62 cụm từ này đã được chia thành 10 phân loại để bạn hoàn toàn có thể thuận tiện tập sử dụng để tạo thành một email hoàn hảo nhất, từ phần trình làng, chào hỏi, đến phần nội dung và kết thư .
Bạn sẽ tìm thấy cả những cụm từ trang trọng và không trang trọng vì việc viết email phụ thuộc rất nhiều vào đối tượng và vấn đề mà bạn đang muốn trao đổi.
62 cụm từ tiếng anh thông dụng khi viết Email
Việc hình thành và duy trì những mối quan hệ tốt đẹp trong kinh doanh thương mại là một điều thiết yếu. Ở thời gian hiện tại, hầu hết tổng thể những người đi làm đều liên kết với nhau trải qua email, nên kiến thức và kỹ năng tiếp xúc qua email là một trong những kiến thức và kỹ năng cơ bản so với những ứng viên đang tìm việc .
Làm thế nào để bạn bắt đầu một email đúng cách?
Lời chào qua email của bạn quan trọng hơn nhiều so với những gì bạn nghĩ. Mọi người nhìn nhận cao khi bạn gọi họ bằng tên vì điều đó cho thấy rằng bạn đang chuyện trò trực tiếp với họ. Khi bạn chỉ sử dụng một lời chào chung chung, họ hoàn toàn có thể hiểu rằng bạn đang gửi email cho họ cùng với 100 người khác. Vì vậy, dưới đây là một số ít cách mà bạn hoàn toàn có thể dùng để gây ấn tượng với người nhận khi khởi đầu một email :
-
Dear [name]: Cách chào này phù hợp với những email mang tính trang trọng trang trọng. Sử dụng nó khi bạn xưng hô với một người mà bạn cực kỳ tôn trọng.
-
Hi [name]: Cách này rất đơn giản, thân thiện và trực tiếp nhưng cũng khá thân mật. Hãy sử dụng nó một cách cẩn thận.
-
Greetings: Sử dụng nó khi bạn không biết tên của người nhận.
-
Hi (everyone/ guys): Đây là khi bạn đang gửi email mang tính không trang trọng cho một nhóm người.
Bây giờ bạn đã biết cách chào đúng cách, hãy chuyển sang phần tiếp theo của email .
1. “I hope you…”
Một email mở màn bằng những lời chúc tốt đẹp luôn là một cách tuyệt vời để bộc lộ sự thân thiện và lịch sự và trang nhã. Hãy nhớ rằng tiếp xúc là một kiến thức và kỹ năng rất quan trọng trong giới kinh doanh thương mại và bạn không nhất thiết phải tỏ ra sang chảnh hay cứng ngắc mọi lúc. Tuy nhiên, hãy luôn nỗ lực bộc lộ sự tôn trọng và tâm lý cẩn trọng trước khi tiếp xúc với những người xung quanh. Dưới đây là một số ít cụm từ / mẫu câu thông dụng mà bạn hoàn toàn có thể chọn để sử dụng cho phần khởi đầu email một cách tương thích nhất .
-
I hope you feel better soon (Mong bạn sớm khỏe lại): Hãy sử dụng mẫu câu này khi bạn biết người nhận đang hồi phục sau một căn bệnh hoặc một ca phẫu thuật và phải nghỉ làm một thời gian nhất định. Hãy cẩn thận khi sử dụng những mẫu câu tương tự, vì vậy bạn không muốn người nhận hiểu lầm rằng bạn đang hối thúc họ quay trở lại công việc.
2. “I am writing to you about…”
Việc tiên phong và cơ bản nhất khi gửi một email đó là bạn cần trình làng bản thân và nói về mục tiêu của email. Đôi khi bạn cần nhắc cho người phân biệt bạn là ai nếu bạn và người đó đã từng có thời cơ tiếp xúc trước đó .
