Hóa đơn điện tử là gì ? Phân loại hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện
tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập ra để ghi nhận thông
tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật. Hóa đơn điện tử
tập hợp các nội dung dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được
khởi tạo, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử là gì?
Hiện nay hóa đơn điện tử được phân thành 2 loại chính :
Tùy vào loại hình hóa đơn mà doanh nghiệp đang sử dụng mà sẽ
có những cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo quy định của pháp luật. Tuy
nhiên, vì hiện nay các doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử mới theo Thông
tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP nên bài viết này sẽ tập trung
cung cấp cho bạn những hướng dẫn điều chỉnh sai sót đối với hóa đơn điện tử
kiểu mới theo đúng quy định.
Cách xác định trường hợp sai sót của hóa đơn điện tử
Có rất nhiều trường hợp phát hiện sai sót trong lúc phát hành hóa đơn điện tử tuy nhiên cách giải quyết và xử lý thì sẽ được chia thành 4 trường hợp sau :
- Trường hợp 1 : Người bán tự phát hiện trước khi gửi hóa đơn cho người mua .
- Trường hợp 2 : Người bán tự phát hiện sau khi đã gửi hóa đơn cho người mua, hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế .
- Trường hợp 3 : Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử bị sai sót .
- Trường hợp 4 : Phát hiện hóa đơn theo Thông tư 32/2011 / TT-BTC bị sai sót khi đã quy đổi sang hóa đơn điện tử theo Nghị định123 / 2020 / NĐ-CP và Thông tư78/2021 / TT-BTC .
Sau khi đã xác định đúng trường hợp sai sót thì bắt đầu tiến
hành thực hiện các cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo quy định.
Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai mới nhất theo Thông tư 78/2021 / TT-BTC
Các cách xử
lý hóa đơn điện tử viết sai theo quy định
Trường hợp 1 : Người bán phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua
Hóa đơn chưa được cấp mã của cơ quan thuế
Theo Công văn số 3441/TCT-CS ngày 29-8-2019 của Tổng cục
Thuế về hóa đơn điện tử có ghi rõ:
Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua, người bán hoàn toàn có thể hủy hóa đơn sai sót và triển khai lập hóa đơn điện tử mới. Bên cạnh đó, hóa đơn đã hủy cần phải được tàng trữ để Giao hàng cho quy trình tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền .
Hóa
đơn đã xác nhận mã của Cơ quan thuế
Nếu phát hiện hóa đơn điện tử viết sai đã có mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua, người bán hoàn toàn có thể thực thi điều chỉnh theo quá trình sau :
- Bước 1 : Thông báo cho cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo mẫu số 04 / SS-HĐĐT, sau đó cơ quan thuế sẽ hủy hóa đơn đã cấp mã trên mạng lưới hệ thống .
- Bước 2 : Lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn sửa chữa thay thế cho hóa đơn đã hủy để gửi cho người mua .
Trường hợp 2 : Người bán phát hiện hóa đơn điện tử viết sai đã gửi cho người mua
Hóa
đơn điện tử viết sai địa chỉ, sai tên công ty
Trong trường hợp hóa đơn điện tử sai địa chỉ, sai tên công ty trên hóa đơn, người bán thực thi những bước giải quyết và xử lý theo quá trình sau :
- Bước 1 : Người bán thực thi thông tin cho người mua về việc điều chỉnh hóa đơn điện tử sai địa chỉ, không phải lập lại hóa đơn mới .
- Bước 2 : Người bán thông tin với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo mẫu số 04 / SS-HĐĐT ( Trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế gặp phải lỗi sai như trên nhưng chưa gửi tài liệu hóa đơn cho cơ quan thuế ) .
Hóa
đơn điện tử viết sai các thông tin khác
Đối với trường hợp hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua nhưng phát hiện sai sót những thông tin khác như : Mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế, sai tên sản phẩm & hàng hóa trên hóa đơn điện tử, sản phẩm & hàng hóa không đúng quy cách … người bán hoàn toàn có thể lựa chọn xử lý theo một trong hai cách sau :
- Cách 1 : Người bán lập hóa đơn điện tử để điều chỉnh hóa đơn đã sai sót .
- Người bán và người mua lập văn bản
thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót, sau đó lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa
đơn đã sai sót.
- Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn
đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều
chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế hóa
đơn điện tử đã sai sót.
- Người bán và người mua lập văn bản
thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót, sau đó người bạn lập một hóa đơn điện tử
mới thay thế hóa đơn điện tử đã sai sót.
- Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn
đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay
thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
=> Người bán ký số và gửi lại cho cơ quan thuế để cấp mã
cho hóa đơn điện tử mới và gửi cho người mua.
Lưu ý: Đối với điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung về giá trị
hóa đơn: Điều chỉnh tăng (ghi dấu âm), điều chỉnh giảm (ghi dấu dương) đúng với
thực tế con số đã điều chỉnh.
Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Thông tư
78/2021/TT-BTC
Trường hợp 3 : Hóa đơn điện tử bị phát hiện sai sót bởi Cơ quan thuế
Trong trường hợp này cơ quan thuế thông báo với người bán để
kiểm tra hóa đơn sai sót theo Mẫu số 01/TB-RSĐT.
Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số
04/SS-HĐĐT về việc kiểm tra hóa đơn điện tử có sai sót theo thời hạn thông báo
ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT.
Hết thời hạn thông báo mà người bán chưa có thông báo với cơ
quan thuế thì sẽ được thông báo lần 2 theo Mẫu số 01/TB-RSĐT. Hết thời hạn
thông báo lần 2 mà người bán vẫn không có thông báo thì cơ quan thuế thực hiện
xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.
