Trong đời sống thời nay, khi mà đa phần các tài liệu đều được trao đổi thông quan mạng internet thì một chiếc máy in là thiết bị vô cùng thiết yếu trong hầu hết các văn phòng, văn phòng. Ngoài tính năng in ra thì một số ít loại máy in còn có thêm công dụng Scan giúp người dùng tiện hơn trong việc sao lưu hay gửi đi các văn bản .
Sau khi Scan trên máy in, tài liệu sẽ được hiển thị trên máy tính giúp người dùng hoàn toàn có thể gửi file tài liệu qua mail hoặc tin nhắn mạng xã hội vô cùng nhanh và đơn thuần. Vì vậy, trong bài viết này Mega sẽ san sẻ đến bạn cách sử dụng tính năng Scan trên máy in để triển khai các tác vụ scan tài liệu khi cần .
Có một điều bạn cần chú ý quan tâm trước khi triển khai Scan đó chính là không phải toàn bộ các dòng máy in đều tương hỗ tính năng Scan mà chỉ có một số ít mẫu mã nhất định mới đi kèm tính năng Scan. Nên tiên phong bạn cần kiểm tra xem máy in của bạn đang dùng hiện tại có được nhà phân phối trang bị cho tính năng Scan hay không .
Nếu máy in bạn đang sử dụng thuộc dòng loại sản phẩm máy in đa năng thì sẽ có 2 vị trí bạn hoàn toàn có thể Scan đó chính là mặt gương và khay ADF .
Máy in có năng lực Scan
Việc thực thi lệnh in yên cầu máy in của bạn phải liên kết với máy tính và bạn cũng cần kiểm tra lại dây cáp liên kết và dây nguồn đã ổn hết chưa. Mỗi lần Scan máy chỉ hoàn toàn có thể scan một mặt nên nếu tài liệu của bạn là 2 mặt thì cần scan 2 lần và trở mặt tài liệu .
1. Cách Scan trên máy in
Đầu tiên bạn cần đặt tài liệu cần Scan vào mặt gương hoặc khay PDF của máy in. Khi dặt tài liệu trên mặt gương bạn cần quan tâm đến các góc viền gương và mũi tên hướng dẫn để đặt sao cho đúng chiều giấy .
Còn nếu bạn đặt tài liệu scan trên khay PDF thì bạn cần đặt tài liệu cần in với đầu trăng nằm phía dưới khay và mặt cần in nằm trên .
Sau khi đã đặt tài liệu vào đúng vị trí, để triển khai Scan, bạn hãy mở máy tính lên -> vào mục control panel -> Device and Printers
Tại đây sẽ có một list các máy in hiển thị bên dưới, bạn chỉ cần tìm đến máy in mà bạn đang sử dụng -> Click chuột phải chọn Start Scan .
Cách Scan trên máy in
Sau khi nhấn Start Scan, một hành lang cửa số mới hiện lên. Đây là bản thông số kỹ thuật được cho phép bạn kiểm soát và điều chỉnh các thông số kỹ thuật tài liệu trước khi được in .
Để hoàn toàn có thể cho ra được bản Scan đẹp nhất thì bạn cần quan tâm đến các phần sau đây :
- Profile : đây là phần chọn định dạng scan. Nếu tài liệu bạn cần scan là văn bản thì chọn file Document còn nếu là hình ảnh thì bạn hãy chọn Photos ở phần này .
- Color format : đây là phần được cho phép bạn lựa chọn scan màu hay không
- File typte : đây là phần lựa chọn định dạng file nhận được sau khi Scan là PDF hay file ảnh
- Resolution : bạn hoàn toàn có thể kiểm soát và điều chỉnh độ phân giải của tài liệu cần scan tại đây
2. Cách Scan tài liệu sang File PDF
Chọn máy Scan
Ngày nay có rất nhiều dòng loại sản phẩm máy in đến từ các tên thương hiệu nổi tiếng như Epson, Canon, HP. .. được nhà phân phối tích hợp thêm tính năng Scan để người dùng tiện hơn trong việc in ấn tài liệu. Tuy nhiên, khi lựa chọn máy in, bạn không cần phải quá đặt nặng về yếu tố thương hiệu hay năng lực phân giải của máy scan là bao nhiêu mà thay vào đó là hãy tìm mua một chiếc dựa trên tiêu chuẩn mục địch sử dụng, tính năng bạn cần cùng Chi tiêu phải chăng. Nếu nhu yếu của bạn không quá cao thì hãy tìm cho mình một chiếc máy càng ít tính năng càng tốt vì một chiếc máy càng có nhiều tính năng thì độ bền của nó sẽ càng ít hơn so với máy ít công dụng .
Máy in màu đang năng HP color laser Jet Pro MFP M281FDW
Cài phần mềm Scan
Để tiện cho việc quản trị, tàng trữ và setup tài liệu sau khi scan thì tất cả chúng ta nên lưu dữ liệu scan ở định dạng file PDF thay vì sửu dụng file ảnh JPG, dù việc tàng trữ dưới dạng file ảnh JPG sẽ có mức dung tích giảm hơn 10 % so với PDF. Nếu khi bạn mua máy về và trong máy đã được cài sẵn ứng dụng tương hỗ scan tài liệu sang định dạng file PDF thì bạn nên giữ nguyên như vậy chứ không cần cài lại hay cài thêm một ứng dụng nào khác .
Có một cách khác đó là bạn hoàn toàn có thể tìm trên google sau đó tải về và cài ứng dụng Softi Scan to PDF thay cho ứng dụng PDF đã cài sẵn trong máy nếu thấy khó dùng hoặc không được tối ưu. Để tiện trong việc quản lý tài liệu sau khi Scan thì bạn nên cài luôn ứng dụng Docpro vào máy .
Cài ứng dụng Scan
3 .Sử dụng phần mềm Scan tài liệu
Scan ra file PDF:
- Bước 1 : Chạy ứng dụng Softi Scan to PDF
- Bước 2 : Nhấn chọn chuẩn Scan trong ô Select Scanner
- Bước 3 : Chọn 200 ở ô DPI
- Bước 4 : Chọn Color ngay sau ô DPI
- Bước 5 : Tick chọn trước hàng chữ “ Show Scanner Dialog ” rồi bấm Scan
- Bước 6 : Bấm phím Preview, quét chọn hay kiểm soát và điều chỉnh vùng tài liệu scan. Sau đó chọn lại nút Scan
- Bước 7 : Chọn nút xoay tài liệu về hướng thẳng đứng rồi thực thi scan trang tài liệu tiếp theo hay cùng chủ đề. Cũng hoàn toàn có thể nhấn nút Save PDF để lưu file muốn lưu .
Scan ra file văn bản:
- Bước 1 : Nếu là văn bản tiếng anh, các bạn cài và chạy ứng dụng FreeOCR. net rồi nhấn “ Open ” để mở file tài liệu đã scan và lưu dưới dạng file hình ảnh .
- Bước 2 : Lúc này các nội dung văn bản và tài liệu sẽ hiện lên ở khung bên trái khi nhấn “ ORC ”. Tiếp tục, bạn hoàn toàn có thể lưu tài liệu thành file text hoặc copy vào chương trình khác .
- Bước 3 : Bấm nút “ Clear Text Windows ” để xóa nội dung và liên tục làm văn bản khác tựa như .
Xem thêm >>>
Lỗi máy in không kéo giấy: Nguyên nhân và cách khắc phục vô cùng đơn giản
Nguyên nhân và cách khắc phục lỗi máy in không nhận hộp mực
Nguyên nhân và cách khắc phục lỗi máy in không in được file PDF