Bạn hoàn toàn có thể khám phá một chút ít thông tin về người nhận để cá thể hóa nội dung email của mình. Việc này sẽ góp thêm phần tăng thời cơ được nhận mail phản hồi. Dưới đây là 1 số ít ví dụ về cách ra mắt về tên cũng như mục tiêu email mà bạn hoàn toàn có thể lựa chọn để sử dụng .
a. Các mẫu câu chung
-
It’s [your name] from [your company] (Tôi là … từ …): Bắt đầu bằng cách giới thiệu về bản thân với tên của bạn và công ty bạn làm việc. Nếu bạn muốn bỏ qua tên của công ty ở phần đầu, điều đó không sao, nhưng hãy đảm bảo rằng thông tin này sẽ được đặt ở đâu đó trong nội dung email.
b. Các mẫu câu cụ thể hơn
-
Congratulations on [what the person has achieved]! I’m sure it’s inspiring to see how this can help … (Xin chúc mừng [những gì người đó đã đạt được]! Việc xem điều này có thể giúp ích như thế nào thực sự truyền cảm hứng …): Những lời khen chân thành luôn được hoan nghênh. Một lần nữa, chỉ nói về những gì bạn thực sự chắc chắn về thành tích này và đừng phóng đại. Hãy chân thành và thật lòng về những gì bạn nói với họ.
3. “Thanks for…”
Thể hiện sự biết ơn là một cách tuyệt vời để lôi cuốn sự chú ý quan tâm của người nhận và rất có ích trong việc khắc phục những yếu tố xảy ra với bạn về dịch vụ người mua. Điều quan trọng là bạn cần tập trung chuyên sâu xử lý những yếu tố này một cách suôn sẻ nhất hoàn toàn có thể. Sẽ có những trường hợp, người mua hỏi một câu hỏi đơn thuần và thậm chí còn không biết đó là một nhầm lẫn, nhưng bạn hoàn toàn có thể chỉ ra và xử lý được. Hãy xem 1 số ít cụm từ email sẽ hữu dụng trong cả hai trường hợp này .
Mẹo: Nếu bạn cần phải xin lỗi vì một vấn đề nghiêm trọng, hãy sử dụng mẫu câu “Please accept our apologies for any inconvenience caused“, nhưng đừng dành toàn bộ email của bạn để xin lỗi. Thay vào đó, hãy đưa ra các giải pháp cho những gì đã xảy ra. Tránh sử dụng “Sorry for the inconvenience” vì nó nghe có vẻ mơ hồ, không trang trọng và thiếu sự chân thành.
4. “Just a quick/friendly reminder that…”
Bạn hoàn toàn có thể sử dụng cụm này để cung ứng thông tin hoặc nhắc nhở về những việc đã được trao đổi ở những cuộc trò chuyện trước. Cụm này cũng có ích khi bạn muốn lôi cuốn sự chú ý quan tâm của họ đến một yếu tố khác trong email của bạn, đặc biệt quan trọng là khi email đó gồm có nhiều phần với nhiều yếu tố khác nhau .
-
I wanted to update you (Tôi muốn cập nhật thông tin cho bạn): Mẫu câu này thường được sử dụng để thông báo với khách hàng của bạn về những vấn đề chưa giải quyết được. Thay vì nói thằng rằng “an issue that hasn’t been fixed”, hãy sử dụng “update” để thể hiện rằng bạn đang nỗ lực để giải quyết vấn đề đó.
5. “I’m sending you…”
Khi cần gửi tệp đính kèm hoặc một số ít thông tin bổ trợ mà người nhận cần đặc biệt quan trọng chú ý quan tâm, đây là mẫu câu bạn nên sử dụng :
-
I’ve attached [file’s name] for your review (Tôi đã đính kèm [tên tệp] để bạn xem xét): Một lần nữa, hãy nhớ chỉ rõ tên tệp và mục đích của nó. Nó là để người nhận xem xét, kiểm tra hay chỉnh sửa?