Trường hợp 4 : Phát hiện Hóa đơn theo Thông tư 32/2011 / TT-BTC bị sai sót khi đã quy đổi sang Hóa đơn điện tử theo NĐ 123 / 2020 / NĐ-CP và TT 78/2021 / TT-BTC
Trường hợp này người bán triển khai giải quyết và xử lý sai sót theo tiến trình sau :
Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót trên phần mềm hóa đơn
điện tử Fast e-Invoice
Fast e-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử giúp người mua lập, tàng trữ và quản trị hóa đơn điện tử thuận tiện, bảo đảm an toàn và nhanh gọn. Fast e-Invoice đã được update tính năng tương thích với pháp luật của Thông tư 78/2021 / TT-BTC .
Khi hóa đơn điện tử đã phát hành và gửi cho người mua có sai sót, người bán được phép tùy chọn sử dụng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn sửa chữa thay thế để giải quyết và xử lý sai sót .
( a ) Đối với hoá đơn có mã của cơ quan Thuế
Trường hợp
1: Lập hóa đơn điều chỉnh
Bước 1 : Lập hóa đơn điều chỉnh
- Vào công dụng Cập nhật hóa đơn / Lập hóa đơn hoặc Lập phiếu xuất, chọn loại giải quyết và xử lý điều chỉnh .
- Khai báo nội dung cho hóa đơn, phiếu xuất điều chỉnh cần phát hành .
Bước 2 : Phát hành hóa đơn điện tử điều chỉnh
- Vào tính năng Cập nhật hóa đơn / Phát hành hóa đơn điện tử .
- Lọc những hóa đơn điều chỉnh và chọn ký hiệu hóa đơn cần phát hành để phát hành hóa đơn điện tử .
Bước 3 : Gửi thông tin hóa đơn điện tử có sai sót đến cơ quan Thuế .
- Vào công dụng Đăng ký hóa đơn / Báo cáo / Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót .
- Chọn những hóa đơn bị điều chỉnh cần thông tin và kích vào nút “ Gửi cơ quan Thuế ” để ký số và gửi đến cơ quan Thuế .
- Cơ quan Thuế sẽ phản hồi về việc
chấp nhận hay không chấp nhận thông báo ngay tại chức năng này.
Lưu ý một số ít độc lạ so với pháp luật trước kia :
- Điều chỉnh giảm phải nhập số âm. Số âm hoàn toàn có thể là số lượng, đơn giá, thành tiền hoặc thuế ( tùy từng nhiệm vụ phát sinh đơn cử ) .
- Không bắt buộc phải lập biên bản điều chỉnh trước khi phát hành hóa đơn điều chỉnh ( trừ khi người bán và người mua có thỏa thuận hợp tác phải lập ) .
- Sau khi phát hành hóa đơn điều chỉnh, đơn vị chức năng phải gửi Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót ( Mẫu số 04 / SS-HĐĐT ) đến cơ quan Thuế .
Trường hợp
2: Lập hóa đơn thay thế
Bước 1 : Lập hóa đơn thay thế sửa chữa
- Vào công dụng Cập nhật hóa đơn / Lập hóa đơn hoặc Lập phiếu xuất, chọn loại giải quyết và xử lý thay thế sửa chữa .
- Khai báo nội dung cho hóa đơn, phiếu xuất thay thế sửa chữa cần phát hành .
Bước 2 : Phát hành hóa đơn điện tử thay thế sửa chữa
- Vào công dụng Cập nhật hóa đơn / Phát hành hóa đơn điện tử .
- Lọc những hóa đơn thay thế sửa chữa và chọn ký hiệu hóa đơn cần phát hành để phát hành hóa đơn điện tử .
Bước 3 : Gửi thông tin hóa đơn điện tử có sai sót đến cơ quan Thuế .
- Vào tính năng Đăng ký hóa đơn / Báo cáo / Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót .
- Chọn những hóa đơn bị thay thế sửa chữa cần thông tin và kích vào nút “ Gửi cơ quan Thuế ” để ký số và gửi đến cơ quan Thuế .
- Cơ quan Thuế sẽ phản hồi về việc đồng ý hay không gật đầu thông tin ngay tại công dụng này .
Lưu ý 1 số ít độc lạ so với pháp luật trước kia :
- Không bắt buộc phải lập biên bản tịch thu trước khi phát hành hóa đơn sửa chữa thay thế ( trừ khi người bán và người mua có thỏa thuận hợp tác phải lập ) .
- Sau khi phát hành hóa đơn sửa chữa thay thế, đơn vị chức năng phải gửi Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót ( Mẫu số 04 / SS-HĐĐT ) đến cơ quan Thuế .
( b ) Đối với hoá đơn không có mã số của cơ quan Thuế
Người bán xử lý tương tự như Trường
hợp 2 phần trên nhưng không có bước gửi cơ quan Thuế cấp mã.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn
thủ tục chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
Fast e-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử được Tổng cục
thuế công nhận đạt chuẩn
Hy vọng với những chia sẻ về cách xử lý hóa đơn điện tử viết
sai trên đây, các bạn đã có thể phần nào hiểu rõ hơn về các cách giải quyết cho
từng trường hợp hóa đơn điện tử sai sót. Nếu có bất kỳ thắc mắc cần tư vấn về
hóa đơn điện tử, đừng ngần ngại liên hệ CÔNG TY PHẦN MỀM FAST để được hỗ trợ và
giải đáp một cách nhanh nhất nhé!
