Khi đã quyết tâm đầu tư cả nhân lực và tài lực để ứng dụng một hệ thống giải pháp ERP cho doanh nghiệp mình, thì để đảm bảo vận hành trơn tru và khai thác hiệu quả, doanh nghiệp không nên tiếc chi phí cho bảo trì và nâng cấp hệ thống.
Sau khi triển khai xong thời hạn tiến hành và bh loại sản phẩm, doanh nghiệp cần xem xét đến phần tương hỗ này. Có không ít doanh nghiệp thường hay nhầm lẫn nghĩa vụ và trách nhiệm ” tương hỗ vĩnh viễn ” của nhà sản xuất giải pháp gồm có cả việc bảo vệ mạng lưới hệ thống quản lý và vận hành trơn tru và update những tính năng, công nghệ tiên tiến mới. Trong khi thực tiễn, bảo trì và tăng cấp mạng lưới hệ thống là hai khoản mục cần tách bạch rõ với chi phí góp vốn đầu tư tiến hành khởi đầu. Chi phí bảo trì dành cho việc sửa lỗi phát sinh của phần mềm, khắc phục những lỗi của mạng lưới hệ thống kể cả những lỗi phát sinh do nguyên do khách quan hay chủ quan. Còn tăng cấp sẽ gắn với những nhu yếu phát sinh của doanh nghiệp, đổi khác quy mô hoặc quá trình cũng sẽ dẫn đến những yếu tố cần biến hóa mạng lưới hệ thống hoặc nhu yếu tăng cấp phiên bản mới để theo kịp với xu thế công nghệ tiên tiến hay sự dịch chuyển của thị trường .
Trước tiên cần hiểu thực chất của bảo trì phần mềm là gì ?
Bảo trì phần mềm là việc kiểm soát và điều chỉnh, thay thế sửa chữa những lỗi trong quy trình quản lý và vận hành của phần mềm, mà trước đó quá trình tiến hành phần mềm chưa phát hiện ra nhằm mục đích tăng cấp tính năng sử dụng và độ bảo đảm an toàn của phần mềm khi sử dụng .
Quy trình bảo trì phần mềm :
Tùy thuộc vào đặc điểm dịch vụ mà mỗi nhà cung phấp phần mềm ERP sẽ có quy trình Bảo hành/ Bảo trì khác nhau. Tuy nhiên quá trình bảo trì cần phải đảm bảo được một số bước cơ bản như: Nêu ra, phân tích, đánh giá được lỗi cần bảo trì; Thực hiện chỉnh sửa; Xem xét bảo trì/Nghiệm thu kết quả.
>>> Tham khảo quy trình Bảo trì/Bảo hành phần mềm ERP của nhà Cung cấp Công ty CP Phần mềm BRAVO: Tại đây
Chi phí bảo trì phần mềm
Chi phí bảo trì bao gồm tất cả các khoản chi phí gắn với công việc sửa lỗi phát sinh cho hệ thống ERP trong khoảng thời gian sau khi thời hạn bảo hành kết thúc. Đối với doanh nghiệp mua giải pháp phần mềm ERP của nước ngoài, nhưng do một đơn vị thứ ba triển khai, phần chi phí bảo trì cũng tách làm hai: phần bảo trì cho sản phẩm (thường gắn vào giá bản quyền phần mềm và quy định trước) và phần bảo trì dịch vụ triển khai (bao gồm phần sản phẩm đã được thiết lập theo các quy trình dành cho doanh nghiệp). Tất nhiên, lỗi phát sinh thuộc “nhà” nào (nhà cung cấp sản phẩm hay nhà triển khai) thì bên đó sẽ khắc phục.
Riêng đối với các đơn vị cung cấp phần mềm trong nước, họ vừa là nhà phát triển phần mềm, vừa là nhà triển khai, thì chi phí bảo trì sẽ chung vào một gói bảo trì. Tùy chính sách của nhà cung cấp mà phí bảo trì sẽ tính theo gói thời gian một năm hoặc với các khoảng thời gian khác nhau (không giới hạn số lần hỗ trợ) hoặc tính theo vụ việc sự cố phát sinh (chi trả phí riêng cho từng vụ việc).
Chi phí nâng cấp phần mềm
Tương tự như bảo trì, việc tăng cấp tách làm hai phần : Phần tăng cấp phần mềm ( thêm tính năng, lan rộng ra quy mô, tăng cấp phiên bản … ) và phần phát sinh trong tiến hành ( biến hóa về tính năng, quá trình sử dụng, thêm nhu yếu mới … ). Như vậy, khi doanh nghiệp đưa nhu yếu mới thì cần phân biệt nó thuộc đối tượng người tiêu dùng nào giải quyết và xử lý .
Thông thường đối với trường hợp nâng cấp phiên bản mới, chi phí doanh nghiệp bỏ ra sẽ gần như tương đương với chi phí mua mới phần mềm, tùy vào chính sách của nhà cung cấp. Trên thực tế việc nâng cấp phiên bản thường hay được các doanh nghiệp “hiểu nhầm” là trách nhiệm bảo hành, bảo trì của bên cung cấp. Tuy nhiên doanh nghiệp cần phân định rõ, việc nâng cấp phần mềm cũng giống như chúng ta đã có một cái áo của một nhãn hiệu tương đối danh tiếng, dù vẫn mặc được nhưng đến giờ bạn muốn mua một cái khác cho hợp với bộ sưu tập mới ra, thì dĩ nhiên sẽ chẳng có hãng thời trang nào có trách nhiệm “nâng cấp” áo mới cho bạn để chạy theo xu hướng cả.
Một số lưu ý
Điều tiên phong doanh nghiệp cần quan tâm là phần sửa lỗi không gồm có lỗi phát sinh do người nhập liệu gây ra. Việc xác lập nguyên do lỗi sinh ra trong quy trình quản lý và vận hành sẽ do đơn vị chức năng Bảo hành triển khai. Nếu lỗi do những nguyên do khách quan như hệ quản lý, cơ sở tài liệu, virus, thiết bị phần cứng … thường thì, đơn vị chức năng Bảo hành sẽ không chịu nghĩa vụ và trách nhiệm. Tuy nhiên, tùy theo chủ trương của nhà sản xuất, những đơn vị chức năng uy tín vẫn sẵn sàng chuẩn bị tương hỗ bh khắc phục cả những lỗi này .
Có hai hình thức tương hỗ : Tại chỗ và từ xa. Phần lớn nhà phân phối đều phân phối dịch vụ tương hỗ từ xa qua điện thoại cảm ứng hoặc những phương pháp liên kết qua Internet … Trên quốc tế, hình thức tương hỗ từ xa cũng khá thông dụng và chỉ trong trường hợp không hề khắc phục lỗi được từ xa, đơn vị chức năng tương hỗ mới bắt buộc phải tương hỗ tại chỗ. Khi đó, cũng tùy vào chủ trương từ nhà cung ứng mà doanh nghiệp hoàn toàn có thể phải chịu chi phí cho những khoản phát sinh đi kèm như chi phí ăn, ở, đi lại trong trường hợp khoảng cách địa lý xa nhất định .
BT Tổng hợp