6. “Please feel welcomed…”
Sử dụng cụm này để biểu lộ sự sẵn sàng chuẩn bị trợ giúp khi người nhận cần về một yếu tố nào đó. Hãy nhớ khi phân phối bất kể thông tin gì, nên đính kèm cách để người nhận hoàn toàn có thể liên lạc với bạn nếu họ có vướng mắc .
-
If possible, I’d like to know (more) about … (Nếu có thể, tôi muốn biết (thêm) về …): Câu này không phải để bạn đòi hỏi hay yêu cầu thêm bất cứ điều gì, nó được sử dụng chỉ để người nhận cảm thấy thoải mái khi chia sẻ điều gì đó cụ thể với bạn.
7. “… please let me know.”
Nếu bạn muốn đề xuất làm một điều gì cho người nhận trong email, thì hãy chứng tỏ rằng bạn rất vui khi thao tác ấy. Cho người nhận ra rằng bạn luôn chuẩn bị sẵn sàng tương hỗ bất kể điều gì thiết yếu. Những mẫu câu tựa như như thế này cho người nhận thấy rằng bạn muốn giúp sức họ một cách vui tươi .
-
If we can be of any further assistance, please let us know (Nếu chúng tôi có thể hỗ trợ thêm điều gì, vui lòng cho chúng tôi biết): Đây là một cách trang trọng để đề nghị người nhận liên hệ khi cần bất kỳ sự hỗ trợ nào.
8. “Unfortunately…”
Thông báo một tin không hay qua email chưa khi nào là việc thuận tiện. Vì vậy, việc lựa chọn câu từ nói để đưa đến tin xấu đó là cực kỳ quan trọng. Dưới đây là 1 số ít cụm từ mà bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm .
-
I’m afraid it will not be possible to … (Tôi e rằng sẽ không thể thực hiện được …): Đây là cách nói thân mật hơn khi bạn muốn đưa ra các thông tin tiêu cực. Bên cạnh đó, nó cũng cho phép bạn kèm theo lời giải thích ngắn gọn về lý do tại sao không thể thực hiện được yêu cầu của người nhận.
-
After careful consideration, we have decided (not) to … (Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định (không) …): Câu này cho thấy rằng bạn đã cân nhắc kỹ những gì người nhận đã gửi cho bạn trước đây. Đây cũng là một cách để người nhận dễ dàng đón nhận tin xấu này hơn.
9. “Looking forward to hearing from you.”
Khi kết thúc email, thay vì sử dụng ” Thanks again ” ” hoặc một câu gì đó tương tự như, hãy cho người ta thấy bạn mong ước được nhận thư phản hồi. Những mẫu câu như thế này sẽ khuyến khích họ đưa ra sự trợ giúp hoặc phản hồi mà bạn cần. Bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm những câu dưới đây .
10. Các mẫu câu dùng để kết thúc một email
Khi kết thúc một email sử dụng trong công việc, bạn không thể chỉ gửi “Bye” hoặc “See you later.” như văn nói thông thường. Hãy sử dụng một trong các mẫu câu dưới đây.
Kết luận
Biết viết email đúng cách sẽ tạo ra sự độc lạ trọn vẹn trong việc nhận hay không nhận được thư phản hồi. Sử dụng những cụm từ tương thích bảo vệ rằng bạn sẽ không xúc phạm hoặc gây ấn tượng không tốt so với người nhận .
Khi viết email doanh nghiệp, bạn cần khám phá thông tin về người nhận của mình để xác lập xem bạn sẽ có thái độ sang chảnh hay thân thiện ? Cuối cùng, hãy cố gắng nỗ lực giữ lời nói và văn phong một cách tôn trọng nhất hoàn toàn có thể để tránh những hiểu nhầm đáng tiếc. Bây giờ, bạn đã hoàn toàn có thể tập sử dụng những mẫu câu trên và từ từ tự tin hơn với việc trao đổi thông tin qua email rồi .
