hàng hóa chưa được giao cho bên mua
Trường hợp lập hóa đơn điện tử sai địa chỉ bên mua và đã được gửi cho bên mua, nhưng sản phẩm & hàng hóa chưa được chuyển giao. Ở trường hợp này, kế toán công ty cần giải quyết và xử lý theo những bước sau :
- Bước 1: Cả bên bán và bên mua cùng xác nhận sai sót trên của bên bán; sau đó cả hai cùng tiến hành hủy hóa đơn điện tử chứa sai sót. Hóa đơn điện tử sai sẽ được bên bán lưu trữ lại theo quy định.
- Bước 2: Sau khi cả bên bán và bên mua xác nhận việc hủy bỏ hóa đơn sai sót thì bên bán sẽ lập hóa đơn mới.
Lưu ý: trên hóa đơn điện tử mới lập để thay thế cho hóa đơn cũ chứa sai sót thì trên hóa đơn mới vẫn phải ghi chú đầy đủ rằng đây là hóa đơn thay thế cho hóa đơn bao nhiêu, ngày tháng năm nào.
Trường hợp 2: Hàng hóa đã được giao cho bên mua
Trường hợp này, hóa đơn điện tử sai địa chỉ bên mua nhưng hàng hóa đã được chuyển giao cho bên mua, thì sẽ xử lý theo các bước sau:
- Bước 1: Bên bán tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn
- Bước 2: Cả bên bán và bên mua đều thực hiện ký và đóng dấu xác nhận vào biên bản điều chỉnh hóa đơn.
- Bước 3: Cả hai bên kê khai lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định.
Kết luận: Có thể thấy rằng, biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sẽ được lập khi kế toán ở trong trường hợp 2. Kế toán cần đảm bảo việc lập biên bản theo đúng trình tự và theo mẫu đã được ban hành kèm theo thông tư của bộ tài chính. Theo đó, phải cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân của cả bên bán và bên mua.
Bài viết trên phân phối không thiếu thông tin về việc điều chỉnh và xử lý hóa đơn điện tử sai địa chỉ. Đội ngũ Nef Digital kỳ vọng những thông tin trên giúp cho doanh nghiệp của bạn tránh sự khó khăn vất vả, loay hoay khi gặp phải những sai sót .
Xin trân trọng cảm ơn !
Nef Digital JSC.,
- VPGD: Số 11 Hà Kế Tấn, Thanh Xuân, Hà Nội
- Hotline: 024.6655.2266
- Email: [email protected]
- Website: https://vvc.vn
