Mặc dù hạn chế được nhiều sai sót hơn sử dụng hóa đơn giấy nhưng doanh nghiệp vẫn xảy ra sai sót trong quy trình lập hóa đơn điện tử. Kế toán phải địa thế căn cứ vào từng trường hợp sai sót đơn cử để vận dụng cách điều chỉnh hóa đơn điện tử theo đúng pháp luật .
Cơ sở pháp lý
Hiện hành việc áp dụng hóa đơn điện tử thực hiện theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP, Thông tư số 39/2014/TT-BTC và Thông tư số 32/2011/TT-BTC.
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới gửi cho người mua. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua viết sai địa chỉ, tên công ty
Căn cứ Khoản 7 Điều 3 Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính: Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua sai các thông tin khác
TH1. Hóa đơn điện tử đã lập chưa kê khai thuế
- Bên bán và bên mua xác nhận sai sót và lập biên bản hủy hóa đơn điện tử đã lập sai;
- Bên bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho người mua, trên hóa đơn điên tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu… ngày ….
TH2. Hóa đơn điện tử đã lập đã kê khai thuế
- Bên bán và bên mua xác nhận sai sót và lập biên bản điều chỉnh đơn điện tử đã lập sai;
- Bên bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu…ngày….
Một số lưu ý xử lý hóa đơn điện tử xuất sai
- Hóa đơn điện tử đã kê khai thuế sai thông tin như: Mã số thuế, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, ngày tháng năm => Đây là những sai sót về phần nội dung không ảnh hưởng đến số tiền nên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn điều chỉnh về nội dung đúng.
- Hóa đơn điện tử đã kê khai thuế sai sót liên quan đến con số hoặc số tiền, doanh nghiệp lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn điều chỉnh tăng hoặc giảm. Nếu viết sai cao hơn thì cần làm điều chỉnh giảm. Ngược lại, nếu viết sai thấp hơn thì cần phải điều chỉnh tăng. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi âm (-).
- Biên bản điều chỉnh hay biên bản hủy hóa đơn điện tử nếu bên mua có chữ ký điện tử thì biên bản điều chỉnh được lập và ký điện tử. Ngược lại, nếu bên mua không có chữ ký điện tử thì biên bản điều chỉnh phải lập bằng giấy và ký trực tiếp.
Doanh nghiệp có bất kể khó khăn vất vả, vướng mắc trong việc sử dụng hóa đơn điện tử, kê khai thuế, sung sướng liên hệ Đại lý thuế Việt An để được tư vấn, tương hỗ !
